6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là các hành động đƣợc thiết lập thông qua các chính sách và thủ tục đƣợc ban hành nhằm bảo đảm các chỉ thị của ban quản lý về đối phó rủi ro đối với việc đạt các mục tiêu, đƣợc thực hiện (Đƣờng Nguyễn Hƣng, 2016).
Hoạt động kiểm soát là hoạt động trực tiếp để đối phó với các rủi ro và nó diễn ra trong toàn bộ tổ chức ở mọi cấp độ và mọi hoạt động để đơn vị thực hiện đƣợc ba nhóm mục tiêu:
- Hoạt động kiểm soát các mục tiêu hoạt động - Hoạt động kiểm soát mục tiêu thông tin
- Hoạt động kiểm soát cho các mục tiêu tuân thủ
Phân loại hoạt động kiểm soát
Xét về mục đích, ngƣời ta chia hoạt động kiểm soát thành ba loại:
- Kiểm soát phòng ngừa: Là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và gian lận ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp.
- Kiểm soát phát hiện: Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã thực hiện. Thông thƣờng, ngƣời ta có thể kết hợp giữa kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả của kiểm soát.
- Kiểm soát khắc phục: Mang tính khắc phục hoặc làm giảm các tác động do rủi ro đã phát sinh ra.
Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát
Tổ chức cần phải lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát phù hợp để đối phó các rủi ro đối với việc đạt các mục tiêu đƣợc thực hiện. Thực hiện đƣợc điều này, tổ chức cần bảo đảm dựa trên các yếu tố sau:
-Sự gắn kết với đánh giá rủi ro
-Phù hợp với đặc thù của tổ chức
-Bối cảnh kiểm soát nội bộ hiện tại
-Nguồn lực tổ chức
Các loại hoạt động kiểm soát cơ bản
Xét duyệt và phê chuẩn: nhà quản lý quyết định cho phép một nghiệp vụ đƣợc thực hiện.
-Soát xét nhà quản lý
-Phân chia trách nhiêm hợp lý
-Kiểm soát vật chất
-Phân tích rà soát
Hoạt động kiểm soát đối với hệ thống thông tin
Nhiều hoạt động kiểm soát cần đƣợc thực hiện nhằm đảm bảo tính chính xác, tính đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ diễn ra trong doanh nghiệp. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát nói chung. Các hệ thống thông tin ngày nay đƣợc xử lý phần lớn bằng các chƣơng trình máy tính kết hợp với một số
thủ tục đƣợc xử lý thủ công bằng con ngƣời. Vì vậy, kiểm soát quá trình xử lý thông tin có thể chia ra làm hai loại chính đó là kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
-Kiểm soát chung: Là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ
thống ứng dụng để đảm bảo cho hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định. Cụ thể, kiểm soát chung bao gồm kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, các phần mềm hệ thống, kiểm soát truy cập và kiểm soát các hệ thống ứng dụng.
-Kiểm soát ứng dụng: Là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng hệ
thống cụ thể. Kiểm soát ứng dụng phải đảm bảo dữ liệu đƣợc nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng nhƣ phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chƣa đƣợc sự xét duyệt của nhà quản lý. Cụ thể kiểm soát ứng dụng sẽ tập trung vào kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý và cuối cùng là kiểm soát dữ liệu đầu ra.
Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng có sự liên quan mật thiết và hỗ trợ lẫn nhau. Kiểm soát chung rất cần để đảm bảo cho sự vận hành của kiểm soát ứng dụng. Ngƣợc lại kiểm soát ứng dụng giúp phát hiện vấn đề, đƣa ra các đề xuất để sửa đổi và hoàn thiện hệ thống, từ đó làm cho kiểm soát chung đầy đủ hơn và hữu hiệu hơn.