6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.PHÂN CẤP QUẢN LÝ CƠ SỞ HÌNH THÀNH KẾ TOÁN
NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP
Doanh nghiệp nào sau khi thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động cũng đều tiến hành việc phân chia cơ cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm và quyền hạn cho các cá nhân và bộ phận trong đơn vị, từ đó tạo nên môi trường thuận lợi cho các cá nhân, bộ phận phát huy được hết năng lực, tính sáng tạo và góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Sẽ không có sự tồn tại của hệ thống kế toán trách nhiệm nếu không có sự phân cấp quản lý, do đó hệ thống kế toán trách nhiệm gắn liền với sự phân cấp quản lý trong doanh nghiệp và chỉ hoạt động hiệu quả trong các tổ chức mà sự phân quyền được thực hiện đúng mức và phù hợp với cơ cấu tổ chức, đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Phân cấp quản lý là sự phân chia quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới, quyền ra quyết định được trải rộng trong toàn tổ chức dẫn đến sự phân định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý cho cấp dưới dựa trên cơ sở cấu trúc phân quyền mà nhà quản trị đã lựa chọn. Theo đó, các cấp quản lý khác nhau được quyền ra quyết định liên quan đến phạm vi quyền hạn và chức trách của mình, do đó có sự độc lập tương đối trong công việc của mình. Vì vậy, hoạt động của tổ chức cần gắn liền với quyền hạn, trách nhiệm của tất cả các bộ phận, thành viên.
Tùy theo mức độ phức tạp của tổ chức mà nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện tổ chức phân quyền cho phù hợp. Việc phân cấp quản lý hợp lý giúp cho tài chính của doanh nghiệp được phân phối gắn với nhu cầu và khả năng quản lý, sử dụng vốn ở từng cấp, từng bộ phận khác nhau, dẫn đến sự chủ động trong việc ra quyết định kinh doanh và tăng cường tự chủ, tự chịu trách
nhiệm ở từng cấp, từng bộ phận, giúp nâng cao hiệu suất quản lý ở doanh nghiệp. Đồng thời, nhà quản trị cần phải xây dựng một hệ thống các mục tiêu đảm bảo mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều thực hiện được và có sự tương quan giữa quyền hạn và trách nhiệm giúp cho nhà quản trị vừa có thể kiểm tra, giám sát hoạt động của các bộ phận để đảm bảo tính thống nhất trong toàn doanh nghiệp, vừa phân bổ khối lượng công việc hợp lý để quản lý điều hành và hoạch định các chiếc lược tốt hơn.
Phân quyền cũng là một trong những biện pháp kiểm soát nội bộ tốt khi một người không thể đảm đương nhiều vai trò, vị trí khác nhau của tổ chức. Các cấp quản lý cao được quyền ra quyết định cho các cấp quản lý thấp hơn, mỗi cấp quản lý phải chịu trách nhiệm về phạm vi quyền hạn và trách nhiệm tại bộ phận mình quản lý. Tùy theo qui mô hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp mà mức độ phân chia quyền khác nhau, gồm nhiều cấp độ hay chỉ một cấp, quyền quyết định nhiều hay ít; quy mô hoạt động kinh doanh càng lớn và càng đa dạng thì đòi hỏi tổ chức của doanh nghiệp phải được phân chia thành nhiều tầng lớp và hình thành nên những cấp quản lý khác nhau. Ở mỗi cấp quản lý sẽ được quy trách nhiệm và quyền hạn một cách tương ứng.
Hoạt động phân cấp quản lý được phân chia theo nhiều cách: theo chức năng kinh doanh, theo sản phẩm sản xuất kinh doanh ... và chủ yếu tập trung vào các vấn đề: tình hình đầu tư, huy động vốn, doanh thu và chi phí, giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời, nhanh chóng các thay đổi của môi trường xung quanh. Từ đó xác định nhiệm vụ và quyền hạn ở mỗi cấp rõ ràng, là cơ sở cho việc đánh giá kết quả hoạt động ở từng bộ phận, tìm ra nguyên nhân và hướng khắc phục.
Để sự phân cấp quản lý thực sự đem lại hiệu quả, các cấp quản lý có trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp thì cần
phải có chính sách đãi ngộ đúng đắn, thưởng-phạt phân minh nhằm khuyến khích các nhà quản trị bộ phận và người lao động hoàn thành tốt công việc của mình. Việc khen thưởng hoặc kỷ luật phải được đánh giá trên thành quả của nhân viên, nhà quản lý các cấp và cần được thực hiện theo kế hoạch với các chính sách nhất định, sao cho liên hệ chặt chẽ với hoạt động của bộ phận. Mục tiêu là khuyến khích sự thống nhất giữa doanh nghiệp và nhà quản lý các cấp hoạt động theo cách có lợi nhất cho doanh nghiệp.
Những tác động tích cực và tiêu cực của việc phân cấp quản lý như sau: * Tác động tích cực:
- Việc phân cấp quản lý trải rộng quyết định cho nhiều cấp quản lý. Do đó, các nhà quản lý cấp cao không phải giải quyết tất cả các vấn đề xảy ra cũng như các vấn đề chi tiết hàng ngày mà chỉ tập trung vào các công việc chiến lược, việc lập kế hoạch dài hạn cũng như điều phối các hoạt động chung của tổ chức.
- Phân cấp quản lý giúp các nhà quản lý các cấp có sự độc lập tương đối trong việc điều hành công việc của mình, giúp phát triển kỹ năng, nâng cao kiến thức chuyên môn, tăng khả năng ứng xử ở mỗi tình huống từ đó tăng tốc độ hoạt độ của bộ phận mình quản lý, thúc đẩy kết quả của cả tổ chức cũng như phát huy khả năng quản lý của các nhà quản trị, đem lại sự thăng tiến trong công việc.
- Phân cấp quản lý gắn liền với việc xác định quyền hạn và trách nhiệm ở từng cấp một cách rõ ràng do đó trên cơ sở thành quả của bộ phận và các cá nhân đạt được sẽ giúp xác định kết quả và hiệu quả công việc đạt được từ đó có chế độ khen thưởng thích hợp, khuyến khích sự nỗ lực và tinh thần trách nhiệm ở các nhà quản lý bộ phận và nhân viên, giúp tạo ra môi trường thi đua lành mạnh trong toàn tổ chức. Tạo được sự hài lòng ở các nhà quản lý các cấp, động viên người quản lý hoàn thành công việc của mình.
* Tác động tiêu cực:
- Sự phân cấp tạo nên sự độc lập tương đối ở các bộ phận, do đó có thể gây ra sự không đồng nhất trong quyết định giữa các nhà quản lý bộ phận, tiềm ẩn nguy cơ thiếu nhất quán trong chính sách, tình trạng mất khả năng kiểm soát của cấp trên với cấp dưới, dẫn đến xung đột tính hiệu quả các trung tâm trách nhiệm với nhau và trong toàn tổ chức.
- Việc phân quyền ở mức độ cao, những nhà quản trị trở thành những người điều hành độc lập của các bộ phận, dẫn đến tình trạng trùng lắp chức năng, gây thiệt hại về tài chính cho tổ chức. Đồng thời có thể dẫn đến sự cạnh tranh về thành tích giữa các bộ phận, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức.
Từ những thuận lợi và thách thức nêu trên đòi hỏi nhà quản trị phải có các biện pháp thích hợp để phát huy thuận lợi và hạn chế khó khăn. Để thực hiện tốt việc phân cấp quản lý, cần thiết phải thiết lập một hệ thống các mục tiêu phù hợp với trình độ năng lực của từng bộ phận, từ đó các nhà quản lý bộ phận có thể đạt được sự thống nhất trong việc hướng đến đạt được mục tiêu chung của tổ chức và có động cơ tích cực để đạt được chúng. Đồng thời, mọi