6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2.Hệ thống báo cáo trách nhiệm tại công ty CPTM Dược-Sâm Ngọc
Ngọc Linh
a. Khái quát về hệ thống báo cáo trách nhiệm tại Công ty
Trên cơ sở phân cấp quản lý, các bộ phận tùy thuộc vào phạm vi, quyền hạn và trách nhiệm của mình để quản lý, kiểm soát các thông tin kinh tế, tài chính. Các bộ phận thực hiện kế hoạch do Công ty giao và có nhiệm vụ cung cấp thông tin để lập các báo cáo tổng hợp phục vụ cho việc phân tích, đánh giá toàn bộ hoạt động của Công ty.
Định kỳ hàng tháng, quý, các bộ phận gửi báo cáo thực hiện quy định về Công ty, sau đó Phòng Tài chính – Kế toán có nhiệm vụ tập hợp số liệu để báo cáo với Tổng Giám đốc về tình hình hoạt động của các bộ phận.
b. Hệ thống báo cáo dự toán tại Công ty CPTM Dược – Sâm Ngọc Linh Quảng Nam
Hiện tại, Công ty CPTM Dược – Sâm Ngọc Linh Quảng Nam vẫn chưa có văn bản chính thức nêu rõ các trung tâm trách nhiệm cũng như báo cáo trách nhiệm, mặc dù đơn vị vẫn thực hiện các báo cáo có liên quan đến doanh thu, chi phí, lợi nhuận của Công ty. Việc phác họa các báo cáo này cũng đã phần nào thể hiện vai trò của người đứng đầu một cấp quản lý đối với hoạt động mà mình phụ trách. Theo đó, các bộ phận không thực hiện việc lập báo cáo dự toán cho từng hoạt động riêng của bộ phận đó mà chỉ thực hiện theo kế hoạch sản xuất kinh doanh đã được Tổng Giám đốc phê duyệt, phân bổ và báo cáo kết quả thực hiện được. Phòng Kinh doanh – XNK có trách nhiệm tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Công ty nói chung cũng như các bộ phận nói riêng.
Báo cáo dự toán ở trung tâm doanh thu
Công ty, các chi nhánh tại huyện, thị trên địa bàn tỉnh Quảng Nam, phụ trách doanh số bán ra trong toàn tỉnh và xuất sang thị trường các nước Lào, Campuchia,…; hai chi nhánh lớn tại Đà Nẵng và TP.HCM phụ trách các tỉnh khu vực duyên hải miền Trung – Tây Nguyên và các tỉnh phía Nam. Ngoài ra, mạng lưới bán hàng của Công ty còn có các trung tâm phân phối bán hàng, trung tâm quản lý bán lẻ, nhà thuốc chuyên doanh, nhà thuốc, đại lý bán lẻ được thiết lập rộng khắp trên toàn tỉnh. Mỗi chi nhánh, trung tâm, hiệu thuốc được giao cho một người phụ trách quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về doanh số bán hàng của bộ phận đó. Phòng Kinh doanh – XNK tại Công ty do Trưởng phòng Kinh doanh – XNK chịu trách nhiệm. Phó Giám đốc Kinh doanh – XNK chịu trách nhiệm quản lý, giám sát chung các bộ phận. Doanh thu của Công ty chủ yếu từ hoạt động tiêu thụ các mặt hàng dược phẩm, vật tư y tế, nước uống tinh khiết và các chế phẩm từ cây Sâm Ngọc Linh do Công ty sản xuất. Giá bán của các loại mặt hàng này do Phòng Tài chính – Kế toán tính toán, trình Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt và được áp dụng cho toàn Công ty. Quản lý các chi nhánh, trung tâm, hiệu thuốc phải bán hàng theo đúng mức giá đã niêm yết và không được tự ý điều chỉnh giá bán nếu không có sự chỉ đạo từ cấp Tổng Công ty. Tùy thuộc vào tình hình biến động giá thuốc trong và ngoài nước cũng như giá nguyên vật liệu đầu vào mà giá bán các mặt hàng có thể thay đổi cho phù hợp.
Việc Công ty tổ chức lập dự toán doanh thu hàng năm và có sự đánh giá thực hiện thông qua các Báo cáo thực hiện của từng chi nhánh, trung tâm… bước đầu đã hình thành và thể hiện được kế toán trách nhiệm của trung tâm doanh thu tại Công ty. Cụ thể như sau:
Đầu năm, căn cứ vào kết quả tiêu thụ sản phẩm thực hiện năm trước của Công ty, các hợp đồng đã được ký kết và những khó khăn, thuận lợi dự đoán năm hiện hành, phòng Kế hoạch kinh doanh - XNK có nhiệm vụ tham mưu,
lập dự thảo kế hoạch doanh thu tiêu thụ sản phẩm các mặt hàng sản xuất kinh doanh của toàn Công ty với mức doanh thu được lập năm sau cao hơn 5% so với năm trước và gửi đến các chi nhánh, đơn vị cơ sở. Theo đó, các chi nhánh, đơn vị cơ sở hoặc có văn bản thống nhất kế hoạch được giao hoặc gửi văn bản giải trình lên Ban giám đốc và báo cáo trong cuộc họp định kỳ của Công ty trong trường hợp không thể thực hiện được kế hoạch để được xem xét điều chỉnh giao kế hoạch sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Sau khi xem xét, Tổng Giám đốc ký duyệt và giao kế hoạch bằng văn bản chính thức, đồng thời chịu trách nhiệm về kế hoạch doanh thu này.
Bảng 2.1. Ước thực hiện kết quả kinh doanh năm 2013 và kế hoạch kinh doanh năm 2014 (ĐVT: triệu đồng) Năm 2013 Chỉ tiêu Kế hoạch Th10 tháng ực hiện Thcực hiện ả năm So sánh % TH/KH Kế hoạch 2014 So sánh % KH14 /TH13 I/ Doanh số mua vào 290,000 319,778 338,194 115.5 372,000 109.8
1. Nhập khẩu 147,000 176,520 192,568 131.0 211,800 110.0
2. Mua trong nước 140,000 130,557 142,426 101.7 156,700 110.0
3. Từ sản xuất 3,000 2,700 3,200 106.7 3,500 109.3
II/ Doanh số bán ra & Xuất khác 320,000 260,881 284,698 89.0 326,200 114.6
1. Bán ủy thác (Xuất ủy thác) 150,000 79,560 86,792 57.9 95,500 110.0
- Doanh số bán ra (ko kể uỷ thác) 170,000 181,321 197,906 116.4 230,700 116.6
2. Phí ủy thác 3,000 1,346 1,469 49.0 1,600 108.9
3. Nhập khẩu bán ra 3,800 5,596 6,105 160.7 6,700 109.7
4. Phòng nhập khẩu bán CN HCM 14,000 16,459 17,956 128.5 19,800 110.3 4. Phòng kinh doanh bán ra không kể
CN, TT 70,000 71,624 78,136 111.6 85,900 109.9
5. Hàng Sản xuất & Trạm DL TL 6,000 2,862 3,122 52.0 6,000 192.2
6. VTYT Trung gian 1,000 304 332 33.2 350 105,42
Năm 2013 Chỉ tiêu Kế hoạch Th10 tháng ực hiện Thcảự nc hiăm ện So sánh % TH/KH Kế hoạch 2014 So sánh % KH14 /TH13 7. CN TP Hồ Chí Minh bán ra 16,000 19,052 20,784 129.9 22,900 110.2
8. Trung Tâm phân phối 19,600 18,581 20,270 103.4 22,300 110.0
- Bán MDV &Đại lý 12,600 10,310 11,248 89.3 12,400 110.2 - Bán khác + TT Tiếp thị 7,000 8,270 9,021 128.9 9,900 109.7 9. Các cửa hàng đông dược 2,600 886 966 37.2 1,100 113.8 10. Cửa hàng Vật tư y tế 3,000 840 917 30.6 3,000 327.1 11. Các cửa hàng ch/doanh SP 10,200 13,957 15,226 149.3 24,600 161.6 Quầy SP Phú yên ( 1 ) 1,800 1,994 2,176 120.9 2,400 110.3 Quầy SP NDP 2/9 ( 2 ) 1,150 783 855 74.4 1,200 140.3 Quầy SP Trường thọ ( 3 ) 1,250 645 704 56.4 1,200 170.3 Quầy SP Tenamyd 4 ) 1,200 1,118 1,220 101.7 1,300 106.5 Q.Mỹ phẩm SPA,TPCN (Sâm) ( 5 ) 1,200 1,274 1,390 115.8 1,500 107.9 Quầy SP Traphaco (6 ) 4,000 4,992 5,446 136.2 6,000 110.2 Quầy SP Hà tĩnh (7 ) 800 581 634 79.3 1,000 157.6 Quầy QUASAPHARCO ( 8 ) 2,000 2,130 2,323 116.2 5,200 223.8 Quầy SP Euvipharm ( 9 ) 200 215 235 117.5 2,400 1,020.4 download by : skknchat@gmail.com
Năm 2013 Chỉ tiêu Kế hoạch Th10 tháng ực hiện Thcảự nc hiăm ện So sánh % TH/KH Kế hoạch 2014 So sánh % KH14 /TH13 Quầy SP Khương Duy (10) 200 219 239 119.5 2,400 1,000.7 12. Các Chi Nhánh Huyện-Thị 34,800 29,808 32,619 93.7 36,800 112.8 - CN Núi thành 6,800 5,821 6,350 93.4 7,000 110.2 - CN Thăng Bình 4,650 5,077 5,539 119.1 6,200 111.9 - CN Duy Xuyên 4,450 3,988 4,351 97.8 5,000 114.9 - CN Điện Bàn 3,500 2,507 2,735 78.1 3,000 109.7 - CN Đại Lộc 6,800 5,828 6,358 93.5 7,000 110.1 - CN Hội An 6,600 5,470 5,968 90.4 6,600 110.6 13. CN TP Đà Nẵng bán ra 2,000 1,113 1,316 65.8 2,000 151.9
(Nguồn: Công ty CPTM Dược – Sâm Ngọc Linh Quảng Nam)
Giá bán của các sản phẩm trong kế hoạch được xây dựng bằng giá bán cho các đại lý, bộ phận cơ sở căn cứ trên việc tỷ lệ doanh thu cúa các đại lý, bộ phận cơ sở chiếm hơn 70% tổng doanh thu toàn Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Doanh thu được phân bổ cho các bộ phận bán hàng, chi nhánh, trung tâm căn cứ trên các báo cáo đã gửi về Phòng kinh doanh – XNK năm trước, kết quả bán hàng và tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu đề ra. Từ đó, Công ty giao khoán mức doanh thu cần đạt được cụ thể cho từng bộ phận. Lấy minh họa ở chi nhánh Núi Thành như sau:
Bảng 2.2. Kế hoạch kinh doanh tại chi nhánh Núi Thành năm 2014
ĐVT: triệu đồng) STT Chỉ tiêu hiệThn nựăc m 2013 Kế hoạch năm 2014 Ghi chú
A I. Doanh số mua vào 8,330 8,740
1 Mua của Công ty CPTM Dược – Sâm Ngọc Linh
6,430
6,650
a Mua tại kho Công ty 2,850 3,000 b Mua tại các cửa hàng liên doanh 1,880 1,900 c Mua tại các chi nhánh của Công ty 1,700 1,750
2 Mua liên kết các đơn vị 970 1,090
3 Hàng mua Đông dược 930 1,000
B II. Doanh số bán ra 6,700 7,000 a Doanh số bán sĩ 960 1,000 b Doanh số bán cơ sở y tế 800 870 1 Bán bệnh viện đa khoa TW 640 690 2 Bán phòng y tế Núi Thành 90 100 3 Bán bệnh xá và trạm y tế 70 80 c Doanh số bán lẻ 4,940 5,130 4 Bán các MDV 2,310 2,410 5 Bán các đại lý 2,250 2,300 6 Bán các cơ quan đơn vị 80 100 7 Bán khác 300 320
Để có cơ sở đánh giá trách nhiệm quản lý tại các trung tâm, Ban Giám đốc có chế độ thưởng-phạt khi các cơ sở, bộ phận đạt hay không đạt doanh số. Cụ thể hằng tháng, công ty đều ban hành Thông báo về mức thưởng- phạt đến các cửa hàng, trung tâm phân phối, chi nhánh,… theo từng nhóm sản phẩm, mức thưởng dao động từ 0,3-1% căn cứ trên tổng doanh số mà các đơn vị đạt được từ 300.000.000-1.000.000.000 đồng và đồng thời bị phạt từ 3%-10% trên tổng quỹ lương nếu không hoàn thành kế hoạch đã giao. Mức phạt này được tính căn cứ trên chênh lệch giữa doanh số đã giao và doanh số hoàn thành.
Đồng thời, tại Công ty cũng xây dựng quy chế bán hàng, tổ chức hoạt động kinh doanh tại các chi nhánh huyện trực thuộc Công ty nhằm tăng cường công tác quản lý, sử dụng tài chính và bảo đảm sử dụng các nguồn lực có hiệu quả, cụ thể bao gồm các nội dung sau:
- Các Chi nhánh xuất hàng cho Quầy, Đại lý trực thuộc theo giá bán lẻ, nhưng phải công khai giá bán buôn và không áp đặt doanh số đối với quầy, đại lý trực thuộc.
- Mậu dịch viên phải ký cam kết về việc tự nguyện thực hiện các nghĩa vụ như: Thuế môn bài, Thuế giá trị gia tăng, bảo hiểm bắt buộc, lương, kinh phí công đoàn… nếu chênh lệch giá bán buôn, bán lẻ do mậu dịch thực hiện không đủ nộp các khoảng nêu trên.
- Hàng do khai thác ngoài danh mục của Công ty thì Chi nhánh tự xây dựng gia bán đảm bảo lợi nhuận còn lại sau khi trừ đi chi phí phải đạt lớn hơn hoặc bằng 1.5%.
- Chi nhánh tự tham gia đấu thầu hoặc nhận ủy quyền bán thầu phải tự cân đối chi phí, hiệu quả và lãi còn lại lớn hơn hoặc bằng 1.5% doanh số bán thầu.
mại và điều kiện thanh toán chậm,… cũng được quy định chi tiết, cụ thể đến từng đối tượng khách hàng.
Báo cáo dự toán ở trung tâm chi phí
Chi phí phát sinh của Công ty chủ yếu nằm ở khâu sản xuất và tiêu thụ. Do đó việc kiểm soát chi phí tại phân xưởng sản xuất luôn được Ban Giám đốc Công ty chú trọng. Hiện nay, phân xưởng sản xuất của Công ty gồm 2 tổ sản xuất: tổ sản xuất dược và các chế phẩm từ cây sâm Ngọc Linh và tổ sản xuất nước uống tinh khiết. Mỗi tổ sản xuất được giao cho một tổ trưởng chịu trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động và kiểm soát các chi phí phát sinh của tổ mình sao cho đảm bảo được kế hoạch sản xuất và không vượt quá định mức chi phí được quy định. Quản đốc phân xưởng có trách nhiệm điều hành, giám sát chung toàn bộ hoạt động của phân xưởng với mục tiêu tối thiểu hóa chi phí nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Công ty về chi phí sản xuất phát sinh tại phân xưởng. Phòng Nghiên cứu và sản xuất, đứng đầu là Trưởng phòng, có trách nhiệm xây dựng định mức chi phí sản xuất của từng loại sản phẩm và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Công ty để trình Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt. Đối với chi phí phát sinh tại các phòng, ban và các trung tâm, chi nhánh trực thuộc… bao gồm: lương, văn phòng phẩm, chi phí bảo hiểm, tiếp khách,… sẽ được hạch toán theo thực tế phát sinh, Công ty chưa thực hiện khoán chi ở các bộ phận này.
Việc Công ty tổ chức lập dự toán sản xuất và chi phí hàng năm và có sự đánh giá thực hiện thông qua các Báo cáo tiêu thụ đã hình thành và thể hiện được kế toán trách nhiệm của trung tâm chi phí tại Công ty.
Tại phân xưởng sản xuất, căn cứ trên kết quả kinh doanh, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch năm trước cũng như dự toán kế hoạch tiêu thụ sản phẩm năm kế tiếp, cuối quý IV hoặc đầu Quý I năm sau, Phòng Nghiên cứu và sản xuất
xây dựng dự toán kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm và chi tiết cho từng hạng mục và từng loại sản phẩm. Đây là nội dung cơ bản trong công tác lập kế hoạch tại Công ty, giúp định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Thông tin trên dự toán kế hoạch sản xuất hàng năm là cơ sở để kiểm soát chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, đồng thời là căn cứ để đánh giá trách nhiệm quản lý của Ban Tổng Giám đốc mà người đứng đầu là Tổng Giám đốc Công ty trước HĐQT khi so sánh dự toán được lập với kết quả thực tế đạt được.
Bảng 2.3. Dự toán sản xuất kinh doanh tại PXSX Quý I/2014
Thực hiện Quý IV/2013 Kế hoạch Quý I/2014 STT Tên sản phẩm ĐVT Đơbán n giá
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền I Nhóm sản phẩm dược 3,271,868,000 3,513,500,000 1 OXY GIÀ 3% LỌ 30ML Lọ 909 12,200 11,089,800 15,000 13,635,000 2 OXY GIÀ 3% LỌ 60ML Lọ 1,200 19,500 23,400,000 20,000 24,000,000 3 CỒN 70 – LỌ 30ML Lọ 1,273 12,200 15,530,600 14,550 18,522,150 4 CỒN 70 – LỌ 60ML Lọ 1,750 10,700 18,725,000 14,000 24,500,000 5 CỒN 90 LỌ 60ML Lọ 1,920 15,600 29,952,000 15,600 29,952,000 6 NATRI CLORID 0.9% Lọ 1,276 8,000 10,208,000 10,000 12,760,000
7 MANNITOL 20% (T/20 Chai/500ml) Chai 27,360 7,600 207,936,000 8,200 224,352,000 8 CLORAMPHENICOL 0,4% 5ML T/480 Lọ 2,396 6,200 14,855,200 7,830 18,760,680 9 COLDI -B LỌ/15ML Lọ 12,190 6,400 78,016,000 15,390 187,604,100 10 DẦU GIÓ KIM L/6ml Lọ 8,317 11,000 91,487,000 10,800 89,823,600 13 VASELIN 10g Tube 6,451 9,000 58,059,000 9,100 58,704,100 14 BÔNG 10G Gói 1,620 13,100 21,222,000 16,800 27,216,000 15 … … … … … … … II Nhóm sản phẩm sâm 2,780,480,600 3,229,829,630 download by : skknchat@gmail.com
Thực hiện Quý IV/2013 Kế hoạch Quý I/2014 STT Tên sản phẩm ĐVT Đơbán n giá
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1 Rượu Sâm Ngọc Linh Chai 145,450 7,000 857,150,000 9,000 1,309,050,000 2 Rượu Diệp Linh Sâm Chai 118,176 6,500 768,144,000 9,000 1,063,584,000 3 Linh Nước bổ dưỡng Sâm Ngọc Lon 18,545 12,100 224,394,500 18,000 333,810,000 4 Sâm Ngọc Linh mật ong Chai 85,152 4,700 400,214,400 7,000 596,064,000 5 NGiang ước bổ dưỡng Sâm Tây Lon 18,360 9,770 179,377,200 15,500 284,580,000 6 Trà túi lọc Sâm Ngọc Linh Hộp 9,239 8,150 75,297,850 20,000 184,780,000
7 …. … … … … … …
III Nhóm u sản phẩm nước
ống tinh khiết 105,066,095 209,380,500
1 N21 lít ước uống tinh khiết bình Bình 8,150 8,000 41,616,000 9,000 73,350,000