6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.3.2.Trung tâm chi phí
Từ các báo cáo dự toán và thực hiện hiện nay tại Công ty, có thể nhận thấy rằng mặc dù Công ty lập dự toán chi phí với giả định số lượng sản xuất căn cứ trên nhiều yếu tố khác nhau, tuy nhiên các báo cáo chi phí đều có sự điều chỉnh khi số lượng sản xuất thực tế thay đổi. Điều này cho thấy một phần tính linh hoạt trong công tác lập báo cáo tại Công ty, giúp nhà quản trị kịp thời đưa ra các quyết định phù hợp trong các tình huống khác nhau và chủ động trong việc xây dựng kế hoạch giá thành của sản phẩm, giúp nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm so với các công ty đối thủ. Tuy nhiên, bên cạnh đó việc lập các báo cáo trách nhiệm tại trung tâm này vẫn chưa giúp nhà quản trị đánh giá và kiểm soát được chi phí phát sinh sao cho đạt được hiệu quả tối ưu trong quản lý chi phí. Cụ thể là chưa xác định được đâu là trung tâm chi phí định mức, đâu là trung tâm chi phí linh hoạt cũng chưa phân loại được chi phí theo cách ứng xử chi phí. Do đó, để ứng dụng và thực thi quy trình công việc kế toán trách nhiệm, cần xác lập được hệ thống phân loại chi phí sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý và kiểm soát theo từng cấp bậc quản lý. Cụ thể chia làm như sau:
- Phân loại chi phí thành các trung tâm chi phí định mức và linh hoạt nhằm phân bổ nguồn lực và thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn, giúp cung cấp thông tin ở nhiều bộ phận khác nhau, từ đó người quản lý có thể kiểm soát và chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh ở trung tâm mình quản lý.
+ Trung tâm chi phí định mức: bao gồm phân xưởng sản xuất, mục tiêu là tăng cường tính tự chịu trách nhiệm về chi phí, kiểm soát toàn bộ chi phí phát sinh, tối đa hóa sản lượng sản phẩm sản xuất. Trong đó, đối với chi phí NVLTT cần kiểm soát nguyên vật liệu cả khâu mua và khâu sản xuất, tức là kiểm soát giá mua và khối lượng nguyên vật liệu đưa vào trong sản xuất. Đối với chi phí nhân công trực tiếp, cần thực hiện kiểm soát và theo dõi chi phí về lao động, cụ thể như: kiểm soát việc thực hiện bảng chấm công, chất lượng công việc của mỗi cán bộ, nhân viên; ghi chép khối lượng công việc cụ thẻ và thực hiện kiểm tra, đánh giá chất lượng công việc đạt được; điều chỉnh nhân công trực tiếp cho phù hợp với từng công việc, góp phần quản lý chi phí tiền lương có hiệu quả. Tất cả các khoản mục về chi phí đều do Quản đốc phân xưởng kiểm soát và chịu trách nhiệm thực hiện. Riêng đối với giá mua chi phí NVL đầu vào sẽ do phòng Nghiên cứu – Sản xuất thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp chứ không thuộc quyền kiểm soát của Quản đốc phân xưởng.
+ Trung tâm chi phí linh hoạt: bao gồm các phòng, ban chức năng. Nhà quản lý của trung tâm này cần phải kiểm soát các chi phí phát sinh, theo dõi tình hình sử dụng lao động cũng như các nguồn lực vật chất khác của trung tâm này. Đây là trách nhiệm của trưởng bộ phận, phòng ban liên quan.
Căn cứ trên kết quả thực hiện của trung tâm này, Ban Giám đốc Công ty có thể đánh giá kết quả hoạt động về mặt tài chính và phi tài chính ở mỗi trung tâm, trách nhiệm quản lý của Quản đốc phân xưởng cũng như Trưởng các phòng, ban.
- Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí: Mục đích của việc phân tích này sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát chi phí tốt hơn theo cách ứng xử của nó, nhà quản trị có thể biết được chi phí nào là cố định, không phụ thuộc vào khối lượng sản phẩm sản xuất và chi phí nào là biến đổi tỷ lệ thuận với mức độ thực hiện. Việc phân loại chi phí theo cách ứng xử giúp nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, kiểm soát chi phí và ra các quyết định kinh doanh, tạo điều kiện xây dựng dự toán chi phí linh hoạt ở Công ty.
Cụ thể, chi phí được chia thành định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp. Tùy thuộc vào khối lượng sản xuất, tiêu thụ sản phẩm và nhiều yếu tố khác nhau mà chi phí đó biến đổi hay cố định. Có thể phân loại chi phí sản xuất tại doanh nghiệp theo cách ứng xử chi phí như sau:
Phân xưởng sản xuất
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí NVLTT của Công ty bao gồm các chi phí về nguyên liệu, dược liệu cần thiết cho sản xuất cho chiếm 75% trong giá thành sản phẩm. Các chi phí này biến đổi tỷ lệ thuận với chi phí sản xuất, do đó mang tính chất là biến phí. Căn cứ trên kế hoạch sản xuất trong năm (được lập căn cứ trên mức tăng giảm % của kế hoạch doanh thu), các hợp đồng được ký kết tại Phòng Kinh doanh – XNK, đơn giá nguyên vật liệu đầu vào và định mức vật liệu tiêu hao được quy định để xây dựng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đưa vào sản xuất và chuyển sang Phòng Nghiên cứu – Sản xuất để lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu trong kỳ. Trong đó, nguyên vật liệu sản xuất dược và nước uống tinh khiết tính giá theo hợp đồng đã ký kết trước đó, nguyên vật liệu sản xuất sâm được thực hiện theo đơn giá đã cam kết và tăng 2% so với năm trước nhằm đảm bảo chênh lệch giữa giá thu mua với giá thị trương không nhiều.
-Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí về tiền lương của các nhân viên trực tiếp sản xuất. Chi phí này bao gồm những khoản lương, phụ cấp doanh
nghiệp trả cho nhân viên lao động và được trả theo hệ số lương theo quy định hiện nay của Nhà nước. Vì vậy, đây là định phí. Do Công ty thực hiện chi trả lương theo hệ số lương chứ không phải theo sản lượng sản xuất hoàn thành dẫn đến dự toán chi phí nhân công trực tiếp hiện nay của Công ty không được xây dựng trên định mức chi phí NCTT cho mỗi sản phẩm, do đó, số liệu dự toán không được chính xác và tương xứng với số lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch, không nâng cao được năng suất của người lao động cũng như ý thức về tiết kiệm chi phí sản xuất. Do đó, Công ty cần phải xây dựng Bảng định mức chi phí nhân công trực tiếp cho mỗi sản phẩm, có thể theo số giờ hao phí lao động đối với mỗi sản phẩm. Cụ thể, căn cứ trên cơ sở tổng quỹ tiền lương và tổng giờ công lao động cần thiết để sản xuất tất cả các sản phẩm, xác định đơn giá nhân công trong một giờ như sau:
Tổng quỹ tiền lương Đơn giá nhân
công trong 1 giờ = Tổng giờ công lao động Xác định số giờ công cần thiết để sản xuất một sản phẩm: Số giờ công cần thiết
để sản xuất 1 sản phẩm =
Số lượng sản
phẩm x
Hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm đó Trong đó, hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm do bộ phận kỹ thuật của Công ty xây dựng trên cơ sở thống kê, đo lường thực tế.
Xác định chi phí nhân công trực tiếp để sản xuất một sản phẩm như sau: Chi phí nhân công
trực tiếp để sản xuất một sản phẩm = Đơn giá nhân công trong 1 giờ
x Số giờ công cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm đó Đồng thời, phải theo dõi về số giờ công lao động để từ đó đánh giá được năng suất lao động của cán bộ, nhân viên và có sự điều chỉnh hợp lý về đơn giá, giúp đơn vị linh hoạt hơn trong công tác xây dựng dự toán.
-Biến phí sản xuất chung là các chi phí biến đổi, tỷ lệ thuận với khối lượng sản phẩm sản xuất và được tính tăng giảm căn cứ với mức tăng giảm của kế hoạch doanh thu. Biến phí sản xuất chung bao gồm các chi phí điện, nước, chi phí thuê kho, bãi, vận chuyển hàng đi bán, …phát sinh tại phân xưởng và được lắp đặt thiết bị riêng để theo dõi.
-Định phí sản xuất là các chi phí cố định, không chịu ảnh hưởng bởi kết quả sản xuất. Do đây là khoản chi phí ít thay đổi nên có thể căn cứ vào số phát sinh thực tế kỳ trước để làm số liệu tính toán cho kỳ kế hoạch. Từ đó nhà quản trị có thể kiểm soát được những chi phí trong năm tới mà không phải phụ thuộc vào dự toán sản xuất. Có thể chia định phí sản xuất ra làm hai loại: định phí kiểm soát được và định phí không kiểm soát được.
+ Định phí kiểm soát được: chi phí tiền lương định mức phải trả cho nhân viên theo hệ số lương được quy định, đây là các khoản chi phí đã có trong hợp đồng lao động. Chi phí này do kế toán phân xưởng theo dõi và lập bảng chấm công để tính toán, Giám đốc phân xưởng phê duyệt chi lương sau khi kiểm tra và báo về phòng Tài chính – Kế toán để nhập số liệu.
+ Định phí không kiểm soát được: khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ, đồ dùng cho quá trình sản xuất. Các chi phí này do Phòng Tài chính – Kế toán kiểm soát.
Các phòng, ban chức năng: chi phí phát sinh tại các phòng, ban hầu hết là định phí. Công ty chưa cây dựng định mức chi cụ thể mà chỉ thực hiện khoán chi đối với các phòng và căn cứ trên chi phí phát sinh ở kỳ trước để lập dự toán cho kỳ này và kiểm soát chi phí khi so với phát sinh ở kỳ trước. Việc phân chia chi phí tại trung tâm này thành chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được giúp phân tích được chi phí và kịp thời đưa ra các quyết định xử lý khi xem xét đến trách nhiệm của từng bộ phận, từ đó tìm ra nguyên nhân và có các biện pháp giải quyết thích hợp. Do đó, có thể lập dự
toán chi phí tại các phòng ban chức năng bằng cách khoán chi theo tỷ lệ doanh thu đạt được trong kỳ.
- Chi phí kiểm soát được gồm tiền lương và các khoản thanh toán khác cho cá nhân như chi công tác phí, các khoản trích theo lương, trợ cấp công việc... Đối với tiền lương, căn cứ vào hệ số lương đã được quy định để tính ra tiền lương của 1 nhân viên. Các chi phí khác như: chi phí dự phòng, chi phí bằng tiền (tiếp khách, hội họp, hội nghị, khánh tiết,..) biến động theo mức tăng giảm doanh thu kế hoạch của Công ty trong kỳ.
- Chi phí không kiểm soát được như chi phí khấu hao TSCĐ,CCDC,.. thì sẽ tăng hoặc giảm tùy thuộc vào biến động về TSCĐ, CCDC trong năm của Công ty. Các chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (thuế nhà đất, thuế đất,...) thay đổi tùy thuộc vào mức độ hoạt động của phòng, ban đó trong kỳ.
Việc phân loại các chi phí theo cách ứng xử tạo điều kiện cho Công ty lập dự toán linh hoạt, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời trong các tình huống biến động khác nhau và chủ động, linh hoạt trong việc định giá sản phẩm. Ngoài ra, dự toán chi phí sản xuất hiện nay ở Công ty được lập theo từng tháng nhằm đáp ứng thông tin cho nhà quản lý để đưa ra các quyết định phù hợp với diễn biến của thị trường khi có sự thay đổi về quy mô sản xuất, tức là bất kỳ một sự thay đổi các yếu tố nào khác cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí trên đơn vị sản phẩm, do đó việc phân loại chi phí theo cách ứng xử sẽ giúp đáp ứng được cả yêu cầu thông tin của nhà quản trị lẫn kiểm soát mục tiêu về chi phí.
Từ các báo cáo dự toán đã được lập, cuối kỳ, trung tâm chi phí phải đưa ra các báo cáo về việc thực hiện chi phí, trong đó xác định mức chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế và các chi phí dự toán được lập. Trên cơ sở đó, người quản lý tiến hành phân tích và xác định các nguyên nhân gây ra biến động chi phí cũng như đề xuất các biện pháp thực hiện trong kỳ sau. Các báo cáo thực
hiện được lập như: báo cáo phân tích biến động chi phí sản xuất tại Công ty và các chi nhánh trực thuộc, dựa vào các bảng phân tích trên, nhà quản lý có thể đưa ra các phân tích chi tiết cho từng sản phẩm và tìm hiểu các nguyên nhân gây nên tăng giảm chi phí. Cũng thông qua các báo cáo về chi phí này, nhà quản lý có thể đánh giá được mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất cũng như thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chi phí để đem lại hiệu quả cao hơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để đánh giá trung tâm chi phí dựa trên các báo cáo chi phí kế hoạch và thực hiện, so sánh giữa dự toán và thực hiện để xác định mức độ thực hiện kế hoạch về sản lượng và chi phí theo các chỉ tiêu:
Chênh lệch số lượng sản phẩm sản xuất = Số lượng SPSX thực tế - Số lượng SPSX dự toán
Chỉ tiêu này cho thấy trung tâm có hoàn thành nhiệm vụ được giao về sản lượng sản xuất hay không, có đảm bảo được thời hạn sản xuất và tiêu chuẩn kỹ thuật cũng như chất lượng hay không.
Chênh lệch chi phí SX = Chi phí SX thực tế - Chi phí SX dự toán
Chỉ tiêu này cho thấy chi phí thực tế phát sinh có vượt quá định mức tiêu chuẩn hay không. Riêng đối với chi phí NVLTT, còn cần phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng khác như:
Biến động nhân
tố về lượng = (Lượng thực tế - Lượng định mức) x Giá định mức
Biến động
nhân tố về giá = (Giá thực tế - Giá định mức) x Lượng thực tế
Dựa vào hai chỉ tiêu này, nhà quản trị có thể biết được nguyên nhân của các biến động và là cơ sở để gắn trách nhiệm đối với từng bộ phận sử dụng trong phân xưởng sản xuất: nếu biến động về lượng NVL thì thuộc trách nhiệm của bộ phận sản xuất, nếu biến động về giá cả đầu vào thì thuộc về
trách nhiệm của bộ phận cung ứng vật tư, từ đó quy trách nhiệm đối với các cá nhân cụ thể có liên quan trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời để kiểm soát chi phí, giúp giảm và tiết kiệm được chi phí.
Từ đó xây dựng báo cáo thành quả của phân xưởng trên cơ sở biến động giữa chi phí sản xuất theo dự toán và theo thực tế nhằm đánh giá trách nhiệm hạ giá thành sản phẩm có được thực hiện tốt hay không.
Bảng 3.5. Báo cáo đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí Quý 1/2014 ĐVT: đồng Chênh lệch Chỉ tiêu Dự toán Thực hiện Tuyệt đối % I. Tại Phân xưởng sản xuất 2,205,002,586 2,308,394,222 103,391,636 4.69 1. Biến phí sản xuất 1,994,617,690 2,078,152,787 83,535,097 4.19 a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1,280,507,508 1,291,838,997 11,331,489 0.88 b. Chi phí nhân công trực tiếp 457,098,197 521,485,517 64,387,320 14.09 c. Biến phí sản xuất chung 257,011,985 264,828,273 7,816,288 3.04
- Chi phí CC,DC 154,364,854 150,967,948 -3,396,906 -2.20
- Chi phí mua ngoài (điện, nước, điện
thoại) 102,647,131 110,463,419 7,816,288 7.61
2. Định phí sản xuất 210,384,896 230,241,435 19,856,539 9.44
a. Định phí kiểm soát được 117,743,414 125,239,475 7,496,061 6.37 - Chi phí nhân viên quản lý 85,508,644 87,023,011 1,514,367 1.77 - Các khoản thanh toán cho cá nhân
(công tác phí,...) 32,234,770 38,216,464 5,981,694 18.56
b. Định phí không kiểm soát được 92,641,482 105,001,960 12,360,478 13.34 - Chi phí khấu hao TSCĐ 77,818,614 70,181,220 -7,637,394 -9.81 - Các khoản đóng góp theo lương (bảo
hiểm,...) 34,822,868 34,820,740 19,997,872 -0.006
II. Tại các phòng, ban chức năng 5,930,408,237 6,388,900,000 458,491,763 7.73
a. Định phí kiểm soát được 2,759,181,786 3,011,400,000 252,218,214 9.14 b. Định phí không kiểm soát được 3,171,226,451 3,377,500,000 206,273,549 6.50
Có thể nhận thấy rằng, sau khi thực hiện phân chia và sắp xếp lại các