6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.1.Các trung tâm trách nhiệm tại doanh nghiệp
a. Khái niệm và bản chất
Khái niệm
Hệ thống kế toán trách nhiệm được xây dựng trên cơ sở xác định trách nhiệm của mỗi đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Mỗi đơn vị hoặc bộ phận của tổ chức có một nhà quản lý chịu trách nhiệm về những kết quả tài chính cụ thể của đơn vị hoặc bộ phận. Một đơn vị hoặc bộ phận như vậy gọi là một trung tâm trách nhiệm. Kết quả của mỗi trung tâm trách nhiệm được gắn trực tiếp với một nhà quản lý cụ thể để xác định rõ trách nhiệm của các trung tâm đó trong việc tạo ra kết quả và hiệu quả kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp. Nhà quản lý này là người chịu trách nhiệm điều hành trung tâm trong phạm vi quyền hạn được giao và chịu trách nhiệm toàn bộ về kết quả đạt được của trung tâm.
Một doanh nghiệp là tập hợp của nhiều trung tâm trách nhiệm, phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, phạm vi hoạt động, ngành nghề sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà các trung tâm trách nhiệm được phân chia sao cho phù hợp. Theo đó, các trung tâm trách nhiệm sẽ tạo thành một hệ thống cấp bậc: ở cấp thấp nhất của tổ chức là các trung tâm trách nhiệm cho từng bộ phận, từng khu vực, mỗi công việc hay một nhóm nhỏ các công việc như cấp phân xưởng sản xuất, cửa hàng… Nhà quản lý ở cấp này là các quản đốc phân xưởng, cửa hàng trưởng… Ở cấp cao hơn là các bộ phận hoặc các thành phần bao gồm nhiều đơn vị nhỏ hơn như khu vực kinh doanh theo vùng, miền hay các nhà máy phân bố ở các tỉnh… Khi xét theo quan điểm của
nhà lãnh đạo cấp cao thì cả công ty là một trung tâm trách nhiệm, nhà quản lý cấp cao nhất chính là nhà quản trị trách nhiệm của trung tâm này.
Bản chất
Mỗi trung tâm trách nhiệm có bản chất như một hệ thống được xác định để xử lý một công việc cụ thể mà ở đó, đầu vào là các giá trị vật chất như nguyên vật liệu, số giờ công các loại lao động và các loại dịch vụ khác kèm theo vốn hoạt động; đầu ra là các loại hàng hóa nếu là sản phẩm hữu hình, là dịch vụ nếu là sản phẩm vô hình. Hàng hóa và dịch vụ được tạo ra bởi trung tâm trách nhiệm này có thể là đầu vào của một trung tâm khác trong cùng tổ chức và cũng có thể được bán ra bên ngoài.
Có 2 tiêu chí để đo lường mức độ hoàn thành một trung tâm trách nhiệm, đó là hiệu quả và hiệu năng.
Hiệu quả: là tỷ lệ giữa đầu ra so với đầu vào của một trung tâm trách nhiệm. Đó chính là tỷ lệ giữa kết quả thực tế đạt được với nguồn lực thực tế mà trung tâm đã sử dụng để tạo ra kết quả đó.
Hiệu năng: là mối quan hệ giữa đầu ra của một trung tâm trách nhiệm với mục tiêu của trung tâm đó. Nói cách khác, đây chính là mức độ hoàn thành mục tiêu của trung tâm trách nhiệm.
Để xác định được hiệu quả và hiệu năng của trung tâm trách nhiệm, cần phải lượng hóa được các giá trị đầu vào và đầu ra, từ đó xác định được các chỉ tiêu để đánh giá kết quả hoạt động của trung tâm cũng như xác định được trách nhiệm của các nhà quản lý ở từng trung tâm trong việc điều hành và thực hiện mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.
b. Phân loại
Các trung tâm trách nhiệm được hình thành dựa trên đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý và mục tiêu của nhà quản trị, gắn liền với từng cấp quản trị trong tổ chức. Nhà quản trị các cấp có trách nhiệm và quyền kiểm soát đối với từng
đối tượng cụ thể ở mỗi loại trung tâm. Căn cứ trên nguồn lực, trách nhiệm, quyền hạn mà nhà quản lý được giao cũng như trách nhiệm chính ở mỗi bộ phận trong đơn vị để xác định bộ phận đó là trung tâm gì. Thông thường có 4 trung tâm trách nhiệm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư.
- Trung tâm chi phí:
Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chỉ chịu trách nhiệm hoặc chỉ có quyền kiểm soát đối với chi phí phát sinh ở trung tâm, không có quyền hạn đối với việc tiêu thụ và đầu tư vốn. Trung tâm chi phí chịu trách nhiệm về các khoản chi phí đầu vào của doanh nghiệp thường được xác định theo các bộ phận chức năng như phân xưởng sản xuất, tổ đội sản xuất, … Trách nhiệm chính của trung tâm chi phí là kiểm soát và báo cáo về chi phí. Trung tâm chi phí thường gắn liền với cấp quản lý mang tính chất tác nghiệp, trực tiếp tạo ra sản phẩm dịch vụ.
Trung tâm chi phí là một loại trung tâm trách nhiệm thể hiện phạm vi cơ bản của hệ thống xác định chi phí, là điểm xuất phát của các hoạt động như:
- Lập dự toán chi phí;
- Phân loại chi phí thực tế phát sinh;
- Phân tích, so sánh chi phí thực tế với định mức chi phí tiêu chuẩn trên cả số tương đối và tuyệt đối.
Trung tâm chi phí được chia thành hai dạng:
Trung tâm chi phí tiêu chuẩn: là trung tâm chi phí mà các yếu tố chi phí và các mức hao phí về nguồn lực sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm, dịch vụ đều được xây dựng định mức cụ thể. Nhà quản trị trung tâm chi phí định mức có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh, để vẫn đảm bảo kế hoạch sản xuất cũng như đảm bảo kế hoạch chi phí cho từng đơn vị sản phẩm, dịch vụ và tính cho toàn bộ. Đối với trung tâm này thì hiệu suất được
đo lường bởi mối liên hệ giữa đầu vào và đầu ra, còn tính hiệu năng được đo lường bằng mức độ trung tâm đạt được sản lượng mong muốn tại những mức độ về chất lượng và thời gian đã định. Do đó nhà quản trị có thể kiểm soát được chi phí thông qua việc so sánh giữa chi phí định mức với chi phí thực tế nhưng không chịu trách nhiệm về những biến động gây ra bởi các mức độ hoạt động cao hơn định mức của trung tâm mà chỉ chịu trách nhiệm về tính hiệu quả trong phạm vi hoạt động của trung tâm.
Trung tâm chi phí dự toán: là trung tâm chí phí mà các yếu tố được dự toán và đánh giá căn cứ trên nhiệm vụ được giao tính chung, không thể xác định cho từng đơn vị sản phẩm hoặc cho từng công việc của trung tâm. Nhà quản trị phải kiểm soát và đảm bảo rằng mỗi một loại chi phí thực tế đều liên quan chặt chẽ với chi phí kế hoạch cũng như nhiệm vụ đã giao cho trung tâm. Đặc điểm của trung tâm chi phí này là các đầu ra không thể đo lường bằng các chỉ tiêu tài chính, hoặc không có sự liên hệ rõ ràng giữa các chi phí đã được sử dụng để tạo ra các kết quả đầu ra tương ứng. Do đó, để đánh giá hiệu quả của trung tâm này thường bằng cách so sánh chi phí giữa dự toán ngân sách đã định và thực tế thực hiện. Các trung tâm này bao gồm: phòng kế toán, phòng quản trị nhân sự - hành chính, phòng nghiên cứu và phát triển…
Trong quản lý điều hành, trung tâm chi phí có vai trò và tác dụng to lớn bởi vì đây chính là cấp quản lý mang tính chất tác nghiệp, trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ, hoặc gián tiếp phục vụ kinh doanh. Nếu trung tâm chi phí được quản lý điều hành tốt sẽ góp phần kiểm soát được các chi phí phát sinh, gia tăng lợi nhuận trong đơn vị. Do đó, mục tiêu của trung tâm chi phí là kiểm soát, quản lý chặt chẽ và giảm thiểu chi phí, nhất là trong dài hạn, từ đó mới có thể đánh giá được tổng quan tình hình chi phí thực tế của đơn vị. Vì vậy, trách nhiệm của nhà quản lý trung tâm chi phí là phải xây dựng được kế hoạch chi phí trong ngắn hạn và dài hạn; nắm được số lượng sản phẩm sản
xuất, chi phí sản xuất thực tế, mức chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch, nguyên nhân dẫn đến sai lệch …
- Trung tâm doanh thu
Trung tâm doanh thu là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chỉ chịu trách nhiệm với doanh thu, không chịu trách nhiệm với lợi nhuận và vốn đầu tư. Quyết định của người quản lý trung tâm này thường liên quan đến công việc bán hàng, xác định khung giá cho phép để tạo ra doanh thu cho quá trình bán hàng, quá trình tiêu thụ sản phẩm…cho doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, nhà quản trị lên kế hoạch và lập dự toán tiêu thụ sao cho sát với năng lực hoạt động của doanh nghiệp và tình hình thị trường.
Trung tâm doanh thu gắn với cấp quản lý trung cấp hoặc cấp cơ sở thường là bộ phận kinh doanh, trưởng chi nhánh, khu vực, cửa hàng tiêu thụ, nhóm sản phẩm… Báo cáo ở trung tâm này gồm doanh thu thực tế, doanh thu dự toán cùng các khoản chênh lệch giữa doanh thu thực tế so với dự toán. Để đánh giá hiệu quả của trung tâm doanh thu người ta thường phân tích, so sánh, đánh giá sự biến động doanh thu, chi phí bán hàng trên hai mặt số tuyệt đối và số tương đối.
- Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận là loại trung tâm trách nhiệm mà nhà quản trị phải chịu trách nhiệm với kết quả sản xuất và tiêu thụ của trung tâm. Loại trung tâm trách nhiệm này thường gắn với bậc quản lý cấp trung, đó là giám đốc điều hành trong công ty, các đơn vị kinh doanh trong tổng công ty như các công ty phụ thuộc, các chi nhánh… Nhà quản lý trung tâm này có quyền quyết định hoạt động sản xuất sản phẩm, cơ cấu chi phí, giá thành sản phẩm, quyết định chiến lược bán hàng, xác định giá bán… để đem lại một khoản lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời còn được giao quản lý và sử dụng một số vốn của doanh nghiệp một cách hiệu quả để tạo ra lợi nhuận. Mục tiêu của (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});