Tình hình phân cấp quản lý và nhận diện các trung tâm trách

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

2.2.1. Tình hình phân cấp quản lý và nhận diện các trung tâm trách

nhiệm tại Công ty CPTM Dược-Sâm Ngọc Linh

a. Tình hình phân cấp quản lý tại Công ty

Phân cấp quản lý về tài chính

Hiện nay, mạng lưới kinh doanh của Công ty CPTM Dược – Sâm Ngọc Linh Quảng Nam ngày càng được mở rộng ra khắp các huyện thị trên toàn tỉnh, do đó cần thiết phải có sự phân cấp quản lý chặt chẽ và cụ thể nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động ở mỗi bộ phận, chi nhánh và hạn chế thấp nhất các rủi ro phát sinh. Do đó, Công ty đã ban hông ành quy chế quản lý tài chính đối với công ty và các phòng ban, chi nhánh nhằm đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, cụ thể như sau:

* Đối với cấp Công ty:

- Các bộ phận quản lý ở Công ty chịu trách nhiệm xây dựng và trình Tổng Giám đốc các kế hoạch tài chính, sản xuất kinh doanh hàng năm.

- Được quyền huy động vốn để kinh doanh dưới hình thức vay vốn từ ngân hàng, các tổ chức tài chính và tín dụng,… theo quy định của pháp luật và Điều lệ hoạt động của Công ty đã được Hội đồng quản trị phê duyệt và Đại Hội đồng cổ đông thông qua. Thực hiện cấp phát và điều động vốn từ Công ty xuống chi nhánh và ngược lại để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, nhu cầu đầu tư phát triển sản xuất chung của toàn Công ty.

- Phê duyệt các quyết toán tài chính và báo cáo công khai tài chính hàng năm của các chi nhánh thuộc Công ty.

- Có quyền quyết định về giá mua bán vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu thuộc lĩnh vực kinh doanh của Công ty.

- Về đầu tư TSCĐ: Đại hội đồng cổ đông quyết định các dự án đầu tư có giá trị lớn hơn 10% vốn điều lệ của công ty. Các dự án có giá trị bằng hoặc nhỏ hơn 10% vốn điều lệ sẽ do Hội đồng quản trị quyết định và ủy quyền cho Tổng Giám đốc công ty quyết định đối với các dự án có giá trị nhỏ hơn 1 tỷ đồng. TSCĐ được đầu tư sau khi hoàn thành được hạch toán tập trung tại Công ty và chuyển cho các chi nhánh, phòng, ban… sử dụng. Các bộ phận này được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng và bảo quản các TSCĐ đó.

- Có quyền quyết định đối với tài sản là đất đai, công trình xây dựng và các tài sản sở hữu hợp pháp khác của Công ty như sang, bán, nhượng quyền, cầm cố, thế chấp để đảm bảo các nghĩa vụ tài chính và nghĩa vụ khác của Công ty.

- Nộp ngân sách nhà nước các loại thuế hoạt động sản xuất kinh doanh cho toàn công ty theo đúng quy định của pháp luật như: thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân phát sinh tại văn phòng công ty… Chỉ đạo việc nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trong toàn Công ty.

- Lập và phân phối quỹ khen thưởng, phúc lợi cho các chi nhánh căn cứ mức độ đóng góp lợi nhuận của các chi nhánh.

- Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc thực hiện chế độ tài chính của các chi nhánh và toàn Công ty.

* Đối với cấp chi nhánh

- Nhận vốn từ Công ty để tiến hành quản lý, sử dụng, phục vụ cho hoạt động của toàn chi nhánh. Không được sử dụng vốn, tài sản do công ty cấp xuống để đầu tư ra bên ngoài hoặc mua sắm TSCĐ.

- Thực hiện theo đúng các quy định về “Tổ chức hoạt động kinh doanh, tiền lương tại các chi nhánh huyện trực thuộc Công ty” do Tổng Giám đốc công ty phê duyệt, trong đó quy định rõ về các khoản mục mua, bán hàng hóa, nhân sự - tiền lương, chi phí và cách thức thanh toán giữa Công ty và chi nhánh.

- Có quyền thực hiện các khoản chi phục vụ cho hoạt động của chi nhánh nhưng không vượt quá định mức do Công ty quy định. Được tự tổ chức các hoạt động kinh doanh và thực hiện tiêu thụ hàng hóa của Công ty theo đúng kế hoạch đã giao, tổ chức quản lý, mở sổ sách theo dõi chi tiết tài sản, nguồn vốn theo quy định của Công ty. Cuối kỳ báo cáo kết quả kinh doanh, lợi nhuận và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động đó.

- Thực hiện đăng ký kê khai và nộp thuế GTGT đầy đủ tại địa phương theo quy định của pháp luật.

Phân cấp lập và thực hiện kế hoạch

Là một doanh nghiệp có quy mô lớn nên công tác lập kế hoạch là công việc cơ bản và quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. Công ty có trách nhiệm lập các kế hoạch chiến lược dài hạn (từ 3 đến 5 năm) nhằm định hướng hoạt động của toàn Công ty, đồng thời đề ra các giải pháp để thực hiện kế hoạch đề ra. Đối với các chi nhánh, thực hiện lập và đăng ký với Công ty về các kế hoạch ngắn hạn như kế hoạch tháng, quý, năm. Công ty lên kế hoạch tổng thể và tiến hành phân bổ kế hoạch sản

xuất kinh doanh trong năm về cho các chi nhánh triển khai thực hiện và có điều chỉnh phù hợp theo tình hình thực tế. Các kế hoạch được giao bao gồm: số lượng tiêu thụ và đơn giá bán từng loại sản phẩm, chính sách chiết khấu,… Các chi nhánh được tự chủ trong quá trình kinh doanh và thực hiện kế hoạch đã được duyệt. Cuối năm, căn cứ vào kế hoạch và thực tế đạt được sẽ tiến hành khen thưởng, khuyến khích đối với các chi nhánh, bộ phận hoàn thành vượt kế hoạch đề ra. Các chi nhánh, bộ phận không hoàn thành kế hoạch, người đứng đầu phải giải trình và chịu trách nhiệm theo từng mức độ.

b. Nhận diện các trung tâm trách nhiệm

hiện các mục tiêu về lợi nhuận, doanh thu…đã đề ra, đảm bảo việc phát triển đúng hướng và có hiệu quả của toàn Công ty.

Trung tâm lợi nhuận: Theo cơ cấu tổ chức hiện nay ở Công ty, Ban Tổng Giám đốc công ty chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của công ty, được xem là trung tâm lợi nhuận, có quyền kiểm soát và là cấp chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Công ty. Ban Tổng Giám đốc Công ty gồm có: 01 Tổng Giám đốc, 02 Phó Tổng Giám đốc trong đó đứng đầu là Tổng Giám đốc Công ty có trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt động của Công ty nhằm thực hiện các mục tiêu, chiến lược phát triển của toàn Công ty. Tổng Giám đốc Công ty có quyền và trách nhiệm kiểm soát các hoạt động kinh doanh của các nhân viên kinh doanh, hoạt động giao dịch với các đối tác nước ngoài, ra các quyết định đầu tư dài hoặc ngắn hạn, đồng thời kiểm tra việc thực hiện, giao nhận và báo cáo của trung tâm chi phí. Tổng Giám đốc Công ty thực hiện các nghị quyết, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư đã được HĐQT và Hội đồng cổ đông thông qua, thay mặt Công ty ký kết các hợp đồng tài chính, thương mại, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và chịu trách nhiệm trước HĐQT về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trước HĐQT.

Mục tiêu của nhà quản trị ở trung tâm này là gia tăng lợi nhuận cho toàn Công ty, do đó các biện pháp được đưa ra để thực hiện mục tiêu trên là tăng doanh thu, giảm chi phí hoặc đồng thời vừa giảm chi phí vừa tăng doanh thu. Tóm lại, phải tổ chức thực hiện các chi phí sao cho hợp lý và doanh số cần đạt được, đảm bảo hoạt động kinh doanh có lãi và đem lại lợi nhuận nhiều nhất cho Công ty.

nhánh tại các huyện, thị trên địa bàn tỉnh; các Trung tâm phân phối, bán hàng; các cửa hàng trung tâm; các cửa hàng chuyên doanh, hiệu thuốc trực thuộc,

chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp của Phó tổng giám đốc kinh doanh – XNK và chịu trách nhiệm về mặt tiêu thụ các sản phẩm, dịch vụ của Tổng Công ty theo kế hoạch sản xuất kinh doanh đã được phê duyệt. Nhà quản lý ở các trung tâm này được ủy quyển trong việc ra các quyết định về xác định kế hoạch tiêu thụ, tổ chức bán hàng và theo dõi, kiểm tra, phân việc cho nhân viên dưới quyền, tham mưu cho Phó tổng giám đốc kinh doanh – XNK trong việc lựa chọn nhà cung ứng, ký kết hợp đồng kinh tế và đề xuất các phương án kinh doanh để trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Hàng quý, phải báo cáo kết quả bán hàng ở bộ phận mình quản lý về Phòng Kinh doanh – XNK và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện kế hoạch tiêu thụ, doanh thu bán hàng phát sinh trong kỳ ở bộ phận đó. Ngoài ra, mỗi trung tâm đều được giao chỉ tiêu tiêu thụ, trong trường hợp vượt mức chỉ tiêu đề ra thì được hưởng thêm hoa hồng trên doanh số. Các trung tâm này không kiểm soát chi phí phát sinh mà được thanh toán theo số thực tế sau khi được Tổng Giám đốc phê duyệt.

sản xuất. Nhà quản lý các trung tâm này chịu trách nhiệm trong việc điều hành, tổ chức, quản lý hoạt động của trung tâm mình quản lý theo chức năng, nhiệm vụ đã đề ra.

Quản đốc phân xưởng phụ trách phân xưởng sản xuất có trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động sản xuất tại phân xưởng, đảm bảo kế hoạch sản xuất và các mục tiêu về chất lượng, giá thành sản phẩm, tiến độ hoàn thành công việc. Theo đó, quản đốc phân xưởng được quyền sắp xếp, bố trí lao động trong các tổ sản xuất tại phân xưởng; đề xuất mua sắm các thiết bị máy móc công nghệ sản xuất, mua sắm nguyên vật liệu, vật tư sản xuất,…Căn cứ trên định mức, đơn giá nguyên vật liệu, nhân công và các phương án sản xuất, quản đốc phân xưởng có quyền kiểm soát toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất bao gồm chi phí NVLTT, chi phí SXC tại phân xưởng, đảm bảo

thực hiện kế hoạch sản xuất. Hàng tháng tiến hành báo cáo về các khoản chi phí và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ lên Phó Tổng Giám đốc hành chính – Nhân sự xem xét và trình Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt, thanh toán theo thực tế.

Nhìn chung, đã có sự phân cấp quản lý ở mức độ nhất định và bước đầu đã thiết lập các trung tâm trách nhiệm tại Công ty CPTM Dược – Sâm Ngọc Linh Quảng Nam. Tuy nhiên, quyền hạn và trách nhiệm được giao cho mỗi cấp quản lý còn chưa rõ ràng và chưa thể hiện được trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, từng cá nhân với công việc được giao.

c. Nhận diện công việc của kế toán liên quan đến kế toán trách nhiệm

Từ sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty, có thể nhận thấy sự phân chia công việc kế toán của đơn vị khá rõ ràng, chi tiết và có thể phân thành hai nhóm chính: nhóm kế toán tổng hợp bao gồm kế toán trưởng và kế toán tổng hợp kiêm nhiệm kế toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ; và nhóm kế toán chi tiết là kế toán các phần hành cụ thể.

Nhóm kế toán tổng hợp, là những người đứng đầu bộ máy kế toán, có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, điều hành bộ máy kế toán của Công ty theo đúng quy định của Pháp luật, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, không ngừng cải tiến bộ máy kịp thời với tình hình phát triển của Công ty. Thực hiện giám sát, theo dõi công việc của các kế toán phần hành, đảm bảo hệ thống kế toán được vận hành chặt chẽ và hoạt động có hiệu quả. Cung cấp các thông tin liên quan đến tình hình tài chính, công tác tổ chức, sử dụng, phân phối các nguồn lực của toàn Công ty và báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh định kỳ lên Ban giám đốc, từ đó đưa ra các đánh giá tổng hợp về tình hình hoạt động của toàn Công ty nói chung và từng bộ phận nói riêng để tham mưu cho Ban Giám đốc có các giải pháp kịp thời với từng tình huống phát sinh. Trong trường hợp không làm tròn nhiệm vụ cố tình vi phạm

chính sách, chế độ, thể lệ tài chính - kế toán, phản ánh sai lệch, thiếu trung thực trong số liệu kế toán, gây thất thoát tài chính cho công ty, các đối tượng này sẽ bị thi hành kỷ luật buộc thôi việc hoặc đề nghị truy tố trước pháp luật tuỳ theo mức độ vi phạm.

Đối với nhóm kế toán chi tiết, phải thực hiện công việc theo đúng theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định. Cung cấp các thông tin tổng hợp về tình hình hoạt động của các bộ phận trong Công ty thông qua công tác kế toán các phần hành như: công tác thu hồi công nợ; tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước; tổng hợp tình hình thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh, chi phí phát sinh trong kỳ; theo dõi, quản lý, trích khấu hao TSCĐ theo quy định;...Từ đó, Ban Giám đốc Công ty có thể đánh giá và giám sát được công việc của các bộ phận có liên quan, đồng thời nắm bắt được tình hình chung của toàn Công ty về mọi mặt, giúp nhận diện các nguy cơ tiềm ẩn trong bộ máy vận hành và có các giải pháp chấn chỉnh kịp thời.

Có thể nói, kế toán là một bộ phận không thể tách rời trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi công ty, do đó, mỗi sự thay đổi, tác động từ bộ phận này đều gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của Công ty. Từ các công việc kế toán được nêu trên tại Công ty CPTM Dược – Sâm Ngọc Linh, có thể thấy mỗi bộ phận kế toán ở đây đều được phân công nhiệm vụ khá rõ ràng, chi tiết và gắn liền với các hoạt động được đảm nhận trong Công ty. Trên cơ sở đối chiếu khối lượng công việc cần phải hoàn thành và mức độ thực hiện các công việc được giao, nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu quả công việc của từng cá nhân, bộ phận cũng như trách nhiệm, thái độ đối với công việc được giao. Từ đó tìm ra được nguyên nhân gây ra sự cố và sai sót