6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
a. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Kê từ khi chuyển sang mô hình Công ty cổ phần 100% vốn tư nhân, Công ty dã có những chuyển biến tích cực về mặt điều hành nhân sự và được
thực hiện theo chế độ tập trung quản lý, trong đó Ban Giám đốc Công ty là cấp điều hành cao nhất của Công ty. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CPTM Dược – Sâm Ngọc Linh Quảng Nam gồm có một Tổng Giám đốc phụ trách toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, giúp việc cho Tổng Giám đốc là các Phó Tổng Giám đốc phụ trách về mặt hành chính, nhân sự, sản xuất kinh doanh, cấp văn phòng gồm 5 phòng có chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Với mục đích tạo ra sự năng động trong kinh doanh Công ty đã không ngừng tổ chức sắp xếp, hoàn thiện bộ máy hoạt động quản lý, phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận phòng ban để phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty được khái quát qua sơ đồ dưới đây.
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty.
Đại hội đồng cổ đông bầu hội đồng quản trị để quản trị công ty; bầu ban kiểm soát để kiểm soát hoạt động kinh doanh, công tác quản trị, điều hành công ty.
Hội đồng quản trị (HĐQT): Có vai trò quan trọng trong việc quyết định chiến lược phát triển của Công ty, chiến lược đầu tư, mở rộng thị trường, thông qua hợp đồng mua bán, cho vay và các hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn 50 % tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty.
Ban kiểm soát: Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty. Kiểm tra sổ sách kế toán và báo cáo tài chính kế toán của Công ty, kiểm tra tính hợp pháp của các hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính của Công ty.
Ban Giám đốc gồm Tổng Giám đốc và 02 Phó Tổng Giám đốc: Ban
Giám đốc trực tiếp điều hành, quản lý toàn bộ Công ty theo đúng đường lối chính sách, chủ trương của Đảng và nhà nước đề ra, có quyền quyết định mọi việc đồng thời chịu trách nhiệm chính trước pháp luật và HĐQT về mọi hoạt động của Công ty.
Phòng tổ chức hành chính - Nhân sự: tham mưu cho Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc trong việc quản lý hướng dẫn người lao động điều phối lao động hợp lý, tuyển dụng lao động và sắp xếp thời gian làm việc cho toàn nhân viên Công ty. Thực hiện công tác hành chính của Công ty.
Phòng Tài chính - Kế toán (TCKT): Có nhiệm vụ thực hiện các quy định
của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán, tổ chức công tác kế toán, tổ chức tình hình ghi chép phản ánh trung thực kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có trách nhiệm tổng hợp lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho Công ty, chịu trách nhiệm chính trước Tổng giám đốc về tình hình ngân sách, tài chính của Công ty.
giám đốc và Phó Tổng giám đốc xây dựng các phương án, chiến lược kinh doanh cho hợp lý, luôn tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm nhằm đem lại lợi nhuận Cho công ty.
Phòng Sản xuất nghiên cứu & phát triển: Có nhiệm vụ tổ chức nghiên
cứu sản phẩm mới để phát triển khâu sản xuất và trực tiếp sản xuất ra sản phẩm.
Phòng KCS (Kiểm tra chất lượng): Trực thuộc phân xưởng sản xuất,
tham mưu cho tổng giám đốc về các vấn đề tổ chức điều tra sản xuất kinh doanh, nghiên cứu đưa ra các định mức kinh tế, kỹ thuật, mẫu mã chất lượng sản phẩm, kiểm tra thực hiện chất lượng trong sản xuất, phát hiện kịp thời những sai phạm kĩ thuật trong quá trình sản xuất kinh doanh, không cho phép sản xuất các sản phẩm không đạt yêu cầu, không đạt chất lượng.
Các chi nhánh huyện, thị: Công ty có 6 chi nhánh tại các huyện thị, thành phố trong toàn tỉnh làm nhiệm vụ quản lý, cung ứng hàng hóa cho các cơ sở điều trị, các hiệu thuốc bán lẻ, đại lý trên địa bàn của mình. Bộ máy Chi nhánh gồm có: Giám đốc Chi nhánh, phụ trách kế toán và các bộ phận kho, quỹ, kế hoạch kinh doanh.
Chi nhánh TP Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh: Chi nhánh Công ty tại thành
phố Đà Nẵng thực hiện việc giao dịch mua bán với các đối tác trên địa bàn thành phố, các vùng lân cận và mở rộng hoạt động cung ứng ra các tỉnh miền Trung và Tây nguyên. Chi nhánh Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh chuyên thực hiện công tác nhập khẩu trực tiếp hàng hóa từ nước ngoài và tổ chức mua bán hàng nhập khẩu trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận.
Trung tâm phân phối, bán hàng: Trung tâm phân phối dược phẩm vật tư
y tế tại Văn phòng Công ty chịu trách nhiệm cung ứng hàng hóa cho các hiệu thuốc bán lẻ, đại lý thuộc văn phòng Công ty, đồng thời tiếp thị cung ứng
hàng hóa cho các đối tượng khác trong địa bàn. Trung tâm phân phối, bán hàng còn có các cửa hàng chuyên giới thiệu và bán các sản phẩm của các nhà sản xuất, phân phối như Bidiphar, Hà Tĩnh, Trường Thọ, Traphaco, Nadyphar (2/9), Pymepharco, Tenamyd. Cung cấp giá cả và số liệu hàng hoá diễn biến cho lãnh đạo để lãnh đạo thuận lợi trong việc chỉ đạo kinh doanh tốt hơn.
Bộ phận kho: có nhiệm vụ kiểm tra, giữ gìn, bảo quản hàng hóa trong
kho.
Bộ phận sản xuất: Có nhiệm vụ tổ chức sản xuất, trực tiếp sản xuất sản
phẩm.
Trạm dược liệu Trà Linh: Công ty hiện được UBND tỉnh giao nhiệm vụ
nuôi trồng, bảo tồn và phát triển cây sâm Ngọc Linh tại trại dược liệu Trà Linh, xã Trà Linh, huyện Nam Trà My, tỉnh Quảng Nam. Đây là loại dược liệu quý của Quốc gia, có giá trị kinh tế cao và là nguồn nguyên liệu quý giá để Công ty sản xuất các chế phẩm đặc hữu cao cấp phục vụ cho tiêu dùng và xuất khẩu như diệp linh sâm, sâm Ngọc linh...
Mạng lưới bán lẻ: gồm 10 quầy chuyên doanh và 450 hiệu thuốc chuyên doanh cùng đại lý bán lẻ dược phẩm trong toàn tỉnh. Các cửa hàng lẻ, quầy hàng chuyên bán sĩ, lẻ, giao dịch bán sản phẩm ra thị trường. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
b. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Ghi chú : Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Hình 2.3. Sơđồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng: Chỉ đạo trực tiếp, có nhiệm vụ tổ chức điều hành hoạt động của toàn bộ bộ máy kế toán, để có hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty, phối hợp hoạt động nhịp nhàng, lôgic theo đúng chức năng kế toán trưởng và chỉ đạo hạch toán kế toán đúng theo luật kế toán Việt Nam theo các chuẩn mực pháp luật quy định.
Kế toán tổng hợp kiêm nhiệm Kế toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ:
- Kế toán tổng hợp: Theo dõi số liệu tổng hợp toàn Công ty, tham gia
quyết toán và lập báo cáo quyết toán toàn Công ty. Có trách nhiệm theo dõi quản lý việc hạch toán chi phí, kế hoạch tài chính của Công ty nếu có gì bất hợp lý thì báo cáo cho Kế toán trưởng và Giám đốc giải quyết.
- Kế toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ: Theo dõi tình hình TSCĐ trong toàn Công ty, thực hiện tính và trích khấu hao TSCĐ, phân bổ chính xác số khấu hao vào chi phí đối tượng sử dụng liên quan theo đúng chế độ quy định.
Kế toán thanh toán: Phụ trách việc chuyển tiền trả cho đơn vị cung ứng hàng hoá, vật tư qua ngân hàng. Theo dõi các nguồn vốn hiện gửi tại ngân hàng, thời gian trả nợ vay, trực tiếp làm việc với các đơn vị tín dụng theo
nhiệm vụ của Công ty giao cho: Thu, chi tiền mặt, kiểm tra tồn quỹ tiền mặt.
Kế toán ngân hàng kiêm nhiệm kế toán Xuất nhập khẩu (XNK): Theo dõi
các khoản tiền gửi, tiền vay bằng tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ, kiểm tra các chứng từ thanh toán ngân sách và thanh toán quốc tế, lập các phương án vay vốn, báo cáo kịp thời số dư tài khoản ngân hàng của Công ty lên Tổng Giám đốc.
Kế toán sản xuất: Phụ trách việc hạch toán nguyên vật liệu, tiền lương
công nhân sản xuất, đồng thời quản lý thanh toán các chi phí sản xuất sao cho giá thành sản xuất là thấp nhất.
Đặc điểm hình thức Sổ kế toán công ty
Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và được xử lý trên máy vi tính với phần mềm kế toán.
Hình 2.4. Hình thức Sổ kế toán áp dụng tại công ty
Ghi chú:
Ghi hằng ngày Ghi cuối kỳ
Để thuận tiện trong việc hoạt động và kiểm tra, quản lý bộ máy kế toán của công ty, hiện nay công ty đã sử dụng phầm mềm: Quản lý tài chính kế toán doanh nghiệp – Asia Enterprise Accounting 2008.S phục vụ công tác bán hàng và kế toán. Phần mềm được bảo hành bảo trì, cập nhật đúng, kịp thời những thay đổi về hệ thống kế toán, thuê nhà nước và các thay đổi khác của Bộ Tài chính ban hành. Hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, các mẫu sổ sử dụng theo quy định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của bộ tài chính.
Ngoài ra Công ty còn làm các biểu mẫu sổ sách phù hợp với thực tế quản lý của công ty như sổ sách quản lý chuyên môn về ngành dược và sổ sách kế toán chi tiết và tổng hợp để tiện theo dõi và quản lý .