6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.2.Thiết lập hệ thống báo cáo thành quả trong kế toán trách nhiệm
lợi nhuận không chỉ dừng ở doanh thu mà có trách nhiệm về chi phí. Để đánh giá hiệu quả hoạt động các trung tâm lợi nhuận thường so sánh sự biến động lợi nhuận giữa thực tế với kế hoạch hoặc sự biến động của lợi nhuận thực tế giữa các năm. Do đó, trung tâm này cần lập báo cáo tình hình thực hiện dự toán lợi nhuận theo hình thức số dư đảm phí, báo cáo thu nhập bộ phận.
- Trung tâm đầu tư
Trung tâm đầu tư là trung tâm trách nhiệm trong việc tạo ra doanh thu, kiểm soát chi phí, lợi nhuận và hiệu quả đầu tư, được gắn với bậc quản lý cấp cao như Hội đồng quản trị, các công ty con độc lập…Nhà quản lý trung tâm này có quyền quyết định toàn bộ các hoạt động của đơn vị, quá trình đầu tư tài sản.... Để đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm này người ta thường sử dụng các chỉ tiêu như: tỷ suất sinh lời, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư…
Như vậy, trong một doanh nghiệp, một tổ chức phân quyền, kế toán trách nhiệm gắn liền với các trung tâm trách nhiệm, đi cùng đó là các cấp quản lý khác nhau. Trong đó, trung tâm đầu tư là duy nhất và các trung tâm chi phí, lợi nhuận, doanh thu có thể tồn tại một hoặc nhiều trung tâm khác nhau tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, mức độ phân quyền cũng như thái độ và quan điểm của nhà quản trị cấp cao.
1.3.2. Thiết lập hệ thống báo cáo thành quả trong kế toán trách nhiệm nhiệm
Thành quả của mỗi trung tâm trách nhiệm được tổng hợp định kỳ trên một báo cáo thành quả, trong đó phản ánh kết quả về các chỉ tiêu tài chính chủ yếu đạt được ở từng trung tâm trách nhiệm trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo thành quả chú trọng vào việc thực hiện dự toán và phân tích các chênh lệch giữa chỉ tiêu thực tế và dự toán. Từ đó, sử dụng dự toán linh hoạt để cung cấp mức chuẩn cho việc so sánh, đánh giá tình hình thực hiện dự toán
doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
Căn cứ vào trách nhiệm báo cáo thì hệ thống báo cáo trách nhiệm được chia thành bốn nhóm báo cáo, ứng với bốn loại trung tâm trách nhiệm sau:
- Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí. - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu. - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận. - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư.
Các báo cáo trách nhiệm được thực hiện theo luồng thông tin từ dưới lên trên do các nhà quản lý cấp thấp báo cáo lên cấp cao hơn và trách nhiệm chi tiết đến từng bộ phận tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của từng công ty. Từ đó, các nhà quản lý cấp cao có thể nắm bắt và kiểm soát được hoạt động của các bộ phận thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của mình. Các báo cáo này cần được thực hiện thường xuyên và liên tục nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị cấp cao để có những điều chỉnh phù hợp với tình hình phát triển của doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của toàn công ty. Trên thực tế, tùy thuộc vào đặc thù của từng tổ chức kinh tế, từng doanh nghiệp cụ thể và bản chất của các trung tâm trách nhiệm mà biểu mẫu báo cáo trách nhiệm được thiết kế sao cho phù hợp với cấu trúc tổ chức của từng đơn vị.[3] Đặc điểm chung giữa các báo cáo này là số lượng các chi tiết giảm dần khi báo cáo càng tiến lên các cấp quản lý cao hơn, thông tin trên báo cáo được tổng hợp từ cấp dưới lên cấp trên.
a. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí bao gồm các khoản mục chi phí thực tế, chi phí dự toán và các khoản chênh lệch giữa chi phí thực tế so với dự toán. Đồng thời có thể phân tích ảnh hưởng theo từng nhân tố cấu thành chi phí. Các báo cáo bộ phận ở cấp quản lý càng thấp thì mẫu báo cáo càng cần chi tiết, trong đó, các chi phí phải được phân thành định phí và biến
phí để việc kiểm soát và đánh giá trung tâm chi phí đảm bảo được chính xác. Trên cơ sở biến động về lượng và giá của các chi phí sản xuất, nhà quản lý đưa ra được những biện pháp khắc phục nhằm tối thiếu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
b. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu phải phản ánh được doanh thu thực tế, doanh thu dự toán cùng các khoản chênh lệch giữa doanh thu thực tế so với dự toán. Báo cáo của trung tâm doanh thu có thể phân thành những bộ phận khác nhau như theo chi nhánh, khu vực địa lý, theo cửa hàng, theo nhóm sản phẩm tiêu thụ… phù hợp với yêu cầu quản lý doanh thu của nhà quản trị. Hàng kỳ, các trung tâm doanh thu có nhiệm vụ báo cáo doanh thu phát sinh theo từng loại hình dịch vụ, sản phẩm. Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và yêu cầu thông tin của doanh nghiệp mà các báo cáo này được chi tiết theo từng cấp độ quản lý khác nhau.
c. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận được dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh theo lợi nhuận gộp giúp nhà quản trị kiểm soát được chi phí, doanh thu và lợi nhuận ở trung tâm mình phụ trách. Thông thường, báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận được tổ chức thành dòng sản phẩm, dịch vụ và phân cấp theo hệ thống trung tâm trách nhiệm đã được đơn vị xây dựng. Thông qua các báo cáo này, nhà quản trị có thể đánh giá được kết quả hoạt động cũng như xác định được nguyên nhân tồn tại và những thành quả đạt được của bộ phận mình quản lý.
d. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư trình bày thu nhập và tình hình đầu tư về tài sản cố định của doanh nghiệp theo dự toán và thực tế. Để đánh giá trách nhiệm của trung tâm đầu tư, nhà quản trị thường sử dụng báo cáo
thông qua các chỉ tiêu cơ bản như: Tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI), Lãi thặng dư (RI). Trên cơ sở báo cáo này, các nhà quản lý cấp cao mới có thể đánh giá chính xác đồng vốn bỏ ra, từ đó đề ra chiến lược kinh doanh và có những quyết định đầu tư đúng đắn đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
1.3.3. Tổ chức đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm
a. Đánh giá thành quả của trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí được chia thành 2 loại là trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí dự toán. Nhà quản trị trung tâm chi phí có trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh ở trung tâm sao cho đạt được kế hoạch được giao, đồng thời đảm bảo chi phí thực tế phát sinh không được vượt quá chi phí định mức và chi phí dự toán. Bằng việc so sánh chi phí có thể kiểm soát thực tế với dự toán, các nhà quản trị có thể biết được chênh lệch nào tốt, chênh lệch nào xấu. Trung tâm chi phí được xem là kiểm soát và đáp ứng được mục tiêu của tổ chức khi chênh lệch về chi phí nhỏ hơn hoặc bằng không.
Đối với trung tâm chi phí tiêu chuẩn, việc đánh giá kết quả được thực hiện cả về hiệu quả lẫn hiệu năng. Về mặt hiệu quả, đánh giá thông qua việc hoàn thành kế hoạch sản lượng sản xuất đúng thời hạn và tiêu chuẩn kỹ thuật quy định. Về mặt hiệu năng, được đo lường thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế với chi phí định mức, phân tích biên động và xác định các nguyên nhân tác động đến tình hình thực hiện định mức chi phí trên cơ sở tính toán sai biệt chi phí.
Đối với trung tâm chi phí dự toán, đánh giá về mặt hiệu quả thông qua việc so sánh giữa đầu ra và mục tiêu đạt được của trung tâm. Về hiệu năng, dựa vào việc đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh và ngân sách được duyệt. Thành quả của nhà quản lý bộ phận sẽ được đánh giá dựa vào khả năng kiểm soát chi phí của họ trong bộ phận.
Phương pháp đánh giá trung tâm chi phí là phương pháp đo lường, so sánh và phân tích các nhân tố biến động ảnh hưởng đến chi phí.
Chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí dự toán
Biến động về lượng = Giá định mức x (lượng thực tế - lượng định mức) Biến động về giá = Lượng thực tế x (Giá thực tế - giá định mức) Trong đó, phương pháp so sánh chỉ cho kết quả tương đối, cần phải kết hợp với một số chỉ tiêu phi tài chính về mức độ và chất lượng dịch vụ mà trung tâm này cung cấp, từ đó mới có thể đánh giá được trung tâm này có thực hiện được mục tiêu chi phí trong kỳ kế hoạch hay không. Chỉ tiêu biến động về lượng phản ánh mức tiêu hao vật chất và lượng thời gian hao phí để sản xuất ra một sản phẩm đã thay đổi thế nào. Biến động về giá phản ánh giá của một đơn vị nguyên liệu hay của một đơn vị thời gian để sản xuất ra một sản phẩm đã thay đổi ra sao. Thông qua việc phân tích biến động của các nhân tố, nhà quản trị có thể nhận biết được những nguyên nhân và tìm ra được giải pháp phù hợp đáp ứng được mục tiêu tối thiểu hóa chi phí cho trung tâm.
b. Đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu
Trách nhiệm của nhà quản trị ở trung tâm này là tổ chức hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ sao cho đạt được doanh thu lớn nhất. Xuất phát từ mục tiêu của nhà quản trị, thành quả quản lý của các trung tâm doanh thu thường được đánh giá bằng việc so sánh doanh thu có thể kiểm soát giữa thực tế so với dự toán và phân tích các chênh lệch phát sinh. Trung tâm doanh thu được xem là đạt được thành quả tài chính trong việc đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức khi đạt được mức chênh lệch doanh thu lớn hơn hoặc bằng không.
Chỉ tiêu cơ bản được sử dụng để đánh giá: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực tế - Doanh thu dự toán
Thông qua việc đối chiếu doanh thu thực tế đạt được so với doanh thu dự toán của bộ phận và xem xét tình hình thực hiện dự toán tiêu thụ, trên cơ sở
đó phân tích sai biệt doanh thu do ảnh hưởng của các nhân tố có liên quan như đơn giá bán, khối lượng tiêu thụ và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ. Thông qua các chỉ tiêu trên, có thể đánh giá được kết quả hoạt động của trung tâm có đạt được mức doanh thu như dự toán hay không, từ đó tìm hiểu các nguyên nhân gây nên và những tác động của nó ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của trung tâm như thế nào.
Do đầu ra của trung tâm doanh thu được lượng hóa bằng tiền trong khi đầu vào thì trung tâm không chịu trách nhiệm về giá thành sản phẩm hay giá vốn hàng bán. Trong khi trách nhiệm chính của trung tâm là lập kế hoạch hoặc đưa ra các phương án tiêu thụ để doanh thu đạt được cao nhất, vì vậy không thể so sánh chi phí sử dụng với doanh thu tạo ra mà chỉ có thể so sánh tốc độ tăng trưởng của doanh thu so với tốc độ tăng của chi phí phát sinh tạo trung tâm để đo lường hiệu năng của trung tâm doanh thu.
Khi đánh giá thành quả của các trung tâm doanh thu, cần lưu ý các nhà quản trị ở trung tâm này mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận gộp chứ không phải chỉ doanh thu. Nếu chỉ dựa vào doanh thu để đánh giá, các nhà quản trị có thể tìm cách giảm giá để tăng doanh thu, hoặc thúc đẩy tiêu thụ những mặt hàng có doanh thu lớn nhưng lợi nhuận thấp, dẫn đến làm gia tăng doanh thu của bộ phận nhưng lại giảm lợi nhuận trên tổng thể công ty.
c. Đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận
Trách nhiệm của nhà quản trị ở trung tâm lợi nhuận là tổ chức hoạt dộng kinh doanh sao cho lợi nhuận đạt được là cao nhất. Để đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận thì phải đồng thời vừa tăng doanh thu vừa giảm chi phí. Vì vậy, trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận không chỉ là tạo ra lợi nhuận cao mà còn có trách nhiệm kiểm soát về chi phí. Báo cáo thành quả được sử dụng để đánh giá thành quả quản lý của các nhà quản trị ở trung tâm lợi nhuận là báo cáo kết quả kinh doanh được trình bày dưới hình thức số dư đảm phí, nhưng
chỉ bao gồm doanh thu và chi phí có thể kiểm soát được bởi các nhà quản trị của trung tâm lợi nhuận. Bằng việc so sánh thông tin thực tế với thông tin dự toán, các nhà quản trị có thể biết được chênh lệch nào là có lợi, chênh lệch nào là bất lợi, chênh lệch nào do biến động của khối lượng hoạt động, chênh lệch nào do thành quả kiểm soát doanh thu và chi phí mang lại.
Để đánh giá kết quả của trung tâm lợi nhuận, chúng ta cần đánh giá việc thực hiện các chỉ tiêu lợi nhuận, giá bán và lượng bán để biết nhà quản trị sử dụng vốn được giao có hiệu quả hay không.
Mức tăng/giảm lợi nhuận = Lợi nhuận thực tế - lợi nhuận kế hoạch Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch lợi nhuận = LN thực tế / LN kế hoạch
Khi đánh giá chênh lệch giữa lợi nhuận thực hiện so với lợi nhuận dự toán ta cần tiến hành phân tích xác định các nhân tố ảnh hưởng, trên cơ sở đó xác định các nguyên nhân chủ quan và khách quan làm biến động lợi nhuận, các nhân tố đó có thể là khối lượng sản phẩm tiêu thụ, giá thành sản xuất của sản phẩm, giá bán sản phẩm, kết cấu mặt hàng tiêu thụ, thuế suất…
d. Đánh giá thành quả của trung tâm đầu tư
Mục tiêu quan trọng của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh là phải tối đa hóa lợi nhuận và sử dụng vốn đầu tư có hiệu quả. Trung tâm đầu tư với cương vị là cấp quản lý cao nhất, có đầy đủ quyền hạn để ra quyết định đầu tư trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Những quyết định đầu tư của trung tâm sẽ có ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Không chỉ kiểm soát và đưa ra các quyết định về vốn đầu tư của doanh nghiệp, nhà quản trị còn có thể đưa ra các quyết định ngắn hạn như xác định cơ cấu sản phẩm, giá bán, chi phí sản phẩm, do đó có thể xem trung tâm đầu tư như một dạng mở rộng của trung tâm lợi nhuận. Việc đánh giá kết quả của trung tâm đầu tư được thể hiện qua các chỉ tiêu cơ bản như: tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI), lãi thặng dư (RI).
- Tỷ suất hoàn vốn đầu tư (Return on Investment – ROI)
Tỷ suất hoàn vốn đầu tư là tỷ số giữa lợi nhuận thuần trên vốn đầu tư đã bỏ ra hay còn là tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu nhân với số vòng quay của vốn đầu tư.
Lợi nhuận Lợi nhuận Doanh thu ROI =
Vốn đầu tư = Doanh thu x Vốn đầu tư Hay
ROI = Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu (1) x
Số vòng quay của vốn đầu tư
Chỉ số này cho biết một đồng doanh thu được thực hiện sẽ thu lại được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Tùy thuộc vào việc kiểm soát doanh thu và chi phí của các nhà quản trị ở trung tâm đầu tư mà chỉ số này cao hay thấp. Chỉ số càng cao chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn càng tốt, thể hiện trình độ tổ chức