4.4.2.1 Khái quát chung việc thực hiện lập và quản lý hồ sơ địa chính, sổ cấp GCNQSDĐ, sổ mục kê, sổ theo dõi biến động, sổđăng ký
Qua bảng 4.6, ta có thể thấy hồ sơ địa chính của huyện Văn Quan tương đối đầy đủ, cụ thể:
Bảng 4.6. Kết quả lập hồ sơđịa chính của huyện Văn Quan STT TÊN XÃ SỔ CẤP GIẤY SỔĐỊA CHÍNH SỔ MỤC
KÊ BẢN ĐỔ THEO DÕI BĐ NN+Ở CŨ NN+Ở CŨ NN+Ở CŨ NN+Ở CŨ NN+Ở CŨ 1 Thị trấn Văn Quan 7 4 12 23 2 Xã Hòa Bình 4 5 1 1 11 3 Xã Xuân Mai 5 10 15 4 Xã Bình Phúc 2 7 6 1 1 17 5 Xã Vĩnh Lại 2 1 9 2 14 6 Xã Đại An 3 11 2 3 19 7 Xã Trấn Ninh 4 3 2 9 8 Xã Hữu Lễ 3 1 7 2 3 2 18 9 Xã Tràng Sơn 2 5 2 2 11 10 Xã Tri Lễ 7 6 4 5 1 23 11 Xã Khánh Khê 3 13 2 5 23 12 Xã Yên Phúc 2 13 2 1 1 19 13 Xã Tân Đoàn 7 10 5 2 1 25 14 Xã Tràng Phái 4 12 1 1 18 15 Xã Văn An 5 1 11 3 2 1 1 24 16 Vân Mộng 4 7 3 1 15 17 Việt Yên 1 7 4 12 18 Phú Mỹ 4 5 2 11 19 Tú Xuyên 3 12 3 1 2 3 24 20 Lương Năng 3 1 9 3 3 2 21 21 Song Giang 3 1 7 2 1 1 15 22 Chu Túc 4 9 1 3 2 19 23 Tràng Các 3 2 8 4 5 22 24 Đồng Giáp 3 6 1 2 1 13 Tổng 88 7 196 35 62 22 11 421
+ Về Sổ cấp giấy: Hiện nay 24/24 xã có sổ cấp giấy, 100% xã đã có sổ cấp giấy.
+ Về Sổ mục kê: Hiện có 21/24 xã có Sổ mục kê, chiếm 87.5% số xã trên địa bàn. Sổ được lập năm 1995 theo mẫu cũ trước Thông tư số 29/2004/TT- BTNMT.
+ Về Sổđịa chính: Hiện có 24/24 xã có Sổ địa chính, chiếm 100% số xã trên địa bàn. Sổđược lập năm 1995 theo mẫu cũ trước Thông tư số 29/2004/TT- BTNMT.
+ Về Sổ đăng ký ruộng đất: Trên địa bàn huyện hiện có tổng cộng 88 Sổ đăng ký.
4.4.2.2. Đánh giá tình hình thực hiện lập và quản lý sổ địa chính, sổ cấp GCNQSDĐ, sổ mục kê, sổ theo dõi biến động, sổđăng ký
Hệ thống hồ sơ địa chính đang lưu trữ tại Chi nhánh huyện Văn Quan gồm: 231 quyền sổ địa chính,84 quyển sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập năm 1995-1997, 432 quyền sổ theo dõi biến động đất đai và 95 quyển sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Những biến động trong việc sử dụng đất trước năm 2009 không được thực hiện đầy đủ nên số lượng sổ theo dõi biến động đất đai đến nay chỉ có 11 quyển.
Hệ thống hồ sơ địa chính của văn phòng đăng ký chủ yếu ở dạng giấy. Trước đây, hồ sơ địa chính được lập theo mẫu cũ và theo Thông tư 29/2004/TT- BTNMT ngày 01/11/2004 của Bộ tài nguyên và Môi trường gồm: Bản đồ đo đạc năm 1995 - 1997; Sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập theo đơn vị xã giai đoạn 1995-1997; Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Sổ địa chính; Sổ theo dõi biến động đất đai. Thực hiện các Thông tư của Bộ Tài nguyên và Môi trường: số 17/2009/TT-BTNMT ngày 21/10/2009, số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính. Văn phòng đăng ký đã xây dựng hồ sơ địa chính theo mẫu mới và hướng dẫn các xã cập nhật hệ thống sổ theo các Thông tư này để vệc quản lý được đồng bộ, đầy đủ, đúng qui định.
Nhìn chung, huyện Văn Quan đã lập được tương đối đầy đủ hồ sơđịa chính qua các thời kỳ. Hầu hết các xã, thị trấn của huyện đều lưu giữ được những hồ sơ địa chính được lập từ những năm 1980 (theo Chỉ thị 299/TTg ngày 10/11/1980 của Thủ tướng Chính phủ về công tác đo đạc, phân hạng và đăng ký thống kê ruộng
đất), đảm bảo cho sự quản lý Nhà nước vềđất đai của huyện Văn Quan.
Tuy cũng có một số xã không còn lưu giữđược hồ sơđịa chính do tài liệu đã quá cũ, nát, không thể khôi phục được hoặc do thất lạc, không tìm được bản chính nhưng về cơ bản, hồ sơ địa chính của mỗi xã, thị trấn trên địa bàn huyện đều đảm bảo để phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước vềđất đai.
Công tác chỉnh lý hồ sơđịa chính:
- Cán bộ Văn phòng đăng ký được phân công thụ lý hồ sơ thực hiện đồng thời nhiệm vụ chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với hồ sơ được giao thụ lý theo đúng quy định và soạn thảo thông báo biến động trình lãnh đạo ký ban hành, gửi về UBND cấp xã nơi có đất để kịp thời chỉnh lý.
- Năm 2015, Văn phòng đăng ký đã số hoá sổ mục kê của 21 xã, thị trấn trên địa bàn huyện để thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin, đăng ký đất đai. Tuy nhiên do hệ thống bản đồ địa chính của huyện được đo đạc thủ công từ khoảng 20 năm trước, cùng với công tác quản lý đất đai của các cấp chính quyền trong giai đoạn trước còn buông lỏng, thiếu đồng bộ, nên việc lưu trữ, chỉnh lý và quản lý hồ sơđịa chính chưa được quan tâm đúng mức.
- Lực lượng cán bộ còn mỏng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ địa chính xã, thị trấn trên địa bàn huyện còn hạn chế, cán bộđịa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác như giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thông, môi trường... dẫn đến việc lập sổ sách, cập nhật chỉnh lý biến động chưa thường xuyên.
- Hệ thống văn bản quy định của việc chỉnh lý hồ sơ địa chính còn thay đổi nhiều lần về mẫu sổ sách.
Chính vì vậy, việc theo dõi biến động về sử dụng đất gặp nhiều khó khăn.