Từ những kết quả trên có thể thấy, thực trạng hoạt động của chi nhánh Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất huyện Văn Quan đã đạt một số mặt tích cực, song cũng thể hiện nhiều điểm hạn chế do một số nguyên nhân sau:
4.4.7.1. Chính sách pháp luật đất đai
Thực tế hiện nay có quá nhiều văn bản pháp luật trong lĩnh vực đất đai, hơn nữa những văn bản này luôn thay đổi, cơ quan chuyên môn cấp huyện triển khai đến các xã, thị trấn và đến người dân để hoàn chỉnh hồ sơ tại thời điểm mất một khoảng thời gian khá dài. Do vậy, khi người dân có nhu cầu thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai thường không nắm vững và chuẩn bị đầy đủ các
giấy tờ cần thiết, phải đi lại nhiều lần; thậm chí có những trường hợp khi làm xong hồ sơ thì đã có nhiều văn bản áp dụng không còn phù hợp. Hơn thế nữa, việc xác định nguồn gốc và quyền sử dụng đất gặp nhiều vướng mắc.
Giải pháp : UBND huyện Văn Quan thường xuyên chỉ đạo các phòng ban chức năng phối hợp với các xã, thị trấn thường xuyên tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật có liên quan đến người sử dụng đất. Tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền các hoạt động của mô hình Văn phòng đăng ký đất đai, chủ trương cải cách hành chính trong quản lý đất đai của Đảng và Nhà nước; Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất trong việc đăng ký quyền sử dụng đất. Đồng thời mở các lớp, các đợt tập huấn về nghiệp vụ, nâng cao nhận thức, hiểu biết về chính sách pháp luật đất đai đối với đội ngũ cán bộ, công chức công tác tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký.
Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra về hoạt động của Chi nhánh Văn phòng đăng ký, tìm ra những tồn tại, phát sinh và sớm giải quyết.
Tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền chính sách pháp luật đất đai cho người dân bằng nhiều hình thức như: truyền thông, dán các mẩu tin pháp luật cần thiết tại các trụ sở UBND xã, thị trấn để người dân có thể tìm hiểu pháp luật đất đai một cách dễ dàng nhất.
4.4.7.2. Tổ chức và cơ chế hoạt động
- Do tồn tại những quan hệ ràng buộc, phụ thuộc vào một số hoạt động của một số đợn vị khác nên VPĐKQSDĐ không chủ động giải quyết dứt điểm các công việc do mình đảm trách theo mô hình một cửa.
- Sau khi VPĐKQSDĐ thành lập và đi vào hoạt động có rất nhiều cán bộ, viên chức còn rất trẻ kinh nghiệm thực tế chưa nhiều, chưa được tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ để nắm bắt một cách vững vàng về những quy định; hơn nữa, việc sắp xếp, bố trí cán bộ đôi khi còn chưa phù hợp với năng lực, sở trường, nên trong thời gian đầu thực hiện còn gặp nhiều khó khăn, lúng túng trước những công việc phức tạp và nhạy cảm.
- Người sử dụng đất là đối tượng chịu tác động trực tiếp của cải cách hành chính. Qua mô hình này, người dân nhận được sự hướng dẫn, giải thích tận tình. Tuy nhiên, do trình độ hiểu biết về pháp luật đất đai người dân không đều, một số bộ phận chủ sử dụng chưa nhiệt tình hợp tác với cán bộ chuyên môn trong việc hoàn thiện hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Việc nhiều xã, trình độ cán bộ chuyên môn yếu, cấp trên không tin cấp dưới, hồ sơ gần như phải kiểm tra lại từ đầu, có phần hạn chế, dẫn đến việc tồn đọng hồ sơ, kéo theo sự trì trệ về tiến độ giải quyết là nguyên nhân cơ bản ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu quả hoạt động của VPĐKQSDĐ.
Giải pháp : Hoàn thiện quy chế làm việc của Chi nhánh Văn phòng đăng ký, trong đó phải quy định rõ trình tự thủ tục công việc, phân công trách nhiệm của từng bộ phận và từng chức danh công chức, viên chức làm việc tại Chi nhánhVăn phòng đăng ký.
Xây dựng tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức, tạo điều kiện để công chức viên chức phấn đấu rèn luyên nâng cao trình độ, kỹ năng năng chuyên môn và tinh thần phục vụ; đồng thời là căn cứđể tuyển dụng nhân sự khi có nhu cầu.
Chi nhánh Văn phòng đăng ký huyện Văn Quan quản lý cán bộ, viên chức chặt chẽ hơn nữa, đặc biệt việc thực hiện công tác tại các địa bàn cơ sởở các khu vực xa trung tâm.
Qua kết quả đánh giá cán bộ của Chi nhánh Văn phòng đăng ký hàng kỳ, hàng năm cần có chế độ khen thưởng kịp thời động viên tinh thần làm việc của cán bộ. Đồng thời xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm quy chế, gây phiền hà đến công dân.
4.4.7.3. Điều kiện hạ tầng, cơ sở vật chất, kỹ thuật
Phòng làm việc của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất còn chật chội. Cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đầy đủ theo yêu cầu chuyên môn nên đã ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ giải quyết công việc được giao.
Kho lưu trữ quá nhỏ so với khối lượng hồ sơ phải lưu trữ. Mặt khác, từ khi thành lập, trong quá trình xây dựng ủy ban mới, Phòng Tài nguyên và Môi trường và Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất phải di chuyển địa điểm nhiều lần, các loại hồ sơ lưu trữ bị xáo trộn, không được sắp xếp theo trình tự vì chưa có cán bộ lưu trữ nên việc tra cứu gặp nhiều khó khăn.
Hệ thống cơ sở dữ liệu về đất đai còn chưa đầy đủ. Trình độ tin học của cán bộ chuyên môn không đồng đều, năng lực phát triển phần mềm chưa mạnh. Công nghệ số mặc dù được nhắc đến nhiều nhưng chưa được áp dụng trong hệ thống quản lý nhà nước về đất đai của huyện. Do chưa được chuyên môn hóa, các thông tin biến động đất đai không được theo dõi, cập nhật thường xuyên hoặc
có thông tin nhưng không đầy đủ nên còn nhiều hạn chế khi thực hiện chức năng cung câp thông tin.
Giải pháp: Để thực hiện những công việc liên quan đến Chi nhánh Văn phòng đăng ký một trong những điều không thể thiếu là cơ sở vật chất, trang thiết bị. Đầu tư trang thiết bị phải đảm bảo đáp ứng những phương tiện tối thiểu bao gồm: Thiết bị đo đạc phục vụ thành lập, chỉnh lý bản đồ địa chính và sổ sách địa chính, thực hiện chuẩn hóa dữ liệu đã có và chuẩn hóa quy trình thu thập, cập nhật thông tin đất đai; xây dựng các công cụ phần mềm hỗ trợ cho công tác thu thập và cập nhật thông tin đất đai.
4.4.7.4. Về nhân lực
Theo quy định của pháp luật, khi đã thành lập VPĐKQSDĐ, các thủ tục vềđăng ký quyền sử dụng đất được chuyển giao cho VPĐKQSDĐ thực hiện. Vì vậy, từ sau thời điểm được thành lập, tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất ở địa phương phải chuyên biệt hóa mảng công việc khá lớn; trong khi đó địa bàn rộng, con người lại thiếu, chưa được trang bị kỹ năng xử lý, chưa có biện pháp tích cực để khắc phục hiện tượng chồng chéo, trùng lặp trong công việc, thậm chí nhiều công đoạn không đúng quy định, dẫn đến tình trạng giải quyết một số hồ sơ bị chậm, muộn.
Hiện nay, phần lớn các vụ việc đơn thư, khiếu nại, tố cáo đều liên quan đến lĩnh vực đất đai, với khối lượng hồ sơ lưu trữ lớn, nhưng theo quy định thì Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất không được biên chế cán bộ chuyên về văn thư lưu trữ, mà chỉ có cán bộ kiêm nghiệm; do đó việc lưu trữ, tra cứu hồ sơ, tài liệu phục vụ cho giải quyết công việc gặp rất nhiều khó khăn.