6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.4.3 Hoạch định tổng hợp
a. Bản chất hoạch định tổng hợp
Hoạch định tổng hợp là lập kế hoạch sản xuất trung hạn có độ dài từ 12 – 18 tháng nhằm biến đổi mức sản xuất đáp ứng nhu cầu biến đổi. [7]
Hoạch định tổng hợp là việc kết hợp các nguồn lực một cách hợp lý vào quá trình sản xuất nhằm cực tiểu hoá các chi phí trong toàn bộ các quá trình sản xuất, đồng thời giảm đến mức thấp nhất mức dao động của công việc và mức tồn kho cho một tƣơng lai trung hạn. [8]
b. Các chiến lược trong hoạch định tổng hợp * Chiến lược thuần tuý
- Thay đổi mức tồn kho
Theo chiến lƣợc này nhà quản trị có thể tăng mức tồn kho trong giai đoạn cầu thấp để cung cấp tăng cƣờng cho giai đoạn cầu tăng trong tƣơng lai. Nếu chúng ta lựa chọn chiến lƣợc này sẽ phải chịu sự gia tăng của chi phí dự trữ, bảo hiểm, bảo quản, mức hƣ hỏng và vốn đầu tƣ. Chiến lƣợc này có các ƣu nhƣợc điểm sau:
- Ưu điểm:
+ Quá trình sản xuất ổn định, không có những thay đổi bất thƣờng; + Kịp thời thoả mãn nhu cầu của khách hàng;
+ Việc điều hành quá trình sản xuất đơn giản.
Nhược điểm:
+ Nếu thiếu hàng sẽ bị mất doanh số bán một khi có nhu cầu gia tăng. Chiến lƣợc này thƣờng đƣợc áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất, không thích ứng cho hoạt động dịch vụ.
- Thay đổi nhân lực theo mức cầu
Căn cứ vào mức độ sản xuất của từng giai đoạn nhà quản trị quyết định thuê thêm lao động khi cần và sẵn sàng cho lao động thôi việc khi không cần.
Chiến lƣợc này có một số ƣu nhƣợc điểm sau:
- Ưu điểm:
+ Tránh đƣợc rủi ro do sự biến động quá thất thƣờng của nhu cầu; + Giảm đƣợc một số chi phí của các cách lựa chọn khác nhƣ chi phí dự trữ hàng hoá...
- Nhược điểm:
+ Chi phí thuê mƣớn và sa thải đều gây ra chi phí lớn;
+ Doanh nghiệp có thể bị mất uy tín do thƣờng xuyên cho lao động thôi việc;
+ Ảnh hƣởng đến tinh thần của công nhân, có thể làm giảm năng suất của số đông công nhân sản xuất trong doanh nghiệp.
Chiến lƣợc này thích hợp đối với những nơi mà lao động không cần có kỹ xảo chuyên môn hoặc đối với những ngƣời làm thêm để có thêm thu nhập phụ.
- Thay đổi cường độ lao động của nhân viên
Trong chiến lƣợc này doanh nghiệp có thể cố định số lao động nhƣng thay đổi số giờ làm việc. Khi nhu cầu tăng cao có thể tổ chức làm thêm giờ, trong giai đoạn nhu cầu thấp có thể để cho nhân viên đƣợc nghỉ ngơi chứ không cần cho thôi việc.
+ Giúp doanh nghiệp đối phó kịp thời với những biến động của nhu cầu thị trƣờng;
+ Ổn định đƣợc nguồn nhân lực, giảm chi phí liên quan đến học nghề, học việc;
+ Tạo thêm việc làm, tăng thu nhập cho ngƣời lao động.
- Nhược điểm:
+ Chi phí trả cho những giờ làm thêm thƣờng cao; + Công nhân dễ mệt mỏi do làm việc quá sức; + Nguy cơ không đáp ứng đƣợc nhu cầu.
Chiến lƣợc này giúp nâng cao độ linh hoạt trong hoạch định tổng hợp.
-Hợp đồng phụ
Trong các giai đoạn nhu cầu tăng cao, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng thuê gia công ngoài. Ngƣợc lại doanh nghiệp cũng có thể nhận các hợp đồng từ bên ngoài về làm tại doanh nghiệp khi doanh nghiệp có thừa khả năng nhằm tận dụng các phƣơng tiện, lao động dƣ thừa. Chiến lƣợc này có các ƣu nhƣợc điểm sau:
- Ưu điểm:
+ Đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng;
+ Tận dụng đƣợc công suất của máy móc thiết bị, lao động, diện tích sản xuất;
+ Tạo ra sự nhanh nhậy, linh hoạt trong điều hành.
- Nhược điểm:
+ Khó kiểm soát thời gian, sản lƣợng, chất lƣợng trong trƣờng hợp thuê gia công;
+ Phải chia sẻ lợi nhuận cho bên nhận gia công;
+ Tạo cơ hội cho đối thủ cạnh tranh tiếp cận với khách hàng, làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, trong nhiều trƣờng hợp
doanh nghiệp có thể bị mất khách hàng do áp dụng chiến lƣợc này.
- Sử dụng nhân công làm việc bán thời gian
Để giảm bới các thủ tục hành chính phiền hà và để tận dụng nguồn nhân lực không cần có kỹ năng cao, doanh nghiệp có thể sử dụng nhân công làm việc bán thời gian. Chiến lƣợc này đặc biệt đƣợc áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp dich vụ nhƣ bốc xếp, vận chuyển hàng hoá, cửa hàng bán lẻ, siêu thị...
- Ưu điểm:
+ Giảm bớt các thủ tục, trách nhiệm hành chính trong việc sử dụng lao động;
+ Tăng sự linh hoạt trong điều hành để thoả mãn tốt nhất nhu cầu;
- Nhược điểm:
+ Tạo ra sự biến động về lao động, chi phí đào tạo đối với lao động mới cao;
+ Nhân viên mới dễ dàng bỏ doanh nghiệp vì không có sự ràng buộc về trách nhiệm;
+ Năng suất lao động, chất lƣợng sản phẩm có thể bị giảm sút hoặc không cao;
+ Điều độ sản xuất phức tạp.
Chiến lƣợc này thƣờng áp dụng đối với những công việc không đòi hỏi kỹ năng và bộ phận những ngƣời thất nghiệp tạm thời nhƣ sinh viên, nội trợ, ngƣời về hƣu...
-Tác động đến cầu
Khi nhu cầu thị trƣờng thấp doanh nghiệp có thể tác động lên nhu cầu bằng cách quảng cáo, khuyến mại, giảm giá, mở rộng hình thức bán hàng... Chiến lƣợc này có ƣu nhƣợc điểm sau:
+ Nâng cao hiệu quả sử dụng công suất;
+ Tăng số lƣợng khách hàng và số lƣợng nhu cầu; + Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Nhược điểm :
+ Nhu cầu thƣờng không chắc chắn, thƣờng khó dự báo chính xác; + Giảm giá có thể làm phật lòng khách hàng thƣờng xuyên.
- Đặt cọc trước
Trong giai đoạn có nhu cầu cao, doanh nghiệp không có khả năng đáp ứng, thì có thể sử dụng chiến lƣợc „‟đặt cọc trƣớc‟‟. Đặt cọc trƣớc là hình thức mà các doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng tiến hành đặt đơn hàng, trả tiền trƣớc hoặc chắc chắn sẽ trả tiền cho hàng hoá hoặc dịch vụ trong tƣơng lai để đảm bảo hàng hoá, dịch vụ sẽ đƣợc cung cấp đúng thời điểm mà họ cần. Theo hình thức này doanh nghiệp nhận đặt cọc phải thoả mãn nhu cầu của khách hàng theo đúng yêu cầu vào những thời điểm xác định đã đƣợc thoả thuận giữa hai bên, nhƣ mua chỗ đỗ xe trƣớc, đặt tiệc, thuê xe...
- Ưu điểm:
+ Ổn định đƣợc công suất sản xuất ;
+ Tạo ra nguồn thu nhập ổn định cho doanh nghiệp;
- Nhược điểm:
+ Có thể bị mất khách hàng;
+ Có thể làm phật lòng khách hàng khi nhu cầu của họ không đƣợc thỏa mãn;
- Sản xuất sản phẩm hỗn hợp theo mùa
Để ổn định công suất doanh nghiệp có thể kết hợp sản xuất các loại sản phẩm theo mùa vụ khác nhau, bổ sung cho nhau.
+ Tận dụng đƣợc các nguồn lực sản xuất của doanh nghiệp; + Ổn định đƣợc nguồn nhân lực;
+ Giữ đƣợc khách hàng thƣờng xuyên; + Tránh đƣợc ảnh hƣởng mùa vụ.
- Nhược điểm:
+ Có thể cần đến các kỹ năng và thiết bị mà doanh nghiệp không có; + Việc điều độ sản xuất phải hết sức linh hoạt, nhạy bén
* Chiến lược hỗn hợp
Chiến lƣợc hỗn hợp là loại chiến lƣợc kết hợp hai hay nhiều chiến lƣợc đơn thuần có khả năng kiểm soát đƣợc. Ví dụ doanh nghiệp có thể kết hợp việc làm thêm giờ, hợp đồng phụ và chịu tồn kho để xây dựng kế hoạch. Đây cũng là một nhiệm vụ thách thức đối với công tác hoạch định tổng hợp vì nó có vô vàn cách phối hợp các khả năng lại với nhau, thƣờng thì khó có thể tìm ra đƣợc một hoạch định tổng hợp tối ƣu.
b. Các phương pháp hoạch định tổng hợp
* Phương pháp trực giác
Phƣơng pháp trực giác là phƣơng pháp định tính dùng trực giác để lập kế hoạch.
Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng nhiều ở các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong các doanh nghiệp lớn, thƣờng xảy ra xung đột giữa các phòng chức năng với nhau.
Trong nhiều công ty lại không tiến hành hoạch định tổng hợp thƣờng xuyên, mà thƣờng thì ban quản trị dùng một kế hoạch đƣợc sử dụng ban đầu đƣợc dùng từ năm này đến năm khác, theo một lịch trình cố định, có một vài điều chỉnh nhỏ cho phù hợp với nhu cầu mới của môi trƣờng kinh doanh và thị trƣờng.
Phƣơng pháp hoạch định tổng hợp bằng biểu đồ và phân tích chiến lƣợc đƣợc áp dụng ở nhiều doanh nghiệp vì chúng dễ áp dụng và có hiệu quả cao, do việc phân tích các chi phí khá tỉ mỉ, từ đó chọn phƣơng án có chi phí thấp hơn và có nhiều ƣu điểm, ít nhƣợc điểm hơn các phƣơng pháp khác. Phƣơng pháp này đƣợc thực hiện qua các bƣớc sau:
- Xác định nhu cầu cho mỗi giai đoạn
- Xác định khả năng các mặt cho từng giai đoạn và khả năng tổng hợp
- Xác định các loại chi phí cho việc tạo khả năng nhƣ chi phí tiền lƣơng trả cho lao động chính thức, chi phí tiền công làm thêm giờ, chi phí thuê thêm lao động...
- Xây dựng phƣơng án kế hoạch tổng hợp theo các phƣơng án chiến lƣợc hoạch định
- Xác định các loại chi phí sản xuất chủ yếu và chi phí tổng hợp theo từng phƣơng án kế hoạch
- So sánh và lựa chọn phƣơng án kế hoạch có chi phí thấp nhất, có nhiều ƣu điểm hơn và có ít nhƣợc điểm hơn.
* Phương pháp cân bằng tối ưu
Phƣơng pháp cân bằng tối ƣu cho phép thực hiện việc cân bằng giữa cung và cầu trên cơ sở huy động tổng hợp các nguồn, các khả năng khác nhau nhằm mục tiêu đảm bảo tổng chi phí nhỏ nhất.
Đây là phƣơng pháp tổng quát, có hiệu quả và khá đơn giản. Ngoài ra, phƣơng pháp này còn cho phép áp dụng một cách tổng hợp các nguồn khả năng và huy động chúng vào sản xuất kinh doanh. Khó khăn chủ yếu của phƣơng pháp này là thời gian hoạch định càng dài thì bảng cân đối càng phức tạp và ngƣời quản trị rất dễ bị nhầm lẫn giữa kế hoạch sản xuất tổng hợp và kế hoạch bán hàng.
và cầu trong từng giai đoạn, và phải sử dụng các nguồn lực rẻ nhất sau đó đến những nguồn lực đắt hơn.