6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
4.2. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
4.2.1. Đối v i UBND quận Liên Chiểu
a. Sự giao tiếp
Giao tiếp là sự truyền đạt thông tin trong tổ chức. Sự trao đổi, truyền đạt thông tin trong tổ chức cũng như sự tương tác giữa các lãnh đạo và nhân viên sẽ ảnh hưởng đến chính sách đánh giá thành tích, ảnh hưởng đến quan điểm của nhà quản trị đến đánh giá sự hoàn thành công việc của nhân viên.
Kết quả nghiên cứu hoàn toàn phù hợp với thực tiễn tại UBND quận Liên Chiểu, công tác đánh giá thành tích tại tổ chức đã được tiến hành thông qua phần mềm, do đó sự truyền đạt thông tin là vô cùng quan trọng. Quá trình lưu trữ và truy xuất thông tin kết quả đánh giá thành tích được thực hiện đúng quy trình, tuy nhiên các biểu mẫu đánh giá, tự đánh giá còn chung chung, chưa nêu bật được tiêu chí đánh giá cho từng công việc.
Thông tin cho người đánh giá và người được đánh giá trước khi bắt đầu cuộc đánh giá là một điều kiện tiên quyết. Các công chức nên được thông tin trước để chuẩn bị cho việc thực hiện có hiệu quả và có những đóng góp xây dựng cho hoạt động của công chức.
Các phòng, ban chuyên môn cần xây dựng các “chuẩn” hay yêu cầu đối với các nhóm vị trí mà người công chức đảm nhiệm. Điều này sẽ là căn cứ chính để hình thành tiêu chí đánh giá thực sự gắn với kết quả công việc và thành tích đạt được, các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc cần phù hợp với từng nhóm công chức khác nhau. Các thông tin, tiêu chuẩn đánh giá thành tích này nên xây dựng rõ ràng và dễ truyền đạt.
Nhập liệu thông tin, kết quả công việc theo từng ngày và lưu trữ thông tin có hệ thống.
Phân quyền truy cập, truy xuất thông tin kết quả công việc cho công chức phù hợp. Các công chức có thể thấy được ý kiến đánh giá thành tích từ
các bên liên quan, công chức lãnh đạo có thể truy xuất được kết quả làm việc của cấp dưới để có cơ sở đánh giá.
Đối với lãnh đạo, khi đánh giá phải có cuộc nói chuyện với công chức, hội ý về công việc và nghe quần chúng phản ánh… để tìm hiểu tình hình của các công chức dưới quyền. Khi tiến hành đánh giá, cố gắng tạo bầu không khí cởi mở, dân chủ, khuyến khích quần chúng phát biểu, nhận xét. Biện pháp này cho phép bổ sung thêm những thông tin có giá trị từ nhiều nguồn khác nhau để việc đánh giá được khách quan và chính xác hơn.
Các kết quả đánh giá thành tích phải được thông tin đến người được đánh giá kịp thời, và phải được theo dõi trong suốt quá trình sau đó nhằm cải thiện và nâng cao thành tích.
b. Về mức độ tin tưởng
Độ tin tưởng giữa những người đánh giá và giữa người đánh giá và người được đánh giá là rất đáng quan tâm. Nếu nhân viên biết rằng đánh giá là hợp lệ, họ sẽ tin tưởng các nhà lãnh đạo và chấp nhận nó như vậy đánh giá mới thành công. Việc xây dựng niềm tin giữa người đánh giá và người được đánh giá để họ có nhận thức tích cực đối với công tác đánh giá giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Việc thực hiện đánh giá kết quả hoạt động của công chức phải được thực hiện trên cơ sở lòng tin, không chỉ là nhiệm vụ của những người đánh giá mà còn của người được đánh giá chủ động tham gia vào các hoạt động vì nó dẫn đến sự vận hành trôi chảy và cung cấp phản hồi xây dựng nhằm cải thiện thành tích.
Nghiên cứu chỉ ra rằng hầu hết các công chức cảm thấy các đánh giá thành tích là không khách quan. Các công chức không có lòng tin vào đánh giá thành tích bởi một số nguyên nhân:
được xây dựng rõ ràng, phân biệt giữa các công việc khác nhau, dẫn đến việc kết quả thực hiện công việc đơn giản cũng được đánh giá ngang với kết quả của công việc phức tạp, người làm nhiều được đánh giá ngang bằng với người làm ít, tạo ra sự không công bằng, dẫn đến mất lòng tin.
- Việc đánh giá từng cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nước được tiến hành theo phương thức cho điểm, bỏ phiếu của tập thể cơ quan, đơn vị. Anh bỏ phiếu tốt cho tôi, tôi bỏ tốt cho anh, cả cơ quan điều tốt cả. Điều này phù hợp với ý thủ trưởng muốn đơn vị tốt, hoàn thành nhiệm vụ thì phải có càng nhiều nhân viên tốt, hoàn thành nhiệm vụ. Thế là hình thức cho điểm, bỏ phiếu đánh giá tưởng là khách quan, công bằng nhưng thực ra lại rất chủ quan, không gắn với trách nhiệm.
- Việc đánh giá thành tích mang mang tính cào bằng như trên đã tạo cơ hội cho một số cá nhân không hoàn thành công việc, làm dở, làm sai đưa ra thông tin sai lệch thậm chí còn kê khai kết quả tốt hơn những người có kết quả tốt nhất trong tổ chức. Về lâu dài điều này khiến các công chức có thành tích tốt trở nên bất mãn với hệ thống, dẫn đến mất lòng tin với hệ thống đánh giá.
Do đó, trước mắt cần có thêm các quy định để đảm bảo tính chịu trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, bộ phận nếu không có sự tương thích giữa kết quả đánh giá cá nhân và kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, bộ phận. Qua đó, nâng cao mức tín nhiệm khi đánh giá thành tích.
Đánh giá kết quả cần có minh chứng cụ thể; minh chứng là các bằng chứng, có thể là tài liệu, sự vật, hiện tượng, nhân chứng, nhận xét, kết luận của người có thẩm quyền, người có trách nhiệm có liên quan. Nội dung các minh chứng sẽ là những đánh giá cô đọng, nổi bật nhất đối với một nội dung đánh giá. Nếu có nhiều minh chứng thì tổng hợp các minh chứng có thể là một hay một vài minh chứng nổi trội nhất thể hiện mức phân loại (xuất sắc, tốt, hoàn thành có hạn chế, không hoàn thành) đối với một công chức trong
thời kỳ đánh giá. Không có cơ sở nào có sức thuyết phục hơn bằng việc đưa ra minh chứng từ thực tiễn, nhất là thực tiễn được thừa nhận, nếu thiếu minh chứng thì kết quả đánh giá sẽ không có giá trị và sức thuyết phục mà dễ đi vào đánh giá phiến diện, thiếu căn cứ.
Tránh nể nang trong đánh giá công chức. Cần phải có quy định thưởng phạt rõ ràng trong đánh giá thành tích. Có thể trừ điểm những người đánh giá sai hoặc không có các ghi chép thành tích chính xác, cộng thêm điểm cho những cá nhân phát hiện ra sai lệch hoặc có sáng kiến trong đánh giá thành tích.
Ngoài ra, trong quá trình đánh giá thành tích, các công chức phải thực hiện tự đánh giá một cách trung thực.
Đặc biệt, các công chức lãnh đạo cần phải trung thực, khách quan, tránh các lỗi khi đánh giá như: lỗi tập trung, lỗi bao dung,…
c. Về công tác tập huấn
Đào tạo, tập huấn là quá trình truyền đạt hoặc hướng dẫn các kỹ năng, kiến thức cần thiết để thực hiện một công việc hoặc hoạt động cụ thể. Cần phải tập huấn liên tục các lĩnh vực như thiết lập mục tiêu, giám sát thành tích thường xuyên và các kỹ năng tương tác và giao tiếp; một tổ chức có thể tiến hành tập huấn thường xuyên từ đó trở thành một phần của văn hóa tổ chức.
Công tác này tại các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và tại UBND quận Liên Chiểu nói riêng vẫn chưa được chú trọng. Công tác tập huấn chỉ mới dừng lại ở bước đăng ký các chỉ tiêu, thi đua trong công việc.
Công tác tập huấn đánh giá thành tích phải được chú trọng, đặc biệt là phải làm cho các công chức nhận thức được tầm quan trọng của đánh giá thành tích, hiểu đúng mục đích của công tác này, qua đó đồng thời nhận thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong đánh giá thành tích.
Cần thực hiện đào tạo đội ngũ làm công tác đánh giá theo kết quả để đảm bảo tiến trình đánh giá theo kết quả đạt được các yêu cầu đặt ra.
Cần có quy định riêng đối với những người làm công tác đánh giá công chức để họ có thể độc lập tương đối trong hoạt động chuyên môn. Những người làm công tác đánh giá phải được đào tạo và trang bị đầy đủ kỹ năng về đánh giá. Năng lực của người làm công tác đánh giá có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả đánh giá. Có công chức chuyên trách việc kiểm tra, thống kê hiệu quả, chất lượng công việc của công chức, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị về những nhận xét đánh giá đối với công chức trong đơn vị.
Cá nhân mỗi công chức cần lập kế hoạch công tác cá nhân trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của mình và kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan, đơn vị. Để công chức lập được kế hoạch công tác cá nhân đòi hỏi mỗi cơ quan, đơn vị phải có kế hoạch công tác hàng năm và dự báo các yếu tố tác động, ảnh hưởng cũng như các công việc được giao đột xuất, bổ sung để có phương án ứng phó kịp thời. Mặt khác, cá nhân công chức có bản mô tả công việc cụ thể sẽ là cơ sở cho việc theo dõi, giám sát tiến độ của người quản lý để có những điều chỉnh phù hợp, gắn kết các cá nhân trong tổ chức.
Tăng cường tổ chức các buổi tập huấn, học tập các nghị định, văn bản, quy định về công tác đánh giá thành tích được các cấp tổ chức ban hành, xây dựng nhận thức cho các công chức về vai trò của đánh giá thành tích, làm cho công chức hiểu được ý nghĩa của công tác đánh giá kết quả thực thi công vụ đối với cơ quan, đơn vị và đối với cá nhân mình, từ đó có trách nhiệm hơn khi tham gia vào quy trình đánh giá.
d. Về quy trình quản lý đánh giá thành tích
Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nỗ lực của các thành viên tổ chức và sử dụng các nguồn lực khác để đạt được mục tiêu của tổ chức (Stoner, 1982). Thông qua quy trình quản lý công tác đánh giá thành tích, người được đánh giá có xu hướng xem xét trở lại người đánh giá để xác định liệu các mục tiêu định trước của tổ chức có thông qua một cách hiệu quả hay không.
Theo kết quả nghiên cứu, quy trình quản đánh giá có tác động đến việc thực hiện đánh giá thành tích tại UBND quận Liên Chiểu. Cũng theo như kết quả phỏng vấn, hầu hết các công chức được hỏi đều cho rằng công tác đánh giá thành tích tại tổ chức đã đi vào nề nếp tuy nhiên vẫn còn mang tính hình thức. Để công tác đánh giá thành tích đạt hiệu quả thực sự, đánh giá đúng người đúng việc, cần phải chú trọng vào quy trình đánh giá.
Quản lý công tác đánh giá thành tích ngày nay không chỉ dành riêng cho các nhà lãnh đạo mà các nhân viên cũng cần phải tham gia vào việc quản lý. Các thành viên trong tổ chức đều nên tham gia vào việc lên kế hoạch đánh giá thành tích.
Công tác đánh giá thành tích tại UBND quận Liên Chiểu đã có sự tham gia của nhiều đối tượng, tuy nhiên thường các quyết định sau đánh giá thành tích đều dựa trên ý kiến của người đánh giá mà bỏ qua ý kiến của người được đánh giá dẫn đến công tác tự đánh giá thực hiện còn mang tính hình thức, cho có, chưa thực sự đạt kết quả cao.
Do đó, ý kiến đánh giá cần phải được thống nhất giữa người được đánh giá và người đánh giá trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, làm cho hoạt động tự đánh giá trở nên có ý nghĩa, vì đây là một khía cạnh quan trọng giúp mỗi công chức tự nhận thấy điểm mạnh, điểm yếu của mình trong công việc, từ đó tự trau dồi, đào tạo bản thân để nâng cao trình độ, nâng cao hiệu quả công việc.
Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ trong công tác quản lý đánh giá thành tích cần được chú trọng hơn nữa. Có thể áp dụng đánh giá thành tích theo KPI – là một công cụ đang được sử dụng rất hiệu quả trong các tổ chức tư nhân và đang dần được áp dụng rộng rãi hơn trong các công ty, đơn vị nhà nước.
4.2.2. Kiến nghị cho các cấp o ơn
a. Về sự giao tiếp
thống pháp luật, nhất là các quy định cụ thể về đánh giá CBCC trong các cơ quan hành chính nhà nước theo đặc thù của mỗi ngành, mỗi đơn vị. Có thể giao cho chính đơn vị tự chủ trong việc thuê các đơn vị chuyên nghiệp tư vấn, hỗ trợ trong công tác đánh giá.
Hoàn thiện danh mục hệ thống vị trí việc làm và cơ cấu theo ngạch công chức, từ đó xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá của từng vị trí việc làm. Danh mục hệ thống vị trí việc làm với những mô tả chi tiết công việc, chức trách, nhiệm vụ của từng vị trí việc làm là nền móng quan trọng trong mọi quy trình quản lý nguồn nhân lực, từ đó có cơ sở cho việc đánh giá công chức cũng như về các vấn đề khác như tuyển dụng dựa trên việc xác định nhu cầu công việc, mô tả công việc cũng được sử dụng để xác định số lượng biên chế, tuyển dụng.
Sửa đổi, bổ sung, ban hành các công văn, văn bản, quy định hướng dẫn thực hiện công tác đánh giá thành tích. Các văn bản ban hành cần có tính thống nhất giữa các căn cứ và cách thức đánh giá thành tích công chức.
Có các hoạt động hỗ trợ cho công tác thực hiện đánh giá thành tích được xuyên suốt, không gặp trở ngại: hoàn thiện phần mềm đánh giá thành tích, đầu tư cơ sở vật chất,…
b. Về mức độ tin tưởng
Thường xuyên tạo các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng của các công chức về công tác đánh giá thành tích.
Ban hành các quy định xây dựng trách nhiệm của các công chức (bao gồm công chức lãnh đạo lẫn công chức là nhân viên) trong công tác đánh giá thành tích nhằm gắn trách nhiệm với kết quả thực hiện.
Đưa hoạt động sát hạch, kiểm tra công chức định kỳ vào thành một bộ phận cấu thành quan trọng trong kết quả đánh giá công chức nhằm đánh giá mức độ phát triển về năng lực chuyên môn nghiệp vụ của công chức, mức độ
cập nhật, nắm chắc các quy định mới trong hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của công chức.
c. Về công tác tập huấn
Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về công tác đánh giá thành tích.
Thiết lập một bộ phận chuyên trách về đánh giá công chức một cách độc lập. Thực tiễn cho thấy công tác đánh giá luôn là khâu yếu của quá trình quản trị nguồn nhân lực công, do vậy cần thiết phải thiết lập một bộ phận chuyên về công tác đánh giá công chức để đảm bảo tính chuyên nghiệp cao, khách quan, công bằng hơn
d. Về quy trình quản lý
Các công chức đều phải tham gia vào việc lên kế hoạch và kiểm soát quá trình đánh giá thành tích, không chỉ riêng các cấp lãnh đạo.
Xây dựng và hoàn thiện các chính sách khuyến khích, kích thích, đãi ngộ công chức cùng với việc cải cách chính sách tiền lương, chế độ phụ cấp gắn liền với kết quả thực thi công vụ.
Bảng 4.2. Tóm tắt các kiến nghị đến các cơ quan tổ chức
Tóm tắt kết quả
Kiến nghị cho UBND quận
Liên Chiểu Kiến nghị cho cấp cao hơn
1. Sự giao tiếp
Thông tin cho người đánh giá và người được đánh giá trước khi bắt đầu cuộc đánh giá Xây dựng một cách rõ ràng và dễ truyền đạt các tiêu chí