6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.1. Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại trƣờng hiện nay đƣợc tổ chức trong phòng KHTC thực hiện chức năng tham mƣu giúp việc cho Hiệu trƣởng trong lĩnh vực quản lý tài chắnh, tài sản, kế toán, quản lý tập trung các nguồn vốn, quĩ, nguồn kinh phắ trong và ngoài ngân sách nhà nƣớc theo đúng chế độ quy định của nhà nƣớc. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán trong trƣờng bao gồm:
- Tổ chức công tác kế toán, báo cáo quyết toán các nguồn kinh phắ của Trƣờng theo quy định;
- Tổ chức thu đúng, thu đủ và kịp thời các khoản học phắ, lệ phắ của ngƣời học; các khoản thu nộp nghĩa vụ của các đơn vị thuộc Trƣờng có hoạt động thu chi tài chắnh. Tham mƣu cho Ban Giám hiệu khơi tăng nguồn thu cho Trƣờng;
- Thực hiện việc chi trả tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn con ngƣời, các khoản phụ cấp quản lý, giảng dạy, phúc lợi, ngoài giờ và các chế độ khác cho cán bộ, viên chức, ngƣời lao động; chi trả học bổng, các khoản phụ cấp cho sinh viên và tất cả các khoản chi khác phục vụ học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, xây dựng CSVC, sửa chữa, mua sắm trang thiết bị... của Trƣờng theo đúng các quy định hiện hành;
nhân; kinh phắ khoán và theo dõi tài khoản của Trƣờng tại các ngân hàng, kho bạc;
- Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động tài chắnh theo chế độ kế toán hiện hành. Bảo quản, lƣu trữ các chứng từ kế toán theo quy định.
Theo kết quả khảo sát thực tế, bộ máy kế toán tại trƣờng ĐHKT- ĐHĐN đƣợc tổ chức theo mô hình nửa tập trung nửa phân tán. Theo mô hình này, tại các đơn vị trực thuộc cũng tổ chức bộ máy kế toán. Các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc (các trung tâm hỗ trợ đào tạo, các đơn vị khoa học - công nghệ) tiến hành tổ chức bộ máy kế toán theo dõi các nguồn thu và các khoản chi đƣợc phân cấp tại đơn vị mình, định kỳ báo cáo lên phòng Kế hoạch - Tài chắnh của trƣờng để tổng hợp vào các nguồn thu và các khoản chi chung của cả trƣờng. Các đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập (các doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp có tƣ cách pháp nhân) tổ chức bộ máy kế toán hoàn chỉnh tiến hành hạch toán theo các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Định kỳ, các đơn vị này tiến hành nộp các báo cáo theo yêu cầu về phòng Kế hoạch - Tài chắnh của trƣờng. Tổ chức bộ máy kế toán Trƣờng đƣợc trình bày trong phụ lục 2.2.
Căn cứ vào khối lƣợng công việc kế toán và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán, kế toán trƣởng phân công các nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên kế toán. Các nhân viên kế toán có kinh nghiệm thƣờng phụ trách các mảng công việc đòi hỏi chuyên môn cao nhƣ kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, tổng hợp dự toán, kiểm tra tài chắnh đơn vị cấp dƣới. Các nhân viên còn lại thƣờng đƣợc bố trắ nhiệm vụ kế toán vật tƣ, tài sản, thu học phắ...
Bộ máy kế toán trong trƣờng bao gồm:
- Kế toán trƣởng (kiêm trƣởng phòng Kế hoạch - Tài chắnh) là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán trong toàn trƣờng. Kế toán trƣởng chỉ đạo công tác lập dự toán, thực
hiện dự toán và quyết toán kinh phắ hàng năm và là ngƣời chịu trách nhiệm giám sát việc sử dụng phần mềm trong công tác kế toán - Kế toán tổng hợp chỉ đạo trực tiếp việc hạch toán, đối chiếu sổ sách tiếp nhận và xử lý báo cáo của các đơn vị trực thuộc, gửi lên. Định kỳ (quý, năm) lập các báo cáo tài chắnh phục vụ việc quyết toán kinh phắ của trƣờng. Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp và lập dự toán của toàn trƣờng và thƣờng là ngƣời chịu trách nhiệm quản lý - điều hành việc sử dụng phần mềm kế toán.
- Kế toán tài sản: theo dõi việc mua sắm, xuất dùng tài sản, trang thiết bị tại các bộ phận trong trƣờng.
- Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản phát sinh trong nhà trƣờng (thanh toán tạm ứng, thanh toán với cán bộ công nhân viên, thanh toán với Kho bạc, cơ quan BHXH)
- Kế toán thu học phắ theo dõi các khoản học phắ của sinh viên các hệ đào tạo trong trƣờng.
- Quản trị hệ thống mạng máy tắnh nội bộ có trách nhiệm duy trì trạng thái hoạt động của hệ thống và tham gia một số khâu công việc trong chu trình kế toán đơn vị.
- Thủ quĩ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quĩ; thực hiện các nghiệp vụ thu. chi tiền; cập nhật số liệu trên sổ quĩ, định kỳ tiến hành kiểm quĩ.
2.2.2. P ƣơng t ện kỹ thuật
Tại trƣờng hiện nay sử dụng hệ thống máy tắnh đồng bộ để trợ giúp cho công tác kế toán. Trƣờng sử dụng hai loại phần mềm kế toán: phần mềm thu và quản lý học phắ thống nhất chung với phần mềm kế toán tổng hợp. Hệ thống kế toán có phần mềm thu và quản lý học phắ thống nhất với phần mềm kế toán tổng hợp có ƣu điểm là một ngƣời quản lý - điều hành hệ thống sẽ kiểm soát tốt cả vấn đề thu học phắ (một vấn đề quan trọng trong trƣờng đại
học) và công tác kế toán. Tuy nhiên, nhƣợc điểm của hệ thống này là khi có sự trục trặc trong hệ thống hoặc cần có những chỉnh sửa trong thiết kế hệ thống để phù hợp với những thay đổi trong chế độ tài chắnh kế toán và yêu cầu quản lý thì sẽ ảnh hƣởng đến công việc chung của toàn hệ thống. Phần mềm kế toán đang áp dụng trong trƣờng là cho phép các dữ liệu kế toán sau khi đƣợc cập nhật chứng từ vào máy tắnh, có thể chuyển trực tiếp vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Tuy nhiên, việc tự động kết chuyển chênh lệch, thu chi và lập các báo cáo quyết toán không phải phần mềm nào cũng thực hiện đƣợc. Theo kết quả khảo sát, hầu hết các nhân viên kế toán đều cảm thấy chƣa thực sự hài lòng khi sử dụng các phần mềm kế toán này.
Các mạng máy tắnh trong trƣờng hiện nay đƣợc tổ chức theo hệ thống mạng xử lý phân bổ hoạt động dƣới dạng mạng cục bộ (LAN). Mỗi hệ thống này bao gồm một máy chủ và các máy tắnh con có thể kết nối; và chia sẻ các tệp tin với nhau.
2.2.3. Hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo kế toán
Trƣờng hiện nay áp dụng Chế độ kế toán Hành chắnh sự nghiệp ban hành theo Thông tƣ 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016.
* Hệ t ống ứng từ ế toán
Kết quả khảo sát cho thấy Trƣờng hiện nay tuân thủ tƣơng đối đầy đủ chế độ chứng từ theo Thông tƣ 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016. Trƣờng đã sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động đầu tƣ XDCB. Ngoài các biểu mẫu chứng từ bắt buộc, trƣờng còn sử dụng thêm một số các chứng từ liên quan khác. Bảng kê thanh toán kèm theo chứng từ ghi sổ (phụ lục 2.3). Trƣờng cũng đã tuân thủ tốt việc ghi chép các nội dung bắt buộc trên chứng từ (ngày tháng, nội dung và quy mô nghiệp vụ, chữ ký của các đối tƣợng liên quan). Cùng với sự ứng dụng tin học trong kế toán, tự in một số chứng từ cơ bản (phiếu thu, phiếu chi, Biên lai thu học phắ, các bảng kê thu,
chi tiền...). Điều này tiết kiệm đáng kể thời gian và khả năng sai sót khi lập các chứng từ. Riêng đối với các chứng từ liên quan đến kinh phắ ngân sách nhà nƣớc, trƣờng phải tiến hành viết tay trên các mẫu chứng từ in sẵn của Kho bạc.
Trƣớc khi chứng từ đƣợc sử dụng để ghi sổ các chứng từ đƣợc kiểm tra bởi kế toán phụ trách phần hành. Đối với những nghiệp vụ đòi hỏi phải có sự phê duyệt của kế toán trƣởng trƣớc khi thực hiện nghiệp vụ các chứng từ còn đƣợc kế toán trƣởng kiểm tra trƣớc khi ký phê duyệt nghiệp vụ. Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra nghiệp vụ tắnh chắnh xác của thông tin sự đầy đủ của chữ ký. Việc lƣu trữ chứng từ kế toán tại trƣờng cũng đƣợc tuân thủ theo đúng chế độ quy định. Các chứng từ sau khi ghi sổ đều đƣợc đóng thành tập, theo từng tháng và lƣu trữ, bảo quản theo đúng thời hạn quy định. Tuy nhiên, số lƣợng chứng từ tại trƣờng đại học rất lớn đặc biệt là các chứng từ thu và chi tiền, nên cần địa điểm lƣu trữ chứng từ rất rộng. Do điều kiện khách quan của một số bộ phận, nên các chứng từ có thể đƣợc lƣu trữ trong những điều kiện chƣa tốt và có thể gây khó khăn cho công tác kiểm tra.
* Hệ t ống tà oản ế toán
Qua khảo sát cho thấy hiện nay trƣờng đã xây dựng hệ thống tài khoản của đơn vị mình trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cho các đơn vị hành chắnh sự nghiệp theo Thông tƣ 133/2016/TT-BTC. Việc mở các tài khoản chi tiết ngoài quy định của chế độ kế toán tại trƣờng tới các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 theo chế độ quy định. Tài khoản 441 chỉ đƣợc chi tiết theo thời gian và theo nguồn kinh phắ thƣờng xuyên và không thƣờng xuyên. Tài khoản 662 - Chi hoạt động cũng chỉ đƣợc chi tiết thành chi thƣờng xuyên và không thƣờng xuyên, không đƣợc chi tiết thành chi thanh toán cá nhân, chi nghiệp vụ hay chi tiết theo các hệ đào tạo.
* Hệ t ống sổ ế toán
Kế toán nhà trƣờng lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán kết hợp sử dụng phần mềm kế toán MISA.
Các sổ chi tiết theo danh mục sổ hƣớng dẫn của chế độ kế toán hiện hành đƣợc mở thƣờng bao gồm: sổ quĩ tiền mặt; sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc, sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ; sổ tài sản cố định; sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng; sổ chi tiết các tài khoản; sổ theo dõi dự toán ngân sách; Sổ theo dõi nguồn kinh phắ; sổ tổng hợp nguồn kinh phắ; sổ theo dõi các khoản thu; sổ chi tiết chi hoạt động; sổ chi tiết chi dự án; sổ theo dõi tạm ứng kinh phắ của kho bạc.
Ngoài ra, trƣờng còn mở các sổ chi tiết khác ngoài hƣớng dẫn của chế độ kế toán, nhƣ sổ theo dõi tạm ứng với công nhân viên, sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán, sổ chi tiết thuế thu thập cá nhân phải nộp, tuy nhiên các mẫu sổ này không nhất quán.
Cách ghi chép trên nhiều sổ chi tiết chƣa thật sự linh hoạt theo đặc điểm của đơn vị, nhƣ sổ chi tiết các khoản thu còn để ở mức tƣơng đối tổng hợp, nhƣ thu học phắ, lệ phắ; thu từ các đơn vị trực thuộc...; chƣa chi tiết thành thu học phắ của từng hệ, từng đơn vị liên kết đào tạo, từng đơn vị trực thuộc.
Do trƣờng dùng phần mềm kế toán nên việc ghi chép trên các sổ sách kế toán đều đƣợc thực hiện tự động, giảm nhẹ khối lƣợng công việc cho nhân viên kế toán và để sửa chữa các sai sót (nếu có).
d. Hệ thống báo cáo kế toán
Theo quy định của chế độ kế toán tài chắnh hiện hành, kết thúc mỗi niên độ kế toán, trƣờng cần lập các báo cáo tài chắnh và báo cáo quyết toán ngân sách gửi các cơ quan cấp trên. Các báo cáo tài chắnh và quyết toán ngân sách gồm: Bảng cân đối tài khoản (phụ lục 2.4), Báo cáo chi tiết kinh phắ hoạt động (phụ lục 2.5); Báo cáo chi tiết kinh phắ dự án (phụ lục 2.6), tổng hợp chi
phắ kiến thiết cơ bản khác (Phụ lục 2.6.), Số dƣ dự toán KPNS (2.8), tăng giảm tài sản (2.9).
Kết quả khảo sát cho thấy trƣờng đã tuân thủ đúng chế độ báo cáo tài chắnh theo yêu cầu. Tuy nhiên các báo cáo này đƣợc lập mang tắnh thủ tục bắt buộc là chủ yếu, ý nghĩa cung cấp thông tin chƣa nhiều và thời hạn lập thƣờng chậm hơn so với quy định.
2.2.4. Hệ thống kiểm soát
Hiện nay trƣờng đã thực hiện tƣơng đối tốt các thủ tục kiểm soát để bảo đảm cho chất lƣợng thông tin cung cấp và bảo mật thông tin. Trƣờng đều đã chú ý đến việc phân công nhiệm vụ cho các nhân viên kế toán theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhƣng chƣa triệt để, thƣờng chỉ tuân thủ nguyên tắc này đối với một số vị trắ quan trọng. Phần mềm kế toán có chức năng phân quyền sử dụng cho từng nhân viên kế toán cho phép phòng tránh tối đa các gian lận và sai sót có thể xảy ra. Bên cạnh đó trƣờng có chức danh quản trị hệ thống độc lập với các chức danh khác trong bộ máy kế toán, chắnh vì vậy, khó có thể kiểm soát đƣợc việc xâm nhập vào hệ thống một cách trái phép và thực hiện các gian lận nhất là trong vấn đề quản lý học phắ. Ngoài ra hệ thống máy tắnh của bộ phận kế toán của trƣờng còn kết nối với mạng internet, điều này có thể dẫn đến việc máy bị nhiễm virut, mất số liệu, gây ngừng trệ và không an toàn cho thông tin kế toán.
Trƣờng cũng đã quan tâm đến việc thiết kế và sử dụng các chứng từ, sổ sách kế toán một cách hợp lý để bảo đảm cho việc ghi chép chắnh xác và tròn vẹn tất cả các dữ liệu phù hợp về nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ kế toán với hiện vật trên thực tế chƣa thật sự đƣợc quan tâm.
Trƣờng không tiến hành kiểm kê tài sản hàng năm, do đó khó bảo vệ đƣợc tài sản và dễ dẫn đến tình trạng tài sản chỉ tồn tại trên sổ sách kế toán.
Quỹ tiền mặt của trƣờng chỉ đƣợc kiểm kê định kỳ theo quý nên có thể tạo cơ hội cho việc sử dụng tiền mặt nhàn rỗi không đúng mục đắch.
Bên cạnh đó, trƣờng chƣa ban hành văn bản quy định về chắnh sách phê duyệt cho tất cả các loại nghiệp vụ, do đó việc lãnh đạo thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thƣờng là theo thói quen và tuân thủ các thủ tục ngầm định. Điều này dễ tạo ra sơ hở dẫn tới việc lợi dụng để thực hiện các nghiệp vụ chƣa đƣợc các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2.3. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐTXDCB TẠI TRƢỜNG ĐHKT-ĐHĐN ĐHĐN
2.3.1. Tình hình CSVC củ Trƣờng ĐHKT-ĐHĐN
Trong những năm qua, nhờ tăng cƣờng công tác đầu tƣ nên đến nay Trƣờng đã có một hệ thống cơ sở vật chất khá khang trang với các trang thiết bị phục vụ đào tạo, nghiên cứu và sinh hoạt tƣơng đối hiện đại, cơ bản đáp ứng đƣợc các hoạt đổi mới giáo dục đại học đang đƣợc triển khai tại Trƣờng. Đặc biệt hệ thống thƣ viện đã đƣợc tăng cƣờng đầu tƣ lớn. Nhờ đó số lƣợng đầu sách hiện có lên 12.906 với 228.711 bản sách, trong đó có nhiều bản sách ngoại văn có giá trị cao đáp ứng đƣợc nhu cầu học tập, nghiên cứu khoa học của giáo viên, sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh.
Hệ thống cơ sở vật chất phục vụ sinh hoạt nhƣ sân chơi thể thao, nhà tập, căn tin, ký túc xá, không gian cây xanh, ghế đá... đƣợc cải tạo, xây mới hoặc trang bị tƣơng đối đồng bộ và tiện dụng trên khuôn viên rộng gần 4,5 ha ngay trong nội đô thành phố. Trƣờng hiện có trên 90 phòng học và phòng tự học với tổng diện tắch 18.142 m2, có sức chứa trên 5.000 chỗ ngồi tại mỗi thời điểm, trong đó có gần 30 phòng đã đƣợc cải tạo, trang bị mới hiện đại đáp ứng yêu cầu học tập của sinh viên chất lƣợng cao, sinh viên các chƣơng trình liên kết đào tạo quốc tế.