6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. PHƢƠNG HƢỚNG HOÀN THIỆN THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
TRONG HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƢ XDCB TẠI TRƢỜNG ĐHKT-ĐHĐN
3.2.1. Phù hợp đặ đ ểm hoạt động trƣờng ĐHKT-ĐHĐN
Trƣờng ĐHKT-ĐHĐN là các tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo, trang bị kiến thức chuyên môn cho ngƣời học nhằm đáp ứng nguồn nhân lực chất lƣợng cao cho xã hội. Trƣờng tiến hành nhận các khoản thu về XDCB từ NSNN hoặc từ các nguồn khác và tổ chức XDCB theo dự toán đã xây dựng phục vụ việc cung cấp kiến thức cho ngƣời học. Trƣờng có nhiều hệ đào tạo: chắnh quy, vừa học vừa làm, từ xa, liên thông và các chƣơng trình đào tạo ngắn hạn; và mở nhiều cấp đào tạo: sau đại học (tiến sĩ, thạc sĩ) và đại học. Bên cạnh hoạt động đào tạo, trƣờng còn có các hoạt động hỗ trợ đào tạo nhƣ hoạt động thƣ viện, ký túc xá, nhà ăn... Ngoài lĩnh vực đào tạo, trƣờng còn có các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, tƣ vấn, các hoạt động sản xuất kinh doanh, ứng dụng khoa học công nghệ vào đời sống.
Chắnh vì vậy, trên cơ sở các nguyên lý chung của tổ chức tổ chức thông tin kế toán về hoạt động đầu tƣ XDCB trong trƣờng, tổ chức thông tin kế toán trong trƣờng ĐHKT-ĐHĐN cần phải đƣợc xây dựng phù hợp với quá trình đào tạo, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác của nhà trƣờng. Có nhƣ
vậy, tổ chức thông tin kế toán mới phát huy đƣợc các vai trò của mình và có tác dụng thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động đầu tƣ XDCB, tăng cƣờng tự chủ tài chắnh trong trƣờng.
3.2.2. Đáp ứng nhu cầu t ông t n đ ạng của các nhà quản lý trƣờng ĐHKT-ĐHĐN
Trong môi trƣờng hoạt động ngày một phức tạp hơn với sự cạnh tranh ngày một lớn hơn giữa trƣờng ĐHKT-ĐHĐN và trƣờng đại học ngoài công lập và giữa nội bộ trƣờng ĐHĐN, các nhà quản lý trƣờng ĐHKT-ĐHĐN rất cần đến những thông tin hữu ắch để có thể đƣa ra các quyết định tối ƣu. Thông tin mà các nhà quản lý cần rất đa đạng, phục vụ việc ra nhiều loại quyết định khác nhau, từ việc hoạch định các chiến lƣợc phát triển cho nhà trƣờng đến việc điều hành các hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học theo đúng các định hƣớng phát triển đã vạch ra. Điều này đòi hỏi tổ chức thông tin kế toán về hoạt động đầu tƣ XDCB phải vừa cung cấp đƣợc các thông tin chi tiết, cụ thể về từng mặt hoạt động, vừa phải cung cấp những thông tin mang tắnh khái quát, so sánh, đánh giá toàn diện các mặt hoạt động trong nhà trƣờng.
Bên cạnh đó, vấn đề kiểm soát chi phắ và tăng cƣờng nguồn thu cần đặc biệt chú trọng trong quá trình quản lý hoạt động của nhà trƣờng. Mọi tổ chức muốn thành công đều phải thực hiện tốt vấn đề kiểm soát chi phắ và tăng cƣờng nguồn thu. Đặc biệt là đối với trƣờng ĐHKT-ĐHĐN, trong điều kiện thực hiện tự chủ tài chắnh, trƣờng cần bảo đảm tốt cho nhu cầu chi thƣờng xuyên và cần có tắch lũy để đầu tƣ cho cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, đào tạo đội ngũ giảng viên để phát triển nhà trƣờng ngang tầm khu vực và thế giới. Nếu không kiểm soát tốt chi phắ và tăng cƣờng nguồn thu hoạt động XDCB thì sẽ không thể có đủ ngân quĩ dành cho các hoạt động này. Hơn nữa, việc chi tiêu cho các hoại động này cũng phải đƣợc kiểm soát chặt chẽ nhằm đạt đƣợc hiệu quả sử dụng chi phắ cao. Chắnh vì vậy, tổ chức thông tin kế toán
phải đặc biệt chú trọng đến mục tiêu kiểm soát chi phắ và tăng cƣờng nguồn thu của trƣờng ĐHKT-ĐHĐN.
Ngoài ra. thông tin kế toán trong trƣờng ĐHKT-ĐHĐN cần đáp ứng tốt mục tiêu kiểm soát tài chắnh của nhà nƣớc. Trƣờng ĐHKT-ĐHĐN hoạt động mới này, việc xây dựng bộ máy kế toán quản trị là đòi hỏi tất yếu khách quan. Do đó, bên cạnh bộ máy kế toán tài chắnh trƣờng ĐHKT-ĐHĐN cần bố trắ bộ máy kế toán quản trị.
3.2.3. Đáp ứng mục tiêu hiệu quả và tiết kiệm
Tại trƣờng ĐHKT-ĐHĐN, thông tin về hoạt động đầu tƣ XDCB về cơ bản tuân thủ theo các quy định của chế độ tài chắnh Ờ kế toán hiện hành về lập dự toán và quyết toán ngân sách nhƣng chƣa thiết lập thông tin kế toán quản trị nội bộ và chƣa đầu tƣ đúng mức vào cơ sở vật chất cho hệ thống kế toán cũng nhƣ hệ thống kiểm soát. Chắnh vì vậy việc hoàn thiện hệ thống thông tin về hoạt động đầu tƣ XDCB hiện nay tại trƣờng sẽ tạo ra những thay đổi dáng kể tới tổng thể tổ chức thông tin kế toán tại trƣờng. Để hoàn thiện hệ thống thông tin về hoạt động đầu tƣ XDCB chắc chắn trƣờng sẽ có những đầu tƣ về nhân lực và vật lực, có những thay đổi trong cách thức quản lý và tổ chức kế toán. Tuy nhiên, các nội dung hoàn thiện không đƣợc quá phức tạp, phải đảm bảo tắnh khả thi đồng thời không đƣợc tốn kém nhƣng vẫn đảm bảo hiệu quả cung cấp thông tin.
3.3. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TÓAN TRONG HOẠT ĐỘNG ĐTXDCB TẠI TRƢỜNG ĐHKT-ĐHĐN TÓAN TRONG HOẠT ĐỘNG ĐTXDCB TẠI TRƢỜNG ĐHKT-ĐHĐN
3.3.1. Hoàn thiện bộ máy kế toán
Hiện nay trƣờng ĐHKT-ĐHĐN tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình nửa tập trung. Mô hình tập trung rất phù hợp với trƣờng quy mô nhỏ, hoạt động tập trung và không tiến hành phân cấp quản lý tài chắnh cho các đơn vị trực thuộc. Cần thiết lập bộ phận chuyên trách về công tác thẩm định vốn,
nguồn vốn trong hoạt động ĐTXDCB để tham mƣu cho Ban Giám hiệu Trƣờng trong hoạt động ĐTXDCB.
3.3.2. Hoàn thiện p ƣơng t ện kỹ thuật
Ngày nay hoạt động của bất cứ một tổ chức nào đều không thể tách rời khỏi hệ thống máy tắnh. Mức độ sử dụng hệ thống máy tắnh sẽ ảnh hƣởng đến năng suất và chất lƣợng công việc. Trong bối cảnh đó, việc ứng dụng hệ thống máy tắnh trong tổ chức thông tin kế toán tại trƣờng ĐHKT-ĐHĐN là điều tất yếu. Tuy nhiên thực tế hệ thống máy tắnh tại trƣờng chƣa đƣợc đầu tƣ đúng mức, với các phần cứng máy tắnh có tốc độ xử lý còn chậm, hay trục trặc gây ra sự không thoải mái và tốn kém thời gian cho nhân viên kế toán.
Việc, đầu tƣ một hệ thống máy tắnh chất lƣợng cao và một phần mềm kế toán hợp lý với lợi ắch sử dụng trong một thời gian rất dài không phải là vƣợt quá khả năng tài chắnh của trƣờng. Hơn nữa còn vô cùng cần thiết và đem lại lợi ắch kinh tế cho trƣờng do sẽ tiết kiệm đƣợc đáng kể nhân sự và thời gian thu học phắ, thu hút vốn đầu tƣ XDCB từ bên ngoài hay ngân sách nhà nƣớc. Ghi chép sổ sách, tắnh toán, lƣu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo theo phƣơng thức thủ công. Trƣờng ĐHKT-ĐHĐN cần khẩn trƣơng đầu tƣ hệ thống máy tắnh đồng bộ; một phần mềm kế toán tổng hợp, phần mềm theo dõi thu nhập cá nhân tắch hợp trong một phần mềm duy nhất.
Với việc ứng dụng phần mềm kế toán, thông tin cung cấp từ thông tin kế toán có tắnh nhất quán cao do dữ liệu tắnh toán kết xuất ra báo cáo căn cứ vào một nguồn duy nhất là các chứng từ gốc đƣợc nhập vào hệ thống. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng hợp bị sai lệch. Mặt khác với phần mềm kế toán, tổ chức thông tin kế toán về hoạt động đầu tƣ XDCB có thể cung cấp
thông tin tài chắnh và quản trị một cách đa chiều, nhanh chóng, giúp cho các nhà quản lý ra các quyết định nhanh hơn, chắnh xác hơn và hiệu quả hơn.
3.3.3. Hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo kế toán
a. Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán hiện nay trong trƣờng mặc dù đã tuân thủ theo chế độ chứng từ bắt buộc của các đơn vị hành chắnh sự nghiệp. Tuy nhiên, do đặc thù hoạt động của trƣờng, hệ thống chứng từ trong trƣờng cần bổ sung thêm Bảng kê khối lƣợng công việc thực hiện của hoạt động đầu tƣ XDCB. Do việc quản lý khối lƣợng công việc thực hiện đƣợc giao cho Ban quản lý dự án và các phòng ban có liên quan nên ngoài việc lập bảng kê khối lƣợng công việc thực hiện của từng bộ phận liên quan để làm cơ sở thanh toán, các bộ phận liên quan cần thiết tổng hợp khối lƣợng công việc thực hiện tại bộ phận theo từng đầu việc và theo từng công trình, vụ việc. Bảng kê này rất cần thiết để làm cơ sở tổng hợp khối lƣợng công việc của hoạt động đầu tƣ XDCB toàn trƣờng theo đầu việc và theo từng công trình, vụ việc, làm cơ sở để phân tắch cơ cấu các khoản chi, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng tài sản, từng công trình hoàn thành bàn giao đƣa vào sử dụng, lập dự toán chi hoạt động đầu tƣ XDCB cho năm học tiếp theo.
b. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Mặc dù trƣờng ĐHKT-ĐHĐN hiện nay đã tuân thủ các quy định trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC áp dụng cho các đơn vị hành chắnh sự nghiệp. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản chƣa thực sự phù hợp với đặc điểm hoạt động của trƣờng ĐHKT-ĐHĐN, xu thế tăng cƣờng tự chủ tài chắnh trong nhà trƣờng và xuất hiện nhiều hoạt động chịu sự điều chỉnh của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán (TK) trong trƣờng ĐHKT-ĐHĐN cần đƣợc hoàn thiện nhƣ sau:
tới tài khoản cấp 2 để theo dõi hoạt động dự án thƣờng xuyên và không thƣờng xuyên. Việc có tiếp tục chi tiết các tài khoản này hay không phụ thuộc vào nhu cầu thông tin phù hợp với từng đơn vị cụ thể. Với trƣờng đại học TK462 cần chi tiết để theo dõi theo cơ cấu của nguồn kinh phắ dự án nhƣ theo nguồn ngân sách nhà nƣớc cấp, từ cấp trên cấp hay bổ sung từ hoạt động sản xuất kinh doanh...; TK662 cần chi tiết theo từng khoản chi...
c. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Trƣờng ĐHKT-ĐHĐN cần mở các sổ chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động của trƣờng nhƣ hoạt động mua sắm TSCĐ, sửa chữa TSCĐ hay đầu tƣ XDCBẦ.. Tuy nhiên, phù hợp với việc mở các tài khoản chi tiết nhƣ trên, một số các sổ chi tiết mà trƣờng cần thiết phải sung đó là: sổ chi tiết nguồn thu hoạt động đầu tƣ XDCB (phụ lục 3.1) và sổ chi tiết chi hoạt động đầu tƣ XDCB (phụ lục 3.2). Các sổ này đƣợc mở chi tiết tại các đơn vị trực thuộc nhằm phục vụ cho việc theo dõi các khoản thu, chi phục vụ cho các hoạt động đầu tƣ XDCB tại đơn vị mình, đồng thời là cơ sở cho phòng kế toán nhà trƣờng kiểm tra, xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ với nhà trƣờng và phục vụ các đoàn thanh tra tài chắnh cấp trên và kiểm toán nhà nƣớc.
d. Hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chắnh
Hệ thống báo cáo tài chắnh của trƣờng ĐHKT-ĐHĐN hiện nay với dung lƣợng thông tin hết sức hạn chế chƣa cung cấp đủ các thông tin cho các đối tƣợng quan tâm trong tiến trình thực hiện tự chủ tài chắnh. Điều này mâu thuẫn với thực tế là đối tƣợng sử dụng các báo cáo tài chắnh của trƣờng ngày càng tăng, không chỉ đơn thuần là cơ quan quản lý nhà nƣớc. Ngoài cơ quan quản lý nhà nƣớc, các đối tƣợng quan tâm tới tình hình tài chắnh của trƣờng bao gồm các đối tƣợng có lợi ắch liên quan tới trƣờng đó là các nhà quản lý (đặc biệt là Phó hiệu trƣởng phụ trách tài chắnh, Phó hiệu trƣởng phụ trách CSVC của nhà trƣờng); các giảng viên, sinh viên của nhà trƣờng; các tổ chức
và cá nhân tài trợ cho nhà trƣờng; các đơn vị quan tâm và ủng hộ lĩnh vực giáo dục đào tạo. Ngoài ra, trong điều kiện tự chủ tài chắnh, trƣờng đại học có thể phải vay vốn của các tổ chức tắn dụng cho hoạt động đầu tƣ XDCB nên các đơn vị này cũng rất quan tâm tới tình hình tài chắnh của trƣờng.
Trong số các đối tƣợng trên, có thể nói các tổ chức tắn dụng là đối tƣợng quan trọng sử dụng thông tin báo cáo tài chắnh. Các tổ chức tắn dụng cần thu thập thông tin về tài chắnh và kế toán, đặc biệt là thông tin về rủi ro tài chắnh của trƣờng để cân nhắc phƣơng án cho vay hoạt động đầu tƣ XDCB. Các tổ chức tắn dụng sẽ phân tắch cẩn thận thông tin tài chắnh hàng quý hoặc hàng năm của trƣờng để tắnh giá mức độ rủi ro tài chắnh, từ đó đƣa ra quyết định cho vay. Tuy nhiên, các báo cáo tài chắnh hiện tại (Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo chi tiết kinh phắ hoạt động. Báo cáo tắnh hình tăng giảm tài sản cố định. Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh,...) không thể phản ánh một cách toàn diện về các dòng tiền thu - chi trong nhà trƣờng. Dựa trên các báo cáo này, các tổ chức tắn dụng không thể đánh giá đƣợc khả năng thanh toán các khoản vay khi đến hạn của nhà trƣờng, chắnh vì vậy, trƣờng cần thiết phải hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chắnh tại đơn vị mình.
Thứ nhất, trƣờng cần lập bổ sung báo cáo lƣu chuyển tiền, Báo cáo lƣu chuyển tiền sẽ thể hiện các nguồn tạo tiền và các mục đắch sử dụng tiền trong nhà trƣờng. Báo cáo lƣu chuyển tiền sẽ cho biết tắnh cân đối giữa dòng tiền tạo ra trong kỳ với các khoản tiền đã chi tiêu trong kỳ và sẽ thể hiện hiệu quả quản lý tài chắnh trong nhà trƣờng, đặc biệt là trong điều kiện tự chủ tài chắnh. Trƣờng ĐHKT-ĐHĐN hiện nay áp dụng hệ thống kế toán trên cơ sở tiền, do đó báo cáo lƣu chuyển tiền trong trƣờng ĐHKT-ĐHĐN nên lập theo phƣơng pháp trực tiếp. Với đặc thù hoạt động của trƣờng ĐHKT-ĐHĐN và các nguồn tài chắnh trong nhà trƣờng, báo cáo lƣu chuyển tiền nên đƣợc phân
chia thành bốn phần: (1) lƣu chuyển tiền từ hoạt động sự nghiệp; (2) lƣu chuyển tiền từ hoạt động tài chắnh, phi đầu tƣ phát triển, (3) lƣu chuyển tiền từ hoạt động tài chắnh cho đầu tƣ phát triển và (4) lƣu chuyển tiền từ hoạt động đầu tƣ.
Lƣu chuyển tiền thuần từ hoạt động sự nghiệp là hoạt động hàng ngày và tạo ra nguồn thu chủ yếu của nhà trƣờng, nhƣ các khoản học phắ, lệ phắ; thu từ hoạt động dịch vụ, lao động - sản xuất; thanh toán lƣơng cho giảng viên, cán bộ và nhân viên; chi trả học bồng cho sinh viên; chi hoạt động nghiệp vụ.
Lƣu chuyển tiền từ hoạt động tài chắnh phi đầu tƣ phát triển là các dòng tiền liên quan đến hoạt động huy động tài chắnh bên ngoài trƣờng và không sử dụng cho mục đắch mua sắm xây dựng, và nâng cấp các tài sản cố định của nhà trƣờng, bao gồm kinh phắ ngân sách nhà nƣớc cấp, thu từ quà tặng, tài trợ, vay và trả gốc vay, lãi vay cho các hoạt động ngoài đầu tƣ phát triển.
Lƣu chuyển tiền từ hoạt động tài chắnh cho đầu tƣ phát triển là các dòng tiền liên quan đến các hoạt đong huy động tài chắnh bên ngoài trƣờng và sử dụng cho mục đắch mua sắm, xây dựng và nâng cấp các tài sản cố định sử dụng cho các hoạt động sự nghiệp của nhà trƣờng, bao gồm kinh phắ ngân sách nhà nƣớc cấp, thu từ quà tặng, tài trợ, vay và trả gốc vay, lãi vay cho các hoạt động đầu tƣ phát triển; chi mua sắm tài sản cố định và thu thanh lý tài