6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.4. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động ĐTXDCB
ĐTXDCB tạ Trƣờng ĐHKT-ĐHĐN
a. Về thực hiện các bước trong các giai đoạn - Giai đoạn lập kế hoạch đầu tư
+ Thời gian triển khai thông báo đế thời giai phê duyệt kế hoach quá dài mất 3 tháng, trong thời gian này Nhà trƣờng muốn thực hiện những hạn mục cấp bách, cần thiết mà chƣa phê duyệt đƣợc kế hoạch sẽ lúng túng trong quá trình thực hiện.
+ Còn tách biệt giữa các bộ phận chuyên biệt nhƣ kế hoạch Tài chắnh và Cơ sở vật chất trong quá trình trao đổi thông tin sẽ rời rạc trong quá trình hợp tác.
+ Chƣa ban hành biểu mẫu tờ trình đề nghị nên các bộ phận sử dụng chƣa thống nhất trong quá trình đề nghị và các bộ phận chức năng phải hƣớng dẫn điều chỉnh.
- Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Trong quá trình lập chủ trƣơng đầu tƣ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, trƣờng hợp có sự thay đổi về nội dung, quy mô đầu tƣ làm tổng mức đầu tƣ dự kiến vƣợt quá vốn đƣợc bố trắ trong kế hoạch đầu tƣ đã đƣợc phê duyệt thì phải quay lại bƣớc kế hoạch bằng việc điều chỉnh và xin phê duyệt lại. Sau đó mới tiếp tục các bƣớc thuộc giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ. Điều này ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện dự án.
- Giai đoạn đầu tư: + Gói thầu tƣ vấn:
Cũng tƣơng tự nhƣ bƣớc xin phê duyệt chủ trƣơng đầu tƣ, trong quá trình lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật (dự án đầu tƣ) có những nội dung thay đổi làm vƣợt quá kế hoạch vốn đƣợc bố trắ (trong kế hoạch) và tổng mức đầu tƣ dự kiến (trong chủ trƣơng đầu tƣ) đã đƣợc phê duyệt. Buộc phải quay lại điều chỉnh 2 nội dung trên, làm chậm tiến độ của dự án đầu tƣ.
Đơn vị tƣ vấn thiết kế chƣa khảo sát kỹ hiện trạng công trình (đối với các dự án đầu tƣ xây dựng cải tạo công trình), chƣa tắnh đúng, tắnh đủ dẫn đến phát sinh công việc trong quá trình triển khai thi công xây dựng công trình.
Trong quá trình thẩm định dự toán đầu tƣ, đơn vị thẩm định yêu cầu chi tiết 03 báo giá của nhà cung cấp hoặc chứng thƣ thẩm định giá đối với các loại vật tƣ, đầu mục công việc có khối lƣợng nhỏ, mức độ ảnh hƣởng đến chi phắ đầu tƣ không nhiều. Buộc đơn vị tƣ vấn thiết kế tìm kiếm, cung cấp hoặc chủ đầu tƣ phải thẩm định giá nhằm phục vụ thẩm định, ảnh hƣởng đến hiệu quả đầu tƣ về mặt thời gian.
+ Gói thầu thi công
Đơn vị thẩm định đƣa ra hạn mức lựa chọn nhà thầu khác với đề nghị của chủ đầu tƣ (với mục đắch có đƣợc hiệu quả về mặt tài chắnh) gây ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện dự án.
Nhà thầu tham dự thầu chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu về sản phẩm mà chủ đầu tƣ mong muốn (đặc biệt đối với dự án mua sắm trang thiết bị).
Phát sinh khối lƣợng trong quá trình thi công.
Đây là giai đoạn có khối lƣợng công việc nhiều, thời gian gấp rút do đặc thù là đơn vị giáo dục. Vì vậy, yêu cầu về tiến độ thực hiện các dự án là hết sức quan trọng. Tuy nhiên, các nhà thầu chƣa quan tâm đến việc bố trắ nhân lực thực hiện, dẫn đến nhu cầu về đào tạo của nhà trƣờng. Cùng với đó, việc tạm ứng cho nhà thầu còn chậm trễ, dẫn đến sự thiếu phối hợp từ các nhà thầu.
* Giai đoạn nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán
- Các bên liên quan chƣa đánh giá hoàn toàn về chất lƣợng, công năng của công trình sau khi đƣợc đầu tƣ. Gây ra những sự cố ngoài ý muốn trong quá trình sử dụng.
tiến độ thỏa thuận trong hợp đồng.
- Việc thực hiện quyết toán vốn hoàn thành cần thực hiện nhanh chóng đảm bảo công tác báo cáo về quản lý công sản.
- Việc thanh toán chi phắ thực hiện cho nhà thầu đôi khi chƣa đảm bảo tiến độ thanh toán.
- Việc lƣu trữ hồ sơ còn nhiều thiếu sót, khó khăn trong việc tìm kiếm phục vụ các công tác thanh tra, kiểm toán.
b. Thực trạng trong tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động ĐTXDCB tại Trường ĐHKT-ĐHĐN
Vốn đầu tƣ cho trƣờng là nguồn kinh phắ hợp pháp của trƣờng ĐHKT- ĐHĐN, các dự án tài trợ, hoặc vốn vay của các tổ chức tắn dụng. Trƣờng sử dụng các nguồn vốn này chủ yếu để đầu tƣ phục vụ hoạt động của nhà trƣờng. Các chứng từ sử dụng bao gồm: giấy rút dự toán ngân sách, giấy rút vốn đầu tƣ. Căn cứ từ các chứng từ này, kế toán theo dõi vốn đầu tƣ trên sổ theo dõi dự toán ngân sách, sổ theo đối nguồn kinh phắ, sổ tổng hợp nguồn kinh phắ. Trƣờng sử dụng tài khoản 46122 - nguồn kắnh phắ không thƣờng xuyên để theo dõi các khoản vốn đầu tƣ này, đồng thời sử dụng các tài khoán 211- TSCĐ hữu hình, tài khoản 213 - TSCĐ vô hình, tài khoản 214 - Hao mòn TSCĐ và tài khoản 241 - XDCB dở dang để theo dõi việc sử dụng vốn đầu tƣ này đề mua sắm, xây dựng tài sản cố định.
Qua khảo sát cho thấy, việc đầu tƣ tại trƣờng đã thực hiện đúng theo các giai đoạn theo các quy định của Nhà nƣớc, từ việc lập kế hoạch, tổ chức đấu thầu, phê duyệt kết quả đấu thầu, nhận và bàn giao cho các đơn vị sử dụng. Tuy nhiên việc ghi tăng tài sản cố định chỉ dừng ở con số tổng hợp trên sổ cái tài khoản, sổ tài sản cố định, không lập sổ chi tiết tài sản cố định, công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng; không tiến hành kiểm kê, phân loại tài sản cố định hàng năm; hoặc mặc dù có xác định hao mòn tài sản cố đinh nhƣng cuối năm
không in các sổ theo dõi tài sản cố định xác định hao mòn và giá trị còn lại của tài sản cố định. Điều này ảnh hƣởng tới hiệu quả quản lý và sử dụng vốn của các đơn vị.
Kết thúc niên độ kế toán trƣờng tiến hành lập Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phắ và quyết toán kinh phắ đã sử dụng (phụ lục 2.5); Báo cáo chi tiết kinh phắ dự án (phụ lục 2.6); tổng hợp chi phắ kiến thiết cơ bản khác (Phụ lục 2.7.), Số dƣ dự toán KPNS (2.8), tăng giảm tài sản (2.9).Tuy nhiên đối với các dự án có sử dụng vốn vay (thắ dụ nhƣ dự án giáo dục đại học) các trƣờng đã không thể hiện nguồn vốn vay này trong báo cáo quyết toán mặc dù việc quản lý vốn vay là tại đơn vị dự toán cấp 1 (Bộ Giáo dục và Đào tạo), điều này hạn chế tắnh hữu ắch của thông tin trên báo cáo quyết toán.
Các báo cáo tài chắnh và quyết toán ngân sách gồm: Bảng cân đối tài khoản (phụ lục 2.4), Báo cáo chi tiết kinh phắ hoạt động (phụ lục 2.5); Báo cáo chi tiết kinh phắ dự án (phụ lục 2.6), tổng hợp chi phắ kiến thiết cơ bản khác (Phụ lục 2.7.), Số dƣ dự toán KPNS (2.8), tăng giảm tài sản (2.9).
Ngoài ra, việc tổ chức triển khai thực hiện dự án mặc dù đã có nhiều cố gắng, tắch cực, nhƣng vẫn còn chậm, tình hình thực hiện các dự án, dự toán mua sắm thƣờng xuyên còn thấp so với kế hoạch đã đƣợc phê duyệt.
Hạn mức phê duyệt dự toán, kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho các dự án, kế hoạch mua sắm trang thiết bị có giá trị dƣới 100 triệu đồng nhằm duy trì hoạt dộng thƣờng xuyên của nhà trƣờng là quá thấp so với quy mô CSVC của Nhà trƣờng.
Trong vấn đề kiểm soát hoạt động ĐTXDCB, chƣa có sự kết nối thông tin giữa Phòng CSVC và Phòng KHTC nhằm kiểm soát tốt hoạt động của mình, chỉ thực hiện theo các văn bản quy định của pháp luật của từng phòng ban, chƣa có một quy định cụ thể nào.
c. Đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động đầu tư XDCB tại trường ĐHKT-ĐHĐN
* Ƣu đ ểm
Thứ nhất, bộ máy kế toán trong Trƣờng đƣợc tổ chức tƣơng đối hợp lý, đƣợc tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán, phù hợp với đặc điểm hoạt động của trƣờng. Nhân sự trong bộ máy kế toán đƣợc bố trắ phù hợp theo hình độ và năng lực cá nhân, bảo đảm công tác kế toán đƣợc vận hành hiệu quả. Một số trƣờng cũng đã chú trọng việc tạo điều kiện cho nhân viên kế toán đƣợc học tập, nâng cao trình độ, thắch nghi với những thay đổi trong cơ chế quản lý tài chắnh và chế độ kế toán, công tác kế toán xây dựng cơ bản còn kiêm nhiệm.
Thứ hai, Trƣờng đã chú trọng đầu tƣ vào hệ thống máy tắnh, với các máy tắnh đồng bộ, có thƣơng hiệu uy tắn, góp phần cho việc vận hành hệ thống đƣợc trơn tru. Trƣờng cũng đã sử dụng các phần mềm kế toán và phần mềm thu học phắ, góp phần nâng cao năng suất lao động kế toán, giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra do thực hiện các công việc kế toán theo phƣơng thức thủ công truyền thống.
Thứ ba, Trƣờng đã thực hiện đúng chế độ tài khoản kế toán trong các ĐVSNCT. Các tài khoản đƣợc sử dụng đúng nội dung và mục đắch.
Thứ tƣ, Trƣờng đã xây dựng hệ thống sổ kế toán tƣơng đối đầy đủ, vận dụng linh hoạt theo các đặc điểm hoạt động của đơn vị mình. Trƣờng sử dụng phần mềm kế toán, hệ thống sổ đƣợc thiết kế trên máy tắnh nên các thông tin ghi chép trên sổ rất rõ ràng, và hệ thống sổ đƣợc in ra lƣu trữ theo đúng quy định của chế độ kế toán.
Thứ năm, Trƣờng đã lập đầy đủ các báo cáo tài chắnh và các báo cáo quyết toán ngân sách nhà nƣớc theo đúng quy định của chế độ tài chắnh kế toán hiện hành.
Thứ sáu, Trƣờng đã tiến hành tổ chức tƣơng đối tốt quá trình ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về vốn đầu tƣ theo đúng chế độ quy định. Việc lập dự toán thu, chi cũng đã tuân thủ theo đúng các quy định hiện hành.
Thứ bảy, Trƣờng đã chú trọng tổ chức hệ thống kiểm soát nhằm giảm thiểu những gian lận và sai sót có thể xảy ra trong việc ghi chép và báo cáo thông tin.
Bên cạnh những thành tựu nêu trên, thông tin kế toán nói chung và thông tin kế tóan về hoạt động đầu tƣ XDCB trong Trƣờng còn tồn tại một số hạn chế, có ảnh hƣởng không nhỏ tới tắnh hữu ắch của thông tin cung cấp.