6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3. Hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo kế toán
Trƣờng hiện nay áp dụng Chế độ kế toán Hành chắnh sự nghiệp ban hành theo Thông tƣ 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016.
* Hệ t ống ứng từ ế toán
Kết quả khảo sát cho thấy Trƣờng hiện nay tuân thủ tƣơng đối đầy đủ chế độ chứng từ theo Thông tƣ 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016. Trƣờng đã sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động đầu tƣ XDCB. Ngoài các biểu mẫu chứng từ bắt buộc, trƣờng còn sử dụng thêm một số các chứng từ liên quan khác. Bảng kê thanh toán kèm theo chứng từ ghi sổ (phụ lục 2.3). Trƣờng cũng đã tuân thủ tốt việc ghi chép các nội dung bắt buộc trên chứng từ (ngày tháng, nội dung và quy mô nghiệp vụ, chữ ký của các đối tƣợng liên quan). Cùng với sự ứng dụng tin học trong kế toán, tự in một số chứng từ cơ bản (phiếu thu, phiếu chi, Biên lai thu học phắ, các bảng kê thu,
chi tiền...). Điều này tiết kiệm đáng kể thời gian và khả năng sai sót khi lập các chứng từ. Riêng đối với các chứng từ liên quan đến kinh phắ ngân sách nhà nƣớc, trƣờng phải tiến hành viết tay trên các mẫu chứng từ in sẵn của Kho bạc.
Trƣớc khi chứng từ đƣợc sử dụng để ghi sổ các chứng từ đƣợc kiểm tra bởi kế toán phụ trách phần hành. Đối với những nghiệp vụ đòi hỏi phải có sự phê duyệt của kế toán trƣởng trƣớc khi thực hiện nghiệp vụ các chứng từ còn đƣợc kế toán trƣởng kiểm tra trƣớc khi ký phê duyệt nghiệp vụ. Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra nghiệp vụ tắnh chắnh xác của thông tin sự đầy đủ của chữ ký. Việc lƣu trữ chứng từ kế toán tại trƣờng cũng đƣợc tuân thủ theo đúng chế độ quy định. Các chứng từ sau khi ghi sổ đều đƣợc đóng thành tập, theo từng tháng và lƣu trữ, bảo quản theo đúng thời hạn quy định. Tuy nhiên, số lƣợng chứng từ tại trƣờng đại học rất lớn đặc biệt là các chứng từ thu và chi tiền, nên cần địa điểm lƣu trữ chứng từ rất rộng. Do điều kiện khách quan của một số bộ phận, nên các chứng từ có thể đƣợc lƣu trữ trong những điều kiện chƣa tốt và có thể gây khó khăn cho công tác kiểm tra.
* Hệ t ống tà oản ế toán
Qua khảo sát cho thấy hiện nay trƣờng đã xây dựng hệ thống tài khoản của đơn vị mình trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cho các đơn vị hành chắnh sự nghiệp theo Thông tƣ 133/2016/TT-BTC. Việc mở các tài khoản chi tiết ngoài quy định của chế độ kế toán tại trƣờng tới các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 theo chế độ quy định. Tài khoản 441 chỉ đƣợc chi tiết theo thời gian và theo nguồn kinh phắ thƣờng xuyên và không thƣờng xuyên. Tài khoản 662 - Chi hoạt động cũng chỉ đƣợc chi tiết thành chi thƣờng xuyên và không thƣờng xuyên, không đƣợc chi tiết thành chi thanh toán cá nhân, chi nghiệp vụ hay chi tiết theo các hệ đào tạo.
* Hệ t ống sổ ế toán
Kế toán nhà trƣờng lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán kết hợp sử dụng phần mềm kế toán MISA.
Các sổ chi tiết theo danh mục sổ hƣớng dẫn của chế độ kế toán hiện hành đƣợc mở thƣờng bao gồm: sổ quĩ tiền mặt; sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc, sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ; sổ tài sản cố định; sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng; sổ chi tiết các tài khoản; sổ theo dõi dự toán ngân sách; Sổ theo dõi nguồn kinh phắ; sổ tổng hợp nguồn kinh phắ; sổ theo dõi các khoản thu; sổ chi tiết chi hoạt động; sổ chi tiết chi dự án; sổ theo dõi tạm ứng kinh phắ của kho bạc.
Ngoài ra, trƣờng còn mở các sổ chi tiết khác ngoài hƣớng dẫn của chế độ kế toán, nhƣ sổ theo dõi tạm ứng với công nhân viên, sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán, sổ chi tiết thuế thu thập cá nhân phải nộp, tuy nhiên các mẫu sổ này không nhất quán.
Cách ghi chép trên nhiều sổ chi tiết chƣa thật sự linh hoạt theo đặc điểm của đơn vị, nhƣ sổ chi tiết các khoản thu còn để ở mức tƣơng đối tổng hợp, nhƣ thu học phắ, lệ phắ; thu từ các đơn vị trực thuộc...; chƣa chi tiết thành thu học phắ của từng hệ, từng đơn vị liên kết đào tạo, từng đơn vị trực thuộc.
Do trƣờng dùng phần mềm kế toán nên việc ghi chép trên các sổ sách kế toán đều đƣợc thực hiện tự động, giảm nhẹ khối lƣợng công việc cho nhân viên kế toán và để sửa chữa các sai sót (nếu có).
d. Hệ thống báo cáo kế toán
Theo quy định của chế độ kế toán tài chắnh hiện hành, kết thúc mỗi niên độ kế toán, trƣờng cần lập các báo cáo tài chắnh và báo cáo quyết toán ngân sách gửi các cơ quan cấp trên. Các báo cáo tài chắnh và quyết toán ngân sách gồm: Bảng cân đối tài khoản (phụ lục 2.4), Báo cáo chi tiết kinh phắ hoạt động (phụ lục 2.5); Báo cáo chi tiết kinh phắ dự án (phụ lục 2.6), tổng hợp chi
phắ kiến thiết cơ bản khác (Phụ lục 2.6.), Số dƣ dự toán KPNS (2.8), tăng giảm tài sản (2.9).
Kết quả khảo sát cho thấy trƣờng đã tuân thủ đúng chế độ báo cáo tài chắnh theo yêu cầu. Tuy nhiên các báo cáo này đƣợc lập mang tắnh thủ tục bắt buộc là chủ yếu, ý nghĩa cung cấp thông tin chƣa nhiều và thời hạn lập thƣờng chậm hơn so với quy định.