6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.4. Hệ thống kiểm soát
Hiện nay trƣờng đã thực hiện tƣơng đối tốt các thủ tục kiểm soát để bảo đảm cho chất lƣợng thông tin cung cấp và bảo mật thông tin. Trƣờng đều đã chú ý đến việc phân công nhiệm vụ cho các nhân viên kế toán theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhƣng chƣa triệt để, thƣờng chỉ tuân thủ nguyên tắc này đối với một số vị trắ quan trọng. Phần mềm kế toán có chức năng phân quyền sử dụng cho từng nhân viên kế toán cho phép phòng tránh tối đa các gian lận và sai sót có thể xảy ra. Bên cạnh đó trƣờng có chức danh quản trị hệ thống độc lập với các chức danh khác trong bộ máy kế toán, chắnh vì vậy, khó có thể kiểm soát đƣợc việc xâm nhập vào hệ thống một cách trái phép và thực hiện các gian lận nhất là trong vấn đề quản lý học phắ. Ngoài ra hệ thống máy tắnh của bộ phận kế toán của trƣờng còn kết nối với mạng internet, điều này có thể dẫn đến việc máy bị nhiễm virut, mất số liệu, gây ngừng trệ và không an toàn cho thông tin kế toán.
Trƣờng cũng đã quan tâm đến việc thiết kế và sử dụng các chứng từ, sổ sách kế toán một cách hợp lý để bảo đảm cho việc ghi chép chắnh xác và tròn vẹn tất cả các dữ liệu phù hợp về nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ kế toán với hiện vật trên thực tế chƣa thật sự đƣợc quan tâm.
Trƣờng không tiến hành kiểm kê tài sản hàng năm, do đó khó bảo vệ đƣợc tài sản và dễ dẫn đến tình trạng tài sản chỉ tồn tại trên sổ sách kế toán.
Quỹ tiền mặt của trƣờng chỉ đƣợc kiểm kê định kỳ theo quý nên có thể tạo cơ hội cho việc sử dụng tiền mặt nhàn rỗi không đúng mục đắch.
Bên cạnh đó, trƣờng chƣa ban hành văn bản quy định về chắnh sách phê duyệt cho tất cả các loại nghiệp vụ, do đó việc lãnh đạo thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thƣờng là theo thói quen và tuân thủ các thủ tục ngầm định. Điều này dễ tạo ra sơ hở dẫn tới việc lợi dụng để thực hiện các nghiệp vụ chƣa đƣợc các cấp có thẩm quyền phê duyệt.