6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.3.4. Hoàn thiện hệ thống dự toán
Dự toán là một công cụ chủ yếu để quản lý trƣờng đại học và làm cho trƣờng có thể thực hiện đƣợc các nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên việc lập dự toán hiện nay tại trƣờng chỉ mang tắnh hình thức để đáp ứng yêu cầu đối với các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc. Hiện tại việc lập dự toán thƣờng chỉ đơn thuần do nhân viên kế toán tổng hợp thực hiện với việc cộng thêm một tỷ lệ % nhất định vào con số thực hiện của năm trƣớc mà không có một cơ sở hợp lý nào cho việc làm đó. Để có thể thực hiện tốt vai trò của mình, hệ thống dự toán của trƣờng cần hỗ trợ cho việc ra quyết định bằng việc (1) cung cấp các thông tin về nguồn thu và chi liên quan tới các hoạt động khác nhau trong nhà trƣờng và các nhu cầu tài chắnh cho các dự án mới và (2) tạo ra một cơ chế linh hoạt để các nhà lãnh đạo trƣờng có thể phân bổ ngân quĩ cho các
chƣơng trình ƣu tiên của nhà trƣờng. Để việc lập dự toán thực sự có ý nghĩa đối với quá trình hoạt động của nhà trƣờng, hệ thống dự toán trong trƣờng cần hoàn thiện các nội dung sau:
Thứ nhất, quá trình lập dự toán cần có sự tham gia của các nhà quản lý và đội ngũ giảng viên, nhân viên tại các bộ phận trong nhà trƣờng. Việc làm này sẽ tạo ra sự đồng thuận trong nhà trƣờng về các mục tiêu cần thực hiện, sẵn sàng chấp nhận các mục tiêu đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà trƣờng. Do việc lập dự toán không chỉ thực hiện tại phòng kế toán mà có sự kết hợp giữa các bộ phận trong nhà trƣờng nên cần thiết phải thành lập Ban dự toán. Ban Dự toán này có thể do Phó hiệu trƣờng phụ trách tài chắnh làm trƣởng ban.
Thứ hai, quá trình lập dự toán cần xác định việc phân bổ và sử dụng nguồn lực một cách hợp lý. Cần so sánh giữa chi phắ và lợi ắch của các hoạt động trong nhà trƣờng để quyết định phân bổ nguồn lực một cách tối ƣu.
Thứ ba, cần xây dựng và ban hành quy trình lập dự toán chắnh thức trong nhà trƣờng. Quy trình lập dự toán có thể thực hiện theo sơ đồ 3.1. Hàng năm trƣờng cần xây dựng và rà soát lại các định mức thu - chi trong Quy chế chi tiêu nội bộ. Các đơn vị trực thuộc trƣờng đƣợc phân cấp quản lý tài chắnh tiến hành lập các dự toán thu, chi riêng tại đơn vị mình và hợp nhất trong dự toán chung của cả trƣờng. Đối với các hoạt động chung trên phạm vi toàn trƣờng dự toán sẽ do phòng kế toán tiến hành lập. Ban dự toán cần đánh giá các thông tin liên quan đến chiến lƣợc phát triển của trƣờng, kế hoạch hoạt động trong năm để có thể xác định đƣợc thứ tự ƣu tiên phân bổ nguồn lực của trƣờng và tiến hành thẩm định dự toán của các đơn vị trực thuộc, sau đó đệ trình dự toán cho hiệu trƣởng phê duyệt. Sau khi đƣợc đơn vị dự toán cấp trên (Bộ chủ quản,...) phê duyệt dự toán chắnh thức, dự toán sẽ đƣợc chỉnh sửa và đệ trình lên hội đồng trƣờng .
Sơ đồ 3.1. Quy trình lập dự toán trường ĐHKT-ĐHĐN