6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.3. Vận dụng kế toán quản trị trong các trường cao đẳng
a. Vận dụng kế toán quản trị trong việc lập dự toán
Dự toán các khoản thu
- Dự toán từ NSNN cấp: Đối với các trường cao đẳng được ngân sách nhà nước cấp phải xây dựng các dự toán kinh phắ bảo đảm hoạt động thường xuyên, dự toán kinh phắ thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ, dự toán thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia, kinh phắ thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đặt hàng, kinh phắ thực hiện nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao, dự toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phắ mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp và các khoản chi không thường xuyên.
- Dự toán nguồn thu sự nghiệp: bao gồm học phắ chắnh quy các hệ đào tạo. Dự toán các khoản thu học phắ chắnh quy được tắnh dựa trên số lượng sinh viên phải nộp học phắ và mức nộp của sinh viên.
DT thu sự nghiệp các hệ = Số lượng SV bình quân x Mức học phắ
- Dự toán các nguồn thu sự nghiệp khác: bao gồm dự toán thu các hệ đào tạo không chắnh quy, các hợp đồng liên doanh liên kết trong và ngoài nước, các khoản thu hợp pháp khácẦĐối với khoản thu sự nghiệp này trường căn cứ vào nhu cầu tài chắnh của đơn vị mình, căn cứ vào chi phắ phải bỏ ra và dựa vào những quy định của Nhà nước để xác định dự kiến mức thu hợp lý đảm bảo bù đắp chi phắ và có lãi.
Dự toán các khoản chi
Dựa trên dự toán nguồn thu đã được xây dựng, đơn vị tiến hành xây dựng dự toán chi bao gồm:
- Dự toán chi thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao bao gồm:
+ Dự toán chi thanh toán cá nhân: căn cứ vào số lượng cán bộ, CNV hiện có ở trường và số lớp giảng dạy để tắnh các khoản thánh toán cho cá nhân:
DT tổng quỹ lương, phụ cấp = Tổng hệ số lương, phụ cấp x Đơn giá lương DT các khoản nộp theo lương = Tổng quỹ lương x 24%
DT chi giờ giảng = Số tiết đã quy đổi x đơn giá giờ giảng
+ Dự toán chi thanh toán hàng hóa dịch vụ: căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế trong kỳ và giá, định mức hàng hóa, dịch vụ để lập dự toán.
+ Dự toán chi sự nghiệp khác: căn cứ vào nhu cầu các khoản chi khác như chi hỗ trợ Đoàn thanh niên, Công đoàn, Đảng ủyẦđể lập dự toán.
+ Dự toán chi đầu tư phát triển: căn cứ vào nhu cầu đầu tư giảng dạy và phục vụ giảng dạy để lập dự toán
DT nhu cầu trang thiết bị = Số lượng x Đơn giá
- Dự toán chi không thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao: Dự toán chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ; dự toán chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức, dự toán chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc giaẦ
Dự toán kết quả hoạt động tài chắnh
Dự toán kết quả hoạt động tài chắnh dựa trên kết quả của dự toán thu và dự toán chi. Số chênh lệch này chắnh là phần dôi ra để chi thêm thu nhập cho cán bộ - công nhân viên của trường như chi tăng lương, lập quỹ phát triển, quỹ phúc lợi và khen thưởngẦ:
Dự toán kết quả
hoạt động tài chắnh = Tổng dự toán thu - Tổng dự toán chi
b. Tập hợp chi phắ cho các hoạt động đào tạo của trường cao đẳng
Đối tượng tập hợp chi phắ và tắnh giá thành sản phẩm đào tạo:
Các trường cao đẳng thường tập hợp chi phắ theo từng ngành học, hoặc từng hệ, bậc đào tạo và đối tượng tắnh giá thành là học sinh của một khóa học;
hoặc một chương trình đào tạo. Cách tắnh này là cơ sở để tắnh học phắ phải nộp của từng sinh viên trong một năm học hay toàn khóa học, và cũng là cơ sở để các trường lập dự toán và kiểm soát chi phắ cho từng ngành học và từng khóa học. Tuy nhiên, cách xác định đối tượng tắnh giá thành như trên cũng chỉ mang tắnh tương đối vì chi phắ cho một sinh viên còn tùy thuộc vào số lượng sinh viên trên một lớp học (có những khoản chi phắ tắnh cho một lớp học).
Phân loại chi phắ các hoạt động đào tạo
Sau khi xác định được đối tượng tập hợp chi phắ và tắnh giá thành sàn phẩm đào tạo, các trường phân loại chi phắ để tiến hành tập hợp chi phắ. Để phục vụ cho mục đắch ra quyết định, các trường cao đẳng thường phân loại chi phắ thành 2 loại:
- Chi phắ trực tiếp: là những khoản chi phắ mà có thể tắnh thẳng và toàn bộ cho đối tượng chịu chi phắ, nó gắn liền với đối tượng tập hợp chi phắ là học sinh. Trong các trường cao đẳng thì chi phắ trực tiếp là tiền lương của giáo viên, chi phắ vật tư thực tập cho sinh viên, chi phắ khấu hao giảng đường, phòng học, tiền điện nước và các vật dụng phục vụ giảng dạyẦ.
- Chi phắ gián tiếp: là những khoản chi phắ mà không tắnh thẳng toàn bộ cho đối tượng đó mà phải thực hiện phân bổ. Chi phắ này liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phắ. Trong các trường cao đẳng thì chi phắ gián tiếp gồm:
+ Chi phắ phục vụ và quản lý từng khoa, tổ chuyên môn: tiền lương và phục cấp cho cán bộ, nhân viên quản lý, phục vụ khoa; chi phắ văn phòng phẩm, điện, điện thoại tại khoa; chi phắ khấu hao tài sản cố định và các chi phắ hành chắnh khác phát sinh tại khoa.
+ Chi phắ phục vụ và quản lý toàn trường: tiền lương và phụ cấp cho cán bộ, nhân viên quản lý ở các phòng ban; chi phắ văn phòng phẩm, chi phắ điện nước, điện thoại chung toàn trường; chi phắ khấu hao tài sản cố định và các chi phắ hành chắnh khác phát sinh tại khoa; chi phắ hội nghị, tiếp khách, công
tác phắ và các chi phắ hành chắnh khác.
+ Chi phắ phục vụ và hỗ trợ HSSV: chi phắ cho thư viện, y tế, chi hoạt động Đoàn - HộiẦ
c. Vận dụng kế toán quản trị trong việc kiểm tra đánh giá thực hiện dự toán
Tổ chức kiểm tra đánh giá thực hiện dự toán bằng cách tiến hành so sánh kết quả thực hiện với dự toán thu chi được xây dựng. Thông qua kết quả so sánh đó cho thấy mức độ kết quả thực hiện với dự toán để từ đó nhà quản trị có các biện pháp điều chỉnh. Trong các đơn vị sự nghiệp như trường học, mức độ thực hiện này là cơ sở để Ban giám hiệu đôn đốc thực hiện các nhiệm vụ chi đã lên kế hoạch, đảm bảo hoàn thành đúng các mục tiêu đã lập dự toán. Bảng biểu phục vụ công tác kiểm soát thường được thể hiện như sau:
Chỉ tiêu Thực hiện năm trước Kế hoạch năm nay Thực hiện năm nay Chênh lệch TH năm nay/TH năm trước TH năm nay/KH năm nay 1 2 Ầ Tổng cộng
Kiểm tra tình hình thu so với dự toán
Kiểm tra nguồn kinh phắ Ngân sách cấp thông qua các bảng dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, đối chiếu nguồn kinh phắ nhận được và dự toán được lập đầu năm của đơn vị.
Kiểm tra các khoản thu phắ, lệ phắ: bao gồm kiểm tra tổng nguồn thu, tỷ lệ phải nộp cho ngân sách nhà nước, tỷ lệ nguồn thu được để lại sử dụng cho đơn vị. Việc thực hiện phải dựa trên các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chắnh và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị về định mức thu cho phép.
Đối với các khoản thu từ viện trợ do đóng góp tự nguyện của các tổ chức cá nhân để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị và đầu tư khác phải được phản ánh đầy đủ, rõ ràng chắnh xác vào sổ sách đơn vị. Đối với các khoản viện trợ bằng hiện vật không có căn cứ để xác định giá trị, phải thành lập hội đồng định giá làm căn cứ ghi chép sổ sách. Ngoài ra, khi tiếp nhận viện trợ phải thực hiện các thủ tục xác nhận viện trợ với cơ quan tài chắnh để ghi thu-chi vào ngân sách.
Kiểm tra tình hình chi so với dự toán
Kiểm soát công tác chi của trường cao đẳng là kiểm soát tắnh hợp pháp của các khoản chi trong phạm vi tổng dự toán được phê duyệt, tắnh hợp pháp của các khoản chi ngoài dự toán trong các trường hợp đặc biệt được cấp trên phê duyệt và xác định rõ nội dung, nguyên nhân thay đổi dự toán, nguyên nhân thực hiện không đúng với tổng dự toán và dự toán chi tiết. Sau đây là công tác kiểm soát chi các khoản mục chủ yếu tại các trường cao đẳng:
- Kiểm soát chi thanh toán cá nhân: chi tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phắ công đoàn, phúc lợi tập thể, tiền thưởngẦ
- Kiểm soát chi thanh toán hàng hóa, dịch vụ: chi mua hàng hóa phục vụ chuyên môn ngành, điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm, sữa chữa thường xuyên cơ sở vật chất, máy móc thiết bịẦ
- Kiểm soát chi đầu tư phát triển: chi mua sắm tài sản, xây dựng cơ bản... - Kiểm soát các khoản chi khác: chi nghiên cứu khoa học, chi chương trình mục tiêu quốc gia, chi thực hiện tinh giảm biên chế, các khoản chi đột xuất khácẦ
Đánh giá tình hình hoạt động giữa thực hiện với dự toán
Dự toán, kiểm tra và đánh giá hoạt động tài chắnh là công cụ chủ yếu để điều hành và quản lý các hoạt động thu - chi tài chắnh của trường cao đẳng
nhằm đạt được các mục tiêu, chương trình kế hoạch hoạt động đề ra. Phân tắch hoạt động tài chắnh của trường cao đẳng giúp các nhà quản lý giáo dục đánh giá đúng quá trình và kết quả thực hiện nhiệm vụ đào tạo, từ đó khắc phục những hạn chế và phát huy những ưu điểm để đưa ra những phương hướng, biện pháp tổ chức thực hiện trong thời gian đến. Về mặt thủ tục đó chắnh là kiểm tra chi thực tế với chi dự toán để xem xét đánh giá tiến độ cũng như để có cơ sở lập dự toán cho kỳ kế tiếp.
Nội dung chủ yếu của phân tắch trong trường cao đẳng là phân tắch tắnh thực tiễn của các chỉ tiêu kế hoạch và dự toán thu chi kinh phắ; đánh giá và tắnh toán hiệu quả của các hoạt động đào tạo, quản lý hoạt động dạy học; kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu so với dự toán, xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố, phát hiện tiềm năng và đề ra biện pháp khai thác có hiệu quả.
d. Vận dụng kế toán quản trị trong việc ra quyết định
Thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Để phục vụ công tác quản trị các trường cao đẳng có hiệu quả, việc thiết lập các báo cáo quản trị là hết sức cần thiết. Xuất phát từ đặc thù hoạt động của các trường cao đẳng nên các báo cáo quản trị có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức như: báo cáo dự toán thu, chi; báo cáo so sánh dự toán thu chi và kết quả thực hiện, phân tắch nguyên nhân chênh lệch; báo cáo hiệu quả của từng hệ đào tạo, từng ngành đào tạoẦ
Thu thập thông tin cho việc ra quyết định
Cũng giống như việc hoạch định, việc ra quyết định chỉ đề cập đến khuôn khổ kinh tế của từng hoạt động đào tạo. Ở đây chỉ đề cập đến các khắa cạnh về chi phắ của việc ra quyết định.
- Quyết định mang tắnh ngắn hạn: là việc ra quyết định có liên quan đến các lựa chọn tức thời. Việc ra quyết định có liên quan đến từng việc như một thể, đó là hoạt động duy nhất và phải được đánh giá dựa trên giá trị của từng
hoạt động. Tại các trường cao đẳng có thể áp dụng đối với những khóa đào tạo ngắn hạn như bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cấp chứng chỉẦCác quyết định mang tắnh ngắn hạn gồm phân tắch biên và ứng dụng phân tắch biên.
- Quyết định mang tắnh dài hạn: là quyết định giúp nhà quản trị giải quyết được bài toán kinh tế hoạch định chiến lược lâu dài. Tại các trường cao đẳng có thể áp dụng với các khóa đào tạo dài hạn phi chắnh quy, các chương trình đào tạo liên kết với các doanh nghiệpẦ
Phân tắch mối quan hệ chi phắ - số lượng - hiệu quả hoạt động (CVP)
Trong các trường Cao đẳng có thể áp dụng mô hình này trong đào tạo các hệ đặc biệt là hệ đào tạo phi chắnh quy của trường để làm sao chi phắ bỏ ra là thấp nhất mà số thu đảm bảo đủ chi và có tắch lũy.
Phân tắch CVP là kỹ thuật đánh giá ảnh hưởng của những thay đổi về chi phắ, số lượng sinh viên đối với hiệu quả hoạt động của trường, do đó việc phân tắch này cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của các nhà quản trị.
Phân tắch điểm hòa vốn là khởi điểm của phân tắch CVP. Mặc dù điểm hòa vốn không phải là mục tiêu của các trường nhưng việc phân tắch này sẽ chỉ ra mức hoạt động cần thiết để tránh lỗ, ngoài ra còn cung cấp thông tin liên quan đến cách ứng xử của chi phắ khi số sinh viên đào tạo khác nhau theo từng lớp, từng hệ.
- Phân tắch mức đào tạo sinh viên cần thiết để đạt mức lợi nhuận mong muốn - Xác định mức thu học phắ cho số lượng sinh viên cần đào tạo, chi phắ và lợi nhuận mong muốn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Thông tin kế toán quản trị cung cấp đóng vai trò rất lớn trong việc ra quyết định của các nhà quản trị. Đó là những thông tin phục vụ cho việc lập dự toán, tổ chức thực hiện, đến kiểm soát và ra quyết định cho hiện tại và tương lai.
Chắnh vì vậy, trong chương I này tác giả đã nêu bật khái niệm KTQT, vai trò của KTQT đối với chức năng quản lý, nội dung KTQT có thể vận dụng trong các trường cao đẳng để có thể quản lý các khoản thu chi một cách hiệu quả nhất. Đây cũng là cơ sở lý luận để xem xét, đánh giá thực trạng KTQT tại trường Cao đẳng Giao thông vận tải II.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI