6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3. Công tác kiểm tra, đánh giá thực hiện dự toán
Kiểm tra và đánh giá là chức năng rất quan trọng trong quá trình quản lý. Nó hướng cho Trường thực hiện nhiệm vụ hoạt động đúng so với dự toán được xây dựng, ngoài ra nó còn cung cấp những thông tin cho nhà quản trị có những xem xét, điều chỉnh dự toán cho thắch hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.
a. Kiểm tra nguồn thu học phắ và thu khác
Kiểm tra nguồn thu học phắ chắnh quy
Việc kiểm tra nguồn thu học phắ của Trường Cao đẳng GTVT II được căn cứ vào số lượng HSSV và định mức thu học phắ đã được xây dựng từ đầu
năm học. Sau thời hạn đóng học phắ, Trường dựa trên danh sách đã HSSV đã đóng học phắ theo từng lớp học, biên lai thu học phắ để thực hiện quyết toán học phắ và kinh phắ đào tạo.
Kiểm tra nguồn thu học phắ từ Trung tâm Ngoại ngữ và Tin học
Việc kiểm tra nguồn thu học phắ từ Trung tâm Ngoại ngữ và Tin học dựa trên cơ sở mức thu học phắ cho tất cả các loại hình đào tạo tại Trung tâm do phòng Tài chắnh - Kế toán cung cấp và biên lai thu tiền, bảng kê danh sách số lượng sinh viên đã nộp học phắ.
Kiểm tra nguồn thu phắ Ký túc xá
Việc kiểm tra nguồn thu phắ Ký túc xá thông qua mức thu các khoản phắ tại Ký túc xá bao gồm phắ lưu trú, tiền điện nước; Hồ sơ đăng ký nội trú Ký túc xá (đối với HSSV xin nội trú Ký túc xá), đơn xin chấm dứt hợp đồng nội trú Ký túc xá (đối với HSSV xin thôi nội trú Ký túc xá); biên lai thu phắ Ký túc xá và bảng kê danh sách HSSV đăng ký và chấm dứt nội trú theo quý
b. Kiểm tra các khoản chi
Trên cơ sở dự toán chi hoạt động thường xuyên được xây dựng, Trường sẽ tiến hành triển khai thực hiện nhiệm vụ chi hoạt động thường xuyên.
Đối với nguồn chi thường xuyên từ dự toán Ngân sách nhà nước cấp: khi tiến hành rút dự toán, kế toán căn cứ trên bộ phận chứng từ đã được duyệt lập giấy rút dự toán. Trường hợp chứng từ thanh toán đầy đủ đảm bảo tắnh hợp pháp và hợp lý, kho bạc Nhà nước thực hiện lệnh chi thanh toán cho đơn vị. Nếu chứng từ thanh toán chưa đầy đủ Kho bạc Nhà nước cho đơn vị tạm ứng dự toán và sau khi bổ sung hoàn tất đầy đủ chứng từ đơn vị đề nghị Kho bạc hoàn tạm ứng số kinh phắ đã rút. Cuối kỳ đơn vị tiến hành lập bảng đối chiếu dự toán kinh phắ Ngân sách Nhà nước được rút theo từng loại, khoản và nhóm mục chi với Kho bạc Nhà nước. Đây cũng là cơ sở để đơn vị kiểm tra từng loại, khoản và nhóm chi Ngân sách Nhà nước, đảm bảo công tác chi Ngân
sách Nhà nước chấp hành đúng theo dự toán được cấp.
Đối với nguồn chi thường xuyên từ nguồn học phắ: tương tự như nguồn chi thường xuyên do Ngân sách Nhà nước cấp. Trường chi tiêu kinh phắ thông qua tiền gửi của đơn vị tại Kho bạc và tài khoản của đơn vị tại Ngân hàng trên cơ sở nội dung chi và định mức chi được quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Nội dung chi của hai nguồn trên sẽ được phân thành bốn nhóm chi bao gồm: chi thanh toán cá nhân, chi hàng hóa dịch vụ, chi đầu tư phát triển, chi khác.
Kiểm tra các khoản chi thanh toán cá nhân bao gồm: kiểm tra các khoản chi tiền tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, học bổng, các khoản đóng góp trắch theo lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể.
- Đối với chi tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương: đầu năm Trường phải xây dựng kế hoạch chi tiền lương, trong đó bao gồm lương cơ bản, phụ cấp theo lương và phụ cấp ưu đãi. Hàng tháng khi thanh toán lương, phụ cấp, Trường căn cứ vào số lượng giảng viên, cán bộ - công nhân viên hiện có, hệ số lương, hệ số phụ cấp được hưởng, đơn giá tiền lương tối thiểu do Nhà nước quy định và bảng phân loại lao động để thanh toán lương.
Bên cạnh lương cơ bản, lương tăng thêm, hàng năm Nhà trường còn tiến hành thanh toán tiền dạy vượt giờ cho giáo viên. Chi phắ thanh toán vượt giờ cho giáo viên căn cứ vào thông tư liên tịch số 07/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC ngày 08/03/2013 về quy định chế độ trả lương dạy thêm giờ đối với giáo viên trong các cơ sở giáo dục công lập. Bên cạnh đó, Trường còn căn cứ vào Quyết định số 292/QĐ ngày 31/03/2013 về Quy chế làm việc đối với giảng viên, giáo viên trung cấp, giáo viên dạy nghề để làm cơ sở thanh toán thừa giờ cho giáo viên. Tại quy chế này, vượt giờ giáo viên trong năm được chia thành 02 phần: giờ giảng thực tế vượt và giờ giảng quy đổi
của từng giáo viên theo quy chế được ban hành,
Giờ giảng quy đổi bao gồm các giờ giảng vượt từ các công tác khác như coi thi, chấm thi, hướng dẫn đồ ánẦquy đổi ra giờ chuẩn.
- Đối với các khoản trắch nộp cơ quan bảo hiểm (bao gồm BHXH, BHYT, BHTN): trên cơ sở tiền lương được tắnh theo hệ số lương và phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung hằng tháng của cán bộ viên chức, Trường tiến hành trắch chuyển trả cho cơ quan bảo hiểm. Định kỳ hàng tháng trường tiến hành đối chiếu quyết toán với cơ quan bảo hiểm để xác định số thực nộp trong kỳ.
- Đối với thanh toán học bổng cho sinh viên: căn cứ dự toán quỹ học bổng được xây dựng vào đầu năm cùng với kết quả học tập của sinh viên, phòng Đào tạo phối hợp với phòng trình Ban giám hiệu xét duyệt. Trên cơ sở quyết định và danh sách phòng Công tác HSSV cung cấp, phòng Tài chắnh Ờ Kế toán tiến hành thanh toán học bổng sinh viên trên, mức chi được quy định theo quyết định số 44/2007/QĐ-BGD&ĐT về học bổng khuyến khắch học tập của Nhà nước.
Kiểm tra các khoản chi hàng hóa dịch vụ bao gồm: kiểm tra các khoản thanh toán dịch vụ công cộng; vật tư văn phòng; chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc; chi hội nghị; công tác phắ; chi thuê mướn; sửa chữa thường xuyên; chi nghiệp vụ chuyên môn. Tất cả các khoản mục trên, đơn vị đều xây dựng dự toán chi từ đầu năm cho nên trong quá trình kiểm tra, kiểm soát đơn vị đều phải dựa vào dự toán đã xây dựng để thực hiện cho đúng nội dung.
- Đối với thanh toán tiền dịch vụ công cộng (điện, nước sinh hoạt, nhiên liệu, phắ vệ sinh môi trường): khi thanh toán Trường căn cứ vào hóa đơn thực tế phát sinh do nhà cung ứng cấp.
- Đối với văn phòng phẩm dựa vào định mức khoán văn phòng phẩm cho các phòng ban, khoa trong trường được quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ.
- Đối với cước phắ thông tin liên lạc trong đó cước phắ điện thoại căn cứ vào định mức khoán cho các phòng ban, khoa trong trường được quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ. Đối với các khoản mục thanh toán còn lại như cước phắ internet, cước phắ bưu chắnh, cước phắ quảng cáo, sách báo tạp chắ thì đơn vị căn cứ vào thực tế hóa đơn phát sinh do nhà cung ứng cung cấp.
- Đối với thanh toán công tác phắ: chỉ thanh toán tiền công tác phắ cho các đối tượng cán bộ viên chức đi công tác theo nhiệm vụ được giao và đã được lãnh đạo đơn vị duyệt. Định mức thanh toán công tác phắ được quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ.
- Đối với chi phắ thuê mướn (thuê phương tiện vận chuyển, thuê giảng viên giảng dạy theo hợp đồng): căn cứ vào dự toán của các đơn vị xây dựng đầu năm đã được phê duyệt, khi thanh toán phòng Tài chắnh Ờ Kế toán căn cứ vào dự toán đã được phê duyệt và tình hình thực hiện để chi trả.
- Đối với chi sửa chữa thường xuyên: hàng năm, các phòng ban, khoa lập bảng dự trù sửa chữa nhỏ các hạng mục công trình trình lãnh đạo Nhà trường phê duyệt. Nếu được phê duyệt, các bảng dự trù sẽ được chuyển qua phòng Hành chắnh - tổng hợp. Phòng Hành chắnh - tổng hợp lại các bảng dự trù và tiến hành lập dự toán trình lãnh đạo nhà trường ký duyệt rồi kèm theo dự toán chi tiết gửi phòng Tài chắnh - Kế toán chuẩn bị kinh phắ. Sau khi sửa chữa xong, lập biên bản nghiệm thu, giấy đề nghị thanh toán kèm các chứng từ có liên quan chuyển phòng Tài chắnh - kế toán để thanh toán.
- Đối với chi nghiệp vụ chuyên môn: tương tự giống như chi sửa chữa thường xuyên.
Kiểm tra các khoản chi đầu tư phát triển bao gồm: mua sắm trang thiết bị, tài sản cố định, sửa chữa lớn. Đối với những khoản chi này, để kiểm tra chi có đúng theo dự toán đã lập hay không thì thường căn cứ vào hồ sơ chứng từ bao gồm: dự toán mua sắm trang thiết bị; giấy đề nghị mua trang thiết bị, tài
sản cố định, sửa chữa lớn; phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ, hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ, các chứng từ khác như hóa đơn, ủy nhiệm chiẦ
Kiểm tra các khoản chi khác bao gồm: các khoản chi hỗ trợ Đoàn thể, Đảng, chi tiếp khách, chi phắ quản lý hợp đồng, chi mua bảo hiểm tài sản và các khoản chi khác. Các khoản này được chi theo thực tế phát sinh hoặc chi theo định mức được quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ.