6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2. Hoàn thiện công tác lập dự toán
a. Hoàn thiện công tác xây dựng định mức chi phắ
Định mức chi phắ đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động thu chi của đơn vị. Đó là căn cứ để tiến hành xây dựng dự toán và cũng chắnh là cơ sở để kiểm tra, kiểm soát quá trình thu chi. Cần xây dựng một định mức chi phắ hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế. Có như vậy thì định mức chi phắ mới có tắnh khả thi cao, đảm bảo công tác quản lý tài chắnh đạt hiệu quả cao.
Hiện nay, trường Cao đẳng GTVT II đã có quy chế chi tiêu nội bộ. Nhìn chung, các định mức chi và tỷ lệ phân bổ cho các nguồn chi tương đối phù hợp với tình hình hoạt động chung của đơn vị, tuy nhiên cũng có một số nội dung cần phải xây dựng định mức quy định chi tiết hơn, cụ thể hơn. Khi xây dựng mức chi phắ yêu cầu cần phải đáp ứng được các yếu tố sau:
- Định mức chi phắ phải đáp ứng được yêu cầu tối thiểu và cần thiết cho việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể và phù hợp với điều kiện thực tế.
- Định mức chi phắ phải đảm bảo cân đối, hài hòa, cân bằng cho các đối tượng áp dụng.
- Định mức chi phắ phải ổn định, có thể sử dụng trong một thời gian dài để làm cơ sở cho việc xây dựng dự toán cũng như kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện dự toán.
Nội dung xây dựng định mức tại trường Cao đẳng Giao thông vận tải II bao gồm:
- Định mức văn phòng phẩm cho các khoa, phòng ban, trung tâm trực thuộc Nhà trường.
Bảng 3.2. Định mức sử dụng văn phòng phẩm của các khoa, phòng ban
STT Số lượng sinh viên Định mức
Phòng, ban Khoa Ghi chú
1 Không có sinh viên 300.000đ/năm 300.000đ/năm 2 Dưới 500 SV 500.000đ/năm 350.000đ/năm 3 Từ 500 - 1000 SV 600.000đ/năm 450.000đ/năm 4 Từ 1000 - 1500 SV 800.000đ/năm 600.000đ/năm 5 Trên 2000 SV 1.000.000/năm 700.000đ/năm
- Định mức chi tiêu hội nghị, tổng kết, lễ kỷ niệm, tọa đàm.
- Định mức hỗ trợ tập luyện, hỗ trợ tình nguyện viên phục vụ các hoạt động VH-VN của Công đoàn, Đoàn thanh niên.
- Định mức vật liệu dùng cho phòng thắ nghiệm, thực hành của HSSV. - Định mức chi phắ đi thực tập, thực tế cho sinh viên .
- Định mức thanh toán viết giáo trình.
Bảng 3.3. Định mức tỷ lệ trắch nộp của Trung tâm Ngoại ngữ và Tin học STT Số lượng học viên Tỷ lệ trắch lập trên học phắ Ghi chú 1 Dưới 500 HV/khóa 20% 2 Từ 500 - 1000 HV/khóa 25% 3 Từ 1000 - 1500 HV/khóa 30% 4 Trên 1500 HV/khóa 35%
b. Xây dựng mô hình lập dự toán
Việc lập dự toán tại trường Cao đẳng GTVT II căn cứ vào kế hoạch chung về đào tạo và đầu tư xây dựng cơ bản cho một năm. Từ kế hoạch chung đó, các phòng ban, các khoa lập dự toán chi tiết chuyển lên cho cấp trung gian (các nhân sự quản lý chức năng). Sau khi nhận được dự toán chi tiết từ các phòng ban, các khoa gửi về, các nhân sự quản lý chức năng sẽ tổng hợp lại, sau đó trình lên Lãnh đạo trường xem xét và phê duyệt. Dự toán sau khi được lãnh đạo trường phê duyệt sẽ triển khai và đưa về các phòng ban, các khoa trước khi năm học kết thúc để định hướng hoạt động trong năm học mới.
Trong đó: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Hình 3.1. Trình tự lập dự toán tại trường Cao đẳng GTVT II
Như vậy tất cả các cấp để cùng lập dự toán, mỗi cấp đóng góp phần tốt nhất cho việc lập dự toán được thống nhất. Ban giám hiệu dựa vào các thông tin chi tiết từ bên dưới và phối hợp với cái nhìn tổng quan của Trường để quyết định các chắnh sách lớn trong việc lập dự toán.
Trong chương 2, tác giả đã nghiên cứu việc vận dụng kế toán quản trị trong công tác lập dự toán của Trường và nhận thấy Trường đã làm tương đối tốt, đáp ứng được phần nào nhu cầu chi tiêu của Trường, tuy nhiên trong quá trình lập dự toán tổng thể, các phòng ban, khoa chưa phối hợp tốt. Để hoàn thiện được vấn đề này, tác giả xin đưa ra một số ý kiến cụ thể như sau:
c. Hoàn thiện công tác lập dự toán
Công tác lập dự toán thu
Dự toán thu là nền tảng của dự toán tổng thể của Nhà trường. Dự toán thu thể hiện hoạt động của Nhà trường trong năm kế hoạch và được xác lập dựa trên quy mô HSSV dự kiến đào tạo tương ứng với mức thu học phắ quy định, đồng thời dự kiến các nguồn thu khác dựa trên tiềm lực sẵn có và các cơ hội có thể có trong năm kế hoạch. Cụ thể:
- Việc dự toán học phắ các lớp Bồi dưỡng nghiệp vụ hiện nay chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng Đào tạo và phòng Tài chắnh - Kế toán vì phòng Đào tạo chỉ cung cấp số lượng học viên dự kiến sẽ tham gia trong năm kế hoạch. Vì vậy, với các hợp đồng đào tạo Bồi dưỡng nghiệp vụ phòng Đào tạo cần cập nhật những thông tin chi tiết về giá trị của những hợp đồng đang thực hiện đào tạo, thời gian đào tạo, dự kiến sẽ ký kết và sự thay đổi về giá trị hợp đồngẦđể phòng Tài chắnh - Kế toán có căn cứ lập dự toán chắnh xác hơn.
- Đối với nguồn thu Ký túc xá và Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học đa phần được dự toán dựa vào số liệu năm trước. Do vậy, trường phải cần phải căn cứ thêm vào quy mô HSSV dự kiến đào tạo, mức thu tiền đã quy định và khả năng đáp ứng và dự báo nhu cầu của HSSS ở ký túc xá và học thêm
Ngoại ngữ, Tin học để lập dự toán cho nguồn thu này.
Công tác lập dự toán chi
Ở chương 2 cho thấy việc tổ chức lập dự toán chi chưa có sự phối hợp từ cấp dưới lên cấp trên, đặc biệt là sự phối hợp giữa các khoa, các phòng ban. Do vậy, để công tác lập dự toán tổng thể của trường được chắnh xác, tổ chức lập dự toán chi phải đi từ cấp thấp đến cấp cao nhất. Căn cứ vào trách nhiệm quản lý và nhiệm vụ được giao, các đơn vị trong trường phải lập dự toán chi từng bộ phận đảm nhiệm, các nhân sự quản lý chức năng tổng hợp lại và gửi lên Ban giám hiệu xem xét, quyết định. Để làm được công tác này cần có sự phối hợp giữa các bộ phận để công tác lập dự toán được chắnh xác. Đồng thời khi dự toán, phải dựa những định mức chi phắ quy định và mức độ biến động của một số khoản chi phắ, cụ thể như sau:
- Tiền điện, tiền xăng dầu và một số khoản chi dịch vụ mua ngoài khác Trường thường căn cứ vào số đã chi của năm trước để dự toán cho năm nay mà không tắnh đến yếu tố tăng giá. Do vậy, khi lập dự toán ngoài dự toán chi phắ theo định mức đã được xây dựng, cần dự kiến nhu cầu sử dụng theo quy mô HSSV hằng năm, tần suất sử dụng phòng học, trang thiết bị và mức độ biến động của giá cả.
- Đối với dự toán chi phắ thực tập HSSV: đây là khoản chi phắ khá lớn của Nhà trường. Tuy nhiên thực tế việc dự toán khoản chi phắ này là dựa trên số liệu thực hiện của năm trước và quy mô HSSV dự kiến đào tạo. Để không có dự chênh lệch quá lớn trong việc dự toán chi phắ này cần phải dự toán chi phắ dựa trên số lượng HSSV dự kiến đào tạo, chương trình môn học, định mức sử dụng vật tư theo môn học, tiết học đã được xây dựng và dự kiến giá cả của các loại vật tư trên thị trường.
- Đối với chi phắ sửa chữa thường xuyên: cần có sự phối hợp giữa phòng ban, phòng Tổng hợp - Hành chắnh và phòng Tài chắnh - Kế toán trong việc
lập dự toán chi phắ này. Để có số liệu dự toán sát với thực tế, các phòng ban cần phải tổng hợp các công việc cần sửa chữa trong năm, phòng Tổng hợp - Hành chắnh tổng hợp lại và lập dự toán, từ đó mới có cơ sở để tắnh toán và tổng hợp được đúng đắn.
- Để chủ động hơn trong việc bố trắ nguồn kinh phắ và triển khai các công tác đã đề ra đúng kế hoạch, tránh tình trạng đầu năm không triển khai các hoạt động vì thiếu kinh phắ dẫn đến chi phắ các qúy đầu năm thấp, đến cuối năm chi phắ rất lớn. Cụ thể như một số chi phắ như chi sửa chữa thường xuyên, chi đầu tư mua sắm thiết bị, cơ sở vật chất, chi lương tăng mạnh vào cuối năm dần đến lúng túng trong việc triển khai các kế hoạch hoạt động của Trường. Do vậy, cần phải lập dự toán chi phân bổ theo thời gian để phân bổ chi phắ và là cơ sở để triển khai tốt các kế hoạch hoạt động, cũng như quản lý tốt nguồn thu chi trong Trường.
Cơ sở để phân bổ tỷ lệ kinh phắ hoạt động theo quý là căn cứ vào tình hình thực hiện dự toán các quý năm trước, mức độ hoạt động của các quý trong năm. Với việc dự toán như thế này Trường căn cứ vào thời gian sử dụng dự toán mà có kế hoạch chi tiêu cho hợp lý tránh tình trạng những quý đầu thì chi nhiều quá đến các tháng cuối năm thì không còn tiền để chi mà trong khi đố mức độ chi tiêu ở quý 4 thường tập trung cao hơn so với những quý khác. Chắnh từ thực tế trên, tác giả phân bổ dự toán chi cho các quý như sau: quý 1: 20%; quý 2: 25%; quý 3: 25%; quý 4: 30% trên tổng dự toán chi của năm. Do vậy, dự toán chi theo quý năm 2014 của Trường được lập như sau:
Bảng 3.4. Dự toán chi theo quý năm 2014
ĐVT: ngàn đồng
STT Nội dung chi Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Tổng cộng
1 Chi thanh toán
cá nhân 5,267,664 6,584,580 6,584,580 7,901,496 26,338,321 2 100 - Tiền lương 1,676,200 2,095,250 2,095,250 2,514,300 8,381,000 3 101 - Tiền công 68,200 85,250 85,250 102,300 341,000 4 102 - Phụ cấp lương 2,250,091 2,812,613 2,812,613 3,375,136 11,250,453 5 103 - Học bổng 373,400 466,750 466,750 560,100 1,867,000 6 104 - Tiền thưởng 134,729 168,411 168,411 202,093 673,643 7 105 - Phúc lợi tập thể 476,645 595,806 595,806 714,968 2,383,225 8 106 - Các khoản đóng góp 288,400 360,500 360,500 432,600 1,442,000 9 Chi về hàng hóa dịch vụ 743,735 929,668 929,668 1,115,602 3,718,673 10 109 - Thanh toán dịch vụ công cộng 145,840 182,301 182,301 218,761 729,202 11 110 - Vật tư văn phòng 38,000 47,500 47,500 57,000 190,000 12 111 - Thông tin, tuyên truyền, liên lạc 64,905 81,132 81,132 97,358 324,527 13 112 - Hội nghị 21,355 26,694 26,694 32,032 106,774 14 113 - Công tác phắ 68,400 85,500 85,500 102,600 342,000 15 104 - Chi thuê mướn 48,186 60,233 60,233 72,279 240,930 16 117 - Sửa chữa thường xuyên 115,600 144,500 144,500 173,400 578,000 17 119 - Chi phắ nghiệp vụ chuyên môn 241,448 301,810 301,810 362,172 1,207,240
18 Chi đầu tư phát
triển 212,737 265,921 265,921 319,106 1,063,685 19 Chi khác 242,587 303,234 303,234 363,881 1,212,936 Tổng cộng 6,466,723 8,083,404 8,083,404 9,700,085 32,333,615
Ngoài ra, đối với các lớp đào tạo ngắn hạn như các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Nâng bậc công nhân, lớp Thanh tra cơ bản chuyên ngành GTVT theo các hợp đồng với các đơn vị khác, Trường cần lập dự toán linh hoạt theo từng phạm vi hoạt động để tắnh toán được chi phắ tương ứng theo từng phạm vi hoạt động khác nhau.
Bảng 3.5. Dự toán linh hoạt đối với lớp Nâng bậc Công nhân kỹ thuật ĐVT: ngàn đồng
STT Nội dung Đơn giá Quy mô đào tạo
25 HV 30 HV 35 HV
I Tổng thu toàn khóa 700/HV 17,500 21,000 24,500 II Tổng chi toàn khóa 19,925 21,050 22,175
1 Chi phắ giảng dạy 8,300 8,300 8,300 8,300
2 Chi phắ tài sản, thiết bị, vật tư 7,625 8,750 9,875 3 - Chi phắ vật liệu phục vụ
giảng dạy 25/HV 625 750 875
4 - Chi phắ thiết bị, vật tư phục
vụ thực hành 200/HV 5,000 6,000 7,000
5 - Chi phắ điện nước, khấu
hao máy móc thiết bị 2,000 2,000 2,000 2,000
6 Chi quảng cáo 1,500 1,500 1,500 1,500
7 Chi phắ quản lý khác 2,500 2,500 2,500 2,500
III Chênh lệch thu chi -2,425 -50 2,325
3.2.3. Hoàn thiện công tác kiểm tra, kiểm soát, đánh giá phân tắch
Công tác kiểm tra, kiếm soát đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của đơn vị nhằm phát hiện ra những sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của từng nội dung thu chi so với dự toán để có các biện pháp xử lý chấn chỉnh kịp thời, đảm bảo được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Ngoài ra, kiểm tra kiểm soát nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho các nhà quản trị, giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định phù hợp.
Để thực hiện chức năng kiểm soát của nhà quản trị, kế toán quản trị phải sử dụng báo cáo thực hiện dựa trên số liệu chi tiết. Trên báo cáo thực hiện phải cung cấp đầy đủ các thông tin dự toán, thông tin thực hiện, so sánh giữa thực hiện và dự toán, nhằm giúp cho nhà quản trị đánh giá tình hình thực hiện so với dự toán đã xây dựng.
Trong quá trình nghiên cứu và khảo sát công tác kiểm tra kiểm soát tại Trường Cao đẳng GTVT II, thì đơn vị cần hoàn thiện một số nội dung sau:
a. Hoàn thiện các báo cáo kiểm soát chi phắ
Trong quá trình hoạt động của trường, mặc dù đã có chế độ quy định hoặc có định mức thu chi nhưng trong thực tế có những khoản chi Trường chi cao hơn hoặc thấp hơn mức đã quy định. Do vậy, Trường cần thiết kế các báo cáo kiểm soát để các nhà quản trị biết để có những quyết định hoặc điều chỉnh.
Trong chi sự nghiệp thì chi lương cho giảng viên, cán bộ - CNV chiếm tỷ trọng lớn nên cần kiểm soát chi phắ này để biết được việc phân bổ quỹ lương có hợp lý chưa, để có những điều chỉnh phù hợp cho năm tiếp theo. Căn cứ vào dự toán quỹ tiền lương năm 2014 (phụ lục 3.1) và biểu tổng hợp quyết toán tiền lương năm 2014 (phụ lục 3.2) đã được Bộ Giao thông vận tải phê duyệt để lập báo cáo kiểm soát thực hiện chi quỹ tiền lương trong năm như sau:
Bảng 3.6. Báo cáo kiểm soát thực hiện chi quỹ tiền lương năm 2014 ĐVT: ngàn đồng
STT Nội dung Dự toán Thực hiện Chênh lệch
1 Tiền lương theo chế độ 15,551,247 15,514,592 -36,655 2 Tiền lương tăng thêm 4,080,206 3,806,015 -274,191 3 Tổng cộng 19,631,453 19,320,607 -310,846
Thông qua báo cáo trên, tiền lương tăng thêm không thực hiện được như kế hoạch, điều này là do chỉ tiêu tuyển sinh không đạt, lớp ắt, ảnh hưởng đến giờ lên lớp, do đó nguồn thu từ học phắ, lệ phắ của trường giảm đáng kể nên kinh phắ chi khoản lương tăng thêm năm 2014 không theo kế hoạch đề ra. Ngoài ra, báo cáo này có thể lập theo quý, tránh tình trạng đầu năm không thực hiện chi mà để dồn vào cuối năm.
Tương tự ta có thể lập báo cáo tình hình thực hiện các khoản mục chi khác của các hệ đào tạo tại Trường. Thực tế trong thời gian vừa qua, việc thanh toán tiến độ viết giáo trình của Trường luôn chậm trễ ảnh hưởng đến việc chấp hành dự toán và báo cáo quyết toán của đơn vị. Để kiểm soát được các khoản chi này theo tiến độ thời gian đãđ ăng ký, Trường nên lập báo cáo kiểm soát chi theo tiến độ thời gian thực hiện:
Bảng 3.7. Bảng theo dõi tiến độ thanh toán viết giáo trình