7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.3. Quản trị các thành phần vốn lƣu động
a.Quản trị tiền mặt
Tiền mặt bao gồm tiền giấy trong két của doanh nghiệp và tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng, các khoản đầu tƣ chứng khoán ngắn hạn. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp luôn có nhu cầu dự trữ vốn tiền mặt ở một quy mô nhất định nhằm đáp ứng yêu cầu giao dịch hàng ngày nhƣ mua sắm hàng hoá, vật liệu, thanh toán các khoản chi phí cần thiết.
Quản trị tiền mặt là việc đảm bảo luôn có đủ lƣợng tiền mặt tối ƣu tại mỗi thời điểm nhất định. Quản trị tốt tiền mặt đòi hỏi vào bất cứ lúc nào bạn cũng phải biết doanh nghiệp đang cần bao nhiêu tiền mặt, lƣợng tiền mặt doanh nghiệp hiện có cũng nhƣ tiền đang ở đâu. Nếu không theo dõi đƣợc tiền mặt, việc kinh doanh của bạn có thể sẽ thất bại.
Mục tiêu của quản trị tiền mặt là giảm thiểu lƣợng tiền mặt trên cơ sở cực đại tính hữu dụng của nó. Quản trị tiền mặt bao gồm việc bạn biết số lƣợng tiền có thể đƣa vào đầu tƣ là bao nhiêu và khoảng thời gian có thể đầu tƣ đối với khoản tiền đó. Khi việc thu và chi tiền diễn ra ăn khớp và có thể dự đoán trƣớc đƣợc, doanh nghiệp của bạn sẽ chỉ cần duy trì một lƣợng tiền mặt thấp. Bạn cần dự đoán chính xác lƣợng tiền mặt cần có, nguồn tiền và mục đích chi trả. Dự đoán giúp bạn trong việc thực hiện một cách đúng lúc các hoạt động huy động vốn, trả nợ và tính số tiền lƣu chuyển giữa các tài khoản.
Quản trị tiền mặt bao gồm các hoạt động sau:
+ Tăng tốc độ thu hồi tiền mặt bằng cách đẩy mạnh dòng tiền vào. Để đẩy mạnh dòng tiền vào, bạn cần biết về chính sách tiền mặt của ngân hàng, biết nguồn và thực trạng tiền thu của công ty, thu thập và cập nhật thông tin
Doanh thu thuần
Nhu cầu VLĐ = Số vòng quay vốn lƣu động
tình hình tài chính của khách hàng, gửi giấy báo nợ nhứng khoản nợ đến hạn của khách hàng, có thể gọi điện thoại thông báo cho khách hàng, lập quy trình thanh toán một cách tối ƣu nhất, sử dụng đa dạng các phƣơng thức thu tiền...
+ Giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt. Tận dụng hết lợi thế từ những điều khoản mua chịu, chậm thanh toán hóa đơn khách hàng, nhà cung cấp để có thể giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt. Xem xét sử dụng các công cụ tài chính. Đó là các dịch vụ tài chính nhƣ mua nợ, mua các khoản phải thu mà công ty bạn không có khả năng thu hồi trong nhiều tuần hoặc trong nhiều tháng.
+ Hoạch định nhu cầu tiền mặt. Xây dựng nguồn thu chi tiền mặt càng chi tiết càng tốt sẽ giúp doanh nghiệp có khả năng chủ động hơn trong việc dự trữ tiền mặt, đảm bảo thanh khoản đồng thời cũng sẽ có giải pháp đầu tƣ các khoản nhàn rỗi, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền.
Tóm lại quản lý tiền mặt chính là quyết định mức tồn quỹ tiền mặt, cụ thể là đi tìm bài toán tối ƣu để ra quyết định tồn quỹ tiền mặt sao cho tổng chi phí đạt tối thiểu mà vẫn đủ để duy trì hoạt động bình thƣờng của doanh nghiệp.
b.Quản trị các khoản phải thu
Khoản phải thu là một thành phần của vốn lƣu động của doanh nghiệp, là bộ phận tài sản mà đang bị các đơn vị hay cá nhân khác chiếm dụng, doanh nghiệp cần phải thu hồi bao gồm: khoản phải thu khách hàng, khoản ứng trƣớc cho ngƣời bán, tạm ứng cho nhân viên, khoản phải thu khác. Trong quá trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp cần phải chú trọng đến việc quản trị các khoản phải thu này sao cho có lợi nhất với hiệu quả sử dụng đồng vốn cao nhất.
Khoản phải thu và bán chịu hàng hóa
Đóng vai trò khá quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn trong hầu hết các doanh nghiệp đó là khoản phải thu khác hàng, để khuyến khích ngƣời mua, doanh nghiệp thƣờng áp dụng phƣơng thức bán chịu đối với khách hàng. Điều
này có thể làm tăng thêm một số chi phí do việc tăng thêm các khoản nợ phải thu của khách hàng nhƣ chi phí quản lý nợ phải thu, chi phí thu hồi nợ, chi phí rủi ro...Đổi lại doanh nghiệp cũng có thể tăng thêm đƣợc lợi nhuận nhờ mở rộng số lƣợng sản phẩm tiêu thụ. Khi bán chịu các khoản nợ của khách hàng thể hiện là các khoản phải thu trên bảng cân đối kế toán của ngƣời bán, chính là một thành tố của vốn lƣu động. Nó làm tăng chi phí bán hàng, công ty phải đầu tƣ thêm vào khoản phải thu và làm phát sinh rủi ro không đòi đƣợc nợ. Vì vậy các công ty thƣờng phải xây dựng chính sách bán chịu hợp lý và đảm bảo khoa học nhất nhằm nâng cao hiệu quả quản trị các khoản nợ phải thu này.
Chính sách bán chịu hàng hóa
Để triển khai thực hiện việc bán chịu hàng hóa thì doanh nghiệp cần phải xây dựng đƣợc chính sách bán chịu hàng hóa phù hợp với điều kiện của công ty và đặc điểm của mỗi khách hàng khác nhau. Việc ra quyết định có nên bán chịu cho khách hàng hay không, sử dụng chính sách bán chịu nào đối với khách hàng nào cũng cần phải có quy trình hợp lý khoa học dựa trên cơ sở đảm bảo đƣợc lợi ích của cả hai bên.
Quá trình ra quyết định về chính sách bán chịu hàng hóa cho khách hàng có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:
Hình 1.1: Sơ đồ quy trình ra quyết định chính sách bán chịu hàng hóa
Theo mô hình trên ta có thể thấy rằng khi các nhà quản trị tài chính ra quyết định về chính sách bán chịu họ phải so sánh giữa sự gia tăng lợi nhuận và chi phí phát sinh. Khi nhận diện đƣợc những cơ hội có khả năng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp thì các nhà quản trị sẽ quyết định bán chịu và đồng thời xây dựng chính sách bán chịu phù hợp cho từng đối tƣợng khách hàng. Và ngƣợc lại nếu nhận thấy có rủi ro thì nhà quản trị sẽ từ chối áp dụng chính sách bán chịu để đảm bảo an toàn về tài chính.
Bán chịu hàng hóa
Tăng doanh thu Tăng khoản phải thu
Tăng lợi nhuận Tăng chi phí
So sánh
Cơ hội Rủi ro
Quyết định chính sách bán chịu
Chính sách bán chịu hay còn gọi là chính sách tín dụng đƣợc cấu thành từ 4 yếu tố sau: Tiêu chuẩn bán chịu, điều khoản bán chịu, hạn mức bán chịu và quy trình thu tiền.
- Tiêu chuẩn bán chịu
Những điều kiện tối thiểu về uy tín, sức mạnh tài chính của khách hàng hay một số tiêu chuẩn khác của khách hàng mà doanh nghiệp có thể chấp nhận bán chịu đƣợc gọi là tiêu chuẩn bán chịu. Tiêu chuẩn bán chịu có ảnh hƣởng rất lớn đến sự biến động doanh thu bán hàng của một doanh nghiệp vì nó có tác dụng mở rộng về số lƣợng khách hàng và kích thích nhu cầu của ngƣời tiêu dùng. Chính vì vậy, nếu một khi các đối thủ cạnh tranh nới lỏng chính sách bán chịu mà trong khi doanh nghiệp không có phản ứng lại điều này thì nổ lực bán hàng và tiếp thị sẽ trở nên thiếu hiệu quả, thậm chí là không có tác dụng.
Xét về nguyên tắc, doanh nghiệp cần cố gắng nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu tới mức có thể chấp nhận đƣợc sao cho sự gia tăng doanh thu vẫn đủ bù đắp chi phí và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trong chiến lƣợc tiêu thụ sản phẩm. Ở đây, các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải cân nhắc, đo lƣờng giữa phần lợi nhuận tăng thêm do nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu và phần chi phí phát sinh do nó gây ra để có những quyết định phù hợp.
- Điều khoản bán chịu
Điều khoản bán chịu bao gồm những điều kiện ràng buộc khi triển khai chính sách tín dụng bán hàng bao gồm: tỷ lệ chiết khấu bán hàng và thời hạn bán chịu hàng hóa. Trong đó:
Tỷ lệ chiết khấu: Là biện pháp nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền sớm, bản chất là tỷ lệ phần trăm giảm giá trên doanh thu nếu khách hàng thanh toán trƣớc thời hạn tín dụng. Nếu tỷ lệ chiết khấu tăng sẽ có tác dụng
thúc đẩy khách hàng trả tiền sớm giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thu hồi vốn, giảm chi phí vốn và ngƣợc lại. Tuy nhiên để đảm bảo tỷ lệ chiết khấu có tác dụng tăng khả năng thu hồi vốn thì mức chiết khấu phải mang lại cơ hội vốn lớn hơn cơ hội mà khách hàng có thể đầu tƣ sinh lãi, ít nhất là mức lãi suất tiền gửi ngân hàng. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần phải xem xét tới nhiều yếu tố khác tùy từng thời điểm và tùy từng đối tƣợng khách hàng để quyết tịnh tỷ lệ chiết khấu phù hợp, vừa có lợi cho doanh nghiệp nhƣng cũng phải đảm bảo lợi ích cho khách hàng.
Thời hạn bán chịu: là khoảng thời gian đƣợc quy định mà ngƣời mua đƣợc trì hoãn việc thanh toán. Thời hạn bán chịu có quan hệ cùng chiều với số vốn đầu tƣ vào các khoản phải thu, nghĩa là nếu tăng thời hạn tín dụng thì doanh nghiệp cần phải đầu tƣ nhiều hơn vào các khoản phải thu, khi đó doanh nghiệp có thể thu hút thêm đƣợc khách hàng tăng tốc độ tiêu thụ hàng hóa tuy nhiên bên cạnh đó chi phí vốn tăng lên cùng với thời gian một vòng quay các khoản phải thu và ngƣợc lại. Vì vậy khi tăng hay giảm thời hạn bán chịu nhà quản trị cần căn cứ vào tình hình thực tại của doanh nghiệp xem thử vấn đề quan trọng cần giải quyết có phải là tiêu thụ hàng hóa càng nhanh càng tốt hay là việc đảm bảo an toàn tài chính trong tƣơng lai để có quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Chi phí cơ hội vốn của khách hàng do việc từ chối chiết khấu của doanh nghiệp đƣợc tính theo công thức sau:
Trong đó: k: Mức chiết khấu thanh toán N: Thời hạn tín dụng
C: Chi phí cơ hội vốn
d: Số ngày thanh toán đƣợc hƣởng chiết khấu
360 * k C =
- Hạn mức bán chịu
Khi thực hiện tín dụng bán hàng thì tùy vào mỗi đối tƣợng khách hàng khác nhau cũng nhƣ điều kiện tài chính và mục tiêu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn cụ thể để xác định tổng giá trị bằng tiền của tất cả các đơn hàng mà khách hàng đƣợc chậm trả trong đƣợc gọi là hạn mức tín dụng. Hạn mức tín dụng là công cụ để thúc đẩy khả năng tiêu thụ hàng hóa của công ty, tuy nhiên việc sử dụng công cụ này nhƣ thế nào cho hợp lý đòi hỏi các nhà quản trị tài chính phải cân nhắc, xem xét, đánh giá khách hàng để có thể đƣa ra một mức phù hợp về hạn mức tín dụng để vừa đảm bảo thúc đẩy bán hàng vừa tránh những khoản nợ quá hạn khó đòi cho doanh nghiệp cũng nhƣ đảm bảo vốn để vận hành kinh doanh thƣờng xuyên liên tục.
- Quy trình thu tiền
Công việc thu hồi nợ không phải ai cũng có thể đảm nhận và hoàn thành tốt. Đó là công việc hết sức khó khăn mà ngƣời làm công tác thu hồi nợ cần có bản lĩnh đặc thù cùng với các kỹ năng thu hồi công nợ hiệu quả.
Công tác thu hồi nợ cũng nhƣ các công việc khác, cần có quy trình và kế hoạch để đảm bảo hiệu quả trong công việc. Thực tế, dù doanh nghiệp đã cẩn thận khi đƣa ra chính sách bán chịu và tìm mọi cách đảm bảo thu nợ đúng hạn thì tình hình nợ quá hạn, nợ khó đòi vẫn diễn ra. Lúc này, tùy từng đối tƣợng khách hàng, tùy mức độ nợ mà doanh nghiệp sẽ có những cách xử lý khác nhau. Để đòi nợ hiệu quả, ngoài những kỹ năng cần có của ngƣời thu hồi nợ, bạn cần có quy trình thu hồi nợ hợp lý nhằm đảm bảo giữ chân đƣợc khách hàng tuy nhiên cũng cần phải đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp.
Đánh giá khách hàng tín dụng
Đánh giá khách hàng tín dụng là công tác khá quan trọng trong khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Nó giúp doanh nghiệp lựa chọn phƣơng thức tín dụng phù hợp nhằm giảm thiểu rủi ro vì các khoản nợ khó đòi bao gồm từ
việc thu thập một cách đầy đủ thông tin về khách hàng; phân tích đánh giá uy tín của khách hàng và ra quyết định cuối cùng về khả năng bán chịu và các chính sách bán chịu.
- Thu thập thông tin khách hàng
Việc đầu tiên trong đánh giá khách hàng tín dụng đó chính là triển khai thu thập thông tin khách hàng, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin về khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ: số liệu sơ cấp, thứ cấp trực tiếp của công ty, báo cáo tài chính, các dữ liệu từ ngân hàng, thông tin từ các cơ quan thuế Nhà nƣớc…Tuy nhiên những thông tin khi tiến hành thu thập để đánh giá khách hàng thƣờng phục vụ cho việc xem xét ở các khía cạnh sau:
Vốn hay sức mạnh tài chính: là thƣớc đo về tình hình tài chính của doanh nghiệp, nó là yếu tố khá quan trọng trong khả năng thanh toán đƣợc xác định dựa trên số liệu của các báo cáo tài chính: quy mô của vốn chủ sở hữu, tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, các chỉ số tài chính, khả năng sinh lợi.
Vật thế chấp: là những tài sản của khách hàng có thể dùng để đảm bảo cho món nợ của mình.
Tư cách tín dụng: là thái độ tự giác đối với việc thanh toán các khoản nợ trong quá khứ của khách hàng. Tƣ cách tín dụng là yếu tố rất quan trọng vì nó phản ánh trách nhiệm của khách hàng với các khoản nợ hiện tại.
Khả năng thanh toán: đƣợc đánh giá qua những hệ số thanh toán chung, hệ số thanh toán nhanh, hệ số thanh toán lãi vay của khách hàng.
Điều kiện kinh tế: là sự phát triển của nền kinh tế nói chung và mức độ phát triển của nhiều vùng địa lý nói riêng có ảnh hƣởng đến việc thanh toán của khách hàng.
- Đánh giá uy tín khách hàng
Dựa vào những thông tin thu thập đƣợc từ khách hàng sau đó kết hợp với những kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng của mình các nhà quản trị tiến hành
phân tích đánh giá uy tín của khách hàng. Thông qua việc tính toán các chỉ số tài chính nhƣ chỉ số về khả năng thanh toán, chỉ số về hiệu quả sản xuất kinh doanh, sức mạnh tài chính để đánh giá khả năng thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp đúng hạn.
- Ra quyết định bán chịu
Để ra quyết định có cung cấp tín dụng cho khách hàng hay không doanh nghiệp cần căn cứ vào những thông tin số liệu về khách hàng đã đƣợc tổng hợp, phân tích, đánh giá cơ hội và những rủi ro của việc triển khai chính sách tín dụng mang lại. Nếu sau quá trình đánh giá có thể thấy đƣợc rằng khách hàng có uy tín, đáp ứng đƣợc khả năng thanh toán các khoản nợ đầy đủ đúng hạn và mang lại lợi nhuận thì ra quyết định bán chịu và ngƣợc lại.
Sau đây là sơ đồ tóm tắt quá trình đánh giá khách hàng của doanh nghiệp trong công tác quản trị các khoản phải thu.
Hình 1.2: Sơ đồ quy trình đánh giá khách hàng tín dụng
Vòng quay các khoản phải thu
Vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ biến đổi các khoản phải thu thành tiền mặt. Hệ số này là một thƣớc đo quan trọng để đánh giá hiệu
Nguồn thông tin khách hàng
-Báo cáo tài chính -Báo cáo xếp hạng tín
dụng
-Kiểm tra của ngân hàng
-Kiểm tra thƣơng mại
Đánh giá uy tín khách hàng Có uy tín Quyết định bán chịu Từ chối bán chịu
quả hoạt động của doanh nghiệp, đƣợc tính bằng cách lấy doanh thu thuần trong kỳ chia cho số dƣ bình quân các khoản phải thu trong kỳ.