7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện quản trị khoản phải thu
a. Xác định mức chiết khấu hợp lý đối với các đại lý
Qua phân tích, ta thấy chính sách bán chịu cho các đại lý của công ty chƣa hợp lý. Do đó, để tăng tốc độ thu hồi nợ nhằm giảm vốn đầu tƣ vào khoản phải thu công ty cần thay đổi mức chiết khấu. Mức chiết khấu thanh toán phải đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp và vừa mang lại lợi ích cho
khách hàng. Để minh họa cho phƣơng pháp xác định mức chiết khấu phù hợp ta theo dõi ví dụ việc xác định mức chiết khấu cho năm 2015 nhƣ sau:
Dự báo doanh thu và các khoản phải thu khách hàng của năm 2015. Hiện tại số ngày chu kỳ nợ là 45 ngày ứng với mức doanh thu là 2.395.790 triệu đồng. Dự kiến doanh thu năm 2015 tăng lên 10% là 2.635.369 triệu đồng và giả sử khoản phải thu khách hàng cũng tăng lên 10% là: 330.370 triệu đồng.
Xác định chu kỳ nợ và chênh lệch khoản phải thu khi thực hiện chiết khấu.
Trong năm 2013 công ty cố gắng để giảm số ngày một chu kỳ nợ xuống 30 ngày bằng cách thực hiện hình thức chiết khấu hàng bán và mức chiết khấu đặt ra là t%. Khi đó khoản phải thu khách hàng sẽ là:
KPTKH giảm đi khi chiết khấu là: 330.370- 219.614 = 110.756 triệu đồng Vậy số vốn lƣu động đầu tƣ cho KPTKH giảm đi 110.756 triệu đồng và lợi ích mà công ty đạt đƣợc chính là cơ hội từ việc đầu tƣ sổ tiền này vào quá trình sinh lợi khác bao gồm: chi phí lãi vay và tỷ suất sinh lợi vốn lƣu động.
Xác định mức sinh lợi của khoản chênh lệch
+ Về chi phí lãi vay: hiện nay, mức lãi suất vốn ngắn hạn ngân hàng của công ty là 0,75%/tháng nên lãi một năm là: 0,75% X 12 = 9,0%
+ Về tỷ suất sinh lợi vốn lƣu động: năm 2014 là 10% và dự kiến năm 2015 cũng bằng 10%.
Nhƣ vậy tỷ suất lợi nhuận cơ hội đạt đƣợc cùa khoản phải thu giảm đi là: 0,09 + 0,1 = 0,19/năm.
Mức sinh lợi đạt đƣợc do chênh lệch khoản phải thu là:
2.635.369
KPTKH 2015 = X 30 = 219.614 triệu đồng
0,19 X 110.756 = 21.043,62 triệu đồng. Xác định mức chiết khấu thích hợp
Để xác định mức chiết khấu phù hợp , đảm bảo khuyến khích đƣợc khách hàng trả nợ đồng thời vẫn mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp thì các nhà quản trị cần so sánh lợi ích và chi phí giữa 2 phƣơng án.
Bảng 3.6: Bảng so sánh phƣơng án sử dụng và không chiết khấu
Chỉ tiêu Phƣơng án Không
chiết khấu Chiết khấu t (%)
Doanh thu (tr.đ) 2.635.369 2.635.369
Số dƣ bình quân khoản phải thu(tr.đ) 330.370 219.614
Số ngày 1 chu kỳ nợ(ngày) 45 30
Chi phí do chiết khấu(tr.đ) 0 t (%) x 2.635.369 Lợi ích đạt đƣợc do thu tiền sớm(tr.đ) 0 21.044
Chênh lệch giữa lợi ích và chi phí(tr.đ) 110.756 - t% x2.635.369
( Nguồn: Tổng hợp của tác giả )
+ Để công ty không bị thiệt thòi khi áp dụng hình thức chiết khấu thì lợi nhuận cơ hội đạt đƣợc phải lớn hơn chi phí đƣợc chiết khấu, có nghĩa là:
110.756 – t % x 2.635.369 > 0 <=> t (%) < 0,8 (%)
+ Xét về phía khách hàng, khi họ đã trả tiền sớm hơn 15 ngày. Giả sử số tiền này phải đi vay ngắn hạn cùng với lãi suất 0,9%/tháng thì tiền lãi mà họ phải chịu tiền 15 ngày là: (0.9/30)*15 = 0.45%.
+ Ta nhận thấy mức chiết khấu 0,45% < t% < 0,8% là thỏa mãn và có khả năng khuyến khích khách hàng trả nợ, do đó khi công ty đƣa ra phƣơng án thực hiện chiết khấu t % thì cả công ty và phía khách hàng đều có lợi.
Việc xem xét phƣơng án áp dụng hình thức chiết khấu tại công ty trên đây còn mang nhiều yếu tố giả định, do vậy khi thực hiện chính sách tín dụng bán hàng này cần xem xét sự cân đối giữa các nhân tố đó làm có lợi cho công ty và cả khách hàng một cách rõ ràng và thực tế nhất.
b. Thực hiện phân loại khách hàng tín dụng
Khách nợ có nhiều loại vì vậy các nhà quản trị nên chia khách nợ thành nhiều nhóm khác nhau. Lên kế hoạch phân loại khách nợ giúp công ty phân chia để chuẩn bị các tài liệu cũng nhƣ kỹ năng ứng phó với từng nhóm cụ thể. Sau đây là một số cách xếp hạng nhóm nợ của công ty:
Nhóm 1 (nợ loại A): là các khoản nợ có độ tin cậy cao hay đủ tiêu chuẩn thƣờng bao gồm các khách nợ trong hạn mà công ty đánh giá có khả năng thu hồi đúng hạn. Các khách nợ này thƣờng là những khách hàng vững chắc về tài chính, về tổ chức và có uy tín cao.
Nhóm 2 ( nợ loại B ): là những loại nợ có mức độ rủi ro thấp hay nợ cần chú ý. Nhóm này thƣờng bao gồm các khoản nợ quá hạn dƣới 90 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn nợ. Các khách nợ thƣờng là những doanh nghiệp có tình hình tài chính khá tốt, là khách nợ truyền thống, có độ tin cậy.
Nhóm 3 (nợ loại C): là những khoản nợ đã quá hạn có thể thu hồi đƣợc hay nợ dƣới tiêu chuẩn thƣờng bao gồm những khoản nợ quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại nhƣng quá hạn dƣới 90 ngày theo thời hạn cơ cấu lại. Những khách nợ này là những khách hàng có tình hình tài chính không ổn định, hiện tại khó khăn nhƣng có triển vọng phát triển hoặc tình hình khó khăn có thể đƣợc cải thiện trong tƣơng lai gần.
Nhóm 4 ( nợ loại D): là nợ ít có khả năng thu hồi và nợ quá hạn khó đòi, thƣờng bao gồm những khoản nợ đã quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày theo
thời hạn cơ cấu lại. Khách hàng nợ thƣờng có tình hình tài chính xấu, không có triển vọng rõ ràng hoặc khách hàng cố ý không thanh toán nợ.
Nhóm 5 ( nợ loại E): là những khoản nợ không thể thu hồi đƣợc hay nợ có khả năng mất vốn. Các khách nợ thƣờng là những doanh nghiệp phá sản hoặc chuẩn bị phá sản, không có khả năng trả nợ hoặc không tồn tại.
c. Hoàn thiện quy trình thu hồi công nợ
Quy trình thu hồi công nợ hiệu quả cũng là một trong những tác nhân rất quan trọng trong việc triển khai thu hồi các khoản nợ của doanh nghiệp. Việc xây dựng một quy trình thu hồi nợ chuyên nghiệp khoa học cần đảm bảo tuân thủ những nguyên tắc nhất định về tâm lý bên cạnh những giải pháp về tài chính.
Căn cứ vào tình hình thực trạng công tác quản lý công nợ hiện nay của Tổng công ty Miền Trung, tác giả xin đƣợc đề xuất một quy trình nhằm hoàn thiện công tác này tại công ty nhƣ sau:
Bước 1: Xác định số tiền tối thiểu cần đòi từ mỗi khách nợ
Đây là công việc đầu tiên công ty cần làm trƣớc khi tiến hành bắt tay vào công tác thu hồi nợ. Các nhà quản trị tài chính phải phân tích ngân sách để tìm ra số tiền tối thiểu mà cần phải có để duy trì hoạt động kinh doanh đồng thời phải căn cứ vào những điều khoản thanh toán các đơn hàng để xây dựng mức thu nợ cần thiết cho mỗi khách hàng tại mỗi thời điểm khác nhau. Việc lên ngân sách tối thiểu này nhằm để công ty có kế hoạch triển khai thu hồi nợ cụ thể.
Bước 2: Chọn người thu hồi nợ
Chọn ngƣời phụ trách thu hồi nợ cũng là khâu quan trọng cần đƣợc quan tâm vì đơn giản rằng không phải ai cũng có thể phù hợp và có đầy đủ các yếu tố trình độ cũng nhƣ những mối quan hệ hay kỹ năng để làm tốt công tác này. Vì vậy chủ doanh nghiệp phải chọn ngƣời phù hợp nhất trong số nhân viên để
tới gặp khách nợ. Ngƣời đó có thể thuộc bộ phận kế toán hoặc là một nhân viên có mối quan hệ tốt nhất với khách nợ.
Tuy nhiên, nên ƣu tiên tới những nhân viên đang trực tiếp tƣơng tác với khách nợ trƣớc đó và có mối quan hệ tốt nhất với khách hàng nợ vì:
+ Họ là ngƣời hiểu rõ về hồ sơ vụ việc và khoản nợ cần thu hồi : Không mất thời gian nghiên cứu hồ sơ.
+ Hiểu rõ về khách nợ: tâm lý, tính cách, thói quen, sở thích để không mất thời gian tìm hiểu về khách nợ nên việc thƣơng lƣợng sẽ có hiệu quả cao hơn.
+ Tránh cho khách nợ có cảm giác bị ép buộc, gây áp lực, truy nợ khi ngƣời đòi nợ không phải là ngƣời thƣờng xuyên tƣơng tác.
Bước 3: Nhắc khách nợ thanh toán trước khi nợ đến hạn
Khoảng 10 ngày trƣớc khi khách nợ đến hạn phải thanh toán, công ty tiến hành nhắc nhở họ chuẩn bị tiền bằng cách gửi email, điện thoại, fax nhắc nhở khách nợ. Chú ý tới hình thức và nội dung nhắc nhở phải đầy đủ, rõ ràng nhƣng phải thật khéo léo.
Đối với một số trƣờng hợp khách nợ đặc biệt khi cần thiết, công ty sắp xếp một cuộc hẹn trực tiếp để trao đổi trƣớc để có thể thƣơng lƣợng nhắc nhở để họ thấy mức độ quan trọng và cũng dễ thấu hiểu nhau hơn. Nếu thực sự khách hàng có vài vấn đề mang tính chất tạm thời cần giải quyết chúng ta cũng dễ dàng để tìm hiểu nguyên nhân và mức độ nghiêm trọng của tình hình trƣớc khi sử dụng các biện pháp cao hơn để đòi nợ.
Bước 4:Đàm phán với khách nợ
Sau khi thực hiện tới bƣớc ba mà vẫn chƣa thể thu hồi đƣợc các khoản nợ thì công ty tiến hành đàm phán, đây là biện pháp thu hồi nợ bằng kỹ năng và trong công việc kinh doanh cũng thƣờng xuyên xảy ra vì vậy đây là bƣớc quan trọng nhất trong quy trình thu hồi nợ đòi hỏi công ty phải lựa chọn
những con ngƣời khéo léo, linh hoạt trong ứng xử, có lúc phải mềm dẻo nhƣng có lúc phải cứng rắn kiên quyết tùy theo tình hình thái độ của khách nợ và phải có nhiều kinh nghiệm trong vấn đề này. Tránh dùng đến luật pháp thu hồi nợ, tốn kém chi phí và không giữ đƣợc mối quan hệ tốt với khách hàng.
Một trong những cách thức hiệu quả trong quá trình đàm phán thu nợ với khách hàng mà công ty có thể sử dụng đó là:
- Vạch ra kế hoạch trả nợ cho khách hàng.
Bởi vì khả năng thu nợ sẽ lớn hơn nếu công ty chấp nhận cho đối tác trả theo nhiều đợt. Đề nghị mức lãi suất thấp cho khoản nợ quá hạn là 5% dành cho số tiền nợ còn lại là mức mà khách nợ có thể chấp nhận. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cũng nên thảo luận về những lần mua hàng trong tƣơng lai. Ngƣời đàm phán nên đề cập đến việc công ty sẽ không thực hiện bất kỳ giao dịch nào cho đến khi khoản nợ đƣợc thanh toán hết, hoặc chỉ bán hàng nếu đối tác trao tiền mặt ngay.
-Chấp nhận thanh toán bằng hàng:
Trong trƣờng hợp quá mức và cảm thấy cần thiết công ty có thể cho đối tác thanh toán bằng hàng hóa của họ rồi đem bán chúng để lấy tiền. Cách này có thể giúp không phải vay tiền và tăng tốc độ lƣu chuyển của dòng vốn. Tất nhiên, công ty chỉ nên chấp nhận những hàng hóa dễ bán và giá trị hàng hóa phải lớn hơn tiền nợ một chút để bù đắp chi phí phát sinh khi bán hàng. Đây dù không phải là giải pháp tốt nhất nhƣng dù sao đối với những đối tác lâu năm và là đối tác quan trọng thì đôi khi cũng cần có sự chia sẻ. Bằng cách tỏ ra dễ tính với khách nợ, công ty sẽ giành đƣợc sự biết ơn của và thậm chí quan hệ kinh doanh sẽ tốt hơn trong tƣơng lai. Khi tình hình kinh doanh của khách nợ tiến triển, họ sẽ gắn bó với bạn hơn. Đây cũng đƣợc coi là một cách đòi nợ hiệu quả.
Thu hồi nợ bằng pháp lý, kiện cáo là giải pháp đã đƣợc các doanh nghiệp ít tính tới, nhƣng một khi doanh nghiệp “đụng” phải khách nợ cố tình lẫn tránh, thiếu trách nhiệm hoặc thanh toán chậm, nhỏ giọt thì toà án là cách đòi nợ hiệu quả nhất mà công ty cũng cần tính toán tới ngay từ khi ký kết hợp đồng để bổ sung vào những điều khoản cụ thể làm hành lang pháp lý nhằm ràng buộc và tạo áp lực thanh toán nợ đối với khách hàng.
Tuy nhiên, đây đƣợc xem là giải pháp cuối cùng, khi tất cả những cách thức đòi nợ khác đều không hiệu quả, vì giải pháp này rất mất thời gian có khi cả năm, lại tốn kém (chi phí thuê luật sƣ, chuẩn bị đơn kiện). Ngoài ra, kiện cáo chỉ thực sự hiệu quả khi doanh nghiệp có đề cập rõ ràng trong hợp đồng rằng nếu khách nợ vi phạm thì sẽ phải chịu các hình thức xử lý (nhƣ truy thu tài sản).
Ngoài ra, một điều cần chú trọng đó là công ty cần cẩn trọng ngay từ khâu bán chịu là cách tốt nhất để hạn chế các khoản nợ.
Trong khi các khoản nợ chiếm tới 20-30% tổng tài sản của doanh nghiệp. Những khoản nợ khó đòi thƣờng đƣa vốn lƣu động của doanh nghiệp vào tình thế bế tắc và rủi ro. Vì thế, doanh nghiệp nào cũng muốn kiểm soát và hạn chế tối đa tình trạng bị nợ. Do đó, hãy cẩn trọng ngay từ khâu bán chịu.
Phần lớn các khoản nợ khó đòi đều phát sinh từ chính sách bán chịu của họ. Đặc biệt, trong bối cảnh hiện tại, đƣa ra những điều kiện cho nợ, nhất là cho kéo dài thời gian thanh toán, có vẻ còn hấp dẫn hơn là chào hàng giá rẻ. Từ đó, rủi ro nợ quá hạn, nợ không thanh toán gia tăng.
Cách tốt nhất để hạn chế rủi ro từ nợ là vẫn bán chịu nhƣng cẩn trọng hơn trong việc đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng nhƣ thời hạn bán chịu. Tiêu chuẩn xét bán chịu nên dựa trên mức vốn, khả năng trả nợ, uy tín, thông tin về tín dụng của khách nợ trong quá khứ… Ngoài ra, doanh nghiệp cần tính xem nên bán chịu ở mức nào, khi nào nên nới lỏng, khi nào nên thắt chặt để vừa
giữ chân của họ, vừa hạn chế rủi ro trong việc không đòi đƣợc nợ. Do vậy cách đòi nợ hiệu quả nhất chính là hạn chế sự phát sinh của các khoản nợ khó đòi.