7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện quản trị vốn bằng tiền
Để có thể khắc phục hạn chế về sự tồn quỹ sai khác quá nhiều so với nhu cầu thực tế, có lúc nhàn rỗi quá nhiều có lúc lại thiếu hụt công ty cần phải tiến hành tính toán để lập kế hoạch về ngân quỹ tiền mặt. Triển khai dự toán nguồn thu và các khoản chi tiền mặt, sau đó tiến hành cân đối, điều chỉnh để giảm thiểu chênh lệch so với thực tế nhu cầu.
Sau khi phân tích thực trạng công tác quản trị tiền mặt tại công ty tác giả nhân thấy trong điều kiện kinh doanh của công ty việc xác định lƣợng dự trữ tiền mặt là rất cần thiết và cấp bách vì hiện nay Tổng công ty Miền Trung vẫn chƣa triển khai công tác này mà hầu nhƣ chỉ dựa trên kinh nghiệm và nhìn chung vẫn chƣa mang lại hiệu quả cao. Tác giả xin đề xuất giải pháp khắc phục bằng cách xây dựng phƣơng pháp lập ngân quỹ tiền mặt theo chu kỳ 6 tháng một lần. Từ kế hoạch ngân quỹ 6 tháng, các nhà quản trị làm cơ sở để lập bảng dự báo ngân sách tiền mặt hàng tháng của công ty để có kế hoạch
chủ động nguồn trang trải cũng nhƣ tiến hành đầu tƣ nhằm mục đích sinh lợi nhƣ: cho các công ty liên doanh liên kết vay ngắn hạn, đầu tƣ chứng khoán ngắn hạn hay thực hiện quay vòng vốn một cách hợp lý và hiệu quả.
Các bƣớc triển khai nhƣ sau:
Bƣớc 1: Tiến hành dự báo doanh số tiêu thụ hàng tháng của Tổng công ty. Bƣớc 2: Dự báo nguồn tiền thu vào dựa trên cơ sở các điều khoản thanh toán của các đơn hàng và thực tế các năm trƣớc.
Bƣớc 3: Dự toán các khoản chi ra của Tổng công ty trong vòng 6 tháng. Bƣớc 4: Cân đối các khoản thu-chi tiền mặt để xây dựng ngân sách tiền mặt.
* Để minh họa cho các bƣớc thực hiện của giải pháp lập ngân sách ngân quỹ tiền mặt ta tiến hành dự báo cho 6 tháng cuối năm 2015 nhƣ sau:
+ Bước 1: Dự toán doanh thu 6 tháng cuối năm.
Ta có doanh thu bán hàng của Tổng công ty năm 2014 là 2.385.790 triệu đồng và tăng trƣởng 5% vào năm 2015 đạt 2.505.079 triệu đồng.
Giả sử theo dự báo của bộ phận bán hàng và phòng kế hoạch là 6 tháng cuối năm 2015 do ảnh hƣởng của thời tiết nên doanh số tiêu thụ hàng hóa của công ty chỉ khoảng 30% doanh thu cả năm ƣớc tính:
2.505.079 triệu đồng x 30%= 751.523 triệu đồng.
Căn cứ vào các đơn hàng hàng tháng, phòng Tài chính-Kế toán dự báo nguồn thu cho từng tháng nhƣ sau:
Bảng 3.2 Bảng doanh thu dự báo cho 6 tháng cuối năm 2015
ĐVT: Triệu đồng
Chỉ tiêu Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tổng
Doanh thu 172.850 152.183 111.789 91.122 105.213 94.880 751.523
( Nguồn: Tổng hợp của tác giả ) + Bước 2: Tiến hành lập dự toán nguồn thu tiền mặt trong 6 tháng.
Căn cứ vào điều khoản thanh toán các đơn hàng trong hợp đồng và có sự điều chỉnh theo kinh nghiệm thực tế của các khoản thu. Giả sử doanh thu trong tháng khách hàng sẽ đồng ý trả 50% ngay trong tháng mua hàng, 30% tháng sau và 20% còn lại thành toán vào tháng tiếp theo. Ta có thể tóm tắt qua bảng sau:
Bảng 3.3 Bảng dự báo các khoản tiền thu cho 6 tháng cuối năm 2015
ĐVT: Triệu đồng TT Chỉ tiêu Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 1 Doanh thu 172.850 152.183 111.789 91.122 105.213 94.880 2 Thu trong tháng 86.425 76.092 55.895 45.561 52.607 47.440 3 Thu sau 1 tháng 51.855 45.655 33.537 27.337 31.564 28.464 4 Thu sau 2 tháng 34.570 30.437 22.358 18.224 21.043 18.976 5 Khoản thu khác 600 600 600 600 600 600 Tổng cộng 173.450 152.783 112.389 91.722 105.813 95.480
( Nguồn: Tổng hợp của tác giả ) + Bước 3: Dự toán các khoản chi ra của công ty trong 6 tháng.
Giả sử tồn chi cuối tháng 6 là 44.000 triệu đồng
Chi phí mua nguyên nhiên vật liệu của công ty sẽ thanh toán cho nhà cung cấp 80% trong tháng, và 20% còn lại đƣợc thanh toán toàn bộ vào tháng sau.
Chi phí trả lƣơng nhân viên hàng tháng là 2.050 triệu đồng.
Thuế đƣợc công ty thanh toán cho cơ quan Thuế vào cuối mỗi năm. Chi phí lãi vay hàng tháng khoảng 2.300 triệu đồng.
Các khoản chi phí khác ƣớc tính là 1.500 triệu đồng bao gồm cả chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Bảng dự toán các khoản chi nhƣ sau:
Bảng 3.4: Bảng dự báo các khoản tiền chi cho 6 tháng cuối năm 2015 ĐVT: Triệu đồng TT Chỉ tiêu Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 1 Tồn chi đầu kỳ 44.000 2 Doanh thu 172.850 152.183 111.789 91.122 105.213 94.880 3 Chi phí mua NVL 155.565 136.965 100.610 82.010 94.692 85.392 4 *Trả trong tháng 124.452 109.572 80.488 65.608 75.753 68.314 5 *Trả sau 1 tháng 31.113 27.393 20.122 16.402 18.938 6 Tổng chi NVL trong tháng 124.452 140.685 107.881 85.730 92.155 87.252 7 Trả lƣơng nhân viên 2.050 2.050 2.050 2.050 2.050 2.050
8 Chi phí trả thuế 25.000
9 Chi phí lãi vay 2.300 2.300 2.300 2.300 2.300 2.300 7 Chi phí khác 1.500 1.500 1.500 1.500 1.500 1.500 8 Tổng chi 174.302 146.535 113.731 91.580 98.005 118.102
( Nguồn: Tổng hợp của tác giả ) + Bước 4: Cân đối thu chi để xây dựng ngân sách tiền mặt
Từ tính toán các khoản thu và các khoản chi kế hoạch trong 6 tháng, tiến hành cân đối thu chi:
Chênh lệch thu chi = Tổng thu - Tổng chi
Tồn quỹ đầu tháng 7 giả sử tính toán đƣợc là 300 triệu đồng.
Mức tồn quỹ cần duy trì để đảm bảo các khoản chi tiêu hàng ngày là 1.000 triệu đồng.
Ta tính đƣợc lƣợng tiền mặt dƣ so với kế hoạch đề ra thể hiện ở bảng sau:
Bảng 3.5: Bảng cân đối các khoản tiền thu-chi cho 6 tháng cuối năm 2015
ĐVT: Triệu đồng
TT Chỉ tiêu Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12
1 Tổng thu 173.450 152.783 112.389 91.722 105.813 95.480 2 Tổng chi 174.302 146.535 113.731 91.580 98.005 118.102 3 Chênh lệch thu chi -852 6.248 -1.342 142 7.808 -22.622 4 Tồn quỹ đầu tháng 300 -552 5.696 4.354 4.496 12.304 5 Tồn quỹ tiền cần duy trì 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 6 Dƣ so với kế hoạch -1.552 4.696 3.354 3.496 11.304 -1.000
( Nguồn: Tổng hợp của tác giả )
Nếu “dƣ tiền mặt” là dƣơng tức là có lƣợng tiền mặt nhà rỗi, cần có kế hoạch đầu tƣ sinh lời. Ngƣợc lại nếu lƣợng “dƣ tiền mặt” âm nghĩa là công ty cần tiến hành tìm kiếm nguồn trang trải để đáp ứng nhu cầu chi tiêu.
Ngân sách lƣu chuyển tiền mặt sẽ thể hiện nhu cầu về tiền mặt của công ty hàng tháng. Có tháng bạn sẽ thiếu tiền mặt để duy trì hoạt động của công ty. Nếu nhƣ ngân sách lƣu chuyển tiền mặt thể hiện sự thiếu hụt tiền vào cuối tháng, bạn phải tìm cách bù vào. Bạn có thể kiếm tiền bằng nhiều cách khác nhau nhƣ sau:
-Vay tiền của ngân hàng;
-Yêu cầu chủ nợ trả nợ sớm;
-Trì hoãn việc thanh toán tiền cho các nhà cung cấp;
-Giảm một số chi phí không cần thiết nào đó;
-Hoãn thực hiện một dự án đầu tƣ lớn;
-Không rút tiền mặt cho nhu cầu cá nhân;
Ngoài ra, để quản trị tiền mặt hiệu quả thì ngoài việc dự toán nhu cầu tiền mặt, bên cạnh tăng tốc độ thu tiền một công việc khá quan trọng đó là công ty cũng cần tìm mọi biện pháp để giảm tốc độ chi tiền mặt bằng cách:
- Đàm phán với nhà cung cấp khi họ không thấy đƣợc tình hình tài chính của công ty. Nếu công ty cần trì hoãn thanh toán, cần phải có đƣợc sự tin tƣởng và thông cảm từ phía nhà cung cấp;
- Xem xét kỹ lƣỡng khi chấp nhận thanh toán sớm để đƣợc hƣởng chiết khấu của nhà cung cấp. Nó có thể có lợi cho công ty nhƣng cũng có thể là một thiệt thòi cho công ty khi thanh toán sớm. Cần xem xét chi tiết các điều khoản;
- Không nên luôn luôn lựa chọn những nhà cung cấp có giá thấp nhất. Nhiều khi điều khoản thanh toán mềm dẻo có thể góp phần cải thiện dòng tiền của công ty hơn là mặc cả đƣợc giá rẻ.
- Khi hàng hóa đã nhận nhƣng hóa đơn chƣa về, đây là lý do hợp lý với nhà cung cấp để bạn có thể trì hoãn thanh toán, tuy nhiên cần cân nhắc nếu là nhà cung cấp thƣờng xuyên.
- Thanh toán đúng hạn: Nên sử dụng chuyển khoản vào ngày cuối cùng của thời hạn phải thanh toán. Công ty có thể vẫn đáp ứng đƣợc yêu cầu của nhà cung cấp đồng thời vẫn có thể sử dụng đƣợc khoản tiền đó lâu nhất có thể.