Thực tế của hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch ở các xã huyện Si Ma Cai cho thấy, những hạn chế nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân sau:
Một là, nguyên nhân từ hệ thống pháp luật về hộ tịch
Những bất cập tồn tại trong Nghị định số 158/2005/NĐ - CP và các văn bản hướng dẫn thi hành trước đây đa được thay thế bằng Luật Hộ tịch năm 2014 và hệ thống văn bản hướng dẫn thi hành.Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện văn bản trước đây cũng như văn bản đang có hiệu lực pháp luật hiện tại vẫn đang tồn tại những vướng mắc nhất định về thủ tục, về việc phối hợp, về tính thống nhất trong cách hiểu và cách triển khai thực hiện dẫn đến tình trạng một số công chức Tư pháp - Hộ tịch của một số xã còn lúng túng
trong tham mưu cho cấp ủy, chính quyền, trong việc chủ động triển khai thực hiện các nhiệm vụ, còn thủ động, trông chờ, ỷ lại cấp trên.
Hai là, vai trò lãnh đạo của một số cấp ủy Đảng đối với công tác quản lý hộ tịch chưa thật sự hiệu quả. Cấp ủy Đảng có vai trò lãnh đạo toàn diện công tác quản lý các lĩnh vực đời sống xã hội ở địa phương, trong đó có lĩnh vực quản lý hộ tịch, đây cũng là một trong những lĩnh vực có nhiều thủ tục nhất được triển khai trên địa bàn cấp xã. Nhiều cấp ủy Đảng đã quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo từ công tác xây dựng các nghị quyết chuyên đề cho đến công tác tuyên truyền, bố chí cán bộ có năng lực để tham gia quản lý hộ tịch, do đó công quản lý hộ tịch ở địa phương đó có chuyển biến tịch cực. Tuy nhiên cũng có những địa phương, vai trò lãnh đạo của Cấp ủy Đảng chưa thật sự quyết liệt, công tác tuyên truyền vận động của Cấp ủy Đảng chưa đi sâu, đi sát vào quần chúng nhân dân, chưa tạo được sự chuyển biến tích cực về nhận thức của Nhân dân về thực hiện pháp luật hộ tịch đẫn đến tình trạng tảo hôn còn cao.
Ba là, sự yếu kém trong năng lực quản lý về đăng ký, quản lý hộ tịch. Trong thời gian qua, tuy lực lượng công chức làm công tác hộ tịch ở cấp xã đã được tăng cường về số lượng và chất lượng, nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của quản lý nhà nước về hộ tịch trong giai đoạn hiện nay do phải thực thi nhiều nhiệm vụ khác nhau như: chứng thực, hoà giải, trợ giúp pháp lý, phổ biến giáo dục pháp luật… do UBND giao chính vì vậy, họ không đủ thời gian để tập trung thực hiện tốt nhiệm vụ hộ tịch được giao.
Thông tư liên tịch số 01/2009/TTLT-BNV-BTP quy định công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã tham mưu giúp cho UBND cùng cấp tổ chức thực hiện 12 nhiệm vụ, quyền hạn, trong khi các xã có 02 công chức Tư pháp - Hộ tịch thì lại phân công 01 người làm nhiệm vụ tại bộ phận một cửa hoặc thực hiện nhiệm vụ khác (các xã: Si Ma Cai, Lùng Sui, Nàn Sán, Quan Thần Sán bố trí công chức Tư pháp - Hộ tịch sang làm công tác Tuyên vận), nên đã ảnh
hưởng đến việc thực hiện các các nhiệm vụ chuyên môn trong công tác quản lý hộ tịch. Mặt khác một số công chức Tư pháp - Hộ tịch các xã còn chưa tập trung nghiên cứu về chuyên môn, nghiệp vụ dẫn đến có biểu hiện chông chờ và ỷ việc cho người khác như xã Lử Thẩn, xã Cán Hồ.
Mặc dù đội ngũ công chức đã được đào tạo cơ bản về chuyên môn có , nhưng chỉ có 50% số công chức được bồi dưỡng và có chứng chỉ Tin học A trở lên. Như vậy, đây cũng là một khó khăn trong việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng và khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Bốn là, công tác tuyên truyền chưa thật sự hiệu quả, chưa thật sự làm cho dân biết, dân hiểu và dân làm theo. Có lúc, có nơi công tác tuyên truyền phổ biến con chưa kịp thời, do đó người dân không biết để thực hiện các quyền lợi của mình. Có cán bộ, công chức mặc dù được đào tạo chuyên môn từ Trung cấp chuyên nghiệp trở lên, nhưng trong thực tế cán bộ, công chức một số xã trên địa bàn huyện chưa nắm vững được chuyên môn, trong khi hệ thống pháp luật, văn bản hướng dẫn về hộ tịch có sự thay đổi thường xuyên, nên việc cập nhật, nắm vững kiến thức, nghiệp vụ để tuyên tuyền, phổ biến các quy định của pháp luật về hộ tịch gặp niều khó khăn. Nhiều thôn, bản chưa đưa được nội dung chấp hành các quy định về pháp luật hộ tịch vào quy ước, hương ước của thôn, bản. Do vậy chưa tạo dựng được ý thức tự giác trong cộng đồng về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công dân trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch, chưa thật sự phát huy được vai trò của các đoàn thể chính trị, xã hội, y tế, trường học trong công tác tuyên truyền.
Năm là, ý thức tự giác của Nhân dân trong việc chấp hành pháp luật về hộ tịch chưa có sự chuyển biến rõ rệt. Có địa phương người dân không chủ động đến UBND xã để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định. Nhiều hộ dân ở các thôn vùng cao chưa thật sự tự giác trong việc đi đăng ký khai sinh cho con mình, chỉ khi nào cần đến giấy khai sinh để thanh toán bảo hiểm, để
con đi học …người dân mới đến UBND xã để đăng ký khai sinh do đó dẫn đến nhiều trường hợp đăng ký khai sinh quá hạn.
Sáu là, một số địa phương vẫn tồn tại những hủ tục lạc hậu. Tảo hôn, hôn nhân cận huyết thống vẫn sảy ra, ảnh hưởng đến các hoạt động quản lý hộ tịch. Trong trường hợp tảo hôn, do bố, mẹ của đứa trẻ chưa đủ tuổi kết hôn, nên đứa trẻ sinh ra không được đăng ký khai sinh đúng hạn, mặc dù có giải pháp là vận động người dân đi khai sinh cho con theo trường hợp "con ngoài dã thú", nhưng ở nhiều địa phương có phong tục đứa trẻ phải mang họ bố, nên họ không khai sinh cho con mình mà đợi đến khi bố mẹ đủ tuổi đăng ký kết hôn mới đi khai sinh cho con, có trường hợp bố, mẹ cho con đi theo để làm thuê ở nơi khác, khi cần đến giấy khai sinh thì lúc đó mới quay lại làm thủ tục đăng ký khai sinh. Việc này không những gây nhiều khó khăn cho công tác quản lý hộ tịch ở địa phương, mà bản thân những đứa trẻ này cũng bị ảnh hưởng xấu đến quyền lợi liên quan đến chế độ bảo hiểm, y tế, giáo dục, đăng ký hộ khẩu …
Bảy là, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của nhiều xã phòng làm việc còn chật hẹp, thiếu trang thiết bị nên chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu của người dân, việc khai thác, sử dụng và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hộ tịch còn nhiều hạn chế. Mặt khác do sự thiếu đồng bộ về việc ứng dụng các phần mềm ứng dụng trong quản lý hộ tịch từ huyện đến xã chưa đồng bộ, cơ sở hạ tầng thông tin đến các xã có lúc chưa đảm bảo, khả năng khai thác, ứng dụng và sử dụng công nghệ thông tin trong công tác này của đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch các xã trên địa bàn huyện còn nhiều hạn chế.
Tám là, chưa có sự phối hợp nhịp nhàng giữa công chức Tư pháp - Hộ tịch và một số chức danh công chức khác. Việc kết nối thông tin giữa đăng ký khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn của công chức Tư pháp - Hộ tịch với công tác quản lý cư trú của Công an xã chưa kịp thời, công tác phối hợp giữa Công chức Tư pháp Hộ tịch - Côn an - Bảo hiểm xã hội huyện chưa nhịp nhàng do
thiếu cơ chế trách nhiệm cụ thể của mỗi cơ quan, trong hoạt động này trách nhiệm của công chức Tư pháp - Hộ tịch rất nặng nề, vừa là người tiếp nhận, hoàn thiện hồ sơ và có trách nhiệm chuyển đến các cơ quan, có trách nhiệm trả hồ sơ cho công dân; cũng trong việc thực hiện thủ tục hành chính liên thông: Đăng ký khai sinh- Đăng ký thường trú- Cấp thẻ Bảo hiểm Y tế. Đối với cấp thẻ BXYT, trước đây việc cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi đã được thực hiện tại UBND cấp xã nên việc thực hiện liên thông TTHC thuận lợi, tuy nhiên đối với việc đăng ký thường trú, trước đây công dân phải trực tiếp đến Công an để thực hiện đăng ký, nhưng theo quy định thì công chức của UBND xã trực tiếp nộp hồ sơ đăng ký, vì vậy sự phối hợp giữa các cơ quan liên quan chưa nhịp nhàng, đồng bộ.
Chín là, Chưa taọ được động lực khuyến khích đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện cải cách hành chính. Trong quá trình triển khai thực hiện cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" trong đăng ký, quản lý hộ tịch, công chức Tư pháp - Hộ tịch phải thực hiện thêm nhiều công việc trong việc tiếp nhận, hoàn thiện, chuyển hồ sơ và trả kết quả cho công dân, áp lực và khối lượng công việc của là rất lớn, đặc biệt là việc thực hiện liên thông các TTHC. Trong khi nguồn kinh phí hỗ trợ cho cán bộ, công chức thực hiện liên thông các TTHC chưa được quy định cụ thể, chưa đáp ứng được yêu cầu, nhất là các xã xa trung tâm huyện.
Tiểu kết chƣơng 2
Chương 2, tập trung nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước về hộ tịch ở các xã của huyện Si Ma Cai, tỉnh Lào Cai; các ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên, kinh tế- xã hội đến quản lý hộ tịch của UBND các xã của huyện Si Ma Cai.
Trên cơ sở quy định của pháp luật về thẩm quyền của UBND cấp xã trong quản lý hộ tịch, UBND các xã của huyện Si Ma Cai đã thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn, chủ động xây dựng và thực hiện kế hoạch thực hiện nhiệm vụ trọng tâm công tác tư pháp hằng năm, triển khai công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật nói chung và công tác tuyên truyền về pháp luật hộ tịch nói riêng. Các nghiệp vụ công tác hộ tịch về đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký kết hôn, đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch... được công chức tư pháp - hộ tịch tham mưu và triển khai thực hiện đúng quy định. Công tác quản lý Sổ hộ tịch, quản lý hồ sơ hộ tịch, lưu trữ các hồ sơ về hộ tịch bước đầu đảm bảo đúng quy định và đi vào nề nếp. Công tác báo cáo thống kê về hộ tịch đảm bảo đầy đủ, kịp thời. Việc kiểm tra, thanh tra, giám sát về công tác hộ tịch đã được các cơ quan có thẩm quyền triển khai thực hiện.
Tuy nhiên, trong hoạt động quản lý và đăng ký hộ tịch còn một số hạn chế, như : tỷ lệ đăng ký khai sinh quá hạn ở một số xã vẫn còn cao, một số xã chưa kiên quyết xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực này; về ghi chép trong sổ sách hộ tịch, còn nhiều trường hợp ghi không đủ nội dung, dữ kiện trong mẫu giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch; ông tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật đã được thực hiện thường xuyên song tại một số xã hiệu quả còn hạn chế, chưa gắn nâng cao được nhận thức, ý thức tuân thủ pháp luật của một bộ phận Nhân dân; tình trạng tổ chức tảo hôn của các xã trên địa bàn huyện vẫn còn xảy ra; về lưu trữ sổ sách hộ tịch, hồ sơ hộ tịch chưa thật sự khoa học; việc bố trí cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hộ tịch của các xã còn nhiều khó khăn.
Nguyên nhân của hạn chế: Nguyên nhân từ hệ thống pháp luật về hộ tịch; vai trò lãnh đạo của một số cấp ủy Đảng đối với công tác quản lý hộ tịch chưa thật sự hiệu quả; sự yếu kém trong năng lực quản lý về đăng ký, quản lý hộ tịch; công tác tuyên truyền chưa thật sự hiệu quả, chưa thật sự làm cho dân biết, dân hiểu và dân làm theo; ý thức tự giác của Nhân dân trong việc chấp hành pháp luật về hộ tịch chưa có sự chuyển biến rõ rệt; một số địa phương vẫn tồn tại những hủ tục lạc hậu, nạn tảo hôn; cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của nhiều xã phòng làm việc còn chật hẹp, thiếu trang thiết bị nên chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu của người dân, việc khai thác, sử dụng và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hộ tịch còn nhiều hạn chế; chưa có sự phối hợp nhịp nhàng giữa công chức Tư pháp - Hộ tịch và một số chức danh công chức khác.
Chƣơng 3