kịp thời và khoa học hơn. Công chức làm công tác quản lý hộ tịch của UBND các xã hằng năm cần lập danh mục hồ sơ, thực hiện đúng quy trình lập hồ sơ theo các bước: Mở hồ sơ, cập nhật các thông tin, văn bản vào hồ sơ theo diễn biến sự việc và kết thúc hồ sơ (đóng hồ sơ) khi kết thúc một việc về hộ tịch.
Vào thời điểm cuối năm công chức Tư pháp - Hộ tịch cần sắp xếp lại hồ hồ sơ theo danh mục hồ sơ, hồ sơ nào đã đến thời hạn nộp vào lưu trữ phải làm thủ tục chuyển vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Qua khảo sát của nhóm nghiên cứu tại UBND các xã, công tác lưu trữ hồ sơ nói chung và hồ sơ về quản lý hộ tịch của các xã còn rất nhiều hạn chế, nhiều hồ sơ không làm thủ tục chuyển lưu trữ theo đúng quy định. Công tác lưu trữ chưa khoa học, nhiều văn bản chỉ được xếp vào tủ hồ sơ của các công chức chuyên môn qua các năm, do vậy khi cần tra cứu các thông tin liên quan đến các lĩnh vực gặp rất nhiều khó khăn. Để công tác này đi vào nề nếp, đảm bảo chất lượng, UBND các xã cần tăng cường chỉ đạo, kiểm tra, rà soát công tác lập hồ sơ, công tác lưu trữ hồ sơ, văn bản của cơ quan, có thể bỏ ra một phần kinh phí để mời các chuyên gia tư vấn cho xã về công tác lưu trữ hồ sơ hộ tịch, đồng thời cần cử các công chức Tư pháp - Hộ tịch tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng những kỹ năng cơ bản về công tác lập hồ sơ, lưu trữ về quản lý hộ tịch.
3.1.2.4. Cải cách các thủ tục hành chính trong việc thực hiện đăng ký hộ tịch hộ tịch
Cải cách thủ tục hành chính là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của mục tiêu cải cách hành chính của các nước nói chung, đặc biệt ở nước ta cải cách thủ tục hành chính được Đảng và Nhà nước ta hết sức coi trọng. Tại các văn kiện quan trọng của Đảng và Nhà nước về nhiệm vụ xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2020, chú trọng đến cải cách hành chính, Chính phủ, chính quyền địa phương các cấp đang triển khai thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011- 2020.
Cải cách thủ tục hành chính nhằm bảo đảm tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch và công bằng trong khi giải quyết các công việc hành chính. Loại bỏ những thủ tục rườm rà, chồng chéo dễ bị lợi dụng để tham nhũng, gây khó khăn cho dân. Mẫu hoá thống nhất các loại giấy tờ mà công dân cần phải làm khi có yêu cầu giải quyết các công việc về sản xuất, kinh doanh và đời sống…..Từ những mục tiêu quan trọng của Chương trình tổng thể cải cách hành chính, việc cải cách thủ tục hành chính về hộ tịch được Quốc hội và các cơ quan quản lý Nhà nước về hộ tịch đặc biệt quan tâm, việc ban hành Luật Hộ tịch năm 2014, Nghị đinh 123/2015/NĐ- CP ngày 11/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật hộ tịch, quyết định số 2173/QĐ- BTP ngày 11/12/2015 của Bộ Tư pháp về phê duyệt Đề án "Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc"… hướng đến việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin rất mạnh mẽ, cùng với việc xác định mã số định danh cá nhân, xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử về hộ tịch, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Đẩy mạnh, cắt giảm, liên thông TTHC là khâu đột phá phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm dân sinh. Thủ tướng Chính phủ đã ban hành các văn bản về triển khai thực hiện Đề án tổng thể đơn giản hóa TTHC giấy tờ công dân và các cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dân cư giai đoạn 2013- 2020 (Ban hành kèm theo Quyết định số 896/QĐ-TTg ngày 08/6/2013 của Thủ tướng Chính phủ), Quyết định số 1299/QĐ-TTg ngày 04/8/2014 của Thủ tướng Chính phủ về Phê duyệt "Đề án thực hiện liên thông TTHC: Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi". Liên ngành của Lào Cai đã ban hành Hướng dẫn sô 25/HDLN - STP- SLĐTBXH- CAT- BHXH ngày 12/4/2017 giữa Sở Tư pháp- Sở Lao động TB&XH- Công an tỉnh- Bảo hiểm xã hội tỉnh hướng dẫn quy trình liên thông 03 thủ tục: Đăng ký khai sinh- Đăng ký thường trú- Cấp thẻ Bảo hiểm Y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi. Triển khai thực hiện hướng dẫn của liên ngành, Phòng Tư pháp huyện Si Ma Cai đã hướng dẫn các xã triển khai thực hiện thủ tục
liên thông: Đăng ký khai sinh thuộc trách nhiệm chính của Công chức Tư pháp - Hộ tịch, Đăng ký thường trú thuộc trách nhiệm của cơ quan Công an- Cấp thẻ Bảo hiểm y tế thuộc trách nhiệm của Bảo hiểm xã hội huyện. Tuy nhiên thực tế triển khai thủ tục liên thông này trên địa bàn một số xã của huyện Si Ma Cai gặp một số khó khăn do cơ chế phối hợp và quy định trách nhiệm trong trường hợp đăng ký các thủ tục này quá hạn thì trách nhiệm thuộc về cơ quan nào chưa rõ, tình trạng khai sinh quá hạn, một số hộ dân sinh sống ở các thôn vùng cao ngại ra xã đăng ký và chuyển hồ sơ kịp thời lên Bảo hiểm xã hội huyện, nên vẫn sảy ra tình trạng một số trẻ em khi bị ốm đau ra các bệnh viện khi làm thủ tục thanh toán thì chưa có giấy khai sinh, chưa có thẻ BHYT; Chưa ứng dụng được công nghệ thông tin hiện đại để thực hiện một cửa liên thông hiện đại trong việc thực hiện thủ tục liên thông trong lĩnh vực này từ các xã đến các cơ quan của huyện Si Ma Cai, do đó việc chuyển hồ sơ liên thông giữa các cơ quan còn nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian, công sức của đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch các xã. Chính vì vậy trong thời gian tới, cơ quan tư pháp và chính quyền địa phương cần có cơ chế phối hợp và quy định trách nhiệm của các bên trong việc thực hiện thủ tục liên thông; đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, điều kiện làm việc và cơ sở hạ tầng thông tin đảm bảo kết nối liên thông, trực tuyến từ cấp xã - trung ương.
Tiếp tục rà soát, đánh giá việc thực hiện cơ chế "một cửa" tại UBND các xã trong việc cung cấp thủ tuc đăng ký hộ tịch trên địa bàn, đặc biệt là công tác công khai thủ tục hành chính, trách nhiệm của công chức Tư pháp - Hộ tịch trong việc chấp hành các nguyên tắc thực hiện cơ chế "một cửa" đảm bảo công khai, minh bạch, tiết kiệm, kịp thời và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công dân trong việc đăng ký các sự kiện hộ tịch.