Để duy trì hiệu suất sử dụng tài sản cao nhất đòi hỏi công tác duy tu, bảo dƣỡng phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, khoa học để không ảnh hƣởng đến công tác chuyên môn và hoạt động thƣờng xuyên của đơn vị.
Quy trình sửa chữa tài sản tại BVĐKSS hiện nay đƣợc xây dựng khá đầy đủ, khoa học mang tính chuyên môn cao và chấp hành đầy đủ các quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc. Cụ thể tại Quy chế quản lý và sử dụng tài sản công theo quyết định số 2339/QĐ-BVĐKSS ngày 01/07/2015 của Giám đốc Bệnh viện đa khoa Sóc Sơn; sửa đổi bổ sung vào ngày 18/11/2017, quy định nhƣ sau:
Đối với giá trị sửa chữa tài sản dƣới 100 triệu đồng.
Bước 1: Lập Phiếu Yêu cầu sửa chữa máy móc, trang thiết bị
Ngoài danh mục dự trù sửa chữa máy móc, trang thiết bị Y tế - Văn phòng đƣợc lập theo kế hoạch, nếu trong năm khoa, phòng nào có phát sinh đột xuất yêu cầu về sửa chữa máy móc, trang thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết phục vụ công tác chuyên môn thì lập Phiếu Yêu cầu sửa chữa máy móc, trang thiết bị theo mẫu (Xem Phụ lục số 04) , gửi về:
Đối với máy móc, trang thiết bịY tế: gửi về Phòng VTTTB. Đối với máy móc, trang thiết bịVăn phòng: gửi về Phòng HCQT.
Phòng VTTTB và Phòng HCQT tiếp nhận Phiếu Yêu cầu, cử nhân viên kỹ thuật thực hiện việc kiểm tra, rà soát tình trạng hƣ hỏng của máy móc, trang thiết bị tại khoa, phòng có yêu cầu.
Trƣờng hợp nhân viên kỹ thuật khắc phục đƣợc kết thúc quy trình. Trƣờng hợp nhân viên kỹ thuật không khắc phục đƣợc: kiến nghị biện pháp xử lý, trình Ban Giám đốc phê duyệt chủ trƣơng sửa chữa.
Bước 2: Kiểm tra, thẩm định giá Báo giá phụ tùng máy móc, trang thiết bịcủa nhà thầu cung cấp
sử dụng tài sản của đơn vị trực tiếp sử dụng. Đồng thời kiểm tra tiêu chuẩn, định mức cho đối tƣợng sử dụng. Trƣờng hợp không đúng quy định thì thông báo và trả lại đơn đề nghị cho đơn vị đề xuất, nếu phù hợp đúng quy định thì tiếp tục:
Kiểm tra 1 đến 3 báo giá (trƣờng hợp từ 20 triệu đồng đến dƣới 100 triệu đồng trở lên phải có 03 báo giá).
Lập dự trù kinh phí (phải ghi rõ: thông số kỹ thuật, model, xuất xứ của nhà sản xuất)
Chuyển hồ sơ (đơn đề nghị, dự trù kinh phí, báo giá) đến phòng Tài chính kế toán.
Thời gian thực hiện tối đa không quá 2 ngày sau khi nhận đƣợc Đơn đề nghị Phòng Tài chính kế toán kiểm tra theo quy định của Luật kế toán, cân đối nguồn kinh phí thực hiện, nếu:
Không đúng quy định hoặc không bố trí đƣợc nguồn kinh phí thực hiện, phòng Tài chính kế toán báo cáo Giám đốc và trả lại cho phòng VTTB hoặc HCQT.
Phù hợp, đúng quy định thì tiếp tục trình Giám đốc xem xét phê duyệt. Thời gian thực hiện không quá 2 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp
Tổ thẩm định giá (trƣờng hợp từ 20 triệu đồng trở lên) thẩm định giá (biên bản thẩm định giá) và soạn thảo Quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp. Chuyển lại hồ sơ cho phòng Tài chính kế toán.
Thời gian thực hiện không quá 1 ngày kể từ ngày nhận đƣợc báo giá.
Bước 4: Soạn thảo, ký kết và tạm ứng hợp đồng
Căn cứ Quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp:
Phòng Tài chính kế toán soạn thảo Hợp đồng, chuyển hợp đồng đến phòng HCQT hoặc phòng VTTB cùng kiểm tra và thƣơng thảo hợp đồng với nhà cung cấp.
Phòng Tài chính kế toán trình Giám đốc ký kết hợp đồng.
Sau khi hợp đồng đƣợc ký kết, chuyển lại cho phòng VTTB hoặc phòng HCQT: 2 bản (1 bản để trả lại nhà cung cấp, 1 bản để thực hiện giám sát hợp đồng).
Tạm ứng hợp đồng (nếu có).
Thời gian thực hiện tối đa không quá 2 ngày
Bước 5: Giám sát thực hiện hợp đồng
Phòng VTTB hoặc phòng HCQT có trách nhiệm giám sát việc sửa chữa, thực hiện hợp đồng về tiến độ, chất lƣợng sản phẩm hợp đồng. Khi tiếp nhận, bàn giao sản phẩm hợp đồng phải thông báo các bộ phận: Đơn vị trực tiếp sử dụng (nhận bàn giao và quản lý sử dụng); Tổ tiếp nhận tài sản (TSCĐ); phòng Taid chính kế toán để nghiệm thu và theo dõi sản phẩm.
Thời gian thực hiện theo quy định của Hợp đồng (hoặc theo thời hạn trong dự trù kinh phí).
Bước 6: Nghiệm thu hợp đồng
Căn cứ sản phẩm hoàn thành bàn giao, phòng Tài chính kế toán lập biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng chuyển đến phòng VTTB hoặc phòng HCQT phối hợp kiểm tra và trình Giám đốc phê duyệt.
Thời gian thực hiện không quá 1 ngày sau khi hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng
Bước 7: Thanh toán hợp đồng và thanh lý hợp đồng
Phòng Tài chính kế toán soạn thảo và trình Giám đốc duyệt thanh toán và thanh lý hợp đồng.
Thời gian thực hiện không quá 2 ngày sau khi nghiệm thu hợp đồng. Đối với gói thầu sửa chữa tài sản có giá trị không quá 200 triệu đồng Bệnh viện thực hiện theo quy trình chào hàng cạnh tranh rút gọn theo quy định tại Điều 59 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ.[19]
Đối với gói thầu sửa chữa tài sản có giá trị từ 200 triệu đồng đến 2 tỷ đồng Bệnh viện thực hiện theo quy trình chào hàng cạnh tranh thông thƣờng theo quy định tại Điều 58 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ.[19]
Qua số liệu tổng hợp của Phòng VTTB ( Thể hiện tại bảng 2.14) cho thấy, trong các năm 2016, 2017 và 2018 số lƣợng tài sản hỏng cần sửa chữa ngày càng tăng. Cụ thể, năm 2018 là 37 loại tài sản cần sửa chữa. Trong đó nhiều nhất là loại Thiết bị vật lý trị liệu có 13 loại cần sửa chữa, bao gồm đèn gù 4 chiếc, máy kéo dãn cột sống 1 chiếc, máy châm cứu 4 chiếc, thiết bị tập phục hồi chức năng 4 chiếc. Loại tài sản hỏng và không thể sửa chữa đƣợc là loại thiết bị xét nghiệm có 2 chiếc bao gồm 2 bộ lƣu điện cho máy xét nghiệm và máy hút ẩm. Nhóm thiết bị khác có 7 loại cần sửa chữa nhƣ máy hút dịch, bơm tiêm điện vv... hiện không thể sử dụng đƣợc do máy đã lạc hậu và không có phụ tùng thay thế, sửa chữa.
Bảng 2.14: Số lƣợng trang thiết bị cần sửa chữa - Bệnh viện đa khoa Sóc Sơn
STT Loại trang thiết bị Năm 2016
Năm 2017
Năm 2018
1 Thiết bị chuẩn đoán hình ảnh 1 3 2
2 Thiết bị xét nghiệm 3 4 2
3 Thiết bị cấp cứu, gây mê, hồi sức 3 2 5 4 Thiết bị vật lý trị liệu 7 2 13
5 Giƣờng bệnh 8 9 8
6 Thiết bị khác 4 8 7
Tổng cộng 26 28 37
Qua kết quả khảo sát về thời gian sửa chữa tài sản (biểu đồ 2.5) cho thấy, số lƣợng tài sản có thời gian sửa chữa từ 3 đến 4 tháng chiếm tỷ lệ 47%, số lƣợng tài sản có thời gian sửa chữa từ 1 đến 2 tháng chiếm tỷ lệ 30%; số lƣợng tài sản gặp sự cố hỏng hóc cần sửa chữa đƣợc khắc phục ngay trong thời gian ngắn chỉ chiếm tỷ lệ 20%, còn lại là tài sản không thể sửa chữa hoặc lƣu kho.
Sơ đồ 2.5: Thời gian sửa chữa tài sản trong năm 2018
(Nguồn: Phòng VTTB - BV đa khoa Sóc Sơn)
Qua nghiên cứu, tác giả nhận thấy rằng phần lớn thiết bị có thời gian sửa chữa lâu do những tài sản, máy mócthiết bị này hỏng những bộ phận mà hiện tại trong nƣớc chƣa thể cung cấp đƣợc, phải mất nhiều thời gian nhập từ nƣớc ngoài về. Vì vậy, thời gian sửa chữa thiết bị chiếm 2/3 thời gian sửa chữa thiết bị. Những thiết bị có thể khắc phục ngay sự cố hỏng hóc chiếm tỷ lệ 20% là những thiết bị đơn giản, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật có thể khắc phục ngay, phụ tùng thay thế trong nƣớc có sẵn. Số thiết bị lƣu kho chiếm 3% là những thiết bị hết khấu hao, lạc hậu có từ nhiều năm trƣớc mà hiện nay phụ tùng thay thế hiện không có. Số thiết bị này có nguồn gốc xuất
Khắc phục ngay 20% Từ 1 - 2 tháng 30% 3 - 4 tháng: 47% không chữa, lƣu kho 3%
xứ từ Trung Quốc và một số là hàng viện trợ từ Đại hội thể thao Đông Nam Á. Số thiết bị sửa từ 1-2 tháng chiếm tỷ lệ 30% là những thiết bị hiện đại nhập về trong những năm gần đây, những thiết bị này có sẵn phụ tùng thay thế trên thị trƣờng đƣợc chính những nhà cung cấp tài sản trƣớc đây tiến hành sửa chữa.
Thời gian sửa chữa thiết bị kéo dài gây ảnh hƣởng rất nhiều đến công tác chuyên môn và hoạt động thƣờng xuyên của đơn vị. Khi xảy ra tình trạng hỏng hóc tài sản thì đƣơng nhiên thiếu tài sản đó phục vụ công tác khám chữa bệnh. Để khắc phục điều này không phải lúc nào cũng có thể điều chuyển tài sản từ khoa khác thay thế, điều đó chỉ mang tính tạm thời không hiệu quả.