7. Kết cấu của luận văn
1.2.2. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tạ
cơ quan hành chính nhà nước
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Do vậy công tác văn thư trong cơ quan là một khâu trung tâm của quá trình diễn ra các hoạt động trao đổi, lưu trữ và xử lý
thông tin hiện hành. Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý đòi hỏi ngày càng cao và cấp thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và triển khai hiện đại hóa, tự động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ góp phần nâng cao được chất lượng công tác quản lý.
- Thứ nhất, việc ứng dụng CNTT sẽ tạo ra sự nhanh chóng, kịp thời
trong việc chuyển giao văn bản. Các đơn vị, cá nhân sẽ nhận ngay được văn bản điện tử với nội dung giống bản giấy; văn bản hỏa tốc gửi đến thì được xử lý một cách nhanh nhất. Cùng với đó, sau khi nhập dữ liệu vào máy thì việc tìm kiếm hay tra cứu văn bản trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản sẽ nhanh hơn rất nhiều so với việc tra cứu văn bản khi đăng ký ở sổ giấy như trước kia.
- Thứ hai, ứng dụng CNTT đem lại hiệu quả cao trong thực thi công
việc. Khi công văn được nhập vào hệ thống máy sẽ thể hiện rõ: Tên cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếu của văn bản, đơn vị xử lý… như vậy sẽ giúp cho việc tra cứu công văn một cách dễ dàng nhất; Lãnh đạo đơn vị trực tiếp xử lý công văn cũng theo dõi được chuyên viên của đơn vị xử lý công văn đến đâu, đã có công văn trả lời chưa?; công văn trả lời đã ký chưa?; đã gửi đi chưa?; từ đó tránh được tình trạng gây thất lạc hay không xử lý công văn.
- Thứ ba, ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản không chỉ tiết kiệm về
thời gian mà còn giúp giải phóng sức lao động của con người: + Tiết kiệm về thời gian gửi - nhận văn bản;
+ Tiết kiệm về nguồn nhân lực. Khi tất cả đơn vị sử dụng chung một hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc thì dữ liệu chỉ cần nhập một lần và sau đó có thể sử dụng vào các công việc khác nhau như: dữ liệu của đơn vị nhận văn bản đến, dữ liệu để lập hồ sơ, dữ liệu để lưu trữ. Do vậy hiệu quả công việc sẽ được tăng lên và giải phóng sức lao động của người làm trong công tác này.
- Thứ tư, đem đến tính chính xác cao trong việc theo dõi quy trình xử lý văn bản. Dựa trên tra cứu trên phần mềm hệ thống quản lý ta có thể biết chính xác văn bản được chuyển tới chuyên viên nào, đơn vị nào, hồ sơ đang xử lý đến giai đoạn nào…
Như vậy, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản đã tạo sự chính xác, nhanh chóng giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng các quyết định quản lý trong các cơ quan, tổ chức. Đồng thời, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản là phù hợp với xu hướng chuyển đổi phương thức quản lý của các nền hành chính trên thế giới trong thời kỳ cuộc cách mạng 4.0 đang phát triển mạnh mẽ.