7. Kết cấu của luận văn
1.2.3. Tác động của Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) trong quản lý
văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra với nhiều nội dung mới như: Kỹ thuật số: trí tuệ nhân tạo (AI), vạn vật kết nối Internet, lữu trữ và xử lý dữ liệu lớn; Vật lý: in 3D, vật liệu mới, Robot cao cấp, xe tự lái; Công nghệ sinh học; năng lượng mới... Nhiều nội dung của cách mạng công nghiệp 4.0 đã tạo ra sự thay đổi lớn trong công tác quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước như internet, dữ liệu lớn... Việc ứng dụng CNTT và xây dựng chính phủ điện tử tại nước ta đã hình thành nên một loại văn bản mới là văn bản điện tử. Trong một số lĩnh vực văn bản điện tử đã dần thay thế văn bản truyền thống qua các giao dịch điện tử. Với việc sử dụng internet (mạng toàn cầu), việc ứng dụng CNTT tại các cơ quan nhà nước, tổ chức giúp cho việc truyền tải, gửi, nhận thông tin kịp thời; truy cập tìm kiếm thông tin nhanh chóng; dễ dàng tương tác... Và những tác động lớn của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đến công tác quản lý văn bản phải kể đến như:
- Sự chuyển đổi từ tổ chức giải quyết văn bản giấy theo phương thức truyền thống sang môi trường mạng. Hiện nay hình thành các công nghệ trên cơ sở sử dụng văn bản điện tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự chuyển đổi từ việc giải quyết văn bản đơn lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản điện tử.
- Ứng dụng CNTT, tác động của internet giúp cho việc tra tìm thông tin hỗ trợ soạn thảo và ban hành văn bản.
Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo phải tìm kiếm, cập nhật, tổng hợp thông tin. Với tính năng tìm kiếm và lưu trữ thông tin, internet đã trở thành công cụ hữu hiệu hỗ trợ người soạn thảo tìm kiếm thông tin nhanh chóng và dễ dàng. Như vậy qua các công cụ tìm kiếm trực tuyến đã hỗ trợ rất lớn trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, ra quyết định.
- Kết nối để xác định tính chân thực của chữ ký số
Khác với công tác quản lý văn bản giấy truyền thống, văn bản điện tử sử dụng chữ ký số, và nó có giá trị khi sử dụng chữ ký số xác thực. Việc xác thực chữ kỹ số trên văn bản đòi hỏi máy tính phải được kết nối internet với hệ thống xác thực và chứng thực chữ ký số của nhà cung cấp giải pháp công nghệ. Người sử dụng chỉ cần nhấn vào hình ảnh chữ ký số trên văn bản, hệ thống sẽ xuất hiện những thông tin như: người ký, chức vụ, thời gian, địa điểm ký văn bản...
- Chuyển giao, xử lý văn bản nhanh chóng, kịp thời
Để quản lý loại hình văn bản điện tử,các cơ quan nhà nước, tổ chức đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc. Sử dụng phần mềm với kết nối internet không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như: khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như: gửi thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, xin ý kiến...
Phần mềm còn cho phép chia sẻ thông tin công việc giữa các cá nhân, đơn vị một cách linh hoạt, giúp cho các bên liên quan có thể thực hiện các tác vụ như: kiểm tra, tham khảo, hỗ trợ lẫn nhau xử lý công việc. Xử lý văn bản qua mạng còn giúp cho cơ quan nhà nước, tổ chức giảm việc in ấn văn bản giấy, tiết kiệm thời gian gửi văn bản.
Kết nối internet giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức ở bất cứ đâu cũng có thể xử lý công việc, xem đọc duyệt văn bản, điều hành mọi công việc từ xa mà vẫn đảm bảo mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.