7. Kết cấu của luận văn
1.2.4. Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản tại cơ quan hành chính nhà nước
Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về CNTT
Xuất phát từ vị trí, vai trò, tác động của CNTT đối với mọi mặt của đời sống xã hội, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật nhằm đưa CNTT vào đời sống, cụ thể như sau:
- Chỉ thị số 58-CT TW ngày 17 10 2000 của Bộ Chính trị đã nhấn mạnh được tầm quan trọng, là động lực của sự phát triển đối với việc ứng dụng CNTT của nước ta. Công nghệ thông tin phát triển cùng với một số ngành công nghệ cao sẽ là sự thúc đẩy nền kinh tế, xã hội phát triển mạnh mẽ; đưa nước ta hòa nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới; nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo quốc phòng an ninh và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thành công sự nghiệp CNH - HĐH trong nước.
- Luật Giao dịch điện tử số 51 2005 QH11 ngày 29 11/2005
Luật quy định về thông điệp điện tử; chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử; giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử; giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước; an ninh, an toàn, bảo vệ, bảo mật trong giao dịch điện tử; giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm trong giao dịch điện tử. Phạm vi điều chỉnh chủ yếu là giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại.
Theo đó nhà nước đã công nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử và chứng minh thư điện tử nước ngoài nếu chữ ký và chứng minh thư điện tử nước ngoài có độ tin cậy tương đương với độ tin cậy của chữ ký hoặc chứng minh thư điện tử theo quy định của pháp luật. Và việc xác minh mức độ tin cậy đó phải căn cứ vào các tiêu chuẩn quốc tế đã được thừa nhận, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và các quy định khác liên quan.
- Luật Công nghệ thông tin số 67 2006 QH11 ngày 29 6 2006
Trong giai đoạn hiện nay của nước ta, Luật Công nghệ thông tin là cơ sở pháp lý tạo môi trường thuận lợi cho ứng dụng và phát triển CNTT. Công nghệ thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng phát huy hiệu quả trong công việc, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế, định hướng và là hành lang pháp lý cơ bản để điều chỉnh các hoạt động ứng dụng và phát triển CNTT.
- Nghị định 64 2007 NĐ-CP ngày 10 04 2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước
Có thể nói, đây là văn bản cao nhất của Chính phủ trong thời gian qua đã tạo môi trường pháp lý thúc đẩy việc ứng dụng CNTT, làm cho hoạt động của các cơ quan nhà nước hiệu quả hơn, minh bạch hơn, nhanh chóng hơn và phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn.
- Quyết định số 19 2008 QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 Ban hành quy định áp dụng tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
- Quyết định số 20 2008 QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 ban hành danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
- Quyết định số 50 2009 QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2009 Ban hành Quy chế quản lý Chương trình phát triển công nghiệp phần mềm và Chương trình phát triển công nghiệp nội dung số Việt Nam.
- Thông tư số 01 2011 TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin cơ quan nhà nước.
- Thông tư số 02 2011 TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định nội dung giải quyết sự cố trong quá trình thực hiện đầu tư bảo hành, vận hành các dự án ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.
Thông tin và Truyền thông quy định về lập và quản lý chi phí đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin.
- Thông tư số 19 2011 TT-BTTTT ngày 01 tháng 7 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về áp dụng tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở trong cơ quan nhà nước.
- Hướng dẫn số 822 HD-VTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Hướng dẫn mang mục đích thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Quyết định số 1819 QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020.
- Nghị quyết 30c NQ-CP của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011-2020 trong đó Hiện đại hóa Hành chính là một trong sáu nhiệm vụ trọng tâm quan trọng của Chương trình.
Hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet. Đẩy mạnh ứng dụng CNTT - truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến trên mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ở mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau.
Ứng dụng CNTT- truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công.
Như vậy, sự ra đời của Nghị Quyết 30c NQ-CP có ý nghĩa quan trọng và định hướng cho việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và công tác văn thư nói riêng.
1.2.5. Quy trình chung quản lý văn bản trong môi trƣờng mạng
Căn cứ theo Hướng dẫn số 822 HD-VTLTNN ngày 26 8 2015 về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
1.2.5.1. Quy trình chung quản lý văn bản đến
* Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng:
* Mô tả chi tiết được thể hiện:
Đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng:
- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản;
- Đăng ký văn bản đến trong phần mềm quản lý văn bản (PMQLVB) đến;
- Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PMQLVB đến;
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến.
(2) Đối với Lãnh đạo Văn phòng hoặc người được cơ quan phân công cho ý kiến văn bản:
Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất trong PMQLVB đến và chuyển cho: Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng); Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).
Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong phân hệ quản lý văn bản đến và chuyển cho: Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách); Chánh văn phòng Trưởng phòng hành chính (để theo dõi); Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).
(3) Đối với Lãnh đạo đơn vị:
Đơn vị được hiểu là: vụ, ban, phòng...trong một cơ quan, tổ chức.
Trƣởng đơn vị:
Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong PMQLVB đến và chuyển cho: Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần); Cán bộ công chức chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải
quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết); Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần).
(4) Đối với cán bộ công chức:
Cán bộ công chức chủ trì giải quyết:
- Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư cơ quan chuyển đến;
- Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơnvị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ” trong PMQLVB đến;
- Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện. Trường hợp văn bản đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn thảo văn bản trả lời (xem phần quản lý văn bản đi trong môi trường mạng);
- Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử);
- Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã hồ sơ”.
1.2.5.2. Quy trình chung Quản lý văn bản đi
* Mô tả chi tiết:
(1) Đối với cán bộ công chức:
- Dự thảo văn bản.
- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét; - Chỉnh sửa dự thảo văn bản;
- In và trình lãnh đạo đơn vị;
- Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư cơ quan;
- Đăng ký văn bản đi trong phần mề quản lý văn bản, chuyển văn thư cơ quan.
(2) Đối với Lãnh đạo đơn vị:
- Kiểm tra nội dung văn bản;
- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho: Phó trưởng đơn vị (trường hợp ủy quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết); Cán bộ công chức chuyên môn soạn thảo văn bản;
- Chuyển pháp chế cơ quan văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo cán bộ công chức chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;
- Ký tắt về nội dung (ký số đối với văn bản điện tử).
(3)Đối với Lãnh đạo Văn phòng:
Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được ủy quyền) kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan, ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản (ký số đối với văn bản điện tử).
(4) Đối với Lãnh đạo cơ quan:
- Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày);
- Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;
- Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho: Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo cán bộ công chức chuyên môn); Chánh văn phòng (để biết).
- Ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử).
(5) Đối với văn thư cơ quan:
- Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử từ cán bộ công chức chuyên môn đã có chữ ký tắt về nội dung (chữ ký số đối với văn bản điện tử) của trưởng đơn vị;
- Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (ký số đối với văn bản điện tử);
- Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử); - Đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản đi bao gồm các công việc: + Đóng dấu văn bản;
+ Đăng ký văn bản đi trong PMQLVB; + Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi; + Lưu văn bản đi.
- Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho cán bộ công chức chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. Văn bản đi lưu tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Văn bản điện tử gửi đi thực hiện theo Mục 5 Phần Hướng dẫn chung.
1.3. Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ bản tại Bộ
1.3.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Bộ
Căn cứ theo Nghị định số 123 2016 NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ.
1.3.2. Nội dung triển khai
1.3.2.1. Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo Bộ
Nghị quyết 36a NQ-CP ngày 14 10 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử đã được triển khai thực hiện rộng tại các cơ quan, đơn vị. Đẩy mạnh đổi mới, tăng cường ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhà nước, nhất là trong công việc giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến đối với những lĩnh vực thuộc quản lý của từng Bộ, ngành. Bổ sung tích hợp các dịch vụ công trực tuyến, nâng cấp cơ sở hạ tầng, đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp hơn.
Trong thời gian gần đây có Nghị quyết 01 NQ-CP ngày 01 01 2018 của Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển KT - XH và Dự toán ngân sách nhà nước năm 2018 đã đề ra mục tiêu về ứng dụng CNTT trong điều hành, xử lý công việc thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc, trong đó có nêu rõ năm 2018 các vụ, cục, đơn vị thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phải xử lý được hồ sơ công việc trên môi trường mạng. Các Bộ, ngành cũng đang khẩn trương triển khai thực hiện thủ tục để đăng ký chứng thư số chuyên dùng cho các đồng chí Lãnh đạo Bộ; Đảm bảo toàn bộ văn bản đến, đi của Bộ với các cơ quan đã thực hiện liên thông với trục liên thông văn bản quốc gia.
1.3.2.2. Công tác tuyên truyền, tập huấn
Công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng CNTT luôn được Lãnh đạo Bộ, ngành quan tâm, chỉ đạo sát sao. Việc tuyên truyền, thực hiện ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đã được thực hiện thường xuyên, lồng ghép với các công việc chuyên môn cụ thể và đã có nhiều đổi mới đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu thực tế cũng như tuân thủ các quy định hiện hành.
1.3.2.3. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ
Các Bộ, ngành, đơn vị đều duy trì hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của đơn vị mình.
Duy trì và phát triển các cổng trang thông tin điện tử của Chính phủ,