7. Kết cấu của luận văn
1.5.1. Bài học kinh nghiệm
Kinh nghiệm của Bộ Tài nguyên và Môi trường
Thấy được tầm quan trọng và ý nghĩa của việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản và việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của mình. Bộ Tài nguyên và Môi trường đã tổ chức tuyên truyền sâu rộng
trong cán bộ, công chức, viên chức về ý nghĩa, vai trò, tác dụng của việc sử dụng văn bản điện tử, từ đó có ý thức, trách nhiệm để thực hiện trong hoạt động công tác hàng ngày. Việc triển khai thực hiện về sử dụng văn bản điện tử đã được sự quan tâm, chỉ đạo kiên quyết của thủ trưởng đơn vị và đội ngũ lãnh đạo, quản lý. Ban hành các văn bản quy định để tạo thành thói quen sử dụng hệ thống thư điện tử về trao đổi các văn bản trong nội bộ cơ quan như: Giấy mời họp nội bộ, dự thảo văn bản xin ý kiến, các tài liệu cần trao đổi thông tin trong quá trình giải quyết công việc. Việc vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp phải được chú trọng và sử dụng thường xuyên để trao đổi thông tin như thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị, lịch công tác, chương trình, công văn, các văn bản mới, giải quyết công việc và xử lý văn bản...Sử dụng, phối hợp giữa hệ thống thư điện tử, hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp để đảm bảo hiệu quả, thuận lợi.
Các cấp lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức. Qua đó, rút kinh nghiệm và có biện pháp khuyến khích hoặc chấn chỉnh để đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đã đề ra.
Công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của Bộ Tài nguyên và Môi trường trên môi trường mạng đã mang lại hiệu quả cao, dần chuyển đổi trao đổi thông tin trên giấy tờ truyền thống sang môi trường điện tử. Khoảng 80% văn bản trao đổi của Bộ với các cơ quan, đơn vị khác là văn bản điện tử và 100% cán bộ công chức sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc.
Kinh nghiệm của ngành Hải quan
Từ năm 2001 đến nay, Tổng cục Hải quan đã triển khai áp dụng phần mềm Net Office do Công ty Selap xây dựng, phần mềm này được Tổng cục Hải quan triển khai ứng dụng trên phạm vi toàn ngành. Phần mềm Net Office được cài đặt tập trung tại trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan. Mỗi Cục Hải quan khu vực được cấp 01 tài khoản truy cập vào chương trình phục vụ công tác luân chuyển, xử lý, tra cứu văn bản. Tại các Cục Hải quan khu vực và các Chi cục Hải quan, đơn vị có thể tự cài đặt, triển khai thêm một phiên bản Net
Office để phục vụ quản lý văn bản đi, đến tại đơn vị với các cơ quan, doanh nghiệp khác.
Trong thời gian qua, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý của ngành Hải quan đã đem lại nhiều kết quả thiết thực, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả xử lý công việc. Việc công khai các văn bản đi, đến, các quy trình nghiệp vụ và các thông tin cần thiết khác đó giúp cho cán bộ, công chức toàn ngành cập nhật, khai thác sử dụng, giải quyết công việc hàng ngày được thuận lợi. Các đơn vị trong ngành thực hiện sửa đổi, bổ sung quy chế làm việc tại đơn vị, trong đó chú trọng đến việc hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản một cách minh bạch, tăng cường ứng dụng CNTT, sử dụng văn bản điện tử đó đưa lên mạng nội bộ hoặc sử dụng hộp thư điện tử để gửi nhận văn bản, đảm bảo rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí. Các đơn vị thuộc Tổng cục phối hợp với Văn phòng Tổng cục, Cục CNTT và Thống kê Hải quan rà soát các báo cáo nghiệp vụ, loại bỏ bớt quy định không còn phù hợp, bổ sung sửa đổi hoặc xây dựng mới với các tiêu chí đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ. Tiến tới xây dựng danh mục hệ thống thông tin báo cáo trong ngành và quy định gửi nhận báo cáo qua mạng nội bộ trong ngành.
Đặc biệt, ngành Hải quan thực hiện chế độ gửi, nhận báo cáo mang tính chất nghiệp vụ định kỳ của tất cả các cấp và sử dụng hình thức báo cáo qua thư điện tử. Nhờ có một cơ sở hạ tầng CNTT ổn định, an toàn cũng như có quy chế làm việc phù hợp với những yêu cầu mới, ngành Hải quan đã đạt được mục tiêu giảm báo cáo, giấy tờ hành chính.