7. Kết cấu của luận văn
2.5. Nhận xét chung
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác văn thư đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm.
Công tác quản lý văn bản hành chính chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước của một cơ quan. Có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối với hoạt động quản lý hành chính ở Bộ KH&ĐT, trong những năm qua Bộ đã triển khai công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng được hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của cơ quan. Tuy vậy, hiệu quả từ việc ứng dụng phần mềm này nhiều khi chưa tương xứng với mục đích ban đầu khi triển khai.
Tiểu kết chƣơng 2
Như vậy, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư thời gian qua đã đem lại những kết quả tích cực.
Đối với quản lý văn bản đến: Nếu như trước đây các chuyên viên chỉ biết mình có văn bản đến khi đã cầm trên tay văn bản đó thì hiện nay khi văn thư cập nhật số liệu trên hệ thống thì người xử lý công việc đã biết rằng mình có những gì và cần phải làm gì. Trước đây các văn bản đến văn thư cơ quan cần miệt mài tốn thời gian, tốn giấy mực để miệt mài vào sổ và giao nhận tới các đơn vị, thì hiện nay hệ thống đã giảm thiểu tối đa những tốn kém đó. …
Đối với quản lý văn bản đi: Trước đây người soạn thảo văn bản rất vất vả trong việc xin ý kiến và trình ký văn bản. Nhưng hiện nay do tiện ích của môi trường mạng đem lại, văn bản đã được trình lãnh đạo cho ý kiến trực tiếp nhanh gọn và mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định đòi hỏi cần phải có những giải pháp để giải quyết các vấn đề đó. Những hạn chế được tác giả trình bày tại chương 2 chính là cơ sở để tác giả xây dựng chương 3 với tên gọi “Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư”.
Chƣơng 3
TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI
TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ
3.1. Chiến lƣợc phát triển công nghệ thông tin của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
Bộ KH&ĐT là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kế hoạch và đầu tư, bao gồm cả việc tham mưu tổng hợp về các chiến lược. Bộ có hơn 1.000 nhân viên làm việc ở 3 trụ sở chính (không bao gồm Tổng cục Thống kê), chịu trách nhiệm lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và xây dựng các chính sách quản lý kinh tế nói chung trong các lĩnh vực cụ thể như là đầu tư trong nước và nước ngoài, các khu công nghiệp và khu chế xuất. Để đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thực thi công vụ, Ban Chỉ đạo ứng dụng CNTT của Bộ KH&ĐT tư đã được thành lập và hoạt động tích cực.
Thực hiện các chỉ đạo đó của Chính phủ, Bộ KH&ĐT đã đẩy mạnh triển khai việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý của Bộ. Chiến lược đến năm 2020 các hoạt động của Bộ KH&ĐT được thực hiện trên nền tảng CNTT hiện đại; nhất là trong việc giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến đối với những lĩnh vực bức thiết, liên quan đến người dân và doanh nghiệp. Ứng dụng CNTT đầy đủ, toàn diện, hiệu quả, an toàn bảo mật trong các chức năng của Bộ, tiến đến từng bước hiện đại hóa quản lý và điều hành nội bộ; Hoàn thiện các quy định về triển khai ứng dụng CNTT, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực; Xây dựng hạ tầng CNTT hiện đại, tối ưu hóa hạ tầng CNTT đáp ứng linh hoạt, hiệu quả yêu cầu phát triển mở rộng. Cụ thể được thể hiện:
Một là, triển khai đầy đủ toàn diện các hệ thống phục vụ hoạt động nghiệp vụ và quản trị nội bộ của Bộ. Tập trung xây dựng và triển khai đầy đủ toàn diện các bài toán phục vụ các chức năng, nhiệm vụ của Bộ KH&ĐT: kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch đầu tư công, các hoạt động về đấu
thầu, đăng ký kinh doanh, hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa... Ứng dụng CNTT cho tất cả các mảng hoạt động quản trị nội bộ của Bộ, toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản lý điều hành nội bộ của Bộ KH&ĐT sẽ thực hiện trên môi trường mạng.
Hai là, phát triển và cung cấp dịch vụ công điện tử. Thực hiện mục tiêu
chung là xây dựng nền hành chính công phục vụ người dân và doanh nghiệp, Bộ KH&ĐT tăng cường nghiên cứu và triển khai các dịch vụ công điện tử, từ đó tạo ra các kênh giao dịch và kênh thông tin trực tuyến giữa Bộ với các tổ chức, cá nhân có quan hệ với ngân sách nhà nước. Các dịch vụ công điện tử mà Bộ cung cấp sẽ xuất phát từ chức năng nhiệm vụ của Bộ trong chính quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ. Một số dịch vụ công điển hình như đầu tư công, đăng ký doanh nghiệp, đăng ký đầu tư ra nước ngoài, hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, hỗ trợ về thủ tục đấu thầu...
Ba là, tăng cường kết nối, tích hợp và trao đổi thông tin. Liên kết, tích
hợp, trao đổi thông tin giữa các ứng dụng CNTT trong nội bộ của Bộ, giữa Bộ với các đơn vị có liên quan sẽ được thực hiện thông qua một trục tích hợp ứng dụng của hệ thống Bộ. Từ đó đảm bảo cho quá trình liên kết các quy trình có sự liên quan chặt chẽ với nhau, hình thành một chuỗi các quy trình nghiệp vụ được ứng dụng CNTT một cách đầy đủ, hiệu quả, hướng đến mục tiêu đồng bộ, chia sẻ, tái sử dụng thông tin giữa các ứng dụng trong các mảng nghiệp vụ khác nhau trong nội bộ cơ quan cũng như giữa Bộ với các đơn vị có liên quan.
Bốn là, xây dựng các hệ thống CNTT theo hướng tập trung. Hệ thống
CNTT của Bộ sẽ được xây dựng, chuyển đổi theo mô hình tập trung, tạo cơ sở để phục vụ cho công tác quản lý và điều hành. Tập trung hóa cũng là nền tảng để triển khai việc liên kết, tích hợp và trao đổi thông tin giữa các ứng dụng CNTT, điều chỉnh và hình thành nên các quy trình nghiệp vụ hoàn toàn dựa trên nền tảng ứng dụng CNTT hiện đại.
Năm là, hiện đại hóa cơ sở hạ tầng CNTT, Bộ KH&ĐT đã xây dựng
Distribution) là 10 Gbps; 100% máy tính để bàn của các đơn được kết nối mạng LAN. Về ứng dụng CNTT, trong nội bộ Bộ KH&ĐT được triển khai đồng bộ, nhiều ứng dụng hoạt động ổn định nhiều năm và phát huy hiệu quả cao trong phục vụ công tác chỉ đạo, quản lý và điều hành; phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ; phục vụ các công tác khác. Kiến trúc ứng dụng CNTT trong nội bộ rõ ràng, tạo nền tảng cho việc tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng CNTT. Hiện Bộ KH&ĐT đã triển khai sử dụng thống nhất các ứng dụng nội bộ về Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc; Hệ thống Quản lý thông tin tổng thể; Hệ thống thư điện tử;…
Để tăng cường thu hút vốn đầu tư nước ngoài và củng cố lòng tin của các nhà đầu tư, Việt Nam cần phải cải thiện cơ sở hạ tầng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm cả cơ sở hạ tầng CNTT công cộng. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc có được một năng lực để cung cấp một lựa chọn nhanh chóng và linh hoạt trong việc cung cấp các dịch vụ công. Bộ KH&ĐT đã bắt đầu triển khai một kế hoạch dài hạn hướng tới mục tiêu này thông qua đầu tư vào các giải pháp cơ sở hạ tầng mạng hàng đầu. Bước đầu tiên là xây dựng và vận hành một trung tâm dữ liệu hiện đại, để không chỉ cung cấp các tài nguyên điện toán và lưu trữ theo nhu cầu mà còn bảo vệ và bảo mật dữ liệu liên tục 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày mỗi tuần.
Trong quá trình triển khai thực hiện quản lý điều hành điện tử, Bộ KH&ĐT đã thực hiện tập trung hóa các dữ liệu hoạt động của mình vào một trung tâm dữ liệu phục vụ các hoạt động nội bộ. Ngoài ra, Bộ còn dự kiến triển khai một cổng thông tin điện tử để cho phép các nhà đầu tư thực hiện qua mạng được nhiều thủ tục mà hiện nay đang phải thực hiện thủ công. Chẳng hạn như các hoạt động quản lý thông tin đầu tư nước ngoài, theo dõi và đánh giá các dự án.
Sáu là, chuyên nghiệp hóa đội ngũ cán bộ công chức về CNTT. Đội
thực hiện xây dựng, triển khai, quản trị, vận hành hệ thống CNTT theo quy trình được chuẩn hóa; đội ngũ cán bộ nghiệp vụ và điều hành có đầy đủ năng lực để khai thác, sử dụng các hệ thống ứng dụng CNTT hiện đại. Hình thành các bộ phận chuyên trách về hỗ trợ ứng dụng tập trung toàn ngành, bộ phận an toàn thông tin của Bộ KH&ĐT.
Bảy là, thuê các doanh nghiệp bên ngoài vào quản trị, vận hành, hỗ trợ,
bảo trì, bảo dưỡng hệ thống CNTT. Giải pháp thuê doanh nghiệp bên vào ngoài sẽ giúp cho nguồn lực CNTT nội bộ tập trung vào nghiên cứu, phát triển, quản trị, vận hành các hệ thống CNTT cốt lõi, quan trọng nhất của cơ quan Bộ. Đẩy mạnh thuê ngoài các hoạt động mang tính chất thường xuyên, liên tục đòi hỏi nhiều nguồn lực sẽ cho phép huy động nhân lực CNTT có chất lượng cao từ các nhà cung cấp dịch vụ để bù đắp thiếu hụt về nguồn nhân lực CNTT trong hệ thống để đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển hệ thống CNTT theo Chiến lược phát triển Bộ KH&ĐT đến năm 2020.
Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đang là nhu cầu cấp bách đối với cơ quan Bộ KH&ĐT. Trong những năm qua, thông qua các chương trình quản lý ứng dụng cũng như công tác hiện đại hóa và cải cách thủ tục hành chính, Bộ KH&ĐT đã không ngừng đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động. Bởi vậy, phát triển và ứng dụng CNTT đã luôn được lãnh đạo Bộ quan tâm. Thực hiện chiến lược phát triển CNTT của Bộ, định hướng đến năm 2020 cơ quan Bộ sẽ hoàn thiện nâng cao chương trình Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc; tích hợp ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ với hệ thống quản lý văn bản và cơ sở dữ liệu theo dõi của Văn phòng Chính phủ; hoàn thiện chương trình gửi và nhận văn bản điện tử, và xây dựng quy chế quản lý văn bản điện tử của Bộ.
Hoàn thiện và nâng cao chương trình Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc sẽ tạo một môi trường làm việc thân thiện cho việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong cơ quan. Mỗi cá nhân đều có thể dễ dàng khai thác chương trình, và có thể chủ động đóng góp kinh nghiệm cũng như
tri thức của mình trong quá trình làm việc. Nó giúp cho Lãnh đạo Bộ, cán bộ công chức kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ, nhận công văn, đọc công văn, xử lý công văn quá hẹn, chuyển công văn, tra tìm công văn dễ dàng... từ đó giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc, tăng năng suất lao động, giảm chi phí về nhân lực và thời gian thu thập số liệu thông tin. Ngoài ra, nó cũng tăng cường khả năng lãnh đạo của lãnh đạo cơ quan, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, hợp lý và hiệu quả. Thông qua chương trình, lãnh đạo có thể kịp thời nắm bắt công việc và điều hành ở khắp mọi nơi, mang lại hiệu quả cao trong quá trình xử lý công việc.
3.2. Tăng cƣờng hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
3.2.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của CNTT, truyền thông cùng với nhiều ngành công nghệ cao khác đã và đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của thế giới. Việc ứng dụng và phát triển CNTT, truyền thông đã góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của cả xã hội, thúc đẩy phát triển KT - XH, đồng thời nâng cao chất lượng cuộc sống của mỗi người dân.
Đảng và Nhà nước ta luôn coi CNTT và truyền thông là một trong những phương tiện khoa học, kỹ thuật quan trọng, đồng thời là ngành kinh tế mũi nhọn để thực hiện các mục tiêu phát triển thiên niên kỷ, xây dựng xã hội thông tin, đẩy nhanh quá trình CNH - HĐH. Trong nhiều năm qua, Chính phủ đã ban hành nhiều cơ chế chính sách và tập trung nguồn lực để phát triển CNTT, trong đó có việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính. Dựa trên các quy định hiện hành của pháp luật về ứng dụng CNTT như: Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa; Luật công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006;
Nghị định 64 2007 NĐ-CP ngày 10/04/2007 về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Để tổ chức triển khai thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng về ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, thời gian tới Bộ KH&ĐT cần cụ thể hóa các văn bản của Chính phủ, Bộ, ngành về ứng dụng và phát triển CNTT phù hợp với điều kiện của Bộ nhằm tạo ra môi trường pháp lý thuận lợi cho việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của Bộ nói chung và công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi nói riêng, cụ thể như sau:
- Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp tại các bộ phận, đặc biệt là văn thư Bộ. Chuẩn hóa các quy trình, tiêu chuẩn chuyên ngành, quy định về tạo nguồn thông tin, trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các đơn vị được thuận lợi và an toàn; - Quy định quản lý các dự án ứng dụng CNTT, sử dụng, khai thác các