7. Kết cấu của luận văn
2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế
2.4.3.1. Nguyên nhân khách quan
- Vấn đề về kinh phí đầu tư là một nguyên nhân không nhỏ trong tình hình ngân sách đang gặp nhiều khó khăn như hiện nay. Nguồn lực đầu tư cho ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản cũng còn hạn chế, kinh phí đầu tư ứng dụng CNTT không đáp ứng nhu cầu, bố trí chưa kịp thời dẫn tới lộ trình, nội dung triển khai không theo kế hoạch, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu chậm triển khai, kéo dài thời gian triển khai, triển khai không đồng bộ, thống nhất.
- Chưa xây dựng được chế độ khen thưởng, động viên kịp thời và cơ chế kiểm tra, giám sát việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản nên ko tạo được động lực cũng như chế tài buộc công chức phải thực hiện đầy đủ các bước trong quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi;
- Máy móc được trang bị cho bộ phận văn thư chưa đồng bộ, máy tính có cấu hình thấp và đã lỗi thời khiến cho việc sử dụng phần mềm còn khó khăn do máy tính không thể tải nổi phần mềm; bên cạnh đó, hệ thống mạng LAN chất lượng còn kém, tốc độ đường truyền không ổn định, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả xử lý văn bản, mất nhiều thời gian và công sức;
2.4.3.2. Nguyên nhân chủ quan
- Việc hiện đại hóa hoạt động quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ KH&ĐT chưa được lãnh đạo Bộ chú trọng đầu tư. Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan đã được Bộ triển khai từ lâu, tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi của bộ phận văn thư chưa thực sự được chú trọng và đầu tư thích đáng;
- Nguyên nhân chủ quan đầu tiên phải nhắc đến đó chính là ở tư duy của công chức làm công tác văn thư. Do đã quá quen với lề lối làm việc cũ nên khi phải thay đổi phương thức làm việc từ thủ công sang máy móc khiến cho công chức khá lúng túng. Thêm vào đó, công chức làm công tác văn thư tại Bộ đa phần là những người có thâm niên lâu năm, trên 40 tuổi nên họ gặp không ít khó khăn khi phải thay đổi để tiếp cận cái mới, ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản.
- Đôi khi trong quá trình nhập văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, cán bộ văn thư còn xảy ra sai xót trong khi nhập dữ liệu dẫn đến tình trạng trùng số công văn hoặc sai thông tin về văn bản. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc phát hành văn bản và đặc biệt là trong khi tìm kiếm văn bản;
- Hàng ngày, văn thư cơ quan phải tiếp nhận một khối lượng văn bản đến Bộ là rất lớn, nên nhiều lúc còn bị nhầm lẫn trong việc sắp xếp thứ tự khẩn hỏa tốc dẫn đến việc đăng ký văn bản đến trên hệ thống còn chậm.