7. Kết cấu của luận văn
2.2.3. Giới thiệu về Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ
Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ KH&ĐT được xây dựng dùng chung cho toàn bộ các đơn vị thuộc Bộ KH&ĐT, để quản lý các công văn đến, công văn đi, hồ sơ xử lý công việc qua mạng, trao đổi văn bản nội bộ giữa các đơn vị.
Lược đồ mô tả chức năng cơ bản của Hệ thống như sau:
Hệ thống được xây dựng trong một thiết kế tổng thể về ứng dụng CNTT của Bộ, là thành phần của Hệ thống Quản lý thông tin tổng thể của Bộ. Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc là một ứng dụng thuộc Hệ thống quản lý thông tin tổng thể của Bộ, được thiết kế, triển khai theo một kiến trúc thống nhất. Điều này đã cho thấy rất nhiều ưu điểm và hiệu quả trong thực tiễn, đặc biệt là việc liên thông tích hợp dữ liệu, tổng hợp, báo cáo số liệu.
* Quy trình nghiệp vụ gồm:
Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc triển khai trên mạng Internet cho toàn bộ người sử dụng ở địa chỉ: https://portal.mpi.gov.vn/sites/qlvb
* Hệ thống có phân loại 6 loại văn bản:
- Văn bản đến: văn bản gửi đến đơn vị được quản lý trên Hệ thống; - Văn bản đi: văn bản phát hành của đơn vị;
- Văn bản nhận xử lý: Văn bản đến của Bộ do đơn vị được phân xử lý và được gửi điện tử về đơn vị trên Hệ thống;
- Văn bản đến nội bộ: Văn bản của các đơn vị thuộc Bộ gửi điện tử đến đơn vị trên Hệ thống;
- Văn bản lưu: Văn bản phát hành của Bộ do đơn vị chủ trì soạn thảo và được Văn phòng Bộ chuyển về trên hệ thống để lưu;
- Văn bản chờ phát hành: Văn bản đã được chuyển từ luồng xử lý công việc để chờ phát hành.
Các loại văn bản này tương ứng với các mục văn bản trên menu bên trái:
2.3. Ứng dụng phần mềm trong quản lý văn bản