7. Kết cấu của luận văn
1.3.2. Nội dung triển khai
1.3.2.1. Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo Bộ
Nghị quyết 36a NQ-CP ngày 14 10 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử đã được triển khai thực hiện rộng tại các cơ quan, đơn vị. Đẩy mạnh đổi mới, tăng cường ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhà nước, nhất là trong công việc giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến đối với những lĩnh vực thuộc quản lý của từng Bộ, ngành. Bổ sung tích hợp các dịch vụ công trực tuyến, nâng cấp cơ sở hạ tầng, đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp hơn.
Trong thời gian gần đây có Nghị quyết 01 NQ-CP ngày 01 01 2018 của Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển KT - XH và Dự toán ngân sách nhà nước năm 2018 đã đề ra mục tiêu về ứng dụng CNTT trong điều hành, xử lý công việc thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc, trong đó có nêu rõ năm 2018 các vụ, cục, đơn vị thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phải xử lý được hồ sơ công việc trên môi trường mạng. Các Bộ, ngành cũng đang khẩn trương triển khai thực hiện thủ tục để đăng ký chứng thư số chuyên dùng cho các đồng chí Lãnh đạo Bộ; Đảm bảo toàn bộ văn bản đến, đi của Bộ với các cơ quan đã thực hiện liên thông với trục liên thông văn bản quốc gia.
1.3.2.2. Công tác tuyên truyền, tập huấn
Công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng CNTT luôn được Lãnh đạo Bộ, ngành quan tâm, chỉ đạo sát sao. Việc tuyên truyền, thực hiện ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đã được thực hiện thường xuyên, lồng ghép với các công việc chuyên môn cụ thể và đã có nhiều đổi mới đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu thực tế cũng như tuân thủ các quy định hiện hành.
1.3.2.3. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ
Các Bộ, ngành, đơn vị đều duy trì hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của đơn vị mình.
Duy trì và phát triển các cổng trang thông tin điện tử của Chính phủ, các Bộ, ban ngành.
Duy trì, vận hành hệ thống Thư điện tử công của cơ quan.
Đang triển khai và đi vào hoàn thiện về Triển khai ứng dụng chữ ký số trong các cơ quan nhà nước.
Xây dựng các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu chuyên ngành của các cơ quan nhà nước.
1.3.2.4. Kiểm tra, đánh giá kết quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối với hoạt động quản lý hành chính ở Bộ, trong những năm qua Bộ đã triển khai công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng có nề nếp; hệ thống tổ chức văn thư của Bộ tiếp tục được hoàn thiện.
Để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản cần sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính.
1.4. Những yếu tố ảnh hƣởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ
- Thứ nhất, đường lối, chủ trương của Đảng, Nhà nước về đẩy mạnh
ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đem lại hiệu quả cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ.
Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư đặc biệt là trong hoạt động quản lý văn bản đến, văn bản đi là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, đã được cụ thể hoá bằng những văn bản pháp luật như Chỉ thị số 58 - CT/TW ngày 17 10 2000 của BCH TW Đảng về ứng dụng CNTT phục vụ sự nghiệp CNH, HĐH đất nước. Đảng xác định, CNTT là một trong các động lực quan trọng của sự phát triển KT - XH đất nước. Nhà nước ta luôn xác định ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước là ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính cũng đã được xác định là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng CNTT, hay nói cách khác việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của cải cách hành chính, hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, tạo môi trường thuận lợi cho sự phát triển nền CNTT đất nước.
Trước sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của CNTT và hiệu quả cao của ứng dụng CNTT trong các lĩnh vực đời sống xã hội cùng với những đòi hỏi, những yêu cầu mới, ngày 1 7 2014, Bộ Chính trị đã thông qua Nghị quyết số 36-NQ TW về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế (Nghị quyết 36). Đây là văn bản hết sức quan trọng, mang tầm chiến lược, đề ra những định hướng lớn cho sự phát triển ngành CNTT nước ta trong thời kỳ mới.
Những định hướng, tư tưởng, giải pháp lớn trong Nghị quyết 36 là tiền đề quan trọng để CNTT Việt Nam phát triển ngày càng mạnh mẽ và hiệu quả hơn trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Nghị quyết 36 đã xác định: “CNTT là một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới, là một trong những động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế; góp phần đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển nhanh, bền vững đất nước”.
Để cụ thể hóa một số định hướng và nội dung cho việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT, ngày 15 4 2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 26/NQ-CP về Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết 36-
NQ/TW(Nghị quyết 26). Chương trình hành động của Chính phủ đặt mục tiêu thể chế hóa và thực hiện đầy đủ các quan điểm, mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp đã đề ra trong Nghị quyết 36, thực hiện thành công nhiệm vụ đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông. Theo Chương trình, bên cạnh các nhiệm vụ thường xuyên, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ tổ chức triển khai thực hiện 8 nhiệm vụ trọng tâm để đảm bảo hoàn thành mục tiêu Nghị quyết 36 đề ra.
Những định hướng của Đảng về đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động văn thư nói chung có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
- Thứ hai, cơ sở hạ tầng, kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản
Sự phát triển như vũ bão của CNTT đã tác động mạnh mẽ đến mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội. Hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong lĩnh vực đang được triển khai mạnh mẽ và thu được nhiều kết quả.
Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu những sai sót trong xử lý văn bản. Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT trong hoạt động xử lý văn bản có mang lại hiệu quả hay không ảnh hưởng rất lớn ở những điều kiện vật chất, trang thiết bị, phần mềm quản lý mà cơ quan đầu tư trang bị cho bộ phận văn thư cơ quan. Trang thiết bị máy móc, phần mềm quản lý được trang bị hiện đại, phù hợp với nhu cầu sử dụng cũng như xu hướng phát triển của xã hội sẽ giúp tăng năng suất lao động, giảm bớt sai sót không đáng có trong quá trình thực thi công vụ. Ngược lại, nếu không được trang bị đồng bộ từ máy móc đến phần mềm hiện đại thì việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản sẽ gặp những khó khăn nhất định, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả xử lý công việc.
Cán bộ, công chức có vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định, triển khai và tổ chức thực hiện chính sách của Đảng, Nhà nước; quyết định sự thành công hay thất bại của đường lối, chính sách do cơ quan, tổ chức vạch ra. Đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp thực thi các chính sách, kế hoạch của cơ quan, tổ chức; các mục tiêu quốc gia; thực hiện các giao tiếp (trao đổi, tiếp nhận thông tin,...) giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với doanh nghiệp và người dân. Vì vậy, đội ngũ cán bộ, công chức phải được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng về năng lực công tác, kỹ năng nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và ý thức phục vụ nhân dân. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức là một nhiệm vụ quan trọng được xác định trong Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020. Đào tạo, bồi dưỡng nhằm xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức thực sự có năng lực, biết giải quyết các vấn đề được giao trên nguyên tắc kết quả, hiệu quả và chất lượng.
Trong những năm qua, cán bộ công chức ở bộ phận văn thư của cơ quan đã từng bước trưởng thành và đáp ứng được nhu cầu công việc. Tuy nhiên, dưới tác động của cuộc cách mạng 4.0 như hiện nay, để thực hiện tốt hơn nữa công việc được giao, đòi hỏi đội ngũ công chức làm công tác văn thư cần nỗ lực hơn nữa để tiếp cận, nắm bắt và thực hiện thành thạo quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi trên các phần mền chuyên dụng, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và tiết kiệm. Bởi suy cho cùng, nguồn lực con người luôn là yếu tố quyết định thắng lợi của mọi sự đổi mới.
1.5. Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và bài học rút ra cho Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ bài học rút ra cho Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
1.5.1. Bài học kinh nghiệm
Kinh nghiệm của Bộ Tài nguyên và Môi trường
Thấy được tầm quan trọng và ý nghĩa của việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản và việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của mình. Bộ Tài nguyên và Môi trường đã tổ chức tuyên truyền sâu rộng
trong cán bộ, công chức, viên chức về ý nghĩa, vai trò, tác dụng của việc sử dụng văn bản điện tử, từ đó có ý thức, trách nhiệm để thực hiện trong hoạt động công tác hàng ngày. Việc triển khai thực hiện về sử dụng văn bản điện tử đã được sự quan tâm, chỉ đạo kiên quyết của thủ trưởng đơn vị và đội ngũ lãnh đạo, quản lý. Ban hành các văn bản quy định để tạo thành thói quen sử dụng hệ thống thư điện tử về trao đổi các văn bản trong nội bộ cơ quan như: Giấy mời họp nội bộ, dự thảo văn bản xin ý kiến, các tài liệu cần trao đổi thông tin trong quá trình giải quyết công việc. Việc vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp phải được chú trọng và sử dụng thường xuyên để trao đổi thông tin như thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị, lịch công tác, chương trình, công văn, các văn bản mới, giải quyết công việc và xử lý văn bản...Sử dụng, phối hợp giữa hệ thống thư điện tử, hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp để đảm bảo hiệu quả, thuận lợi.
Các cấp lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức. Qua đó, rút kinh nghiệm và có biện pháp khuyến khích hoặc chấn chỉnh để đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đã đề ra.
Công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của Bộ Tài nguyên và Môi trường trên môi trường mạng đã mang lại hiệu quả cao, dần chuyển đổi trao đổi thông tin trên giấy tờ truyền thống sang môi trường điện tử. Khoảng 80% văn bản trao đổi của Bộ với các cơ quan, đơn vị khác là văn bản điện tử và 100% cán bộ công chức sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc.
Kinh nghiệm của ngành Hải quan
Từ năm 2001 đến nay, Tổng cục Hải quan đã triển khai áp dụng phần mềm Net Office do Công ty Selap xây dựng, phần mềm này được Tổng cục Hải quan triển khai ứng dụng trên phạm vi toàn ngành. Phần mềm Net Office được cài đặt tập trung tại trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan. Mỗi Cục Hải quan khu vực được cấp 01 tài khoản truy cập vào chương trình phục vụ công tác luân chuyển, xử lý, tra cứu văn bản. Tại các Cục Hải quan khu vực và các Chi cục Hải quan, đơn vị có thể tự cài đặt, triển khai thêm một phiên bản Net
Office để phục vụ quản lý văn bản đi, đến tại đơn vị với các cơ quan, doanh nghiệp khác.
Trong thời gian qua, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý của ngành Hải quan đã đem lại nhiều kết quả thiết thực, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả xử lý công việc. Việc công khai các văn bản đi, đến, các quy trình nghiệp vụ và các thông tin cần thiết khác đó giúp cho cán bộ, công chức toàn ngành cập nhật, khai thác sử dụng, giải quyết công việc hàng ngày được thuận lợi. Các đơn vị trong ngành thực hiện sửa đổi, bổ sung quy chế làm việc tại đơn vị, trong đó chú trọng đến việc hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản một cách minh bạch, tăng cường ứng dụng CNTT, sử dụng văn bản điện tử đó đưa lên mạng nội bộ hoặc sử dụng hộp thư điện tử để gửi nhận văn bản, đảm bảo rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí. Các đơn vị thuộc Tổng cục phối hợp với Văn phòng Tổng cục, Cục CNTT và Thống kê Hải quan rà soát các báo cáo nghiệp vụ, loại bỏ bớt quy định không còn phù hợp, bổ sung sửa đổi hoặc xây dựng mới với các tiêu chí đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ. Tiến tới xây dựng danh mục hệ thống thông tin báo cáo trong ngành và quy định gửi nhận báo cáo qua mạng nội bộ trong ngành.
Đặc biệt, ngành Hải quan thực hiện chế độ gửi, nhận báo cáo mang tính chất nghiệp vụ định kỳ của tất cả các cấp và sử dụng hình thức báo cáo qua thư điện tử. Nhờ có một cơ sở hạ tầng CNTT ổn định, an toàn cũng như có quy chế làm việc phù hợp với những yêu cầu mới, ngành Hải quan đã đạt được mục tiêu giảm báo cáo, giấy tờ hành chính.
1.5.2. Bài học rút ra cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Thứ nhất, ứng dụng CNTT cũng như muốn làm bất cứ việc lớn nào
cũng phải xác định được chiến lược, định hướng được mô hình ứng dụng CNTT của Chính phủ và của Bộ. Để từ đó, bất cứ triển khai một ứng dụng CNTT dù nhỏ bé đều phải hướng tới mục tiêu chung. Mục tiêu chung trong ứng dụng CNTT của Bộ chính là xây dựng chính phủ điện tử, chính quyền
điện tử theo mô hình tập trung thống nhất, liên thông và tích hợp dữ liệu trong