7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.3. Cơ cấu tổchức nhân sự
Mô hình tổ chức của khách sạn Hội An là mô hình trực tuyến tham mƣu, giám đốc là ngƣời quyết định chiến lƣợc kinh doanh, quản lý toàn bộ hoạt động của các bộ phận. Khách sạn tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh của mình sao cho hoàn thành và đạt đƣợc mục tiêu mà công ty đƣa ra cũng nhƣ những mục tiêu chính của khách sạn.
34 BP TIỀN SẢNH BP BUỒNG BP NHÀ HÀNG BP BẾP BP GIÁI BP AN NINH BP SPA BP CÔNG NGH BP KỸ THUẬT PHÒNG TRÍ THÔNG TIN
NHÂN NHÂN NHÂN NHÂN NHÂN NHÂN NHÂN NHÂN NHÂN
VIÊN VIÊN VIÊN VIÊN VIÊN VIÊN VIÊN VIÊN VIÊN
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ tham mƣu
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của khách sạn hội an
(Nguồn: Phòng Sales & Marketing – khách san Hội An)
GIÁM ĐỐC PHÒNG SALES VÀ MARKETING PHÒNG NHÂN SỰ TỔNG QUẢN LÝ PHÒNG KẾ TOÁN 36
b.Chức năng của từng bộ phận - Phòng kinh doanh và Marketing
Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trƣờng, xây dựng các chƣơng trình khuyến mãi, giao dịch, bán và ký hợp đồng với các hãng du lịch, các đại lý, công ty trong nƣớc cũng nhƣ quốc tế, tham gia các hội chợ triễn lãm ngành du lịch, tổ chức các chƣơng trình quảng cáo cho khách sạn trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng. Kết hợp với các hãng hàng không để tạo luồng khách đến. Ngoài ra phòng kinh doanh cũng là nơi tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng trƣớc của khách sạn, sau đó đƣa danh sách cho bộ phận lễ tân.
- Phòng nhân sự
Bộ phận nhân sự thực hiện việc xây dựng các mô hình, tổ chức bố trí nhân lực theo yêu cầu phục vụ của khách sao cho phù hợp với quy mô và đặc điểm của khách sạn, triển khai việc thực hiện các chế độ chính sách với ngƣời lao động theo pháp luật Việt Nam. Ngoài ra, bộ phận này còn giám sát việc tập huấn và phát triển nhân lực trong khách sạn, tuyển dụng nhân sự và các hoạt động tham mƣu khác cho các bộ phận sản xuất, phục vụ về mặt nhân lực.
- Phòng kế toán
Thu thập, phân loại, xử lý và tổng hợp số liệu và thông tin về các hoạt động tài chính mỗi ngày nhằm xác định, cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tƣợng sử dụng thông tin; Phản ánh các chi phí phát sinh trong kỳ và kết quả thu đƣợc từ hoạt động kinh doanh của các bộ phận nhằm phản ánh đầy đủ và cụ thể các loại vốn, từng loại tài sản, giúp cho việc kiểm tra, giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh.
- Bộ phận tiền sảnh
Bộ phận tiền sảnh gồm có:
Lễ tân: Cầu nối giữa khách sạn và các dịch vụ khác trong khách sạn, thay mặt khách sạn quản lý mối quan hệ giữa khách sạn với khách hàng, với các cơ quan đơn vị nhà hàng, khách sạn bên ngoài.
Tổng đài: Nhận tất cả các cuộc gọi vào khách sạn cũng nhƣ các cuộc gọi ra ngoài khách sạn, chịu trách nhiệm chuyển dây đến đúng bộ phận, đúng ngƣời một cách nhanh nhất để đảm bảo tiết kiệm nhất cuộc gọi cho khách.
Chăm sóc khách hàng: Trực tiếp trả lời, giải thích, tất cả các câu hỏi của khách hàng và giải quyết các phàn nàn của khách.
Quầy lưu niệm: Bán những sản phẩm lƣu niệm cho khách và hàng ký gửi của các công ty.
Bộ phận hành lý: Chịu trách nhiệm về hành lý của khách khi vào cũng nhƣ khi trả phòng.
Bộ phận lái xe: Thực hiện việc đƣa tiễn, đón khách và nhu cầu cho thuê của khách.
- Bộ phận nhà hàng
Tìm hiểu thị trƣờng ăn uống để đề ra các giải pháp cải tiến chất lƣợng, thay đổi thực đơn nhằm thu hút khách hàng. Theo dõi và quản lý tài sản, hàng hoá trong các nhà hàng và các nhiệm vụ quan trọng khác nhƣ: lập kế hoạch, lên danh sách mua sắm thêm dụng cụ mới thay thế trong dụng cụ đã bị xuống cấp, hƣ hỏng .
- Bộ phận bếp
Bộ phận bếp có nhiệm vụ lƣu trữ thực phẩm, chế biến cung cấp các món ăn cho khách, bao gồm bếp Á, bếp Âu, làm bánh, cấp dƣỡng, dọn dẹp.
- Bộ phận buồng – phòng
Chịu trách nhiệm về khâu vệ sinh cho toàn bộ khách sạn: buồng phòng cho khách, toàn bộ văn phòng làm việc, hành lang, toilet…Đảm bảo phòng đạt tiêu chuẩn trƣớc khi khách đến và đầy đủ sau khi khách đi. Theo dõi và quản lý tài sản, hàng hoá của khách sạn.
- Bộ phận giải trí Xây dựng kế hoạch hoạt động, kiểm tra, xem xét các hoạt động thể thao, giải trí.
- Bộ phận Spa Có nhiệm vụ tìm hiểu các công nghệ, kỹ thuật làm đẹp mới.
- Bộ phận kỹ thuật Lập kế hoạch sữa chữa, bảo trì, bảo dƣỡng cơsởvật
chất của khách sạn, tổchức kiểm tra chất lƣợng thiết bị, đƣa ra các giải pháp khoa học kỹ thuật để áp dụng vào việc bảo trì của khách sạn.
- Bộ phận công nghệ thông tin Có nhiệm vụ đảm bảo hệ thống thông tin
trong khách sạn đƣợc thông suốt giữa các bộ phận, xử lý các sự cố của các chƣơng trình máy tính trong khách sạn. Tìm hiêu công nghệ để cải thiện hệ thống hiện tại.
- Bộ phận an ninh Bộ phận an ninh có nhiệm vụ kiểm tra sự ra vào, kiểm tra thẻ bấm giờ của nhân viên, ghi nhận và phát hện mọi hoạt động bất thƣờng trong khách sạn, báo về cho ban giám đốc để kịp thời giải quyết.