6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.2. Đặc điểm về tổ chức quản lý
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hoạt động của công ty được quản lý theo cơ cấu trực tiếp chức năng. Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho ban giám đốc nhưng không có quyền ra qyết định cho các bộ phận , đơn vị sản xuất. Ý kiến của lãnh đạo các phòng này đối với các đơn vị sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã tham khảo ý kiến các phòng chức năng.
Chú thích:
: Quan hệ chức năng : Quan hệ trực tuyến
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Trung tâm bảo hành Ban Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán tài chính Phòng hành chính nhân sự Phòng IT Phòng market- ing (web, thiết kế) Phòng chăm sóc khách hàng Giám sát vùng Cửa hàng trưởng Cửa hàng phó Nhân viên bán hàng
Thu ngân Kỹ thuật Nhân viên kho Phò ng kho vận
b. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Ban giám đốc: bao gồm giám đốc và phó giám đốc, chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Quản lý trực tiếp các phòng chức năng trực thuộc và các giám sát vùng khu vực miền Trung và Tây Nguyên.
Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, giám đốc phụ trách chung toàn công ty nhưng phụ trách trực tiếp 08 phòng là phòng kinh doanh, phòng kế toán tài chính, phòng hành chính nhân sự, phòng IT, phòng Marketing, phòng chăm sóc khách hàng, phòng kho vận và trung tâm bảo hành.
Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc và được giám đốc ủy quyền quản lý quá trình hoạt động của nhân sự và hoạt động của các phòng ban. Ban giám đốc họp thường kì một tháng một lần để đánh giá tình hình hoạt động của Công ty và đưa ra phương hướng hoạt động kế tiếp, rút kinh nghiệm điều chỉnh kế hoạch chi tiết nếu cần thiết.
Phòng kinh doanh: Là một bộ phân rất quan trọng trong công ty, thực hiện khâu tiêu thụ, thực hiện dịch vụ sau bán hàng, đảm bảo an ninh hàng hóa cho toàn bộ hệ thống cửa hàng của công ty, phát triển hạ tầng hệ thống cửa hàng. Nghiên cứu và phát triển hệ thống cửa hàng, vị trí địa lý và xu hướng phát triển của thị trường.
Phòng Kế toán tài chính:Tổ chức hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp theo quy định thống nhất của Bộ tài chính, cung cấp số liệu đầy đủ kịp thời cho ban giám đốc, đề xuất phương án tài chính đáp ứng yêu cầu kinh doanh của công ty.
Phòng kho vận: Đảm bảo nguồn hàng cung cấp cho công ty, điều phối lượng hàng tồn kho giữa các hệ thống cửa hàng. Chịu trách nhiệm về vấn đề tồn kho của hàng hóa, tính luân chuyển của hàng hóa tới các hệ thống của hàng trước ban giám đốc công ty.
Phòng Hành chính – Nhân sự: Là phòng quản lý nội bộ công ty trong lĩnh vực hành chính, quản lý con người, tổ chức các hoạt động tinh thần cho cán bộ công nhân viên, điều hành bố trí công việc, giám sát nhằm phục vụ một cách tốt nhất các hoạt động nội bộ và đối ngoại của công ty, tổ chức nhân sự tham mưu cho Giám đốc về quản trị nhân lực.
Phòng marketing:Chịu trách nhiệm thiết kế và phát triển các chính sách marketing, các chương trình quảng cáo khuyến mãi do nhà cung cấp và công ty tổ chức.
Phòng chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ, tham mưu, đề xuất các kế hoạch chăm sóc khách hàng nhằm làm hài lòng khách hàng. Triển khai và thực hiện chiến lược chăm sóc khách hàng nhằm xây dựng hoạt động, chính sách chăm sóc khách hàng ngày càng chuyên nghiệp, đề xuất các giải pháp, chương trình để việc chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả, tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng và đề ra biện pháp khắc phục.
Phòng IT: Theo dõi, giám sát, bảo dưỡng sữa chữa các phương tiện của công ty đồng thời tham mưu cho Ban giám đốc trong lĩnh vực kỹ thuật. Hỗ trợ tư vấn cho khách hàng với các thắc mắc về vấn đề kỹ thuật của sản phẩm.
Trung tâm bảo hành: Theo dõi toàn bộ quá trình bảo hành sản phẩm, khắc phục sự cố của thiết bị xảy ra trong địa phận mình phụ trách theo đúng quy trình bảo hành đã qui định, hỗ trợ trực tiếp khách hàng khi có yêu cầu của các trung tâm bảo hành trên toàn quốc, liên hệ và yêu cầu sự hỗ trợ trực tiếp từ hãng, Nhà sản xuất, liên tục thông báo về các phương pháp khắc phục sự
cố cho các trung tâm bảo hành trên toàn quốc, thực hiện các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.