7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.4. Thủ tục kiểm soát thuế thu nhập cá nhân
Kiểm soát thuế TNCN sẽ đƣợc thực hiện theo từng chức năng của quá trình quản lý: Quy trình đăng ký MST, kê khai thuế; Thanh tra, kiểm tra giám sát thuế, Quản lý thu thuế; Hoàn thuế. Vì vậy, trƣớc khi trình bày các nội dung kiểm soát Thuế TNCN tác giả muốn trình bày các quy trình liên quan tới việc quản lý thuế TNCN từ đó trình bày các nội dung kiểm soát của quy trình quản lý thuế TNCN.
a. Quy trình kiểm soát thuế thu nhập cá nhân:
- Quy trình nghiệp vụ quản lý Thuế TNCN
Trƣớc tiên, tổng quan về mối quan hệ giữa các đối tƣợng tham gia vào quy trình quản lý Thuế TNCN đƣợc thể hiện qua sơ đồ Hình 1.1:
(7) (6) (1) (2) (3) (9) (4) (5) (8)
Hình 1.1. Sơ đồ mối quan hệ công việc các quy trình nghiệp vụ về thuế TNCN
Giải thích:
(1) Ngƣời nộp thuế kê khai đăng ký thuế.
(2) CQT kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế, cấp mã số thuế. Tổ chức chi trả thu
nhập, Cá nhân
Kho bạc Nhà nƣớc, Ngân hàng
(3) Ngƣời nộp thuế khai thuế, CQT kiểm tra hồ sơ khai thuế và thông báo giải trình, điều chỉnh bổ sung hồ sơ khai thuế, quyết toán thuế.
(4) Ngƣời nộp thuế nộp tiền thuế theo kê khai hoặc quyết định của CQT.
(5) Kho bạc, Ngân hàng chuyển chứng từ về CQT để kiểm tra đối chiếu.
(6) Ngƣời nộp thuế nộp hồ sơ hoàn thuế.
(7) CQT thực hiện kiểm tra làm thủ tục hoàn thuế cho ngƣời nộp thuế. (8) CQT lập lệnh hoàn trả gửi đến Kho bạc, ngân hàng.
(9) Kho bạc, ngân hàng thực hiện chuyển tiền vào tài khoản của NNT. Vì thuế TNCN có hai nhóm đối tƣợng nộp thuế khác nhau là cá nhân tự đăng kí và cá nhân đăng kí thông qua các tổ chức chi trả thu nhập nên quy trình chi tiết của việc quản lý Thuế TNCN theo luật định đối với từng trƣờng hợp cụ thể sau:
- Đối với cá nhân tự đăng ký thuế với cơ quan thuế: Quy trình nghiệp vụ về thuế TNCN thực hiện nhƣ Hình 1.2:
Hình 1.2: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ về thuế TNCN đối với cá nhân tự đăng ký thuế với cơ quan thuế
Ngƣời nộp thuế Nộp thuế (1) (2) (3) Đăng ký thuế, cấp MST Kê khai thuế Kiểm tra, thanh tra thuế
Hoàn thuế, bù trừ tiền thuế
Quyết toán thuế
Giải thích:
(1) Đăng ký thuế, đăng ký giảm trừ gia cảnh, cấp mã số thuế
Cơ quan thuế hƣớng dẫn NNT lập hồ sơ đăng ký cấp MST, cấp mẫu tờ khai đăng ký thuế. Trên cơ sở kê khai đăng ký của NNT, cơ quan thuế tiến hành tiếp nhận hồ sơ và cấp MST theo trình tự thời gian quy định. MST đƣợc dùng để kê khai nộp thuế cho tất cả các loại thuế mà NNT phải nộp, kể cả trƣờng hợp NNT kinh doanh nhiều ngành nghề khác nhau hoặc hoạt động sản xuất kinh doanh tại các đại bàn khác nhau trong cùng một kỳ tính thuế.
(2) Kê khai thuế
Với cơ chế tự khai tự nộp theo quy định Luật quản lý thuế, Luật thuế TNCN, ngƣời nộp thuế tự xác định số thuế phải nộp, lập tờ khai thuế TNCN theo mẫu và nộp tờ khai đúng thời gian quy định.
Tờ khai đƣợc tiếp nhận thông qua bộ phận một cửa để quét mã vạch và hệ thống máy tính. Thông qua công tác kiểm soát, nếu phát hiện sai sót thì cơ quan thuế thông báo yêu cầu NNT chỉnh sửa, bổ sung; Tờ khai đúng đƣợc nhập vào chƣơng trình quản lý thuế của ngành thuế. Trƣờng hợp NNT không không khai hoặc khai chậm so với thời gian quy định thì sẽ bị xử lý theo quy định.
(3) Nộp thuế
Ngƣời nộp thuế sau khi đã nộp tờ khai thuế TNCN cho cơ quan thuế, trong thời hạn quy định NNT phải nộp số tiền thuế TNCN vào NSNN tại kho bạc Nhà nƣớc nơi NNT đăng ký kê khai. Thời hạn nộp thuế nhƣ sau:
- Đối với hồ sơ khai thuế tháng: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và nộp thuế chậm nhất là ngày thứ 20 (hai mƣơi) của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Đối với hồ sơ khai thuế quý: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và nộp thuế chậm nhất là ngày thứ 30 (ba mƣơi) của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Đối với hồ sơ khai thuế năm: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và nộp thuế chậm nhất là ngày thứ 30 (ba mƣơi) của tháng đầu tiên của năm dƣơng lịch.
Đối với hồ sơ khai thuế theo từng lần phát sinh: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và nộp thuế chậm nhất là ngày thứ 10 (mƣời), kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
(4) Quyết toán thuế
Cá nhân cƣ trú có thu nhập từ tiền lƣơng, tiền công, từ kinh doanh có trách nhiệm khai quyết toán thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ khai thuế tiếp theo. Theo quy định, cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên phải tự quyết toán thuế với cơ quan thuế. Cá nhân đó phải tự khai quyết toán thuế trong trƣờng hợp sau:
- Có số thuế TNCN phải nộp thêm.
- Có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau.
Thời gian thực hiện quyết toán thuế TNCN đƣợc thực hiện vào thời điểm cuối các năm, khi đó NNT phải thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế bằng cách điền đầy đủ các thông tin vào bảng quyết toán thuế TNCN theo mẫu của CQT (mẫu 09/KK-TNCN) và nộp hồ sơ quyết toán thuế về cho cơ quan thuế để thực hiện quyết toán. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định của Luật quản lý thuế là chín mƣơi (90) ngày, kể từ khi kết thúc năm dƣơng lịch.
(5)Hoàn thuế
Các trƣờng hợp đƣợc hoàn thuế TNCN bao gồm:
- Cá nhân có số thuế TNCN đã tạm nộp lớn hơn số tiền thuế phải nộp trong kỳ tính thuế khi quyết toán thuế.
- Cá nhân đã nộp thuế TNCN nhƣng có thu nhập tính thuế chƣa đến mức phải nộp thuế.
- Các trƣờng hợp khác theo quy định của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền.
Việc hoàn thuế TNCN chỉ đƣợc áp dụng đối với các cá nhân đã đăng ký thuế và có MST. Cá nhân có quyền yêu cầu cơ quan thuế hoàn số thuế đã nộp thừa hoặc bù trừ số thuế đã nộp thừa và kỳ tiếp theo.
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu hoàn thuế của NNT gửi đến CQT, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định của Luật quản lý thuế và Luật thuế TNCN, nếu đủ điều kiện hoàn thuế thì cơ quan thuế thực hiện hoàn thuế theo quy trình hoàn thuế.
- Đối với trường hợp tổ chức chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế:
Quy trình quản lý thuế TNCN thực hiện nhƣ Hình 1.3
Hình 1.3. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ về thuế TNCN đối với tổ chức chi trả thu nhập đăng ký thuế
Giải thích:
(1)Đăng ký thuế, đăng ký giảm trừ gia cảnh, cấp mã số thuế TNCN
Căn cứ vào hợp đồng lao động tại đơn vị, tổ chức chi trả thu nhập lập danh sách ngƣời lao động cần đăng ký thuế TNCN để thực hiện đăng ký thuế TNCN với cơ quan thuế. Trên cơ sở hồ sơ kê khai đã đăng ký, cơ quan thuế
Tổ chức chi trả thu nhâp
Đăng ký thuế Kê khai thuế
Kiểm tra, thanh tra thuế
Quyết toán thuế Hoàn thuế, bù trừ tiền thuế Nộp thuế (1) (2) (3 ) (4) (5)
tiến hành tiếp nhận hồ sơ và cấp MST theo trình tự thời gian quy định. Mã số thuế đƣợc dùng để kê khai nộp thuế cho tất cả các sắc thuế mà NNT phải nộp, kể cả trƣờng hợp NNT vừa làm công ăn lƣơng, vừa kinh doanh tại nhiều nơi khác nhau …
(2) Kê khai thuế
Các nội dung cũng tƣơng tự nhƣ cá nhân tự nộp thuế tuy nhiên có một số điểm khác biệt là: tổ chức chi trả thu nhập thực hiện việc kê khai và nộp hồ sơ khai thuế cho cơ quan thuế (khi trong kỳ có phát sinh khầu trừ thuế TNCN). Tổ chức chi trả thu nhập phải tự tính số thuế phải nộp, lập tờ khai thuế TNCN theo các mẫu 02/KK-TNCN và hồ sơ khai thuế về cơ quan thuế theo đúng thời hạn quy định.
(3) Nộp thuế
- Thời hạn nộp thuế không có sự khác biệt với cá nhân nộp thuế .
- Thực hiện khấu trừ thuế theo biểu lũy tiến từng phần đối với các khoản thu nhập từ tiền lƣơng, tiền công cho các cá nhân thuộc sự quản lý của tổ chức chi trả thu nhập; Các cá nhân có ký hợp đồng lao động ổn định (không xác định thời hạn) và các trƣờng hợp ký hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động thời vụ 3 tháng trở lên.
- Đối với những khoản chi trả thu nhập cho cá nhân là ngƣời nƣớc ngoài không cƣ trú tại Việt Nam thì tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ tiền thuế theo thuế suất 20% và lập tờ khai theo mẫu quy định.
- Đối với thu nhập không thƣờng xuyên: Thuế TNCN đối với những thu nhập không thƣờng xuyên thì nộp cho từng lần phát sinh thu nhập, tổ chức chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ tiền thuế theo tỷ lệ % quy định trên tổng thu nhập cho mỗi lần chi trả từ 1 triệu đồng trở lên (khấu trừ theo tỷ lệ 10% đối với những cá nhân có MST và 20% đối với những cá nhân không có MST) đồng thời cấp chứng từ khấu trừ thuế cho ngƣời nhận thu nhập. Tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm lập tờ khai, nộp thuế thu nhập cá nhân không thƣờng
xuyên theo mẫu của tháng phát sinh thu nhập về số ngƣời, số thu nhập, số tiền thuế đã khấu trừ.
(4) Quyết toán thuế
Đối tƣợng thuộc diện quyết toán thuế TNCN thì trong thời gian (chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm dương lịch) phải nộp tờ khai quyết
toán thuế TNCN cho cơ quan thuế. Vì vậy, vào cuối mỗi năm tổ chức chi trả thu nhập phải thực hiện quyết toán thuế TNCN cho ngƣời lao động với cơ quan thuế. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/KK-TNCN.
(5) Hoàn thuế
Các trƣờng hợp đƣợc hoàn thuế TNCN bao gồm:
- Sau khi tổ chức chi trả thu nhập quết toán thuế với cơ quan thuế, nếu NNT có số thuế tạm nộp trong năm lớn hơn số đã phải nộp thì cơ quan chi trả thu nhập tự lập hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN cho NNT. Ngoài ra, còn có một số trƣờng hợp khác đƣợc hoàn theo quyết định xử lý của cơ có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế của NNT gửi đến cơ quan thuế, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy đinh của Luật quản lý thuế và Luật thuế TNCN, nếu đủ điều kiện hoàn thuế thì cơ quan thuế thực hiện hoàn thuế theo quy trình hoàn thuế.
b. Mô hình kiểm soát thuế TNCN
Trên cơ sở các chuẩn mực và việc kiểm soát nội bộ ngành thuế, kiểm soát quy trình quản lý thuế TNCN, thanh tra-kiểm tra các đối tƣợng (tổ chức chi trả thu nhập, cá nhân), sơ đồ kiểm soát thuế TNCN đƣợc thể hiện qua Hình 1.4:
Hƣớng dẫn chính sách
Kiểm soát nội bộ: - Theo kế hoạch - Theo đơn thƣ - Theo yêu cầu của cấp trên
Tiếp nhận hồ sơ thuế Kê khai, kế toán thuế Các chuẩn mực - Luật QLT - Luật thuế TNCN và các văn bản hƣớng dẫn thi hành - Quy trình
kiểm tra thuế
- Quy trình
thanh tra thuế - Kế toán thuế ….
Kiểm tra tại trụ sở cơ quan thuế, tại trụ sở NNT
Kiểm tra công tác quản lý nợ CƠ QUAN THUẾ Tổ chức chi trả thu nhập Kiểm tra,
thanh tra thuế
Các bên có liên quan
Lƣu trữ hồ sơ và báo cáo Đôn đốc thực hiện quyết định xử lý Kết luận xử lý vi phạm
Hình 1.4. Sơ đồ kiểm soát thuế thu nhập cá nhân
- Kiểm soát ở khâu đăng kí, cấp mã số thuế thu nhập cá nhân
Công tác đăng ký thuế thực sự có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình
quản lý Thuế TNCN vì đây là cơ sở đầu vào cho mọi quá trình kiểm soát sau này. Công tác kiểm soát ở khâu đăng kí thể hiện rõ qua hai điểm sau:
+ Bảo đảm rằng mọi cá nhân có phát sinh thu nhập đều đƣợc cấp MST. Phải xác định đƣợc số hồ sơ phải nộp, đã nộp, chƣa nộp. Ngoài việc dựa trên việc tự khai của cá nhân, CQT còn căn cứ vào bảng lƣơng của đơn vị, chi phí các tổ chức chi trả để bảo đảm việc thực thi nguyên tác này.
+ Kiểm tra việc đăng kí nhập liệu đúng và đầy đủ các thông tin của Cá nhân
NNT (nhƣ họ tên, địa chỉ, số CMND, nghề nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập…). Bảo đảm việc cấp MST cá nhân là duy nhất. Điểm này, các cơ quan Quản lý Thuế có thể kiểm soát tốt thông qua hệ thống máy tính nối mạng toàn quốc, thông qua cơ chế gắn liền với chứng minh nhân dân (CMND) của NNT. Vì mỗi ngƣời chỉ có một CMND nên cũng chỉ có một MST. Công tác này phụ thuộc vào Bộ phận tiếp nhận (Hồ sơ một cửa) của Cục Thuế nhƣ nhập liệu, kiểm tra khi tiếp nhận hồ sơ; đơn vị chi trả thu nhập khi kê khai, cá nhân khi tự khai. Các thông tin này cũng sẽ đƣợc lƣu giữ trong hệ thống thông tin kế toán thuế.
- Kiểm soát ở khâu kê khai thuế - thu thuế
Khâu kê khai thuế TNCN chủ yếu là kiểm soát về mặt thời gian kê khai
- nộp thuế, hồ sơ kê khai đúng và đầy đủ, số tiền thuế phải nộp của mỗi hồ sơ thuế.
Tại khâu này, Phòng Kê khai và kế toán thuế sẽ kiểm soát các vần đề nhƣ: đối chiếu số lƣợng hồ sơ khai thuế (với dữ liệu của Cục thuế); kiểm tra mã vạch của hồ sơ để phối hợp với BP một cửa và BP tin học (lỗi mã vạch và lỗi tin học); nhập dữ liệu theo nguyên tắc: chính xác, trung thực (lỗi nhập liệu); thời hạn nhập hồ sơ kê khai cho phép (5 ngày với hồ sơ khai theo tháng, quý, lần phát sinh; 10 ngày đối với hồ sơ khai thuế theo năm; 30 ngày với hồ sơ khai quyết toán thuế); thời hạn nộp thuế vào NSNN chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh thu nhập.
Kiểm soát ở khâu thu thuế (nộp thuế, hoàn thuế): Đây là khâu mà các quy định, các nguyên tắc của kế toán thuế cần đƣợc thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc bảo đảm cho việc kiểm soát đúng và đây đủ nguồn thu NSNN. Kiểm soát thu thuế, hoàn thuế bao gồm kiểm soát: các bảng kê chứng từ nộp ngân sách chi tiết trong ngày (theo mẫu số 04/BK-CTNNS ban hành kèm theo Thông tƣ số 32/2014/TT-BTC ngày 11/3/2014 của BTC); Các số liệu phải đối chiếu về số thuế đã thu giữa bảng kê chứng từ nộp ngân sách và
dữ liệu về số thuế đã thu bằng đƣờng truyền; Công tác hạch toán số tiền thuế đã nộp vào Sổ theo dõi thu nộp thuế và các Sổ thuế có liên quan; đối chiếu các nguyên tắc xác định số thuế TNCN, miễn, giảm trừ gia cảnh…
Trƣờng hợp khi phát sinh các lỗi sai cần thực hiện:
- Nếu trƣờng hợp lỗi sai từ phía NNT thì phòng KH&KTT gọi điện yêu cầu nộp bổ sung, điều chỉnh lại tờ khai theo (mẫu số 19-QTr-KK) trong thời hạn 5 ngày làm việc. Nếu quá thời gian quy định mà NNT không thực hiện bổ sung hồ sơ thì phòng KK&KTT sẽ tham mƣu phát hành thông báo yêu cầu nộp tờ khai (mẫu 18-QTr-KK) gửi cho NNT, sau đó gửi giấy mời NNT đến cơ quan thuế để xử phạt vi phạm hành chính về việc nộp chậm tờ khai thuế.
- Nếu trƣờng hợp lỗi sai từ phía đơn vị kiểm soát thì đơn vị đó phải chịu trách nhiệm gia hạn và hoặc phối hợp với NNT khắc phục để đảm bảo quyền lợi của NNT và tránh thất thoát nguồn thuế của nhà nƣớc.
Số tiền thuế phải nộp về NSNN đƣợc xác định thông qua các nguyên