2.2. Các kỹ thuật kế toán quản trị
2.2.5. Các loại dự toán
Làn sóng sáp nhập các công ty phát triển mạnh mẽ vào đầu thế kỷ XX đã tạo ra hàng loạt các công ty lớn hoạt động đa chức năng từ các công ty gia đình chỉ có một hoạt động trước đây. Các công ty mới gặp phải vấn đề khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của các bộ phận. Để giải quyết vấn đề này, các nhà quản trị của các công ty lớn đa hoạt động như GM đã nghĩ ra hệ thống các dự toán ngân sách để phối hợp và cân bằng các luồng nguồn lực nội bộ từ nguyên liệu đến khách hàng cuối cùng cùng với việc phát triển một thước đo mới, lợi tức đầu tư (ROI), để so sánh hiệu suất trong các bộ phận khác nhau của công ty với hiệu suất của toàn bộ công ty (Kaplan, 1987).
Dự toán là công cụ hữu hiệu để quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong DN. Theo Kaplan (1984), hệ thống dự toán được sử dụng làm công cụ để kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động được đầu tiên ở công ty General Motor
vào khoảng năm 1920 khi DuPont trở thành cổđông chính của General Motor và một số NQT cao cấp của DuPont như Pierre du Pont, Donaldson Brown và Alfred Sloan chuyển sang làm việc tại công ty này.
“Hệ thống KTQT của GM đã làm ba điều để giúp quản lý thực hiện “kiểm soát tập trung với trách nhiệm được phân cấp”. Đầu tiên, nó cung cấp một dự báo hoạt động hàng năm để so sánh mục tiêu kinh doanh của từng bộ phận với các mục tiêu tài chính của quản lý cấp cao. Dự báo này tạo ra khả năng cho quản lý cấp cao sự phối hợp hoạt
động kỳ vọng của mỗi bộ phận với chính sách tài chính của toàn công ty. Thứ hai, hệ
thống KTQT cung cấp các báo cáo bán hàng và ngân sách linh hoạt kịp thời đưa ra các cảnh báo nếu kết quả thực tế sai lệch với kết quả dự toán” (Kaplan, 1984).
Trong các dự toán được sử dụng ở DN, dự toán quan trọng đầu tiên được xây dựng là dự toán bán hàng. Theo đó, căn cứ vào phân tích thị trường (điều kiện kinh tế, đối thủ cạnh tranh, các sản phẩm thay thế, v.v... ), kết hợp với các chính sách bán hàng, chính sách định giá và chính sách quảng cáo của công ty và thị phần, kinh nghiệm bán hàng hàng năm, v.v... bộ phận lập dự toán sẽ dự báo sản lượng tiêu thụ hàng tháng làm cơ sởđể xây dựng kế hoạch bán hàng và lập dự toán bán hàng.
Dựa trên số lượng bán hàng dự toán được lập hàng tháng, bộ phận lập dự toán sẽ lập dự toán sản lượng sản xuất hàng tháng theo công thức:
Số lượng sản phẩm cần sản xuất = Số lượng dự toán bán trong kỳ + Số lượng tồn cuối kỳ - Số lượng tồn đầu kỳ
Từ dự toán sản xuất, bộ phận lập dự toán tiến hành lập các dự toán chi phí sản xuất như dự toán chi phí vật liệu, dự toán chi phí nhân công và dự toán chi phí sản xuất chung. Các dự toán này được lập dựa trên các công thức tính như sau:
Tính chi phí dự toán của mỗi loại vật liệu dùng cho sản xuất:
Số lượng vật liệu dùng cho sản xuất =
Số lượng sản phẩm
sản xuất trong kỳ × Lượng vật liệu tiêu chuẩn cho sản xuất 1 sản phẩm Chi phí vật liệu
dùng cho sản xuất =
Số lượng vật liệu
dùng cho sản xuất x Đơn giá tiêu chuẩn vật liệu
Xác định chi phí nhân công trực tiếp:
Số giờ lao động của CNSX =
Số lượng sản phẩm
sản xuất trong kỳ × Thời gian tiêu chuẩn cho sản xuất 1 sản phẩm Chi phí nhân công trực tiếp = Số giờ lao động của CNSX × Đơn giá 1 giờ lao động
Dự toán chi phí sản xuất chung được căn cứ vào tỷ lệ phân bổ chi phí sản xuất chung so với tiêu chuẩn phân bổ chi phí (chi phí vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, v.v... ). Tỷ lệ này thường được xác định trước căn cứ vào chi phí sản xuất chung ước tính và cơ sở phân bổ chi phí chung ước tính.
Từ kết quả dự toán chi phí vật liệu, bộ phận lập dự toán tính toán và xây dựng kế hoạch mua vật liệu trong kỳ theo công thức sau:
Số lượng vật liệu cần mua = Số lượng vật liệu cần cho sản xuất + Số lượng vật liệu tồn cuối kỳ - Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ
Trong các DN thương mại, việc tính toán số lượng hàng hóa cần mua cho mỗi kỳ cũng dựa theo công thức này.
Các dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN, dự toán thu tiền cũng được lập dựa vào dự toán bán hàng. Theo đó, chi phí bán hàng được lập theo công thức:
Chi phí bán hàng biến đổi = Số lượng hàng bán trong kỳ × Chi phí bán hàng biến đổi/đơn vị bán Chi phí bán hàng cốđịnh = Số lượng hàng bán trong kỳ × Tỷ lệ chi phí bán hàng cố định ước tính/đơn vị bán
Các công thức để tính chi phí QLDN dự toán:
Chi phí QLDN
biến đổi =
Số lượng hàng
bán trong kỳ × Chi phí QLDN/đơn vị bán Chi phí QLDN cốđịnh = Số lượng hàng bán trong kỳ × Tỷ lệ chi phí QLDN cốđịnh ước tính/đơn vị bán Chi phí QLDN cốđịnh = Số lượng hàng bán trong kỳ × Tỷ lệ chi phí QLDN cốđịnh ước tính/đơn vị bán
Lượng tiền dự toán thu trong kỳđược tính theo công thức:
Lượng tiền thu
trong kỳ = Doanh thu bán
hàng trong kỳ × Tỷ lệ thu tiền mỗi tháng
DN có thể lập dự toán tĩnh hoặc dự toán linh hoạt.
Lập dự toán tĩnh chỉ sử dụng một mức hoạt động. Loại dự toán này dễ lập nhưng không phù hợp với những hoạt động có sản lượng thay đổi.
Dự toán linh hoạt được lập cho nhiều mức hoạt động khác nhau. Thông thường, DN lập ở 3 mức hoạt động là mức hoạt động tốt nhất, mức hoạt động trung bình và mức hoạt động kém nhất. Lập dự toán linh hoạt tuy phức tạp hơn nhưng lại phù hợp với các DN có mức hoạt động biến động. Khi đó, dự toán được sử dụng làm công cụ để kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của DN.
Các dự toán cũng giúp cho các nhà quản trị cấp cao phối hợp hoạt động kỳ vọng của mỗi bộ phận với chính sách tài chính của toàn công ty. Việc so sánh giữa các số liệu thực tế với các dự toán linh hoạt giúp cho các nhà quản trị kịp thời đưa ra các điều chỉnh phù hợp để đạt được mục tiêu mong đợi. Các dự toán linh hoạt cũng được sử dụng để kiểm soát các hoạt động thực tế của từng bộ phận và làm cơ sởđể phân bổ các nguồn lực và thù lao quản lý giữa các bộ phận góp phần khuyến khích sự nỗ lực và đem lại quyền tự chủ cho các bộ phận được phân quyền hoạt động tích cực đểđạt được mục tiêu tài chính của công ty (Kaplan, 1987).