7. Bố cục của luận văn
3.2.1 Cải thiện, làm mới công việc gắn liền với việc hoàn thiện hoạt động phân tích
Như đã phân tích, thực tế hoạt động phân tích công việc tại UBND Quận 1 đã được chú trọng, tuy nhiên còn sơ sài, ở mỗi vị trí việc làm chỉ có bản mô tả công việc. Mặc dù, bản mô tả công việc có thống kê, mô tả các công việc chủ yếu, điều kiện vật chất, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, năng lực cần thiết của một cá nhân tại một vị trí việc làm nhất định. Đồng thời, có ước tính thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ tại vị trí công việc đã được xác định để CC nắm bắt và thực hiện. Tuy nhiên, bản mô tả công việc không liệt kê được các kỹ năng, thái độ, hành vi cần thiết để hoàn thành công việc; không nêu được mối quan hệ phối hợp trong công việc giữa cá nhân với nội bộ cơ quan và các cơ quan khác thuộc UBND quận, một số công việc kiêm nhiệm (thủ quỹ, kế toán, thanh tra - kiểm tra công vụ…) chưa được chú trọng mô tả kỹ lưỡng... Đã xây dựng được số lượng vị trí việc làm cần thiết, khung năng lực cho từng vị trí nhưng còn chung chung, hình thức, do đó, rất khó khăn khi xây dựng các tiêu chí đánh giá về năng lực thực hiện công việc của CC ở từng vị trí việc làm.
Do đó, hoạt động phân tích công việc cần được hoàn thiện gắn với hoàn thiện việc xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc theo hướng bổ sung đầy đủ các nhiệm vụ chủ yếu cần thực hiện (bao gồm cả các công việc kiêm nhiệm được phân công), mô tả chi tiết các kỹ năng, thái độ, hành vi cần thiết để hoàn thành công việc, mối quan hệ phối hợp trong nội bộ cơ quan và bên ngoài để thực hiện công việc. Từ đó, hoàn thiện khung năng lực cho từng vị trí việc làm.
- Hoàn thiện khung năng lực cho từng vị trí việc làm theo hướng phân loại khung năng lực thành 2 nhóm: Năng lực chung, cần có tại tất cả các vị trí việc làm và năng lực riêng, mang tính đặc thù tại một số vị trí việc làm nhất định. Cụ thể:
+ Năng lực chung, cần có tại tất cả các vị trí việc làm, như:
• Nghiên cứu, cập nhật nhanh chóng và chính xác các quy định pháp luật thuộc lĩnh vực phụ trách;
• Kỹ thuật soạn thảo, trình bày văn bản;
• Chủ động thực hiện công việc; khả năng phối hợp với các cơ quan, đơn vị khác trong quá trình thực hiện công việc; kịp thời thông tin và xin ý kiến lãnh đạo giải quyết những khó khăn, vướng mắc.
+ Năng lực riêng, đặc thù tại một số vị trí việc làm nhất định, như:
• Công việc hành chính - tổng hợp: năng lực chỉ đạo, điều hành, lắng nghe, quy tụ, gắn kết, nâng cao động lực làm việc cho cấp dưới (vị trí lãnh đạo); khả năng thu thập thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh (vị trí tham mưu kế hoạch, báo cáo, thanh tra, kiểm tra công vụ, kế toán...); khả năng giao tiếp, linh hoạt, nhẹ nhàng, mềm dẻo (vị trí tiếp công dân); bản lĩnh, cương quyết trong đề xuất xử lý vi phạm (vị trí thanh tra, kiểm tra công vụ);
• Công việc giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính: năng lực vận dụng các quy định pháp luật vào từng trường hợp giải quyết hồ sơ cụ thể; khả năng sắp xếp công việc theo thứ tự thời gian ưu tiên để giải quyết; các khả năng tác nghiệp chuyên môn như: nắm bắt địa bàn, kết nối nhanh chóng giữa thực trạng và tài liệu hệ thống; đọc bản vẽ, tra cứu hồ sơ lưu trữ, cập nhật dữ liệu địa chính - sổ mục kê địa chính, cập nhật quy hoạch, hiện trạng xây dựng (vị trí giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực đất đai, quy hoạch, quy hoạch xây dựng...).
Như phần lý thuyết đã trình bày, sự đơn điệu là nhân tố triệt tiêu động lực và ở khảo sát Chương 2 có đến 83/150 CC được hỏi trả lời rằng, họ không hài lòng với vị trí công việc hiện tại, công việc nhàm chán, không có tính thú vị và thử thách (chiếm tỷ lệ 55.3%), vì vậy cần thiết phải làm cho công việc trở nên bớt nhàm chán hơn đối với CC. Việc cải thiện, làm mới công việc có thể được sử dụng để tạo ra những thay đổi nhất định làm giảm bớt cảm giác đơn điệu, nhàm chán có thể xuất hiện ở CC khi phải làm một công việc trong thời gian dài.
Cải thiện công việc bằng cách làm phong phú,làm giàu công việc nghĩa là cấu trúc lại công việc bằng cách giao thêm cho CC những trách nhiệm mới và
những nhiệm vụ đa dạng hơn so với những gì họ đang làm. Có thể áp dụng một số giải pháp sau:
- Phân tích công việc kỹ lưỡng làm cho CC hiểu rõ công việc từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc công việc.
- Tăng mức độ trách nhiệm, đây là cách để phát triển tinh thần trách nhiệm trong công việc của CC, đây cũng là cách công nhận tài năng của CC.
- Giảm mức độ giám sát, để CC tự do hơn trong cách lựa chọn phương pháp làm việc, trình tự thực hiện công việc và nhịp độ tiến hành công việc theo một cách linh hoạt, chuyển dần sang quản lý CC theo kết quả làm việc.
3.2.2. Cải thiện chế độ tiền lương và chính sách phúc lợi
Theo lý thuyết nghiên cứu của Maslow, động lực làm việc xuất phát từ việc phải thỏa mãn các nhu cầu cơ bản. Căn cứ vào lý thuyết này, có thể có những cách để nâng cao động lực làm việc cho CC cơ quan chuyên môn thuộc UBND Quận 1 thông qua việc đáp ứng những nhu cầu cơ bản nhất như, sinh học, thể chất của họ.
Để nâng cao động lực, mặt khác cần có khuyến khích về vật chất bên cạnh các khuyến khích về tinh thần như: khen thưởng, đề bạt, đào tạo... cần tiến hành thay đổi cách thức phân phối thu nhập tăng thêm (ngoài lương cơ bản từ ngân sách nhà nước) theo hướng gắn kết với kết quả đánh giá mức độ thực hiện công việc của CC.
Thực thế thời gian qua, Đề án cơ chế chính sách đặc thù của TP. Hồ Chí Minh đã được Quốc hội thông qua. Đề án cơ chế chính sách đặc thù cho TP.HCM bao gồm 4 vấn đề chính: tăng cường phân cấp ủy quyền; tự chủ tài chính; trả lương theo năng suất, hiệu quả lao động; kiện toàn ban chỉ đạo vùng kinh tế trọng điểm phía nam và vùng TP.HCM. Như vậy, một trong bốn nội dung, có liên quan đến việc đề cập, có chính sách tiền lương riêng cho CC thành phố, đó là “Tự chủ về tổ chức và biên chế. Thực tế cho thấy năng suất lao động của công chức TPHCM gấp 1,5 lần cả nước. Dân số tăng phải tăng công chức. TPHCM có quyền thay đổi số lượng công chức trong bộ máy và phân bổ công chức cho cấp dưới. Tự chủ về thu
nhập cho công chức với mức kiến nghị thu nhập bình quân của công chức bằng hai lần cả nước”. Thiết nghĩ đây là một chính sách thiết thực sẽ giúp cho đời sống CC tại thành phố nói chung và CC chuyên môn tại UBND Quận 1 nói riêng phần nào giảm bớt gánh nặng cuộc sống tại một quận trung tâm của thành phố.
Như vậy, mức tiền lương thực tế của CC được xác định dựa trên hai yếu tố cơ bản đó là (1) Mức tiền lương theo hệ số, thang bảng lương do Chính phủ quy định trên cơ sở trình độ, năng lực, ngành nghề, chức vụ và thâm niên công tác của từng CC; (2) Mức độ (%) hoàn thành nhiệm vụ của CC gắn với kết quả đánh giá thực hiện công việc. Với phương pháp xác định mức lương như trên, những CC làm việc tích cực, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao sẽ được hưởng mức thu nhập tăng thêm cao hơn và ngược lại. Điều này sẽ góp phần nâng cao động lực thúc đẩy cho CC hoàn thành tốt hơn mọi nhiệm vụ được giao.
Tuy nhiên, việc đánh giá mức độ (%) hoàn thành nhiệm vụ của từng CC lại là một vấn đề mang tính chủ quan của người lãnh đạo. Phương pháp đánh giá sẽ được trình bày kỹ hơn ở phần đề xuất hoàn thiện công tác đánh giá hiệu quả thực hiện công việc để nâng cao động lực làm việc cho CC.
Hoàn thiện chế độ phúc lợi tại UBND quận sẽ góp phần nâng cao động lực, thu hút nhân tài phục vụ lâu dài với cơ quan, đơn vị. Khoản phúc lợi không nên phân chia một cách cào bằng, điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến động lực làm việc của CC. Cần căn cứ kết quả đánh giá mà chia phúc lợi một cách công bằng, khuyến khích mọi người phấn đấu vươn lên nâng cao trình độ mọi mặt của mình để thụ hưởng các chế độ phúc lợi thỏa đáng. Bởi kết quả đánh giá sẽ phần nào phản ánh tinh thần trách nhiệm, mức độ cống hiến cũng như thái độ trong công việc của mỗi CC; Ai làm tốt thì sẽ có những phần thưởng thích đáng và cần phát huy hơn nữa trong tương lai, còn những người chưa hoàn thành trách nhiệm sẽ phải cố gắng nhiều hơn để được cơ quan ghi nhận và đáp ứng các chính sách phúc lợi phù hợp với nhu cầu của mình.
Để đảm bảo cho mọi CC đều cảm thấy hài lòng và thoải mái với chế độ phúc lợi thì Ủy ban cần làm tốt hơn nữa công tác phúc lợi cho CC. Bằng việc bổ sung
thêm những chương trình phúc lợi mới cho CC và nâng cao chất lượng của những phúc lợi cũ để chúng thật sự trở nên có ý nghĩa với mỗi CC. Đối với những chương trình phúc lợi đang áp dụng, UBND quận cần bổ sung thêm một số chính sách khác như: quan tâm đến gia đình CC (như có quà khuyến học cho các cháu là con của những công chức có thành tích học tập tốt… về vấn đề này, thì Hàn quốc thực hiện miễn học phí cho con của công chức từ lớp 1 đến lớp 12, khi vào đại học được vay tiền với lãi suất ưu đãi. Công chức được quyền vay tiền Nhà nước để mua sắm phục vụ đời sống của mình với lãi suất ưu đãi được lấy từ “Quỹ hỗ trợ công chức”. Công chức được Nhà nước cho thuê nhà ở tại những chung cư do Nhà nước xây dựng dành riêng cho công chức [6]).
Bên cạnh đó, tùy từng trường hợp cá nhân người CC có sự cống hiến và đóng góp to lớn cho nền công vụ và bản thân họ điều kiện kinh tế khó khăn thì có những phúc lợi ưu đãi như: hỗ trợ cho vay tiền với lãi suất thấp cho CC tại quận mua nhà, ổn định cuộc sống, có mức trợ cấp nhằm thu hút và giữ chân người tài giỏi ở lại phục vụ UBND quận. Ngoài ra, chính sách của UBND cần phải quan tâm nâng cao chất lượng cuộc sống, dịch vụ y tế (tăng mức khám sức khỏe định kỳ 1 lần/năm lên thành 2 lần/năm), các hoạt động bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho CC và người lao động, có các khoản hỗ trợ tiền cơm trưa, có chỗ nghỉ trưa cho CC, tặng quà cho nhân viên trong những dịp sinh nhật hay cưới hỏi… Điều này góp phần tích cực làm cho CC cảm thấy mình được tổ chức quan tâm, có thêm động lực làm việc và mong muốn gắn bó với cơ quan lâu dài. Để đáp ứng các vấn đề trên thì UBND quận cần:
- Đa dạng hóa các loại hình phúc lợi: Cơ quan nên kết hợp nhiều loại hình phúc lợi khác nhau đúng thời điểm đúng lúc nhằm tạo được sự hứng thú, kích thích tinh thần làm việc của CC từ đó tạo ra khả năng làm việc việc quả, đạt kết quả cao cho cơ quan.
+ Các loại phúc lợi cho CC trong thời gian làm việc cần được thực hiện hàng tháng từ đó tạo sự tin tưởng quan tâm của CC với cơ quan, đơn vị hơn. Chẳng hạn như: xây dựng mức chi cho thu nhập hoàn thành chỉ tiêu công việc hay trợ cấp theo mức độ hoàn thành công việc....
+ Căn cứ vào tình hình hoạt động của cơ quan cũng như mục tiêu của cơ quan trong thời gian tới, cần tổ chức các chương trình thể thao, văn hóa nghệ thuật, tham quan du lịch đúng mức tạo sự thoải mái cho CC. Cần chủ động xây dựng ra nhiều các danh hiệu thi đua mới để CC có sự nỗ lực, phấn đấu và có nhiều động lực làm việc như: khen thưởng sáng kiến.
- Tiến hành điều tra sở thích, thói quen của đội ngũ CC: việc này rất quan trọng đối với cơ quan. Một trong số những nhược điểm của cơ quan là đôi khi những chương trình phúc lợi như đi tham quan đã bị trùng lặp những lần trước hoặc CC đã từng đi nơi đó rồi. Nếu không nghiên cứu một cách cẩn thận thì sẽ rất lãng phí, gây ra sự nhàm chán và không mang lại hiệu quả gì cho CC khi tham gia.
+ Nội dung của các chương trình phúc lợi cần được người CC tham gia đóng góp ý kiến nhằm tạo ra sự hứng khởi cho các chương trình.
+ Các chế độ phúc lợi nên xây dựng với trọng tâm cần phải chú ý đến tâm tư, nguyện vọng của CC. Điều đó sẽ góp phần hoàn thiện và cung cấp cho CC những loại hình phúc lợi tốt nhất.
+ Cần tiến hành nghiên cứu chương trình phúc lợi, dịch vụ của các tổ chức khác, nhất là khu vực tư nhân để có sự so sánh và tìm ra những chế độ phúc lợi tốt nhất, phù hợp cho những người lao động trong cơ quan hành chính Nhà nước.
Gắn liền với đa dạng hóa chế độ phúc lợi trên thì cần quán triệt đầy đủ mục tiêu của việc thực hiện khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính, xây dựng quy chế sử dụng kinh phí nội bộ, quy chế trả lương cho CC một cách rõ ràng và sắp xếp tổ chức bộ máy, tinh giản biên chế một cách khoa học, hiệu quả. Một khi tổ chức bộ máy gọn nhẹ, quy hoạch CC sao cho hợp lí và phù hợp với chỉ tiêu biên chế được giao, đồng thời giảm thiểu số biên chế không cần thiết để nhằm tạo ra phần dư trong kinh phí quản lý hành chính. Đây sẽ là nguồn kinh phí tiết kiệm hiệu quả. Số tiền này sẽ được sử dụng trong việc chi các khoản phúc lợi cần thiết, giúp đa dạng hóa các chế độ phúc lợi. Đồng thời, chi phí của chế độ phúc lợi không phải là nhỏ mà ngày càng có xu hướng tăng tỉ trọng trong tổng thù lao. Do đó, cơ quan cần phải theo dõi, hạch toán một cách hợp lí sao cho chi phí phúc lợi nằm trong khả năng
thanh toán, các chế độ phúc lợi được xây dựng phải rõ ràng, thực hiện một cách công bằng và vô tư với tất cả mọi người trong cơ quan.
3.2.3 Cải thiện mối quan hệ giữa thủ trưởng và công chức
Phong cách lãnh đạo là hệ thống các phương pháp, thói quen, cách cư xử đặc trưng mà người lãnh đạo sử dụng để phối hợp những nỗ lực của các cá nhân trong tổ chức tạo thành sức mạnh tổng hợp nhằm thực hiện tốt các mục tiêu chung. Phong cách lãnh đạo có ảnh hưởng trực tiếp đến động lực làm việc của cấp dưới, đến sức hút, tập hợp những người thừa hành trong quá trình thực hiện các mục tiêu chung. Có nhiều loại phong cách lãnh đạo như phong cách lãnh đạo độc đoán, phong cách lãnh đạo dân chủ, phong cách lãnh đạo tự do...mỗi phong cách lãnh đạo đều có những ưu nhược điểm riêng, không thể xác định một phong cách lãnh đạo duy nhất cho mọi tình huống. Người lãnh đạo cần xác định cho mình phong cách lãnh đạo phù hợp nhất dể dẫn dắt và thúc đẩy cấp dưới. Để làm được điều đó người lãnh đạo trước hết phải là một tấm gương sáng cho cấp dưới, phải tuân thủ các quy định của tổ chức, công bằng trong mọi công việc. Qua kết quả khảo sát cho thấy, có đến 94.6% CC không được cung cấp bản mô tả công việc một cách đầy đủ và xác định trách nhiệm cụ thể khi đảm nhận vị trí công việc. Đa số CC phải tự tìm tòi, nghiêm