Các nhân tố cấu thành KSNB hoạt động cho vay vốn- 123docz.net

8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu

1.3.3. Các nhân tố cấu thành KSNB hoạt động cho vay vốn

1.3.3.1. Môi trường kiểm soát

Việc thiết lập và duy trì MTKS vững mạnh sẽ giúp NH định vị bản thân vững vàng hơn khi đối mặt với các áp lực bên trong và bên ngoài. MTKS tốt sẽ tạo lập một môi trường tích cực và định hướng hành vi đúng đắn của tất cả CBNV trong để thực hiện trách nhiệm KSNB và ra quyết định của họ (Yurniwati và Rizaldi, 2015). Noland và Metrejean (2013) cho rằng sự thiếu hụt MTKS sẽ tạo cơ hội cho các hành vi gian lận phát triển. Vì vậy, việc xây dựng MTKS tốt, vững mạnh sẽ là một trong những yếu tố giúp việc thiết lập KSNB đạt hữu hiệu.

Các nhân tố chính thuộc về MTKS:

 Tính chính trực và các giá trị đạo đức

Theo Dinapoli (2007), tính chính trực và giá trị đạo đức là yếu tố then chốt tạo nên một MTKS lành mạnh. Ramos (2005) cho rằng tính trung thực và giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của MTKS vì chúng ảnh hưởng đến sự thiết kế, quản lý và giám sát của các bộ phận khác của KSNB [1].

Tính chính trực và các giá trị đạo đức trong NH sẽ chịu tác động bởi cách thức hoạt động và hành vi ứng xử cá nhân của HĐQT, ban lãnh đạo cấp cao (BLĐCC). Vì vậy, HĐQT, BLĐCC phải là những tấm gương phản ảnh sự tuân thủ các chuẩn mực về tính chính trực và giá trị đạo đức mà đơn vị muốn hướng đến. Lịch sử về hành vi có đạo đức và trách nhiệm của HĐQT, BLĐCC cũng như cam kết về việc giải quyết hành vi sai trái đã được chứng tỏ sẽ gửi đi những thông điệp mạnh hỗ trợ tính chính trực và giá trị đạo đức được xây dựng.

đạo đức và tính chính trực đơn vị đã xây dựng, HĐQT cần thiết lập tiêu chuẩn về hành vi ứng xử. Các tiêu chuẩn về hành vi ứng xử được xây dựng là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị đạo đức của mọi cá nhân trong đơn vị. Các hành vi sai lệch so với tiêu chuẩn về hành vi ứng xử sẽ được xử lý kịp thời và nhất quán.

 Cơ cấu tổ chức và quy trình báo cáo: Cơ cấu tổ chức cung cấp một khung để hoạch định, thực hiện, kiểm soát và giám sát nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị. HĐQT và BQLCC sẽ thiết lập cơ cấu tổ chức và quy trình báo cáo cần thiết để lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát, định kỳ đánh giá hoạt động của đơn vị, hay nói cách khác là thực hiện trách nhiệm giám sát của họ. Họ được hỗ trợ bởi các hoạt cho vay, công nghệ thiết yếu để quy định trách nhiệm và luồng thông tin rõ ràng trong toàn bộ tổ chức cũng như đơn vị cấp dưới. Bất kể cơ cấu tổ chức, việc xác định và phân công quyền hạn, trách nhiệm, trình tự báo cáo và kênh truyền thông phải rõ ràng để có thể chịu trách nhiệm trong các đơn vị hoạt động, khu vực chức năng [2].

 Hội đồng quản trị là một bộ phận quan trọng của môi trường kiểm soát và có ảnh hưởng quyết định đến các thành tố khác.Trong cơ cấu thành viên HĐQT cần có những thành viên HĐQT độc lập nhằm hạn chế hành vi thiên vị hay xung đột lợi ích có thể phát sinh từ việc thành viên HĐQT nắm giữ chức vụ trong các bộ phận khác. Bên cạnh đó, thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát việc thiết kế và xây dựng KSNB hoạt động tín dụng

 Chính sách nhân sự và việc áp dụng trong thực tế

Chính sách và việc áp dụng trong thực tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ, để giữ chân các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các hướng dẫn, quy định này vào thực tế. Chính sách nhan sự và viẹc áp dụng trong thực tế sẽ có ảnh huởng đến chất luợng

của nguồn nhân lực và quyết định đến năng suất và hiệu quả của đơn vị. Vì vậy, chính sách và thực tế cần chứng tỏ cam kết đối với việc thu hút, phát triển, và giữ chân những người có năng lực phù hợp với mục tiêu của NH. Chính sách và thực tế cung cấp nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho mọi CBNV.

Đánh giá năng lực:

Năng lực là khả năng chuyên mon để thực hiệ ̂n trách nhiệm được phân công. Năng lực phản ánh các kiến thức, kỹ năng đạt được từ kinh nghiệm qua làm việc, đào tạo, bằng cấp. Cam kết về năng lực bao gồm sự xem xét của cấp quản lý đối với các mức độ thẩm quyền cho công việc theo kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao.

Xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động:

Kết quả hoạt động chung của NH chịu ảnh hưởng lớn bởi mức độ hoàn thành nhiệm vụ của CBNV và việc họ được khen thưởng như thế nào. HĐQT và BQL thiết lập chỉ số đo lường kết quả hoạt động, trong đó bao gồm các biện pháp khích lệ, khen thưởng phù hợp với trách nhiệm khác nhau ở mọi cấp của đơn vị và xem xét cả đến việc đạt được mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Tiêu thức đo lường kết quả hoạt động được thiết lập kết hợp các chỉ số hiệu suất định tính và định lượng, nhằm đưa ra các biện pháp khen thưởng và kỷ luật hành vi phù hợp với kết quả hoàn thành nhiệm vụ được giao.

HĐQT và BQL thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu hướng đến việc đạt được mục tiêu, quá trình này có thể vô tình tạo nên các áp lực quá mức cho CBNV.

1.3.3.2. Đánh giá rủi ro tín dụng

Mọi đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc, tính chất, ngành nghề nào, đều đối mặt với rủi ro ở mọi cấp độ. Rủi ro được xác định là khả năng một sự kiện sẽ diễn ra và ảnh hưởng xấu đến việc đạt mục tiêu.

 Xác định mục tiêu

Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu. Các mục tiêu được thiết lập cần phù hợp và hỗ trợ cho việc thực hiện chiến lược của NH. Thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược không phải là nhân tố của KSNB, nhưng nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát. Vì vậy, nhà quản lý cần xác định mục tiêu cho vay đủ rõ ràng cho toàn hệ thống NH và cho mỗi đơn vị và từng cá nhân cụ thể để cho phép xác định, đánh giá rủi ro cho vay liên quan đến mục tiêu[2].

Nhận diện rủi ro

Thực tế cho thấy, thất bại trong kinh doanh thường là một quá trình và thường có những dấu hiệu báo trước. Do đó, để hạn chế và chủ động kiểm soát các khoản cho vay có vấn đề, NH phải tiến hành nhận diện được rủi ro cho vay có thể phát sinh ảnh hưởng đến mục tiêu đã đề ra. Việc nhận biết rủi ro cho vay có thể được thực hiện như nhận biết rủi ro qua mức độ tài sản có rủi ro, nhận biết rủi ro trước khi cho vay, nhận biết rủi ro sau khi cho vay. Việc nhận dạng rủi ro cho vay cần được thực hiện ở mọi cấp độ.

Thực hiện đo lường rủi ro

Sau khi rủi ro được nhận biết, NH cần tiến hành đo lường rủi ro. Kết quả đo lường có ý nghĩa rất lớn trong quản lý kinh doanh NH. Đo lường rủi ro là một giai đoạn quan trọng, cần thực hiện có sự kết hợp tổng hòa của rất nhiều các yếu tố như quy trình nghiệp vụ, con người, công nghệ... tạo thành hệ thống đo lường rủi ro .

1.3.3.3. Hoạt động kiểm soát

Các nhân tố thuộc hoạt động kiểm soát là:

Một là chính sách kiểm soát cho vay và thủ tục kiểm soát được cài đặt trong hoạt động tín dụng:

và là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát cho vay được tài liệu hóa một cách đầy đủ, có hệ thống. Đôi khi các chính sách được truyền thông bằng lời nói thay bằng văn bản vì việc thực hành đã tồn tại từ rất lâu.

Thủ tục kiểm soát là việc thực thi các chính sách, làm cho các chính sách có hiệu lực. Các thủ tục kiểm soát thường được cài đặt trong hoạt động cho vay là: ủy quyền và phê duyệt, phân chia nhiệm vụ, xác minh, đối chiếu và kiểm soát vật chất, cụ thể [2] :

 Thủ tục ủy quyền và phê duyệt:

Ủy quyền và phê duyệt là thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa các nghiệp vụ khống hoặc các nghiệp vụ tuy có diễn ra trong thực tế nhưng không tuân thủ đúng quy định của đơn vị. Thủ tục xét duyệt có thể được thực hiện tự động hoặc thủ công.

 Thủ tục phân chia nhiệm vụ:

Thủ tục phân chia nhiệm vụ được cài đặt qua việc phân tách trách nhiệm cho các hoạt động có liên quan. Khi phân chia nhiệm vụ, nhà quản lý xem xét, phân tách, bất kiêm nhiệm các trách nhiệm liên quan đến kế toán, ủy quyền và phê chuẩn giao dịch và bảo quản tài sản liên quan. Cài đặt sự phân tách này, tức NH đã thực hiện thủ tục bất kiêm nhiệm. Thủ tục bất kiêm nhiệm nhằm đảm bảo chống gian lận có thể phát sinh trong hoạt động kiểm soát nói riêng và trong toàn bộ hoạt động quản trị NH nói chung. Thủ tục bất kiêm nhiệm quy định sự tách biệt rõ ràng giữa bốn hoạt động sau: phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi nhận (kế toán, ...). Thủ tục này bảo đảm không ai trong bộ máy quản trị có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận.

 Thủ tục xác minh:

Là thủ tục so sánh, đối chiếu hai thông tin với nhau hoặc so sánh thông tin với chính sách, quy định của đơn vị và thực hiện biện pháp xử lý nếu có sự

không nhất quán. Thủ tục xác minh thông thường giúp đạt mục tiêu đầy đủ, chính xác và có thật của quá trình xử lý thông tin.

 Thủ tục đối chiếu:

Là thủ tục so sánh hai hay nhiều thông tin với nhau và nếu có sự không nhất quán thì cần thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính đúng đắn của thông tin.

 Thủ tục kiểm soát vật chất:

Đây là HĐKS “cứng”, một loại HĐKS thường được mọi người nghĩ tới nhất khi nói về KSNB trong đơn vị. Kiểm soát vật chất là các HĐKS nhằm đảm bảo cho tài sản hữu hình như máy móc, tiền bạc, cổ phiếu, trái phiếu hay các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ.

Thủ tục định dạng trước:

Là thủ tục kiểm soát NH áp dụng các chương trình máy tính vào công tác quản lý như định dạng trước mẫu biểu của NH, cách tính lãi vay, lãi quá hạn...

Thủ tục kiểm tra và theo dõi:

Là thủ tục nhằm đánh giá xem các thủ tục kiểm soát khác có được thực hiện đầy đủ, chính xác và tuân thủ đúng quy định của NH hay không

Hai là, các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ

Công nghệ được ứng dụng ngày càng nhiều vào các quy trình kinh doanh, bao gồm việc tự động hóa các hoạt động kiểm soát. Do vậy, nhà quản lý phải hiểu được mức độ phụ thuộc và mối liên hệ giữa các quy trình kinh doanh, các hoạt động kiểm soát được tự động hóa và các kiểm soát chung về công nghệ [2].

1.3.3.4. Thông tin và truyền thông

Thành phần thông tin truyền thông hỗ trợ chức năng của mọi thành phần KSNB. Kết hợp với thành phần khác, thông tin truyền thông hỗ trợ việc

đạt được mục tiêu của NH, chất lượng thông tin truyền thông được xem là tốt nhất khi các nội dung sau cơ bản được đảm bảo:

Dễ tiếp cận - Người cần thông tin dễ có được thông tin đó. Người dùng biết thông tin nào sẵn có và có thể tiếp cận thông tin ở đâu trong hệ thống thông tin.

Chính xác - Dữ liệu cơ bản chính xác và đầy đủ. Hệ thống thông tin bao gồm kiểm tra xác nhận về tính chính xác và đầy đủ, bao gồm cả quy trình giải quyết ngoại lệ khi cần thiết.

Đầy đủ - Có đủ thông tin ở mức chi tiết phù hợp liên quan đến yêu cầu thông tin. Dữ liệu không liên quan được loại bỏ để tránh xảy ra tình trạng không hiệu quả, sử dụng sai hay trình bày sai.

Kịp thời - Thông tin có sẵn từ hệ thống thông tin khi cần thiết. Thông tin kịp thời giúp sớm xác định các sự kiện, xu hướng và vấn đề. Bên cạnh đó, để thông tin được truyền đi khắp NH, phải có các kênh truyền thông mở và sự sẵn sàng tuyệt đối trong việc báo cáo và lắng nghe. Trong hầu hết các trường hợp, đường dây báo cáo được thiết lạp thô ̂ng thường trong đơn vị là kênh truyền thông thông thường. Trong một số trường hợp, các đường truyền thông riêng là cần thiết để thiết lập cơ chế rõ ràng cho truyền thông bảo mật hoặc ẩn danh khi kênh thông thường khong hoạt độ ̂ng hoặc không có hiệu quả [2].

Ngoài ra, NH cần thông báo với đối tác bên ngoài về vấn đề ảnh hưởng đến chức năng kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng.

1.3.3.5. Hoạt động giám sát

Hoạt động giám sát được thực hiện nhằm đánh giá liệu mỗi thành phần trong số năm thành phần của KSNB và nguyên tắc liên quan có đang hiện hữu và hoạt động hiệu quả hay không, các nhân tố thuộc bộ phận HĐGS là:

Một là, hoạt động giám sát thường xuyên:

ngày gắn chặt với hoạt động cho vay và được thực hiện đồng thời với các hoạt động của hoạt động cho vay. Hoạt động giám sát thường xuyên được thực hiện tức thì, phản ánh một cách năng động đối với những điều kiện thay đổi và nó ăn sâu vào trong tổ chức. Thường hoạt động giám sát thường xuyên mang lại nhiều hiệu quả hơn hoạt động giám sát định kỳ nhờ những hoạt động tiền kiểm tra, kiểm tra ngăn ngừa.

Hai là, hoạt động giám sát định kỳ:

Bên cạnh những hoạt động giám sát thường xuyên, NH cần có một cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của kiểm soát bội bộ hoạt động cho vay thông qua sự đánh giá định kỳ hay còn gọi là giám sát định kỳ. Giám sát định kỳ còn giúp đánh giá tính hữu hiệu của giám sát thường xuyên.

Ba là, báo cáo những khiếm khuyết của KSNB:

Những khiếm khuyết của kiểm soát bội bộ là những thiếu sót có thực hoặc tiềm ẩn tại một số mặt của kiểm soát bội bộ có khả năng ảnh hưởng tiêu cực đến việc đạt mục tiêu của NH. Báo cáo những khiếm khuyết của kiểm soát bội bộ cho các đối tượng có trách nhiệm để họ thực hiện các hoạt động sửa chữa sai sót là yếu tố quan trọng để NH đạt được mục tiêu đề ra. Các khiếm khuyết thường được báo cáo cho người có trách nhiệm các hành động sửa chữa và cấp trên của người này.

Bốn là, giám sát các hoạt động sửa chữa:

Khi nhữngkhiếm khuyết của kiểm soát bội bộ được đánh giá và báo cáo cho các cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sửa chữa, nhà quản lý cần theo dõi xem việc sửa đổi có được thực hiện kịp thời hay không. Các khiếm khuyết không được sửa chữa kịp thời sẽ được báo cáo cho cấp trên của người chịu trách nhiệm thực hiện của hành động sửa chữa. Bên cạnh đó, nhà quản ly cần xem xét lại việc lựa chọn các hành động giám sát cho đến khi các hành động sửa chữa được hoàn tất[2].

Các nhân tố cấu thành KSNB hoạt động cho vay vốn

Đặc điểm của hoạt động cho vay vốn

Những yếu tố từ phía khách hàng