8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.4.2. Những hạn chế trong kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay vốn
2.4.2.1. Về môi trường kiểm soát
Quy trình Hoạt động cho vay được xây dựng khá chặt chẽ và nghiêm ngặt, song việc phân công thực hiện chưa có sự chuyên trách cho từng mảng nghiệp vụ dễ đưa đến sự chủ quan và thiếu tính kiểm soát.
Chưa có chế độ đãi ngộ thực sự hấp dẫn và phù hợp đối với cán bộ nhân viên để kịp thời động viên, tạo động lực tốt để đội ngũ này thực sự toàn tâm, toàn ý trong công việc.
Ban đại diện Hội đồng quản trị NHCSXH Phù Mỹ là đại diện của nhà nước tại PGD nhưng về thực chất chưa được trao quyền tương ứng. Đa số các vấn đề phát sinh của phòng giao dịch ngân hàng đều phải báo cáo ngân hàng chính sách xã hội tỉnh
Đối với các ngân hàng chính sách xã hội việc thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu hướng đến việc đạt được mục tiêu cho vay trong năm tài chính là không có vì hiện nay nhu cầu vay của đối tượng chính sách nhiều mà nguồn vốn ở lĩnh vực cho vay này là rất thấp.
Bộ phận văn thư lữu trữ thực hiện việc kiêm nhiệm là người chịu trách nhiệm chính về việc quản lý con dấu, có nghĩa vụ trực tiếp đóng dấu và vào sổ theo dõi sử dụng con dấu của cơ quan. Tuy nhiên, do khối lượng công việc nhiều, số lượng chứng từ sử dụng con dấu của PGD nhiều, tổ kế toán ngân quỹ chỉ có 3 nhân sự, do vậy con dấu thường xuyên để trong trạng thái “nhân viên tự đóng”, điều này gây rủi ro rất nhiều nếu có trường hợp cố tình vi phạm đạo đức nghề nghiệp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tại.
2.4.2.2. Đánh giá rủi ro hoạt động cho vay
- Chỉ áp dụng một mức lãi suất cố định trong quá trình cho vay đối với 01 chương trình vay cố định trong thời gian thực hiện hoạt đồng tín dụng.
- Hạn chế trong công tác kiểm tra, giám sát.
- Mặc dù được sự hỗ trợ của các cấp các ngành, các tổ chức xã hội ở cấp huyện và xã về quản lý RR hoạt động cho vay nhưng vẫn còn tình trạng một số hộ vay cố tình kéo dài thời gian trả nợ gốc theo quy định trong hợp đồng buộc ngân hàng phải gia hạn nợ và sau đó chuyển thành nợ quá hạn nên dễ dấn đến việc thu nợ gố và lãi không đảm bảo theo quy định.
Sự hướng dẫn của các văn bản nội bộ được ban hành, tuy nhiên công tác nhận diện RR hoạt động phụ thuộc nhiều vào tính tự giác và trình độ chuyên môn của CBTD.
2.4.2.3. Hoạt động kiểm soát cho vay
Thực tế, hiện nay, mặc dù PGD đã thiết kế một trình cho vay rất khoa học, nhưng vẫn tồn tại một số sai phạm xảy ra trong hoạt động cho vay.
KH cố ý cung cấp thông tin sai lệch nhằm tạo thuận lợi cho việc vay vốn của mình, tuy nhiên, CBTD không phát hiện được những thông tin sai lệch này. Thủ tục xác minh, đối chiếu được thiết lập, yêu cầu CBTD phải đối chiếu thông tin KH cung cấp, nguồn thông tin từ tổ TK&VV và các tổ chức trịnh trị xã hội ở các cấp nhưng CBTD không thực hiện.
Danh mục hồ sơ cần kiểm tra đã được các NH ban hành đầy đủ, tuy nhiên vẫn có CBTD không nắm rõ quy định, hoặc thực hiện đối chiếu sơ sài, vì vậy không phát hiện ra các hồ sơ còn thiếu.
Mặc dù PGD có quy định rõ về việc kiểm tra, giám sát sau khi cho vay, tuy nhiên CBTD không tuân thủ hoặc có tuân thủ theo quy định nhưng thực hiện khá sơ sài. Theo quy định, định kỳ CBTD phải kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của KH sau khi giải ngân nhằm đảm bảo KH sẽ sử dụng vốn vay đúng mục đích. Tuy nhiên, một số CBTD không tiến hành kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của KH, không trực tiếp đến địa điểm của KH nhằm nắm rõ thực trạng việc sử dụng của KH, không thu thập chứng từ chứng minh
tình hình sử dụng vốn vay của PGD theo đúng mục đích đã được ủy quyền và phê chuẩn. Một số CBTD đưa KH ký sẵn trên Biên bản kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của KH, đến định kỳ theo quy định của PGD sẽ điền thông tin vào nhằm đối phó với bộ phận kiểm toán hoặc kiểm tra, KSNB, thanh tra của cấp trên.
Việc thiếu sát sao, chặt chẽ trong việc giám sát của các cấp quản lý đối với CBTD. Một số CBTD thiếu trách nhiệm khi thực hiện nhiệm vụ nên thực hiện công việc chỉ mang tính hình thức hoặc qua loa. Nếu ban giám đốc không thường xuyên kiểm tra và theo dõi tiến trình làm việc của CBTD dưới cấp, sẽ không kịp thời phát hiện và xử lý được các RRTD có thể phát sinh.
2.4.2.4. Về thông tin và truyền thông
Sự truyền đạt thông tin trong hệ thống PGD đôi lúc chưa phát hiệu quả. Sự thay đổi về chính sách tín dụng, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngân hàng có thể được cập nhật, sữa đổi thường xuyên nhưng những người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lại đôi lúc chưa cập nhật chúng một cách kịp thời.
2.4.2.5. Về hoạt động giám sát cho vay
Trong quá trình hoạt động, bên cạnh những thành tích đạt được vẫn còn một số hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát cho vay đối với đối tượng có hoàn cảnh khó khăn. Đó là:
- Sự phối hợp kiểm soát giữa các cấp, các ngành, chính quyền ở cơ sở và PGD chưa chặt chẽ.
- Hạn chế trong việc kiểm tra sử dụng tiền vay.
- Việc cho vay được dựa trên cơ sở bình xét của tổ TK&VV thuộc các tổ chức chính trị - xã hội và sự phê duyệt của UBND cấp xã, NHCXSH chỉ thực hiện giải ngân theo các hồ sơ đã được phê duyệt. Trong thực tế, việc xác nhận của một số chính quyền địa phương quá chặt chẽ, dẫn đến những người có hoàn cảnh khó khăn, có nhu cầu vay vốn nhưng chưa được vay, có nơi lại
rộng rãi, dẫn đến nhu cầu vay vốn tăng cao, nên NHCSXH chưa thể nắm được số lượng đối tượng cần vay vốn ở trên từng địa bàn.
- Hạn chế về năng lực trình độ của cán bộ các tổ chức chính trị - xã hội nhận uỷ thác còn chưa cao, chưa chuyên nghiệp.
- Hạn chế về công tác kiểm soát: Công tác kiểm tra kiểm soát chưa được chặt chẽ. Công tác họp tổ TK&VV chưa được thực hiện đầy đủ, nhiều cuộc họp còn thiếu nhiều thành viên trong tổ. Các cuộc kiểm tra giám sát mới chỉ đưa ra những điểm sai sót chứ chưa tổng hợp đánh giá được những sai sót đó ở diện rộng hay hẹp, chưa đưa ra những sai sót ở khâu nào, ai là người chịu trách nhiệm và hình thức xử lý trong trường hợp làm sai sót.