8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.6. Quy trình thủ tục cho vay
- Đối với hộ cận nghèo:
+ Tự nguyện tham gia Tổ tiết kiệm và vay vốn.
+ Hộ nghèo viết Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay (theo mẫu in sẵn do NHCSXH cấp) gửi Tổ trưởng Tổ tiết kiệm và vay vốn.
+ Khi giao dịch với ngân hàng, người vay hoặc người thừa kế hợp pháp được ủy quyền phải có CMND, nếu không có CMND thì phải có Giấy xác nhận của UBND cấp xã nơi cư trú.
- Đối với Tổ tiết kiệm và vay vốn:
+ Tổ chức họp Tổ để bình xét những hộ cận nghèo đề nghị vay vốn kèm danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn ngân hàng chính sách xã hộ và Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay của hộ nghèo trình UBND xã, phường, thị trấn xác nhận thuộc diện nghèo, cư trú hợp pháp tại địa phương và được UBND xã, phường, thị trấn phê duyệt danh sách hộ nghèo xin vay để gửi ngân hàng.
+ Thông báo kết quả phê duyệt danh sách các hộ được vay, lịch giải ngân và địa điểm giải ngân tới hộ nghèo. - Cùng ngân hàng giải ngân trực tiếp đến từng hộ vay vốn tại điểm giao dịch của NHCSXH đặt tại UBND cấp xã.
(1)
(7) (6)
(8) (2)
(3) (5)
(4)
Hình 2.4: Quy trình thủ tục xét duyệt cho vay
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp trên cơ sở khảo sát)
Hộ gia đình Tổ TK&VV Phòng giao dịch NHCSXH huyện Phù Mỹ UBND CẤP XÃ Tổ chức chính trị xã hội cấp xã
Bước 1: Khi có nhu cầu vay vốn, người vay viết Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay (mẫu số 01/TD) .
Bước 2: Tổ tiết kiệm và vay vốn cùng tổ chức hội, đoàn thể tổ chức họp để bình xét công khai những hộ nghèo đủ điều kiện vay vốn, lập danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn NHCSXH, trình UBND cấp xã xác nhận là đối tượng được vay và cư trú hợp pháp tại xã, lập danh sách theo mẫu 03/TD trình UBND cấp xã xác nhận.
Bước 3: Tổ tiết kiệm và vay vốn gửi hồ sơ đề nghị vay vốn tới ngân hàng.
Bước 4: Ngân hàng phê duyệt cho vay và thông báo tới UBND cấp xã. Bước 5: UBND cấp xã thông báo cho tổ chức hội, đoàn thể cấp xã. Bước 6: Tổ chức hội, đoàn thể cấp xã thông báo cho Tổ tiết kiệm và vay vốn.
Bước 7: Tổ tiết kiệm và vay vốn thông báo cho tổ viên/hộ gia đình vay vốn biết danh sách hộ được vay, thời gian và địa điểm giải ngân.
Bước 8: Ngân hàng tiến hành giải ngân trực tiếp cho người vay tại Điểm giao dịch xã đặt tại UBND cấp xã nơi hộ vay cư trú hoặc tại trụ sở NHCSXH nơi cho vay.
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY VỐN TẠI PHÒNG GIAO DỊCH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI PHÙ MỸ
2.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát hoạt động cho vay ảnh hưởng đến cách thức quản lý hoạt động cho vay tại Phòng giao dịch NHCSXH huyện Phù Mỹ. Môi trường kiểm soát hoạt động cho vay bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài tác động đến việc thiết kế và vận hành tổ chức KSNB hoạt động cho vay. Trước hết, phải kể đến các yếu tố thuộc môi trường pháp lý của
NHCSXH Việt Nam. Trong hệ thống NHCHXH nói chung và Phòng giao dịch NHCHXH huyện Phù Mỹ nói riêng, văn bản có tính pháp lý cao nhất điều tiết hoạt động cho vay là Bộ Luật dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015; Nghị định số 78/2002/NĐ-CP ngày 04/10/2002 của Chính phủ về tín dụng đối với người nghèo và các đối tượng chính sách khác; Quyết định số 16/2003/QĐ-TTg ngày 22/01/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt điều lệ về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng Chính sách xã hội; Quyết định số 180/2002/QĐ-TTg ngày 19/12/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý tài chính đối với Ngân hàng Chính sách xã hội; Quyết định số 30/2015/QĐ-TTg ngày 31/7/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý tài chính đối với Ngân hàng Chính sách xã hội ban hành kèm theo Quyết định số 180/2002/QĐ-TTg ngày 19/12/2002 của Thủ tướng Chính phủ; … Ngoài các yếu tố trên đây, môi trường kiểm soát hoạt động cho vay còn bao gồm các nhân tố bên trong như tính chính trực và giá trị đạo đức, triết lý quản lý và phong cách điều hành, cam kết về năng lực, sự tham gia của HĐQT, Cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự.
Thứ nhất, cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức tại Phòng giao dịch ngân hàng chính sách xã hội Phù Mỹ có hướng dẫn cụ thể về quy tắc ứng xử và đạo đức được quy định cụ thể hóa bằng nội quy của cán bộ công chức không được làm và công khai trang trọng tại những bản tin công khai tại Phòng giao dịch cũng như tại 19 điểm giao dịch tại UBND cấp xã. Ngoài việc truyền đạt và công bố rõ ràng giá trị đạo đức, những điều không được làm của cán bộ công chức thông qua các cuộc họp và các cuộc gặp gỡ hàng ngày cùng nhân viên còn đề cập đến quy tắc ứng xử văn hóa của đơn vị. … Như vậy có thể thấy rằng việc cụ thể hóa bằng nội quy, quy định rõ ràng và hướng dẫn chi tiết quy tắc ứng xử và đạo đức tại phòng giao dịch đóng vai trò khá quan
trọng đến hiệu quả hoạt động tại PGD. Mặc khác, ban giám đốc của PGD cũng chú trọng giải quyết các vấn đề phát sinh mâu thuẫn với khách hàng, nhân viên và các đối tượng khác một cách dân chủ, công bằng khách quan.
Thứ hai, triết lý quản lý và phong cách điều hành của ban giám đốc tác động đến cách thức kiểm soát hoạt động cho vay tại phòng giao dịch. Tại PGD, ban giám đốc rất chú trọng đến công tác kiểm soát hoạt động cho vay điều này thể hiện bằng việc các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động cho vay được quy định trong những văn bản phù hợp và các nghiệp vụ này được phê chuẩn bởi những cán bộ phù hợp. Việc ban giám đốc rất coi trong việc quản lý hoạt động cho vay là điều hết sức dễ hiểu do đây là hoạt động cực kỳ quan trọng giữa cán bộ tín dụng với khách hàng tạo điều kiện cho các đối tượng chính sách tiếp cận được các chủ chương đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước, các hộ nghèo, hộ chính sách có điều kiện gần gũi với các cơ quan công quyền, giúp các cơ quan này gần dân và hiểu dân hơn.
Thứ ba, sự tham gia của hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị độc lập với Ban kiểm soát và Giám đốc phòng giao dịch thì môi trường kiểm soát hoạt động cho vay vận hành càng hiệu quả. Tất cả các thông tin được Ban kiểm soát thường xuyên rà soát, cập nhật và được cung cấp kịp thời cho hội đồng quản trị để giúp cho việc giám sát các mục tiêu chiến lược của phòng giao dịch được tốt hơn.
Thứ tư, cơ cấu tổ chức tại phòng GD NHCSXH Phù Mỹ hiện nay tại
PGD có cơ cấu tổ chức khá đơn giản với 01 giám đốc, 01 phó giám đốc và 02 tổ nghiệp vụ được tổ chức một cách chặt chẽ. Từ Giám đốc, phó giám đốc đến tổ trưởng các bộ phận nghiệp vụ, nhất là tổ kế hoạch - nghiệp vụ có quan điểm rõ ràng về mục tiêu chung trong hoạt động cho vay đó là cùng vì mục
tiêu đua nguồn vốn đến tận tay người vay vốn và sử dụng đúng mục đích thúc đẩy sự phát triển của đất nước nói chung và của huyện Phù Mỹ nói riêng, bảo toàn được nguồn vốn của Nhà nước và không vì mục tiêu lợi nhuận.
Thứ năm, chính sách nhân sự và cam kết về năng lực tại Phòng khá bài bản và biểu hiện thông qua việc đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật. Đối với NHCSXH nói chung và PGD NHCSXH Phù Mỹ nói riêng thì chính sách nhân sự nhìn chung rất được quan tâm, xây dựng đúng mức, đồng thời khuyến khích cán bộ viên chức thi tuyển tập trung tại hội sở chính, thời gian thi tuyển tùy vào khối lượng công việc và đề xuất từ các Phòng giao dịch trên toàn tỉnh.
2.3.2. Đánh giá rủi ro hoạt động cho vay
Để đánh giá rủi ro đối với hoạt động cho vay nói chung và rủi ro trong chương trình cho vay về tín dụng đối với hộ cận nghèo theo Quyết định số 15/2013/QĐ-TTg cần phải trải qua 03 bước như thiết lập mục tiêu, nhận diện rủi ro, đo lường rủi ro.
Thiết lập mục tiêu
Để thiết lập mục tiêu cho vay đi đúng hướng phát triển, PGD Phù Mỹ cũng đã xây dựng một tầm nhìn chiến lược để có thể hoạch định hướng đi cho mình.
Theo tầm nhìn chiến lược phát triển này, PGD sẽ đưa ra các mục tiêu chiến lược cụ thể để định hướng trong năm để thực hiện trong từng thời kỳ.
Kết thúc một năm hoạt động, PGD đều có những phân tích, đánh giá về tình hình hoạt động cho vay trong năm vừa qua và đề ra kế hoạch cho năm tiếp theo. Theo báo cáo thường niên của PGD, các chỉ tiêu kế hoạch về hoạt động cho vay là số hộ gia hạn nợ, số hộ chuyển quá hạn nợ:
Bảng 2.2: Bảng gia hạn nợ và chuyển quá hạn nợ đối với hộ cận nghèo theo Quyết định số 15/2013/QĐ-TTg STT Nội dung Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 I Gia hạn nợ 1 Số hộ (Hộ) 85 436 758 2 Tổng số tiền (Triệu đồng) 5.978 4.774 8.280 II Chuyển quá hạn 1 Tổng số hộ (Hộ) 12 10 15 2 Tổng số tiền 284 146 377 (Nguồn: Tổng hợp từ PGD NHCSXH huyện Phù Mỹ) Nhận diện rủi ro
Nhận diện RR cho vay là yêu cầu được thực hiện xuyên suốt quá trình cho vay. CBTD phải thực hiện việc nhận diện RR cho vay trước, trong và sau khi cho vay theo Quyết định 15 như sau:
- Việc nhận diện RR của CBTD trước khi cho vay:
Khi tiếp xúc khách hàng, nhận và kiểm soát hồ sơ vay vốn, phòng giao dịch NHCSXH huyện chỉ căn cứ trên danh sách xác nhận (mẫu số 03/TD) để kiểm tra hồ sơ vay, nếu đúng với danh sách đề nghị được xác nhận thì tiến hành cho vay chứ cũng không kiểm tra đối chiếu lại xem các hộ có tên trong danh sách những cận nghèo hay không vì Phòng Lao động thương binh & xã hội huyện là đơn vị thực hiện việc rà soát, quản lý danh sách các hộ nghèo và cận nghèo trong toàn huyện nhưng việc xác nhận đối tượng vay vốn lại là nhiệm vụ của UBND cấp xã, trong khâu xác nhận này.
Việc nhận diện RR của CBTD trong cho vay:
Nhập liệu xảy ra sai sót về tên, số CMND, sót khế ước dẫn đến sai sót khi giải ngân hoặc không giải ngân cho hộ vay được; Giải ngân không đúng
đối tượng; thông tin của món vay trên hệ thống không đúng với hồ sơ như sai số tiền, sai thời hạn trả nợ gốc ...
Việc nhận diện RR của CBTD sau khi cho vay:
Khách hàng sử dụng vốn vay không đúng mục đích như đã cam kết trong hợp đồng vay vốn; khi CBTD kiểm tra tổ TK&VV lập khống biên bản, báo cáo kiểm tra sử dụng tiền vay không đúng theo hợp đồng đã ký kết; khách hàng có khả năng trả nợ mà cố tình không trả, làm giấy gia hạn, gia hạn nợ vượt thời gian quy định. Khách hàng bỏ đi khỏi địa phương mà ngân hàng không biết; khách hàng bị chết, mất tích…không trả được nợ; khách hàng chây ì, không trả nợ.
Việc nhận diện rủi ro cho vay phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và sự nhạy bén của CBTD.
Đo lường rủi ro
Căn cứ thông tin của khách hàng được CBTD nhập, mức rủi ro của KH được hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ xác định cụ thể theo từng hạn mức cho vay đối với mỗi khách hàng, trong đó mỗi khách hàng được xếp loại ở một mức độ rủi ro.
2.3.3. Hoạt động kiểm soát cho vay
+ Các thủ tục kiểm soát được cài đặt trong hoạt động cho vay
Khi xây dựng hoạt động cho vay, các thủ tục kiểm soát luôn được cài đặt trong hoạt động cho vay nhằm hướng dẫn nhân viên tác nghiệp, đồng thời đảm bảo nhân viên tác nghiệp sẽ thực hiện theo đúng những thủ tục kiểm soát đã được thiết lập nhằm đảm bảo hợp lý việc đạt được mục tiêu cho vay của PGD.
Các thủ tục kiểm soát được cài đặt trong hoạt động cho vay tại PGD:
Ủy quyền và phê duyệt
Thủ tục ủy quyền và phê duyệt được PGD cài đặt trên cơ sở hạn mức cho vay được giao của từng chương trình cho vay mà cấp trên đã phân cấp.
Thủ tục phân chia nhiệm vụ
Thủ tục phân chia nhiệm vụ được thực hiện với sự tách bạch rõ ràng giữa các chức năng quản lý rủi ro và tác nghiệp, cụ thể:
Cán bộ tín dụng thực hiện kiểm tra lại tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp toàn bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng, khoản vay; kiểm tra điều kiện vay vốn có phù hợp với đối tượng vay vốn của NHCSXH hay không, mức vay vốn, đối tượng vay và hoàn cảnh gia đình người vay; kiểm tra người vay có nằm trong danh sách của tổ TK&VV theo biên bản kèm theo hay không (Phụ lục 02).
Tổ trưởng Tổ TK&VV và các tổ chức hội nhận ủy thác là người chịu trách nhiệm về sự kết nạp đối tượng vay vốn vào thành viên của tổ mình và chịu trách nhiệm về đối tượng vay được bình xét là hợp lệ. Ngân hàng chủ yếu chỉ kiểm tra dựa trên giấy tờ, sổ sách, biên bản do các tổ trưởng và tổ chức hội trình lên, chỉ xem xét về mặt pháp lý, thực tế về việc bình xét do các cấp dưới nhận ủy thác thực hiện.
CBTD là người có trách nhiệm soạn thảo quyết định cấp tín dụng cho người vay theo đúng mẫu 04/TD, người có thẩm quyền ký trên quyết định phê duyệt cho vay là PGĐ, GĐ ngân hàng. Sau đó, CBTD tiến hành nhập và đăng ký hồ sơ vay lên hệ thống.
+ Thủ tục xác minh, đối chiếu
Thủ tục xác minh được thiết lập qua việc nhân viên xác minh tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, cụ thể Xác minh tính đầy đủ của hồ sơ tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ cho vay
PGD quy định rõ thẩm quyền phê duyệt tín dụng ứng với các cán bộ, từng mục trong hồ sơ tín dụng của khách hàng: CBTD phụ trách địa bàn là người đầu tiên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và bước đầu xét duyệt hồ sơ, nếu đúng, đủ và phù hợp thì CBTD sẽ ký tên vào phần dành cho CBTD trên giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay (mẫu 01/TD). Tiếp
đến sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ đã có chữ ký của mình lên trình trưởng phòng tín dụng, sau khi trưởng phòng tín dụng phê duyệt là sự phê duyệt cuối cùng của giám đốc (phó giám đốc). Bộ hồ sơ hợp lệ được giải quyết cho vay là bộ hồ sơ có đầy đủ chữ ký của cả 3 người có thẩm quyền trên.
+ Thủ tục định dạng trước
Thủ tục định dạng trước định dạng sẵn cách tính lãi vay, lãi quá hạn trong hệ thống máy tính…giúp PGD giảm thiểu được rủi ro khi tác nghiệp của CBTD.
+ Thủ tục kiểm tra và theo dõi
Thủ tục kiểm tra và theo dõi được thực hiện qua việc lãnh đạo tín dụng sẽ luôn rà soát, giám sát phương thức thực hiện của nhân viên cấp dưới, nhằm bao quát được tình hình hoạt động và tiến độ thực hiện công việc của nhân viên, đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, tiến độ và can thiệp kịp thời khi có sai sót xảy ra.
Định kỳ, CBTD phải kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của KH sau khi giải ngân nhằm đảm bảo KH sẽ sử dụng vốn vay đúng mục đích.