8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3.3. Hoạt động kiểm soát cho vay
+ Các thủ tục kiểm soát được cài đặt trong hoạt động cho vay
Khi xây dựng hoạt động cho vay, các thủ tục kiểm soát luôn được cài đặt trong hoạt động cho vay nhằm hướng dẫn nhân viên tác nghiệp, đồng thời đảm bảo nhân viên tác nghiệp sẽ thực hiện theo đúng những thủ tục kiểm soát đã được thiết lập nhằm đảm bảo hợp lý việc đạt được mục tiêu cho vay của PGD.
Các thủ tục kiểm soát được cài đặt trong hoạt động cho vay tại PGD:
Ủy quyền và phê duyệt
Thủ tục ủy quyền và phê duyệt được PGD cài đặt trên cơ sở hạn mức cho vay được giao của từng chương trình cho vay mà cấp trên đã phân cấp.
Thủ tục phân chia nhiệm vụ
Thủ tục phân chia nhiệm vụ được thực hiện với sự tách bạch rõ ràng giữa các chức năng quản lý rủi ro và tác nghiệp, cụ thể:
Cán bộ tín dụng thực hiện kiểm tra lại tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp toàn bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng, khoản vay; kiểm tra điều kiện vay vốn có phù hợp với đối tượng vay vốn của NHCSXH hay không, mức vay vốn, đối tượng vay và hoàn cảnh gia đình người vay; kiểm tra người vay có nằm trong danh sách của tổ TK&VV theo biên bản kèm theo hay không (Phụ lục 02).
Tổ trưởng Tổ TK&VV và các tổ chức hội nhận ủy thác là người chịu trách nhiệm về sự kết nạp đối tượng vay vốn vào thành viên của tổ mình và chịu trách nhiệm về đối tượng vay được bình xét là hợp lệ. Ngân hàng chủ yếu chỉ kiểm tra dựa trên giấy tờ, sổ sách, biên bản do các tổ trưởng và tổ chức hội trình lên, chỉ xem xét về mặt pháp lý, thực tế về việc bình xét do các cấp dưới nhận ủy thác thực hiện.
CBTD là người có trách nhiệm soạn thảo quyết định cấp tín dụng cho người vay theo đúng mẫu 04/TD, người có thẩm quyền ký trên quyết định phê duyệt cho vay là PGĐ, GĐ ngân hàng. Sau đó, CBTD tiến hành nhập và đăng ký hồ sơ vay lên hệ thống.
+ Thủ tục xác minh, đối chiếu
Thủ tục xác minh được thiết lập qua việc nhân viên xác minh tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, cụ thể Xác minh tính đầy đủ của hồ sơ tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ cho vay
PGD quy định rõ thẩm quyền phê duyệt tín dụng ứng với các cán bộ, từng mục trong hồ sơ tín dụng của khách hàng: CBTD phụ trách địa bàn là người đầu tiên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và bước đầu xét duyệt hồ sơ, nếu đúng, đủ và phù hợp thì CBTD sẽ ký tên vào phần dành cho CBTD trên giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay (mẫu 01/TD). Tiếp
đến sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ đã có chữ ký của mình lên trình trưởng phòng tín dụng, sau khi trưởng phòng tín dụng phê duyệt là sự phê duyệt cuối cùng của giám đốc (phó giám đốc). Bộ hồ sơ hợp lệ được giải quyết cho vay là bộ hồ sơ có đầy đủ chữ ký của cả 3 người có thẩm quyền trên.
+ Thủ tục định dạng trước
Thủ tục định dạng trước định dạng sẵn cách tính lãi vay, lãi quá hạn trong hệ thống máy tính…giúp PGD giảm thiểu được rủi ro khi tác nghiệp của CBTD.
+ Thủ tục kiểm tra và theo dõi
Thủ tục kiểm tra và theo dõi được thực hiện qua việc lãnh đạo tín dụng sẽ luôn rà soát, giám sát phương thức thực hiện của nhân viên cấp dưới, nhằm bao quát được tình hình hoạt động và tiến độ thực hiện công việc của nhân viên, đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, tiến độ và can thiệp kịp thời khi có sai sót xảy ra.
Định kỳ, CBTD phải kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của KH sau khi giải ngân nhằm đảm bảo KH sẽ sử dụng vốn vay đúng mục đích.
+ Hạ tầng công nghệ thông tin luôn được PGD ưu tiên chú trọng đầu tư, đảm bảo công tác chấm điểm xếp hạng cho vay, khởi tạo khoản vay, cảnh báo sớm được thực hiện tự động, giảm thiểu lỗi tác nghiệp, thời gian xử lý và nâng cao chất lượng thông tin.
@ Từ những rủi ro có thể xảy ra ở hoạt động cho vay theo Quyết định 15 thì cần có những hoạt động kiểm soát cho vay như:
- Việc nhận diện RR của CBTD trước khi cho vay:
Phòng giao dịch NHCSXH Phù Mỹ cần phải phối hợp chặt chẽ với Phòng Lao động thương binh và xã hội huyện về danh sách những hộ cận nghèo được xét duyệt trong năm để nhằm mục đích khi xét duyệt hồ sơ cận nghèo vay sẽ đối chiếu, rà soát các hộ vay có được cấp thẩm quyền công
nghận chưa.
- Việc nhận diện RR của CBTD trong cho vay:
Sau khi đã nhập liệu và được phê duyệt trên hệ thống, CBTD tiến hành in danh sách các món vay được phê duyệt giải ngân để đối chiếu và rà soát lại các hồ sơ xem đúng chưa, có sót hồ sơ nào không để khi giải ngân đúng đối tượng, đúng thông tin của món vay trên hệ thống. ...
- Việc nhận diện RR của CBTD sau khi cho vay:
Cán bộ tín dùng PGD NHCSXH pHù Mỹ chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay, tình hình thực hiện vốn vay 15 ngày sau khi ngân hàng giải ngân. Ngoài ra dịnh kỳ 1 năm kiểm tra 2 lần và kiểm tra đột xuất nếu cần.
CBTD phối hợp với tổ TK&VV và các tổ chức chính trị xã hội thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất về tình hình sử dụng vốn vay ở các hộ gia đình để có phương án ngừng giải ngân và thu hồi nợ trước hạn nếu người vay sử dụng không đúng mục đích.