8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và phân cấp quản lý có ảnh
hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy
Hình 2.1: Mô hình tổ chức của PGD NHCSXH Phù Mỹ
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp trên cơ sở khảo sát)
Qua hình 2.1 trên cho thấy việc tổ chức bộ máy quản lý được chia làm ba cấp theo chức năng, nhiệm vụ gồm:
- Cấp thứ nhất là Giám đốc: Do giám đốc NHCSXH cấp trên bổ nhiệm
và miễn nhiệm. Là người đại diện của chi nhánh, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động trước PGD NHCSXH huyện Phù Mỹ.
- Cấp thứ hai là Phó Giám đốc: Do giám đốc NHCSXH cấp trên bổ nhiệm và miễn nhiệm. Là người giúp việc cho Giám đốc, được phân công phụ trách một số lĩnh vực nhất định, đồng thời là người được Giám đốc ủy quyền giải quyết một số công việc khi vắng mặt.
- Cấp thứ ba là các phòng, ban, đơn vị chuyên môn trực thuộc: là đơn vị thực hiện các chức năng quản lý trực tiếp và tiến hành các hoạt động theo
Tổ Trưởng Tổ KH- NV Cán Bộ Tín Dụng Cán Bộ Tín Dụng Thủ Quỷ Cán Bộ Kế Toán Phó Giám Đốc Giám Đốc Tổ trưởng tổ KT- NQ
nhiệm vụ, quyền hạn được phân công của từng bộ phận, phòng ban nên có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc và Phó Giám đốc đối với từng lĩnh vực công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao. Tổ Trưởng các tổ chuyên môn nghiệp vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiện sự chỉ đạo của Giám đốc, Phó Giám đốc và báo cáo kết quả thực hiện, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi nhiệm vụ được giao.
Giám đốc, phụ trách chung, trực tiếp điều hành: Tổ kế toán - Ngân quỹ; Công tác tổ chức cán bộ, hành chính; Công tác thi đua khen thưởng; Công tác kiểm tra kiểm tra kiểm toán nội bộ; Công tác bảo vệ tại phòng giao dịch; Công tác an ninh quốc phòng; Tham mưu UBND huyện, Trưởng Ban đại diện HĐQT NHCSXH huyện các vấn đề liên quan đến hoạt động của NHCSXH; Đại diện phòng giao dịch trong quan hệ với các cơ quan trên địa bàn về các việc có liên quan đến hoạt động NHCSXH; Quản lý xe ô tô vận hành, thực hiện quản lý mua sắm TSCĐ và công cụ lao động trang thiết bị phục vụ nhiệm vụ; Tổ chức kiểm tra địa bàn xã, thị trấn định kỳ, đột xuất; Các công việc khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc và được cấp trên giao; Địa bàn phụ trách: thị trấn Phù Mỹ, xã Mỹ Phong.
Phó giám đốc, tham mưu giúp việc cho Giám đốc và trực tiếp điều hành: Tổ kế hoạch nghiệp vụ - tín dụng; Phê duyệt cho vay các chương trình tín dụng hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác; Phân công cán bộ đi giao dịch lưu động và theo dõi hoạt động giao dịch xã; tham mưu cho giám đốc xây dựng và thực hiện kế hoạch kiểm tra, giám sát hoạt động tại điểm giao dịch xã; Phụ trách công tác ủy thác cho vay hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác qua các tổ chức CT-XH; Tổ chức họp các Hội đoàn thể nhận cho vay uỷ thác của huyện theo định kỳ 02 tháng/lần; Chuẩn bị chương trình, nội dung báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động của PGD NHCSXH huyện; Tổng hợp số liệu, chuẩn bị nội dung chương trình họp Ban Đại điện Hội đồng quản trị
NHCSXH huyện; tiếp nhận, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; Phụ trách thông tin tuyên truyền, báo cáo, thống kê của đơn vị; Tổng hợp báo cáo công tác thi đua-khen thưởng định kỳ của đơn vị; phối hợp với các cơ quan, ban ngành liên quan trong việc giải quyết các vấn đề mình phụ trách; công tác phòng cháy chữa cháy; thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc; khi Giám đốc đi vắng trực tiếp chỉ đạo điều hành hoạt động của Phòng giao dịch, bàn giao và báo cáo lại sau khi Giám đốc về và chịu trách nhiệm các vấn đề đã giải quyết (trừ công tác tổ chức) (riêng đối với công tác kho quỹ có văn bản ủy quyền); Địa bàn phụ trách: 17 xã trên toàn huyện (trừ thị trấn Phù Mỹ, xã Mỹ Phong).
Tổ trưởng Tổ Kế toán - Ngân quỹ: chịu trách nhiệm phụ trách chung tổ kế toán - ngân quỹ; Phân công, giao việc cụ thể cho cán bộ trong tổ kế toán ngân quỹ theo chức năng, nhiệm vụ; kiểm soát trước quỹ (thu, chi); kiểm tra các khoản thu nhập, phí ủy thác; theo dõi thực hiện kế hoạch tài chính; công tác tin học ; quản lý con dấu của Phòng giao dịch; đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề thuộc lĩnh vực phụ trách; tổ chức phổ biến, triển khai thực hiện kịp thời các văn bản quy định của Nhà nước, của NHCSXH về công tác kế toán và các vấn đề liên quan cho cán bộ nghiệp vụ ; Thực hiện chế độ thông tin báo cáo nghiệp vụ của Tổ kế toán-ngân quỹ và các báo cáo chuyên đề của kế toán-ngân quỹ; Cập nhật gốc, lãi chứng từ giao dịch xã, in thẻ lưu 05 xã: Mỹ Châu, Mỹ Đức, Mỹ An, thị trấn Bình Dương, Mỹ Cát; Lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách Kế toán-Ngân quỹ; Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công.
Tổ trưởng tổ Kế hoạch - nghiệp vụ, phụ trách chung tổ kế hoạch – nghiêp vụ và trực tiếp phụ trách:
- Tổng hợp tình hình triển khai thực hiện chỉ tiêu kế hoạch tín dụng do
bộ hoạt động của đơn vị gửi các cấp theo quy định.
- Tổng hợp, làm các loại báo cáo (gồm báo cáo lời và báo cáo số liệu) tháng, quý và năm như: Báo cáo kiểm tra, kiểm soát nội bộ; lập chương trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ phòng giao dịch năm; báo cáo công tác phòng chống tham nhũng; báo cáo công tác tiếp công dân giải quyết khiếu nại tố cáo; tổng hợp kết quả kiểm tra giám sát Ban đại diện HĐQT huyện; báo cáo cho vay ủy thác thông qua Hội đoàn thể; thông báo kết luận cuộc họp cho vay ủy thác; Lập chương trình phối hợp với các cấp Hội huyện kiểm tra cấp hội xã, tổ TK&VV, hộ vay; …; phối hợp với các cấp Hội huyện thực hiện chương trình kế hoạch nội dung kiểm tra cấp hội xã, tổ TK&VV, hộ vay; …; tham mưu UBND xã xây dựng kế hoạch tín dụng năm và phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tín dụng về địa bàn thôn; Phối hợp thành viên Ban đại diện huyện kiểm tra địa bàn xã theo chương trình kiểm tra giám sát Ban đại diện HĐQT - NHCSXH huyện; thành viên Ban đại diện là Chủ tịch UBND xã kiểm tra địa bàn quản lý mỗi quý kiểm tra ít nhất địa bàn thôn, tổ TK&VV, hộ vay 1 lượt; Thực hiện quản lý, bảo quản sử dụng tài sản mang theo phục vụ ngày giao dịch xã địa bàn quản lý; phối hợp với tổ Kế toán - ngân quỹ thực hiện các nhiệm vụ liên quan; theo dõi phân công quản lý lao động và chấm công lao động cán bộ tổ Kế hoạch - nghiệp vụ; cập nhật kịp thời dữ liệu camara khi tổ giao dịch xã về; Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của cán bộ phụ trách địa bàn theo văn bản 3249/NHCS-TDNN ngày 12/10/2012 của Tổng giám đốc NHCSXH; Thực hiện các công việc khác theo sự phân công; Địa bàn phụ trách: xã Mỹ Chánh Tây.
Cán bộ tín dụng: tổng hợp, làm các loại báo cáo (gồm báo cáo lời và báo cáo số liệu) tháng, 02 tháng, quý và năm như: Báo cáo tình hình hoạt động địa bàn và tình hình cho vay ủy thác thông qua các Hội đoàn thể xã và ủy nhiệm thu lãi, thu tiết kiệm tổ TK&VV; thực hiện các báo cáo đột xuất; gửi các loại báo cáo đúng theo quy định; tham mưu UBND xã xây dựng kế
hoạch tín dụng năm và phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tín dụng về địa bàn thôn; phối hợp thành viên ban đại diện huyện kiểm tra địa bàn xã theo chương trình kiểm tra giám sát Ban đại diện HĐQT - NHCSXH huyện; thành viên Ban đại diện là Chủ tịch UBND xã kiểm tra địa bàn quản lý mỗi quý kiểm tra ít nhất địa bàn thôn, tổ TK&VV, hộ vay 1 lượt; phối hợp với các cấp Hội huyện thực hiện chương trình kế hoạch nội dung kiểm tra cấp hội xã, tổ TK&VV, hộ vay; Thực hiện quản lý, bảo quản xe ô tô sử dụng tài sản mang theo phục vụ ngày giao dịch xã địa bàn quản lý; Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của cán bộ phụ trách địa bàn theo văn bản 3249/NHCS-TDNN ngày 12/10/2012 của Tổng giám đốc NHCSXH; Thực hiện các công việc khác theo sự phân công;
2.1.3.2. Phân cấp quản lý có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc phân cấp quản lý tại PGD NHCSXH Phù Mỹ cho thấy mọi quyết định liên quan đến hoạt động và tài chính đều được thực hiện tại cấp quản lý cao nhất là Giám đốc theo chế độ một Thủ trưởng. Điều này làm hạn chế chức năng ra quyết định trong quá trình thực hiện KSNB ở các bộ phận trực thuộc nên sẽ làm giảm tính nhạy bén trong hoạt động dẫn đến ít nhiều làm giảm tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong quá trình thực thi công việc trên các mặt hoạt động.
Việc phân cấp quản lý là bao gồm phân cấp ra quyết định, quản lý tài sản, nguồn vốn, quản lý các mặt hoạt động theo chức năng của từng bộ phận. Đồng thời, đặc thù của PGD NHCSXH huyện là khi thực hiện một hoạt động cho vay vốn hay tiếp nhận vốn đều đòi hỏi có sự tham gia đồng bộ của các bộ phận trong quá trình thực hiện công việc.