8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3.4. Về thông tin và truyền thông
Hiện nay PGD NHCSXH đã đầu tư phát triển nên hệ thống mạng nội bộ, theo đó toàn bộ văn bản được ban hành và lưu trữ trên kho tài liệu mạng nội bộ để toàn thể CBNV có thể truy cập và tìm hiểu khi cần thiết. Hệ thống thông tin nội bộ thực sự phát huy hiệu quả trong việc phổ biến các quy trình, đáp ứng nhu cầu lưu trữ, truy xuất nhanh chóng thông qua cách thức tìm kiếm từ khóa. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin sẽ tự động gửi các thông tin liên quan đến hoạt động cho vay đến CBTD theo phân quyền.
Thông tin được chỉ đạo cập nhật từ bên trong và bên ngoài, được thực hiện từ từng cán bộ tín dụng, thẩm định, tổ nghiệp vụ tại PGD cũng như điểm giao dịch ở 19 xã , thị trấn và tổ TK&VV; những thông tin thu thập được xử lý và cung cấp cho người có trách nhiệm.
Mặt khác, các quy định, quy chế hoạt động của ngân hàng đều được cụ thể hoá bằng văn bản rõ ràng và truyền đạt trong toàn đơn vị. Các hệ thống báo cáo được thiết kế theo trình tự biểu mẫu rõ ràng để thể hiện đầy đủ các thông tin, số liệu cần báo cáo, công tác thông tin, truyền báo cáo số liệu luôn được thực hiện liên tục, kịp thời và dễ nắm bắt.
Đối với hoạt động cho vay, vai trò của hệ thống thông tin rất quan trọng vì những thông tin này mang tính lâu dài, với số lượng ngày càng nhiều. Các thông tin cần thiết trong hoạt động cho vay bao gồm:
- Thông tin về hoạt động cho vay, bao gồm: tổng số vốn cho vay, số dự án/phương án vay và danh mục đối tượng vay vốn.
- Thông tin về tài chính, bao gồm: số vốn giải ngân trong kỳ, số thu nợ (lãi và gốc), số hộ được gia hạn nợ, số hộ được chuyển quá hạn nợ , phân loại các khoản nợ vay và tình hình xử lý nợ.
- Thông tin về tính tuân thủ: bao gồm các quy định, nội quy về công việc, tài chính, chế độ thu, chi và kỷ luật, hạch toán trong nghiệp vụ cho vay theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính quy định.
Hệ thống thông tin, truyền thông, tin học của PGD được triển khai thực hiện xuyên suốt, đồng bộ từ PGD đến các điểm giao dịch ở 19 xã, thị trấn và tổ TK&VV.
Phòng giao dịch thực hiện đảm bảo việc chấp hành các chế độ kế toán, hạch toán theo quy định có hệ thống thông tin về tài chính, về các mặt hoạt động và tình hình tuân thủ trong việc tổ chức thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, thường xuyên hay đột xuất theo quy định của ngân hàng.