8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.4. Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán phản ánh mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty thông qua hệ thống các chỉ tiêu trên báo cáo kế toán. Do đó báo cáo kế toán doanh nghiệp phải được lập trên cơ sở khách quan, trung thực phản ánh chính xác tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở tôn trọng các nguyên tắc kế toán hiện hành cụ thể là Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Từ đó mơi có thể cung cấp thông tin chính xác cho nhà quản lý và các đối tượng liên quan. Để thông tin trên báo cáo kế toán đảm bảo tính trung thực, chính xác, phản ánh đúng thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Tác giả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện như sau:
Công ty nên lập báo cáo tài chính theo tháng, theo quý nhằm cung cấp các thông tin kịp thời cho người sử dụng thông tin như các cơ quan thống kê, chủ đầu tư, đối tác và các đối tượng khác.
Xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ bao gồm hệ thống báo cáo phục vụ riêng cho các nhà quản trị trong công ty tại các phần hành bộ phận khác nhau, thực hiện việc kiểm tra đánh giá trong các lĩnh vực, các hoạt động của Công ty nhằm xem xét và điều chỉnh các kế hoạch và mục tiêu đặt ra của doanh nghiệp. Do vậy báo cáo nội bộ phải cung cấp đầy đủ các thông tin về công ty trong đó bao gồm các thông tin bí mật nhạy cảm của Công ty mà nội dung của nó không thể công bố công khai để các nhà quản trị có thể biết được những mặt ưu và những mặt còn hạn chế để có kế sách kịp thời không bị bất ngờ và chậm trễ bời vì kinh doanh là "Thương trường như chiến trường". Do đó thông tin ban đầu về doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng trong phát triển Công ty.
Các báo cáo nội bộ như: Báo cáo chi phí theo các khoản mục, báo cáo chi phí xuất nhập khẩu, báo cáo lỗ lãi…theo các chỉ tiêu riêng mà doanh nghiệp đã đề
87
ra. Các báo cáo này cần được lập thường xuyên hàng tháng do bộ phận kế toán thực hiện. Người lập báo cáo nội bộ nên được bố trí riêng. Các báo cáo nội bộ phải được gửi cho ban lãnh đạo, các nhà quản trị doanh nghiệp và chủ đầu tư. Trên cơ sở các báo cáo nội bộ, các nhà quản trị sẽ phân tích, đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và xây dựng kế hoạch, mục tiêu phát triển của Công ty
Cần phải có sự phân công rõ ràng giữa người lập báo cáo chi tiết và người tổng hợp, phân tích và đánh giá. Công ty nên xây dựng hệ thống các báo cáo nội bộ phục vụ cho công tác quản trị, quy định rõ ràng, cụ thể về các biểu mẫu các chỉ tiêu, có hướng dẫn chi tiết về phương pháp lập, thời gian lập và nơi cần cung cấp báo cáo cho những người liên quan.
3.2.5. Tổ chức bộ máy kế toán
Chất lượng công tác kế toán phụ thuộc nhiều vào đội ngũ nhân viên kế toán. Chính vì vậy Công ty Cổ phẩn Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt cần xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với đặc điẻm quản lý, kinh doanh, quy mô sản xuất của Công ty mới đem lại được hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của đơn vị mình.
Trước tiên Công ty cần phải rà soát đánh giá lại một cách nghiêm túc về chất lượng các nhân viên trong bộ máy kế toán của Công ty cả về trình độ chuyên môn nghiệp vụ lẫn tư cách, phẩm chất nghề nghiệp của từng người. Sau đó phân chia lại nhiệm vụ, công việc cho từng nhân viên kế toán sao cho phù hợp với khả năng của họ nhất. Cần xem xét lượng công việc kế toán của Công ty ít hay nhiều để tuyển thêm hay cắt bớt nhân viên kế toán, tránh tình trạng nhân viên quá nhàn rỗi hoặc phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc dẫn đến hiệu quả công việc không tốt.
Phải có sự phân công rõ ràng trách nhiệm đến từng bộ phận công tác kế toán từ các khâu thu thập, xử lý thông tin, kiểm tra giám sát các khoản thanh toán thu chi, sử dụng vật tư tài sản, tiền vốn của đơn vị đến khâu tổng hợp, phân tích số liệu kế toán. Thường xuyên đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán Công ty. Tăng cường tính chủ động học hỏi để cập nhật các chế độ chính sách chế độ kế toán mới như các nghị định, thông tư, quyết định, ví dụ hiện nay chế độ kế toán đang áp dụng là Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài
88
Chính. Thường xuyên cử nhân viên ở phòng kế toán tham dự các lớp đào tạo các lớp tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ kế toán. Đồng thời có thể tạo điều kiện bố trí thời gian hỗ trợ để học cao hơn nữa để nâng cao trình độ chuyên môn cũng như kiến thức về quản lý tài chính, khuyến khích học thêm tiếng anh để đáp ứng ngày càng cao trong xu thể hội nhập kinh tế quốc tế.
Một vấn đề khác cần hoàn thiện trong bộ máy kế toán của Công ty là việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị. Hiện nay bộ máy kế toán tại Công ty mới chỉ có bộ phận kế toán tài chính, thực hiện các công việc kế toán theo yêu cầu của chế độ tài chính, kế toán hiện hành. Điều này chưa đủ khi mà sự cạnh tranh trên thị trường gỗ trong nước và xuất khẩu ngày càng gay gắt đòi hỏi Ban giám đốc không chỉ biết đến việc bộ phận kế toán đã thực hiện chế độ kế toán như thế nào mà là thông tin về các mặt trong phần hành kế toán quản trị như: Dự toán, thông tin kế toán quản trị để ra quyết định kinh doanh cụ thể ở Công ty để có các biện pháp thúc đấy hoạt động sản xuất kinh doanh được tốt hơn. Do vậy việc xây dựng bộ máy kế toán quản trị là đòi hỏi tất yếu khách quan. Do đó, bên cạnh bộ máy kế toán tài chính, Công ty cần bố trí bộ máy kế toán quản trị. Có thể tổ chức bộ máy kế toán như sau:
89
Dựa vào những điều kiện đã có sẵn của tổ chức bộ máy kế toán bố trí thêm bộ phận kiểm soát nội bộ và phần hành kế toán quản trị sẽ rất hiệu quả cho việc
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán quản trị Bộ phận kiểm soát nội bộ Kế toán vật tư Kế toán bán hàng Kế toán chi phí Kế toán thanh toán Thủ quỹ
90
quản lý điều hành sản xuất kinh doanh để đủ lực phát triển thị trường trong nước hướng đến xuất khẩu nhiều nước trên thế giới.
3.2.6. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Để hoàn thiện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. Công ty nên đầu tư mua sắm hệ thống trang thiết bị phần mềm ERP (Enterprise resource planning software) Phần mềm này tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt đề đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. Tất cả các máy đều được quản lý bằng máy chủ trung tâm. Tất cả các máy đều được quản lý bẳng máy chủ trung tâm, mỗi máy đều có user và password riêng của từng nhân viên trong bộ phận kế toán.
91
Phần mềm kế toán cần được quản lý và sử dụng cẩn thận, tránh để virus xâm nhập, gây mất số liệu hoặc ảnh hưởng đến các số liệu báo cáo. Muốn vậy, cần phải có kế hoạch để bảo trì máy tính, diệt virus, định kỳ sao lưu dữ liệu,... đề phòng các sự cố về máy tính làm ảnh hưởng đến công việc kế toán. Nếu công tác sao lưu không thực hiện tốt và không nghiêm túc thì khi có sự cố xảy ra, rủi ro về an toàn dữ liệu cao hơn rất nhiều so với kế toán thủ công.
Thường xuyên cập nhật văn bán mẫu biểu mới vào phần mềm kế toán để phù hợp với những thay đổi của chế độ kế toán hiện hành. Đảm bảo chính xác an toàn và hiệu quả.
Cùng với việc sử dụng phần mềm kế toán là việc sử dụng kết hợp ứng dụng phần mềm Excel kế toán có hiệu quả hơn bằng cách xây dựng các hàm công thức của Excel trong việc thu thập và xử lý số liệu nhanh chóng và chính xác. Muốn làm được điều này, Công ty nên hỗ trợ và tạo điều kiện để nhân viên kế toán được tham gia các khoá học Excel kế toán nhằm bồi dưỡng thêm kiến thức về ứng dụng cũng như các chức năng của Excel nhằm nâng cao kỹ năng ứng dụng Excel để phục vụ cho công tác kế toán tại Công ty.