8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.2.3. Tổ chức thực hiện sổ sách kế toán
Nhằm quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, những thông tin phản ánh trong các chứng từ kế toán cần phải được phân loại và phản ánh một cách có hệ thống vào các tài khoản kế toán trong các tờ sổ kế toán phù hợp. Điều 24 Luật Kế toán đã quy định: “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán” [10].
Sổ kế toán là phương tiện được sử dụng để thu nhận, cung cấp và lưu trữ thông tin theo từng đối tượng kế toán phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý. Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép rời rạc trên các chứng từ gốc được phản ánh đầy đủ, có hệ thống theo từng đối tượng kế toán.
Sổ kế toán bao gồm những nội dung sau: Ngày, tháng ghi sổ; Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
19
a. Theo cách ghi chép:
Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là sổ kế toán dùng ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,... Sổ ghi theo hệ thống: Là sổ chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản (tổng hợp hoặc chi tiết) như sổ cái, sổ chi tiết.
Sổ liên hợp: Là sổ kế toán ghi chép các nghiêp vụ kinh tế phát sinh kết hợp giữa hai loại sổ trên như sổ nhật ký - sổ cái.
b. Theo mức độ khái quát của thông tin phản ánh trên sổ:
Sổ kế toán tổng hợp: Là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán như sổ cái...
Sổ kế toán chi tiết: Là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán chi tiết (cấp 3, 4) như sổ chi tiết vật liệu.
Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết: Là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp 3, 4.
c. Theo kiểu bố trí mẫu sổ thì sổ kế toán được chia làm 4 loại:
- Sổ đối chiếu kiểu hai bên - Sổ kiểu một bên
- Sổ kiểu nhiều cột - Sổ kiểu bàn cờ
Trên cơ sở các loại sổ trên tùy theo đặc điểm từng đơn vị sự nghiệp mà kế toán sẽ tiến hành lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ áp dụng tại đơn vị mình. Quá trình thực hiện như sau:
Thứ nhất, tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán.
a. Mở sổ kế toán:
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của đơn vị có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế
20 toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.
Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
b. Ghi sổ kế toán:
Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.
Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
Thông tin, số liệu trên sổ kế toán: Phải được ghi bằng bút mực; Không ghi xen vào phía trên hoặc phía dưới; Không ghi chồng lên nhau; Không ghi cách dòng; Trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; Khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
c. Khóa sổ kế toán:
Đơn vị phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.
Trường hợp đơn vị ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại Luật kế toán và chế độ sổ kế toán hiện hành.
Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm [13].
Thứ hai, hình thức kế toán
Theo điều 122 thông tư 200/2014/TT-BTC [1] có thể tổ chức hệ thống sổ kế toán theo 1 trong 5 hình thức là: Nhật ký Sổ cái; Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ và Hình thức kế toán trên máy vi tính. Việc sử dụng hình thức kế toán nào là do doanh nghiệp tự quyết định và phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán.
21
Mỗi hình thức kế toán có nội dung ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng thích hợp. Do vậy mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 5 hình thức kế toán nêu trên để ghi sổ kế toán.
Từ hình thức kế toán đã được lựa chọn, doanh nghiệp lựa chọn một hệ thống sổ kế toán duy nhất và chính thức áp dụng phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán cũng như điều kiện trang bị phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin ở doanh nghiệp mình.
Hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế tài chính để lập báo cáo tài chính và đáp ứng các nhu cầu khác về quản lý hoạt động tại đơn vị.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm hệ thống sổ tổng hợp và hệ thống sổ chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Sổ kế toán chi tiết thì tùy vào đặc điểm của từng đơn vị mà các đơn vị mở các sổ chi tiết phù hợp.
Tóm lại, sổ kế toán không chỉ có tác dụng tập hợp số liệu một cách có hệ thống từ các bản chứng từ kế toán mà quan trọng hơn là giúp cho kế toán trong việc hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản lý. Chính vì vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, hợp lý sẽ tạo ra thông tin đầy đủ giúp cho việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ đối với các loại vật tư, tài sản, tiền vốn và các hoạt động kinh tế tài chính khác của doanh nghiệp, giảm nhẹ lao động kế toán, tăng năng suất lao động kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho Ban giám đốc cũng như các cơ quan liên quan.