8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của công ty
39
-
- Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan sự tồn tại, phát triển của Công ty được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định. Đại hội đồng cổ đông gồm 15 cổ đông thành viên, có
Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc
PCT. HĐQT kiêm Giám đốc tài chính
Phòng vật tư Phòng XNK Phòng kế toán P. HC nhân sự Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch KD QĐPX N.liệu QĐPX Tinh chế QĐPX Bao bì QĐPX Nguội QĐPX Sơ chế QĐPX Lắp ráp T. trưởng tổ N.liệu T.trưởng tổ Bao Bì T.trưởng tổ T.chế T.trưởng tổ Nguội T.trưởng tổ Sơ chế T.trưởng tổ L.ráp Đại hội đồng cổ đông
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty
Nguồn: Văn phòng công ty
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Quan hệ phối hợp Ban kiểm soát
40
quyền bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát để chỉ đạo điều hành hoạt động của Công ty, đồng thời kiểm tra, giám sát sự điều hành hoạt động của Ban Giám đốc Công ty.
- Hội đồng quản trị: Gồm 5 thành viên, là cơ quan quản trị cao nhất của Công ty giữa 2 kỳ đại hội cổ đông, có toàn quyền nhân danh Công ty quyết định các vấn đề liên quan tới mục đích, quyền lợi của Công ty cho phù hợp với Pháp luật như quyết định kế hoạch phát triển dài hạn, huy động vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, Phó giám đốc…Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông.
- Ban kiểm soát: Thực hiện giám sát ban giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị và điều hành công ty.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc: là người đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và các thành viên góp vốn và sáng lập. Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, bảo tồn và phát triển vốn, thực hiện các phương án kinh doanh đã được Hội đồng quản trị phê duyệt. Tổng Giám đốc là người đưa ra quyết định điều hành nhưng phải thông qua Hội đồng quản trị và có nhiệm vụ tham mưu cho Hội đồng quản trị.
- Phó chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc tài chính: giúp Tổng giám đốc điều hành công ty theo sự phân công ủy quyền của Tổng giám đốc. Vận dụng các công cụ tài chính nhằm thực hiện tối đa hóa hiệu quả sử dụng vốn trong doanh nghiệp như nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối quan hệ tài chính trong công ty; xây dựng các kế hoạch tài chính; khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thông qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy trong tương lai.
- Phòng kế hoạch kinh doanh: Xúc tiến thường xuyên công tác chăm sóc khách hàng và theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, xây dựng kênh bán hàng và hợp
41
đồng mua bán với khách hàng. Ghi nhận và nắm bắt các thông tin phản hồi của khách hàng về tình hình tiêu thụ sản phẩm cũng như chất lượng sản phẩm, mẫu mã bao bì, lập dự toán về tiêu thụ sản phẩm; Đề xuất chương trình quảng cáo, khuyến mãi, biện pháp củng cố thị trường cải tiến mẫu mã để tăng sản lượng tiêu thụ.
- Phòng vật tư: Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua và cung ứng vật tư phục vụ hoạt động sản xuất, tổ chức điều hành kho bãi của Công ty, lập các kế hoạch về vật tư, cung ứng, điều phối vật tư cho các quản đốc phân xưởng theo tháng, quý, năm. Duy trì thực hiện hệ thống sổ sách kho theo qui định của chế độ Kế toán Tài chính. Quyết toán định kỳ tình hình sử dụng vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm. Phối hợp với các phòng ban trong Công ty để đảm bảo hoàn thành công việc chung. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của tổng giám đốc trong phạm vi quy định của Pháp luật.
- Phòng xuất nhập – khẩu: Trực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng Xuất nhập khẩu, xây dựng phương án nhập khẩu, ký kết hợp đồng ngoại thương, giao dịch, đàm phán với các đối tác để phát triển sản phẩm mới, thực hiện và triển khai các dự án hợp tác với các đối tác nước ngoài. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban lãnh đạo Công ty giao.
- Phòng kế toán: có nhiệm vụ giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của công ty. Lập kế hoạch cân đối tài chính, tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán thu nhập, xử lý và lập các hoạt động kinh tế toàn công ty. Lập các báo kế toán theo chế độ hiện hành, báo cáo tài chính, tổ chức công tác kiểm kê, quản lý, sử dụng vốn hợp lý. Báo cáo lên Ban giám đốc kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty một cách kịp thời.
- Phòng hành chính nhân sự: tham mưu cho Ban giám đốc sắp xếp tổ chức bộ máy, quản lý tổ chức lao động, theo dõi thực hiện các chế độ chính sách. Thực hiện các công việc hành chính trong đơn vị như: tuyển dụng, văn thư, tiếp khách và chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên. Tổ chức và quản lý các bộ phận bảo vệ Công ty, bảo vệ phân xưởng, kho bãi, các tài sản của Công ty. Tính toán tiền lương, thực hiện chế độ lương bổng cho toàn bộ công nhân trong Công ty.
42
- Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ kiểm tra an toàn trong lao động thực tế so với tiêu chuẩn đề ra, xây dựng mức kinh tế kỹ thuật và kiểm tra thực hiện định mức, có biện pháp xử lý kịp thời nhằm giảm hao phí, kiểm tra chất lượng sản phẩm của công ty, kiểm tra chất lượng vật liệu mua vào. Có trách nhiệm chung về hoạt động máy móc, thiết bị trong Công ty.
- Các Quản đốc phân xưởng: Chịu sự quản lý các bộ phận cấp cao và chịu trách nhiệm về chuyên môn, kỹ thuật và nhân sự mà phân xưởng mình quản lý.
- Các Tổ trưởng các bộ phận: Chịu sự quản lý trực tiếp của Quản đốc phân xưởng và chịu trách nhiệm về chuyên môn, sản lượng mà cấp trên giao.
43
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ quy trình sản xuất sản phẩm của công ty
Máy bào thẳng Máy bào cuốn Máy cưa lượn PX mộc máy Máy phay tupy Kho thành phẩm Máy chà nhám Máy Rutơ Máy đục Máy khoan PX nguội Máy phay 1 đầu PX lắp ráp Máy phay 2 đầu Nguyên liệu
Máy cưa vòng CD4 Máy cưa vòng đứng
Phân xưởng CD Sấy Máy cắt ngang Máy bào lướt Máy cưa rong Máy bào 4 mặt PX Sơ chế
44
a. Quy trình hoạt động phân xưởng CD: Nhận kế hoạch sản xuất từ cấp trên phân xưởng XD xưởng xẻ (cưa dứt) tiến hành cưa xẻ nguyên liệu:
- Gỗ tròn được cưa đứt xong, tổ cưa xẻ kéo vào xưởng, thống kê đo thực tế và ghi vào biểu mẫu để cuối tháng tổng hợp thanh toán lương.
- Gỗ được đo khối lượng xong, sẽ phân về cho từng máy của vòng để thực hiện cưa xẻ.
- Kiểm tra, lập biên bản nghiệm thu gỗ sau xẻ.
b. Quy trình hoạt động phân xưởng sấy Luộc gỗ
- Xã nước nóng và cho nước lạnh vào để nước nguội dần rồi mới vớt gỗ để tránh trường hợp nứt mặt.
- Chuyển gỗ luộc và gỗ không luộc đến vị trí lò sấy.
Xếp gỗ vào lò sấy
- Khoảng cách giữa các thanh thông gió (chiều dày thanh kê 25 – 30 cm) như sau: Gỗ dày 1,7 cm đến 2,5 cm là 30cm, gỗ dày 3,0 cm đến 4,5 cm là 40 cm, gỗ dày 5,0 cm đến 7,0 cm là 50 đến 60 cm.
- Khoảng cách từ đống gỗ đến tường bên là 20 cm, đến tường sau là 12 cm.
Hoạt động sấy
- Thực hiện đúng quy trình sấy, đảm bảo nhiệt độ luôn ổn định. - Đảo chiều quạt 2h/lần (chiều đẩy), 1h/lần (chiều hút).
c. Quy trình hoạt động phân xưởng sơ chế Tiến hành sản xuất
- Bào lướt ván để chọn màu sắc gỗ.
- Kiểm tra lại chất lượng gỗ theo bản hướng dẫn đơn đặt hàng. - Tổ cưa dứt lập phiếu pallet cho từng pallet phôi đã dứt ra.
- Tổ cưa rong nhận phôi từ tổ cưa dứt và rong theo quy cách ghi trên phiếu pallet mà tổ cưa dứt đã lập, có sự xem xét của ca trưởng.
- Tổ máy bào thám, bào cuốn nhận phôi từ tổ cưa dứt, tổ cưa rong, cưa lượn đã lập phiếu pallet. Một pallet chất phôi đạt thì đếm và ghi phiếu nhập kho. Một pallet
45
chất phôi không đạt thì đếm ghi nguyên nhân và đưa về khu xử lý.
- Tổ xử lý nhận các pallet phôi không đạt từ các khâu và tái chế xử lý.
Kiểm tra, nhập kho phôi chi tiết
d. Quy trình hoạt động phân xưởng tinh chế (mộc máy)
Nhận kế hoạch sản xuất: Nhận quy cách, dập gá, cỡ từ kỹ thuật trưởng.
Tiến hành sản xuất
- Đầu vào của quy trình sản xuất phân xưởng mộc mấy là sản phẩm của phân xưởng sơ chế. Đầu ra của phân xưởng là những chi tiết đã được gia công định hình hoàn chỉnh qua các công đoạn gia công (tupi, mộng, đục, khoan, rôtơ, chà nhám, lựa màu).
- Các công đoạn của quá trình sản xuất tinh chế được giao cho quản đốc, phòng Kỹ thuật, phòng Kế hoạch, thống kê mộc máy, tổ trưởng đảm nhận lãnh đạo, tổ chức.
e. Quy trình hoạt động phân xưởng lắp ráp và hoàn chỉnh sản phẩm
Phân xưởng lắp ráp có trách nhiệm nhận phôi trên cơ sở những tiên chuẩn sau
- Phôi đạt chất lượng theo yêu cầu: Độ phẳng mặt theo nhám chà P – 150, gỗ không lượn sóng, không cong vênh, khuyết tật và nứt nẻ.
- Đủ số lượng.
Lắp ráp
- Sản phẩm phải lắp ráp hoàn thiện: Ráp đúng theo tiêu chuẩn kỹ thuật cho từng loại sản phẩm, đúng theo bản vẽ thiết kế về mẫu mã và kích thước.
- Đủ 100% chi tiết của sản phẩm: Kiểm tra chi tiết trái, phải đầy đủ loại. - Giao chi tiết, cụm chi tiết đã làm cho phân xưởng nguội.
- Báo cáo tiến độ lắp ráp.
Chà nhám, trám trít, nhúng dầu, sơn: Sau khi nhận phôi về cần tiến hành các công đoạn sau
- Chia sản phẩm phôi bán thành phẩm về cho các tổ chà nhám, các tổ phải chịu trách nhiệm về từng chi tiết số phôi đã nhận.
46
P.150, chà phôi xong chuyển sang nhúng dầu hoặc sơn.
- Tiến hành nhúng dầu hoặc sơn tùy theo yêu cầu của khách hàng hoặc yêu cầu của Công ty.
Hoàn thiện sản phẩm, đóng bao bì Lắp ráp và bao bì đóng gói
Sau khi hoàn thiện công đoạn nhúng dầu, sơn, bộ phận lắp ráp và bao bì cho nhận hàng.
f. Nhập kho thành phẩm, ghi chép, báo cáo, lưu hồ sơ
Nhập kho thành phẩm: Sản phẩm sau khi qua các công đoạn sản xuất, được đóng gói, bao bì và nhập kho thành phẩm.
Lưu hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ báo cáo về được ghi chép báo cáo và lưu hồ sơ.
2.1.3.3 Tổ chức bộ máy kế toán
a. Mô hình tổ chức kế toán
Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt thực hiện chế độ hạch toán độc lập chịu trách nhiệm trước pháp luật về vấn đề hạch toán kinh doanh, phân tích lợi nhuận và trích lập các quỹ theo chế độ quy định. Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy quản lý kế toán tập trung. Tất cả công tác kế toán từ xử lý chứng từ, hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết đến tổng hợp lập báo cáo kế toán đều tập trung ở phòng Kế toán trung tâm nhằm quản lý chặt chẽ tài sản, nguồn vốn của Công ty.
47
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
- Kế toán trưởng
Phụ trách chung công tác kế toán của công ty, hướng dẫn chuyên môn cho các thành viên kế toán trong Công ty; phân công công việc phù hợp với từng người cụ thể, có quyền đề nghị bổ nhiệm, bãi nhiệm các vị trí công tác trong phòng Kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát và việc chấp hành chính sách, chế độ hạch toán, kế toán và thống kê tại công ty, gửi các báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan theo yêu cầu của cấp trên và các cơ quan có liên quan.
- Kế toán tổng hợp
Trợ giúp kế toán trưởng trong phần hành kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính, lập dự toán sản xuất kinh doanh, hạch toán chi phí sản xuất và giá thành và
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư Kế toán bán hàng Kế toán chi phí Kế toán thanh toán Thủ quỹ Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
48
các chi phí hợp lý khác…, tính lương phải trả hàng tháng cho các bộ phận, theo dõi trích khấu hao tài sản cố định.
- Kế toán Vật tư
Theo dõi tài sản cố định, vật liệu dụng cụ hàng hóa có các nghiệp vụ sau: Tham gia tiếp nhận tài sản khi mua về, bàn giao nghiệm thu trong trường hợp tăng hay nhượng bán, thanh lý tài sản cố định; tiến hành tính khấu hao và phân bổ khấu hao cho phù hợp; có kế hoạch sửa chữa tài sản cố định thường xuyên; theo dõi chi tiết tài sản cố định tăng, giảm và cuối năm kiểm kê tài sản cố định; đối với nguyên vật liệu, dụng cụ, hàng hóa phải tiến hành nghiệm thu khi mua về, viết phiếu nhập kho, phiếu xuất kho; chọn phương pháp tính giá vốn của hàng xuất kho cho phù hợp; phân bổ vật liệu dụng cụ cho các đối tượng sử dụng; định kỳ tiến hành kiểm kê đối chiếu với sổ kế toán.
- Kế toán Thanh toán
Có trách nhiệm ghi chép theo dõi hạch toán các loại vốn bằng tiền, các khoản công nợ… người cung cấp vật tư và khách hàng. Giải quyết các quan hệ trong thanh toán phát sinh trong kỳ.
- Kế toán Bán hàng
Có nhiệm vụ ghi chép theo dõi hoạch toán doanh thu bán hàng, công nợ bán hàng.
- Kế toán Chi phí
Có nhiệm vụ tập hợp các chi phí sản xuất phát sinh và phân bổ theo từng đối tượng sản xuất.
- Thủ quỹ
Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt thu, chi tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Báo cáo tiền mặt cho Kế toán trưởng và chủ tài khoản biết.
c. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Căn cứ đặc điểm loại hình, quy mô sản xuất tại Công ty và điều kiện kế toán, Công ty đang áp dụng một hình thức kế toán riêng là “Chứng từ ghi sổ”. Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính bằng phần mềm Kế Toán Việt Nam.
49 Trình tự xử lý số liệu trên máy vi tính
Phần mềm kế toán Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Máy vi tính - Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu kiểm tra
In số liệu, báo cáo cuối tháng
50
2.1.4. Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2016 -2018