8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.4. Về tổ chức thực hiện sổ sách kế toán
Tổ chức vận dụng sổ sách kế toán tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt được áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp. Hình thức kế toán áp dụng tại
61
Công ty là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán bằng máy vi tính. Trên cơ sở hình thức kế toán đã chọn Công ty đã tổ chức hệ thống sổ kế toán tương đối đầy đủ, hợp lệ theo đúng quy định của chế độ kế toán.
Phần mềm kế toán Việt Nam được xây dựng dựa vào danh mục sổ kế toán theo quy định của Nhà nước bao gồm: Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, bảng cân đối tài khoản… Nhìn chung công ty đã tuân thủ chế độ và quy định của Nhà nước về hình thức, mẫu biểu các loại sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo đúng quy định của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Việc xây dựng sổ kế toán chủ yếu dựa trên quy định của thông tư 200/2014/TT – BTC của Bộ Tài Chính.
Danh mục mẫu sổ kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt như các sổ chứng từ ghi sổ theo mẫu (S02a-DN); Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tại công ty dùng theo mẫu (S02b-DN); Sổ cái chứng từ ghi sổ của công ty dùng theo mẫu (S02a1-DN và S02c2-DN). Tuy nhiên để phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty cũng xây dựng những sổ thay đổi cho phù hợp. Cụ thể như sổ quỹ tiền mặt như sau:
Bảng 2.5. Sổ quỹ tiền mặt
Đơn vị: C.ty CP Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt Địa chỉ: QL 1A, KV 7, P. Bùi Thị Xuân, TP. Quy Nhơn, Bình Định SỔ QUỸ TIỀN MẶT (Ngày...tháng...năm...) Ngày, tháng Số hiệu chứng từ
Diễn giải Số tiền Ghi
chú
62
- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... - Ngày mở sổ: ...
Người lập
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)Giám đốc (Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Phần hành kế toán tiền mặt vẫn theo dõi chặt chẽ trên phần mềm kế toán lẫn thủ công. Việc ghi chép song song này giúp cho việc kiểm soát tiền mặt tại Công ty quản lý một cách chặt chẽ và việc đối chiếu kiểm tra cũng dễ dàng thuận lợi. Tuy nhiên việc theo dõi cả hai phương diện máy và kế toán thủ công mất nhiều thời gian.
Sau đây là quy trình ghi chép vào sổ kế toán của Công ty
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán viên xác định tài khoản ghi Nợ, Có và tiến hành nhập liệu vào các phần hệ thống kế toán máy đã được cài đặt sẵn. Các thông tin sẽ tự động cập nhật sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ tính ra tổng sổ phát sinh Nợ, Có và số dư từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái để lập Bảng cân đối tài khoản.
Minh họa về Quy trình thu tiền mặt tại Công ty như sau:
Người mua hàng đến phòng kế toán nộp tiền mua tủ gỗ trang điểm. Kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu (2 liên) rồi chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ sau khi nhận tiền ghi nhận vào file Excel danh sách theo dõi thu tiền sau đó ký duyệt phiếu thu và chuyển cho Kế toán trưởng. Kế toán trưởng sau khi duyệt phiếu thu và chuyển lại cho thủ quỹ. Thủ quỹ đưa liên 2 cho người nộp tiền. Sau đó thủ quỹ ghi vào sổ quỹ tiền mặt và chuyển liên 1 cho kế toán thanh toán để ghi vào sổ chi tiết tiền mặt và đưa chứng từ lưu trữ. Cụ thể qua sơ đồ ghi sổ thu tiền tại Công ty như sau:
63
Hình 2.3. Quy trình ghi sổ thu tiền tại Công ty
(Nguồn: Phồng kế toán công ty)
Nhìn chung công ty thực hiện tốt các quy định về hệ thống sổ kế toán theo quy định của Nhà nước. Hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định chưa đủ cho công ty tổ chức công tác kế toán. Đó cũng là cơ sở để công ty tự xây dựng cho mình các sổ kế toán phù hợp với yêu cầu hoạt động và yêu cầu quản lý tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt.